Hầu hết trong cuộc sống bạn sẽ nhiều lần gặp phải vấn đề cần giải quyết. Khi gặp vấn đề nếu bạn có kĩ năng giải quyết vấn đề sẽ xử lý nhanh chóng và triệt để. Bài viết này chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn về 4 bước giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.
Nội dung
4 BƯỚC GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ HIỆU QUẢ
4 bước trong việc giải quyết vấn đề được liệt kê như sau:
- Xác định vấn đề
- Đưa ra các giải pháp
- Đánh giá và lựa chọn giải pháp
- Triển khai và theo dõi giải pháp
Bước 1: Xác định vấn đề:
Việc đầu tiên trong kĩ năng giải quyết vấn đề chính là xác định vấn đề một cách chính xác.
Có khá nhiều phương pháp xác định vấn đề như đặt câu hỏi, phương pháp 5 why hay xác định nguyên nhân gốc. Càng nhanh chóng xác định đúng vấn đề sẽ giúp cho bạn có được một kế hoạch giải quyết hiệu quả hơn.
Một số lưu ý khi xác định vấn đề:
- Cần phân biệt giữa quan điểm của cá nhân với thực tế sự việc.
- Tìm kiếm nguyên nhân cốt lõi của vấn đề gặp phải
- Lấy thông tin từ các bên có liên quan.
- Đưa ra những tiêu chuẩn nào đang bị vi phạm.
Một số công cụ được áp dụng trong bước này bao gồm:
- 5 Whys:
5 Whys hay 5 tại sao là một kĩ thuật phân tích và giải quyết vấn đề nhằm tìm ra một nguyên nhân gốc rễ của chúng một cách nhanh chóng. Cha đẻ của kĩ thuật này chính là Sakichi Toyoda người đã thành lập Toyota Industries. Kĩ thuật này ra đời từ năm 1930 và được ông áp dụng trong hệ thống sản xuất Toyota cho đến tận ngày nay vẫn còn nguyên giá trị.
- Quy tắc 80/20
Nguyên tắc 80/20 hay còn gọi với tên gọi nguyên tắc pareto được đặt tên theo nhà kinh tế học Vilfredo Pareto. Mang ý nghĩa là khoảng 80% các kết quả đều do 20% nguyên nhân. Mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra là bất bình đẳng.
- Biểu đồ xương cá (Ishikawa Diagram)
Bất kì một vấn đề nào đó đều là hậu quả của một nguyên nhân sâu xa gây nên. Việc tìm ra nguyên nhân gốc rễ mới giúp giải quyết triệt để các vấn đề tồn tại. Bằng cách sử dụng biểu đồ xương cá (biểu đồ ishikawa) sẽ giúp phân tích hiệu quả xác định được nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề.
Bước 2: Đưa ra các giải pháp cho bạn
Tại bước này bạn cần thiết đưa ra các vấn đề mà bạn gặp phải. Càng nhiều giải pháp bạn đưa ra thì bạn sẽ lại càng có được hướng giải quyết một cách hiệu quả
Nên tham khảo thêm ý kiến của những người có liên quan để cùng đóng góp những giải pháp phù hợp cho bạn. Những giải pháp đưa ra sẽ cần phù hợp với mục tiêu của bạn.
Một số công cụ được áp dụng trong bước này bao gồm:
- sử dụng Brainstorm
Brainstorm là cụm từ tiếng anh và được hiểu chính là từ động não trong tiếng Việt. Đây là một trong những quy trình hoạt động của não mang tính sáng tạo và tìm ra được giải pháp cho một vấn đề của mình. Khả năng động não sẽ được mọi người khuyến khích và phát biểu suy nghĩ của mình cũng như các đề xuất ngày càng tăng để đưa ra được những ý tưởng tốt và thực sự có được những giải pháp hoàn hảo cho vấn đề của mình và nhóm thảo luận.
Bước 3: đánh giá và lựa chọn các giải pháp
Tại bước này bạn cần thiết phải có những đánh giá và chọn lựa ra được những giải pháp cụ thể và phù hợp nhất.
Bạn cần tiến hành áp dụng tiêu chuẩn cao nhất để đánh giá. Đánh giá một cách có hệ thống cũng như xem xét những ảnh hưởng của các giải pháp lên vấn đề.
Một số công cụ được áp dụng trong bước này bao gồm:
- Sử dụng checks sheets
- Phân tích Utility
Bước 4: Triển khai và theo dõi các giải pháp
Có thể nói để giải quyết một cách triệt để bạn cần phải triển khai thực hiện cũng như kiểm soát giải pháp đó.
Một số chú ý bạn cần nắm được khi áp dụng triển khai và kiểm soát.
- Cần triển khai giải pháp một cách có trình tự và đúng thời điểm.
- Tiến hành triển khai giao tiếp với các bên để có thể nhận được các góp ý cho giải pháp bạn triển khai.
- Khi triển khai bạn cần phải thiết lập được hệ thống để kiểm tra triển khai liên tục.
- Đánh giá thành công của các giải pháp của bạn
Một số công cụ được áp dụng trong bước này bao gồm:
- Sử dụng sơ đồ gantt
>> Xem thêm: Kĩ năng giải quyết vấn đề (Problem Solving)
Có thể nói việc giải quyết vấn đề là một kĩ năng của mọi người. Những người có kĩ năng giải quyết vấn đề nhanh chóng và đưa ra được những giải pháp phù hợp và hài hòa có thể giúp cho công việc được trôi chảy hơn và cuộc sống được thuận lợi hơn. Hy vọng với 4 bước giải quyết vấn đề cơ bản và hiệu quả mà chúng tôi đưa ra có thể giúp cho bạn có được kĩ năng hiệu quả nhất.
