TQM là gì ? Hệ thống Quản lý Chất lượng Toàn diện

Một trong những công cụ hiện nay giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro đồng thời nâng cao chất lượng đầu ra của tổ chức là TQM. Việc sử dụng TQM được nhiều doanh nghiệp sản xuất áp dụng rất nhiều và mang lại nhiều lợi ích to lớn trên thực tế. Trong bài viết này diendaniso.com sẽ giúp bạn tìm hiểu TQM là gì để nắm bắt để áp dụng tốt quản trị chất lượng toàn diện

KHÁI NIỆM TQM QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TOÀN DIỆN

TQM được viết tắt bởi cụm từ Total Quality Management hay quản lý chất lượng toàn diện. Theo định nghĩa trong TCVN 5814 thì quản lý chất lượng toàn diện chính là cách quản lý một tổ chức tập trung vào chất lượng, dựa vào sự tham gia của tất cả các thành viên của nó nhằm đạt được sự thành công lâu dài nhờ vào việc thỏa mãn khách hàng và mang lại lợi ích cho thành viên của tổ chức và cho xã hội.

TQM chính là một quá trình liên tục phát hiện cũng như giảm thiểu tối đa các lỗi trong quá trình quản lý chuỗi cung ứng nhằm cải thiện trải nghiệm của khách hàng và đảm bảo mọi nhân viên của công ty luôn luôn được đào tạo thường xuyên. Đây chính là một công cụ giúp quản lý một tổ chức, doanh nghiệp cũng như định hướng chất lượng với sự tham gia của mọi thành viên giúp mang lại sự thỏa mãn cho khách hàng

ĐẶC ĐIỂM CƠ BẢN CỦA TQM

Tập trung vào khách hàng.

Lúc này khách hàng sẽ được coi là trọng tâm và ý kiến của họ sẽ được tập trung lắng nghe. TQM có đưa ra cách tiếp cận định hướng đến mục tiêu giải quyết các ý kiến của khách hàng. Đồng thời đây là thước đo của sự thành công của quá trình cải tiến

Nhân viên cùng được tham gia vào quá trình

Có thể nói nhân viên trong doanh nghiệp có một vai trò quan trọng trong việc quản lý bằng TQM. Nhân viên trực tiếp bị ảnh hưởng bởi các tác động từ cách thức quản lý tại Doanh Nghiệp. Họ là người trực tiếp làm việc và nhận ra được sự bất ổn của doanh nghiệp.

Định hướng quy trình

Với các doanh nghiệp có áp dụng hệ thống TQM sẽ tiến hành nghiên cứu các bước trong một quá trình và từ đó loại bỏ đi những thứ không cần thiết nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí

Mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận

Các tổ chức quản lý với TQM tích hợp các hệ thống nội bộ này nhằm tạo ra một quy trình liền mạch. Điều này giúp tạo nên một nền văn hóa doanh nghiệp khi mọi người đều hiểu và coi trọng chất lượng cũng như cách thức để giúp đạt được chúng.

Cách tiếp cận chiến lược

Tổ chức áp dụng TQM có sử dụng các chiến lược cụ thể nhằm giúp doanh nghiệp đạt được sứ mệnh và tầm nhìn. Với các chiến lược cụ thể được phát triển cũng như sử dụng như một kim chỉ nam để nhằm định hướng được mọi quyết định trong doanh nghiệp

Cải tiến không ngừng

Các quy trình được cải tiến không ngừng và liên tục. Doanh nghiệp có thể thúc đẩy các hoạt động cải thiện chất lượng diễn ra có hiệu quả.

Các quyết định dựa trên cơ sở dữ liệu

Việc đưa ra quyết định cải tiến chất lượng toàn diện chịu ảnh hưởng rất lớn bởi những dữ liệu thống kê được. Chính vì thế khi khi cân nhắc một vấn đề cụ thể thì các nhà quản lý nắm được các thông tin sẽ giúp đảm bảo quyết định đưa ra nhanh chóng và chính xác hơn.

NỘI DUNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TOÀN DIỆN TQM

Quản trị chất lượng toàn diện đòi hỏi các yêu cầu về những vấn đề sau đối với doanh nghiệp thực hiện áp dụng TQM:

• Nhận thức: nắm bắt và hiểu rõ được hết những khái niệm và nguyên tắc trong quản lý, xác định được vai trò và vị trí của hệ thống TQM trong 1 doanh nghiệp.
• Cam kết: Các lãnh đạo, các cấp quản lý cũng như toàn thể nhân viên phải cam kết theo đuổi bền bỉ các chương trình và mục tiêu về chất lượng.
• Tổ chức: Sắp xếp năng lực vào đúng vị trí và phân định rõ ràng trách nhiệm của từng người.
• Đo lường: Đưa ra đánh giá và nhận xét về những cải tiến, hoàn thiện chất lượng. Xem xét những chi phí hoạt động không mang lại chất lượng gây ra.
• Hoạch định chất lượng: Đưa ra những mục tiêu và yêu cầu về chất lượng.
• Thiết kế chất lượng: Thiết kế chi tiết công việc, sản phẩm, dịch vụ. Là cầu nối giữa bộ phận marketing và các chức năng tác nghiệp.
• Hệ thống quản lý chất lượng: Xây dựng các chính sách, phương pháp về chất lượng và hoàn thành quy trình để quản lý quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
• Phương pháp thống kê: Theo dõi quá trình và vận hành hệ thống chất lượng bằng phương pháp thống kê.
• Tổ chức các nhóm chất lượng: Là yếu tố để hệ thống TQM hoạt động cải tiến và hoàn thiện chất lượng công việc và chất lượng sản phẩm.
• Hợp tác nhóm: giúp các cá nhân có được sự tự do trao đổi ý kiến và hiểu được kế hoạch và mục tiêu của doanh nghiệp.
• Đào tạo, tập huấn: giúp các thành viên tăng khả năng nhận thức và kỹ năng công việc.
• Lập kế hoạch thực hiện TQM: Lập kế hoạch theo từng phần một để thích nghi với hệ thống, dần tiếp cận và tiến tới áp dụng toàn bộ TQM.

NGUYÊN TẮC CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TOÀN DỆN

• Hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM có đưa ra 6 nguyên tắc cơ bản như sau:
• Tập trung vào khách hàng và việc cải tiến nhất quán xuyên suốt trong hoạt động kinh doanh.
• Nhân viên cùng được tham gia vào quá trình do đó cần đảm bảo tất cả các nhân viên có liên quan làm việc tới các mục tiêu chung là nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Nguyên tắc đưa ra quyết định dựa trên thực tế bằng việc sử dụng các thước đo hiệu suất để theo dõi tiến độ.
• Tăng cường sự giao tiếp trong tổ chức nhằm mục đích duy trì sự tham gia và tinh thần của nhân viên
• Lãnh đạo tốt
• Sửa lỗi và cải tiến liên tục
• Đào tạo việc làm

MỤC ĐÍCH CỦA HỆ THỐNG TQM

• Do là một hệ thống quản lý chất lượng toàn diện có giá trị trong doanh nghiệp. Mục tiêu của hệ thống TQM có thể liệt kê như sau:
• TQM hướng tới việc phát hiện và giảm thiểu cũng như loại bỏ các sai sót.
• TQM giúp tạo ra một hệ thống quản trị tích hợp thống nhất tập trung vào khach hàng và có sự tham gia của toàn bộ nhân viên.
• TQM giúp kết nối và giữ tất cả các bên liên quan đến quá trình sản xuất chịu trách nhiệm về chất lượng chung của sp và dịch vụ cuối cùng
• Trọng tâm là nâng cao chất lượng đầu ra của tổ chức, bao gồm cả hàng hóa và dịch vụ, thông qua việc cải tiến liên tục các hoạt động nội bộ.

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG THÀNH CÔNG TQM

• TQM giúp nâng cao sự hài lòng của khách hàng và chính bản thân doanh nghiệp và rộng hơn là xã hội.
• Một hệ thống hiệu quả về lâu dài sẽ giúp Giảm chi phí và lãng phí trong hoạt động doanh nghiệp.
• Nâng cao năng suất lao động.
• Tăng tính cạnh tranh trên thị trường và uy tín cho doanh nghiệp.
• Mở rộng mối quan hệ quốc tế, liên doanh.
• Có được sự cam kết thực hiện từ các thành viên, nhân viên và bộ phận. Xây dựng phong cách làm việc mới có tính khoa học và hệ thống, dễ dàng giám sát.
• Hình thành thói quen cải tiến liên tục để đạt được thành công mới.
• Đem lại thành công bền vững cho doanh nghiệp.

HƯỚNG DẪN ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TOÀN DIỆN TQM

Bước 1: Bước khởi đầu

Bước này nhằm xác định tính cần thiết và quyết tâm áp dụng TQM tại tổ chức. Lãnh đạo cao nhất, các thành viên trong ban lãnh đạo và các cán bộ chủ chốt cần có sự nhất trí cao và thể hiện cam kết về chất lượng của hệ thống thông qua ban hành chính sách, mục tiêu, chương trình, kế hoạch hành động chung TQM

Bước 2: Tổ chức và nhân sự.

• Thành lập Ban chỉ đạo và tổ chuyên trách thực hiện TQM,
• Đào tạo nhận thức, kỹ năng xây dựng và áp dụng hệ thống TQM.

Bước 3: Xây dựng chương trình TQM với nhiều giai đoạn, bước đi thích hợp cho từng giai đoạn.

Bước 4: Phát động chương trình và kế hoạch thực hiện TOM

Kế hoạch thực hiện TQM cần được tuyên truyền thông rộng rãi tới cán bộ nhân viên, qua đó hình thành văn hóa chất lượng của tổ chức và động viên, thu hút sự tham gia của tất cả mọi người nhằm dam bao thực hiện thành công chương trình.

Bước 5: Đánh giá chất lượng

• Tiến hành đo lường chi phí hiện tại của doanh nghiệp
• Xác định các vấn đề chất lượng và hiệu quả của các nỗ lực chất lượng
• Xác định các Chi phí ẩn và các chi phí khác;
• Đánh giá hiệu quả kinh tế của TQM và đề xuất Kế hoạch hành động

Bước 6: Hoạch định chất lượng

Chi tiết hóa chỉnh sách, mục tiêu, chiến lược, chương trình tổng thể TQM, kế hoạch hành động cho toàn bộ hệ thống doanh nghiệp phù họp chính sách, chiến lược chung của doanh nghiệp. Các Chương trình, kế hoạch TQM cần có tính toàn diện, bao trùm lên mọi hoạt động doanh nghiệp.

Bước 7: Thiết kế chất lượng

Thiết kế các quá trình liên quan để “đúng ngay từ đầu” và “đáp ứng toàn diện yêu cầu của khách hàng bao gồm Thiết kế sản phẩm, Quá trình sản xuất – kinh doanh và Quá trình kiểm soát chất lượng.

Bước 8: Tái cấu trúc hệ thống

Thay đổi cơ cấu tổ chức phù hợp theo mô hình TQM (nếu cần).

Bước 9: Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng TQM

Từng bước xây dựng, duy trì và hoàn thiện hệ thống chất lượng theo TQM, Tổ chức cần tiêu chuẩn hóa hệ thống chất lượng tùy vào năng lực của mình,

Bước 10: Phát triển hệ thống quản lý chất lượng TQM

Đảm bảo hệ thống chất lượng thực hiện đúng chiến lược, chính sách, mục tiêu chất lượng toàn diện đã đề ra, tổ chức cần thực hiện đúng các biện pháp, duy trì sự tham gia của mọi thành viên để theo dõi, phát hiện, ngăn chặn sai sót, giảm thiểu chi phí và đề xuất biện pháp hoàn thiện chất lượng không ngừng.

Bước 1: Duy trì và cải tiến

Tiếp tục hoàn thiện hệ thống theo các triết lý, quan điểm và nguyên tắc TQM. Tổ chức cần lựa chọn các phương pháp, công cụ năng suất chất lượng thích hợp để hoàn thiện hệ thống TQM.

Hy vọng với những chia sẻ trên đây của diendaniso.com sẽ giúp bạn hiểu hơn về TQM và cách thức xây dựng hệ thống quản lý chất lượng toàn diện. Mọi yêu cầu, thắc mắc về dịch vụ tư vấn, đào tạo, chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng, Quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất từ chuyên gia!.