Tiêu chuẩn SCS (Supply Chain Security) của Walmart

Để đảm bảo an ninh chuỗi cung ứng cho các nhà cung cấp của Walmart thì tổ chức này đã đưa ra chương trình SCS – “Supply Chain Security”. Bộ Tiêu chuẩn SCS yêu cầu các Nhà cung cấp tiết lộ những cơ sở hiện hành, lên lịch kiểm tra các cơ sở nói trên và cung cấp báo cáo về các cuộc đánh giá đó cho WALMART. Bài viết này, diendaniso.com xin chia sẻ cho bạn về tiêu chuẩn SCS và nội dung những yêu cầu của bộ tiêu chuẩn này.

Tiêu chuẩn SCS (Supply Chain Security)

SCS là cụm từ được viết tắt của “Supply Chain Security”, dịch sang tiếng Việt là “An ninh Chuỗi cung ứng”. Tiêu chuẩn SCS là một trong những nội dung kiểm soát thuộc hệ thống Tiêu chuẩn nhãn hàng Walmart đặc biệt khi Walmart là bên nhập khẩu hàng hóa. SCS yêu cầu các Nhà cung cấp tiết lộ những cơ sở hiện hành, lên lịch kiểm tra các cơ sở nói trên và cung cấp báo cáo về các cuộc đánh giá đó cho WALMART.

Mục đích của SCS nhằm:

• Đảm bảo rằng sản xuất và vận chuyển hàng hóa đến Walmart được thực hiện một cách an toàn, bảo mật, tránh được rủi ro như buôn lậu, giả mạo, mất mát, phá hoại, rủi ro về chuỗi cung ứng nói chung.
• Đảm bảo các cơ sở sản xuất, đóng gói, kho vận, sử dụng dịch vụ bên thứ ba… đều đáp ứng các yêu cầu bảo mật của Walmart.

Đối tượng cần áp dụng tiêu chuẩn SCS

Như trên chúng tôi đã chia sẻ thì chương trình đánh giá SCS là chương trình quốc tế được áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp và tổ chức tham gia quản lý, vận hành chuỗi cung ứng, đặc biệt trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, sản xuất, logistics và phân phối. Đối tượng cần được áp dụng có thể kể đến như:

• Doanh nghiệp xuất nhập khẩu: Cần đảm bảo hàng hóa an toàn trong khâu lưu trữ và vận chuyển, tránh rủi ro gian lận, thất thoát hay buôn lậu.
• Nhà sản xuất: Bảo vệ quy trình sản xuất, nguyên liệu và thành phẩm khỏi xâm phạm hoặc đánh cắp.
• Đơn vị logistics: Vận chuyển, kho bãi phải đáp ứng chuẩn SCS để giữ hàng hóa khách hàng an toàn.
• Nhà phân phối: Kiểm soát và bảo vệ hàng hóa từ kho đến điểm bán cuối cùng.
• Doanh nghiệp hợp tác quốc tế: Muốn trở thành đối tác của Walmart, Amazon hay các tập đoàn đa quốc gia khác đều phải đạt chuẩn SCS để đáp ứng yêu cầu an ninh.

Tầm quan trọng của SCS

Có thể thấy thì chương trình đánh giá SCS giữ một vai trò quan trọng trong việc bảo vệ cũng như duy trì sự ổn định của chuỗi cung ứng. Đây được coi là nền tảng phát triển của mọi doanh nghiệp hiện nay.

• Ứng phó tấn công mạng: Khi công nghệ số ngày càng chi phối hoạt động kinh doanh, nguy cơ đánh cắp dữ liệu hoặc gián đoạn sản xuất cũng gia tăng. SCS đưa ra giải pháp như tường lửa, mã hóa, hệ thống giám sát xâm nhập cùng kế hoạch khôi phục nhanh, giúp giảm thiểu tác động và đảm bảo tính liên tục.
• Ngăn ngừa trộm cắp và gian lận: Rủi ro mất mát tài sản có thể ảnh hưởng lớn đến tài chính và uy tín doanh nghiệp. Với các biện pháp giám sát GPS, camera an ninh và quy định nghiêm ngặt, SCS giúp bảo vệ hàng hóa từ nhà máy đến tay khách hàng.
• Đối phó thiên tai và sự cố: Bộ tiêu chuẩn SCS có đưa ra được những khuyến khích doanh nghiệp xây dựng phương án dự phòng như dự trữ, đa dạng nguồn cung và linh hoạt tuyến vận chuyển. Nhờ vậy, hoạt động có thể phục hồi nhanh sau khủng hoảng.
• Duy trì chuỗi cung ứng toàn cầu: Trong môi trường toàn cầu hóa, sự cố tại một điểm có thể ảnh hưởng diện rộng. SCS giúp phân tán rủi ro bằng cách hợp tác với nhiều đối tác và nguồn cung, đảm bảo dòng chảy hàng hóa không bị gián đoạn.

Các yêu cầu SCS dành cho Nhà cung cấp

Bộ tiêu chuẩn SCS hiện nay được Walmart ban hành có đưa ra những yêu cầu dành cho toàn bộ nhà cung cấp của Walmart. Những nội dung chính đó được thể hiện như sau:

• An ninh nhân sự

Tổ chức của bạn cần phải thực hiện một cách đầy đủ các thủ tục tuyển dụng như đơn xin việc, hồ sơ nhân sự, kiểm tra lý lịch theo các quy định của pháp luật. Những quy trình này cần được thực hiện bằng văn bản nhằm xác minh tốt các hình ảnh ứng viên trước khi nhận. Tổ chức cần thục hiện cấp thẻ/huy hiệu nhận diện cho nhân viên khi vào khu vực nhạy cảm.

• Nhận thức về mối đe dọa

Tổ chức của bạn cần tiến hành đào tạo nhân viên nhận biết nguy cơ an ninh trong chuỗi cung ứng và nắm vững quy trình khẩn cấp. Tổ chức của bạn cần tiến hành thực hiện hướng dẫn cách báo cáo sự cố và cung cấp thông tin liên hệ một cách khẩn cấp và rõ ràng tại cơ sở của mình. Tổ chức của bạn cần phải đào tạo cho hệ thống nhân viên mới cũng như bồi dưỡng định kỳ tối thiểu mỗi năm một lần. Bên cạnh đó cần đảm bảo cho hàng hóa hợp lệ mới được đưa vào container hoặc rơ-moóc.

• Kiểm soát truy cập vật lý

Tổ chức của bạn cần phải xây dựng được chính sách quy định tốt các khu vực hạn chế/ nhạy cảm và cách kiểm soát ra vào. Bạn cần phải xam xét một cách định kì danh sách nhân viên cần phải được phép vào khu vực nhạy cảm này và ghi nhận nhật ký ra vào. Tổ chức của bạn cần phải thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng tường rào, hệ thống bảo vệ chu vi. Mọi sự cố an ninh phải được báo cáo, lưu hồ sơ và điều tra.

• An ninh vật lý

Tổ chức của bạn cần phải quản lý tốt hệ thống chìa khóa, thẻ ra vào và có quy trình khi mất chìa khóa và kiểm kê một cách định kì. Chiếu sáng đầy đủ khu vực cổng, hàng rào, kho bãi, điểm bốc dỡ. Kiểm soát việc sử dụng công tắc đèn. Quản lý phương tiện: cấm đỗ cạnh kho/container, tách biệt hàng nội địa và quốc tế.

• Bảo mật container/rơ-moóc

Tổ chức của bạn cần phải kiểm tra kỹ container khi nhập và xuất. Việc này cần phát hiện, ngăn chặn hàng nhập lậu và can thiệp bất hợp pháp cũng như cần đảm bảo niêm phong nguyên vẹn, ghi chép nhật kí kiểm tra một cách hiệu quả

Có quy trình xử lý container rỗng, xe tải hoặc rơ-moóc đã qua sử dụng còn lưu tại cơ sở.

• Niêm phong bảo mật cao

Mọi container/rơ-moóc gửi đến Walmart phải dán niêm phong đạt chuẩn ISO 17712. Chỉ sử dụng con dấu loại “H” (High Security Seal). Các phòng thí nghiệm kiểm nghiệm con dấu phải đạt chuẩn ISO/IEC 17025. Con dấu “H” được đánh dấu trực tiếp trên thân để nhận biết.

• Bảo mật thủ tục

Có quy trình quản lý chứng từ hàng hóa đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, dễ đọc và chống giả mạo. Hồ sơ vận chuyển phải được lưu trữ trong thời hạn quy định của pháp luật.

• Bảo mật thông tin

Xác định rõ người chịu trách nhiệm quản lý CNTT. Phân công quyền truy cập hệ thống hợp lý, có tài liệu ghi lại phương pháp kiểm soát.

• An ninh nhà thầu

Kiểm tra an ninh định kỳ với các nhà thầu được phép tiếp cận cơ sở (như bảo trì, dịch vụ bên ngoài). Đánh giá hệ thống kiểm soát của nhà thầu, quy trình tuyển dụng nhân sự và lịch sử hoạt động của họ.

Nếu không áp dụng doanh nghiệp có thể gặp rủi ro

Với việc khong áp dụng tiêu chuẩn SCAN các doanh nghiệp có thể gặp một số rủi ro như Walmart có thể từ chối tiếp tục giao dịch với nhà cung cấp hoặc cơ sở sản xuất. Nếu phát hiện nhà máy chưa được khai báo hoặc sử dụng cơ sở phụ không được phép, nhà cung cấp có thể bị loại. Hợp đồng mua hàng có thể bị huỷ nếu tiêu chuẩn không được đáp ứng.

7 bước tiến hành áp dụng tiêu chuẩn SCS cho Doanh nghiệp

Bài viết này, diendaniso xin chia sẻ cho bạn về các bước xây dựng và áp dụng bộ tiêu chuẩn An ninh Chuỗi cung ứng – SCS của Walmart mà một tổ chức cần phải thực hiện để đủ điều kiện hợp tác:

1. Hiểu rõ yêu cầu và phạm vi áp dụng

Tổ chức của bạn cần tiến hành nghiên cứu lại tài liệu chính thức của Walmart về Supply Chain Security (SCS). Việc này cần phải xác định tốt các cơ sở, nhà máy, nhà kho cũng như các đơn vị vận chuyển nào thuộc phạm vi phải tuân thủ. Tổ chức của bạn cần đảm bảo tất cả các nhà máy, kể cả gia công phụ đều có thể được khai báo trong toàn bộ hệ thống của Walmart.

2. Đánh giá nội bộ và lập kế hoạch

Tổ chức của bạn cần tiến hành tự rà soát hệ thống an ninh chuỗi cung ứng theo các tiêu chí Walmart. Xác định những điểm yếu như: kiểm soát ra vào, an ninh hàng hóa, quy trình vận chuyển, quản lý dữ liệu. Tại bước này cần lập kế hoạch hành động khắc phục các khoảng trống và chuẩn hóa quy trình.

3. Xây dựng và triển khai hệ thống quản lý an ninh

Ban hành chính sách an ninh chuỗi cung ứng bằng văn bản. Thiết lập các quy trình kiểm soát:

• Kiểm tra nhân sự và đào tạo an ninh.
• Quản lý ra vào cơ sở.
• Kiểm soát vận chuyển và lưu kho.
• Bảo vệ dữ liệu và tài liệu liên quan.
• Trang bị cơ sở hạ tầng an ninh (camera, khóa, chiếu xạ, hệ thống niêm phong container, v.v.).

4. Tham gia chương trình đánh giá của Walmart

Đăng ký đánh giá qua nền tảng Walmart hoặc sử dụng bên thứ ba được Walmart công nhận (ví dụ: C-TPAT, AEO, SGS…).

Tổ chức của bạn cần chuẩn bị tài liệu, hồ sơ minh chứng trước khi đánh giá đồng thời phối hợp với đơn vị đánh giá trong suốt quá trình đánh giá SCS được diễn ra.

5. Thực hiện khắc phục sau đánh giá (Corrective Actions)

Tổ chức của bạn sau đánh giá nếu có điểm không phù hợp, doanh nghiệp phải xây dựng kế hoạch hành động khắc phục. Gửi báo cáo cho Walmart và hoàn thành đúng hạn. Bạn có thể cần đánh giá lại để xác minh việc khắc phục sau đánh giá lần đầu.

6. Duy trì và cải tiến liên tục

Tổ chức đào tạo định kỳ cho nhân viên về an ninh chuỗi cung ứng. Kiểm tra định kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ để phòng ngừa rủi ro. Tổ chức của bạn cần cập nhật quy trình theo yêu cầu mới của Walmart hoặc các thay đổi trong luật pháp/hải quan.

7. Chuẩn bị cho các đợt giám sát tiếp theo

Walmart có thể tiến hành audit định kỳ hoặc đột xuất. Doanh nghiệp cần duy trì hệ thống luôn trong trạng thái sẵn sàng. Đối với cơ sở ở khu vực hoặc ngành có rủi ro cao, tần suất kiểm tra sẽ nhiều hơn.

Có thể thấy được quá trình áp dụng tiêu chuẩn SCS của Walmart gồm (1) Hiểu yêu cầu – (2) Đánh giá nội bộ – (3) Xây dựng hệ thống – (4) Audit – (5) Khắc phục – (6) Duy trì – (7) Giám sát định kỳ.

Lợi ích khi doanh nghiệp áp dụng SCS của Walmart

Việc các tổ chức, doanh nghiệp áp dụng tốt các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn SCS có thể giúp tổ chức của bạn có được những lợi ích thiết thực như sau:

1. Lợi ích về hợp tác & thị trường

Tổ chức của bạn có thể gia tăng cơ hội hợp tác: đáp ứng yêu cầu bắt buộc để trở thành nhà cung cấp của Walmart – một trong những nhà bán lẻ lớn nhất thế giới. Đồng thời có thể mở rộng được thị trường và dễ dàng tiếp cận được thị trường khó tính như Mỹ, Châu Âu, Nhật Bản hay Anh Hàn.

2. Lợi ích về quản trị nội bộ

Tổ chức của bạn có thể chủ động phát hiện và xử lý sớm các rủi ro và từ đó nhận diện một cách kịp thời các lỗ hổng trong an ninh nội bộ. Doanh nghiệp của bạn có thể nâng cao được an toàn sản phẩm, từ đó giúp giảm thiểu thất thoát và gia lận buôn lậu.

Bên cạnh đó tổ chức của bạn có thể quản lý tốt hàng tồn kho một cách hiệu quả, giảm tối ưu hàng tồn kho và gia tăng độ chính xác trong giao hàng. Dữ liệu của bạn được minh bạch hơn từ đó nâng cao hơn nữa khả năng truy cập và cập nhật thông tin chuỗi cung ứng.

3. Lợi ích về vận hành & chi phí

Giảm thời gian thông quan: nhờ hồ sơ minh bạch, giúp rút ngắn quy trình kiểm tra hải quan.

Tối ưu quy trình: giảm sai lệch trong vận hành, nâng cao năng suất.

Giảm thiểu chi phí rủi ro: hạn chế tổn thất do sự cố an ninh hoặc gián đoạn chuỗi cung ứng.

4. Lợi ích về khách hàng & cạnh tranh

Tăng sự hài lòng của khách hàng: giao hàng đúng hạn, sản phẩm an toàn hơn.

Giữ chân khách hàng cũ, thu hút khách hàng mới nhờ uy tín và chất lượng dịch vụ.

Gia tăng sức cạnh tranh: tiêu chuẩn hóa chuỗi cung ứng giúp doanh nghiệp nổi bật hơn so với đối thủ.