Mọi hoạt động trong doanh nghiệp nói riêng và xã hội nói chung đều có thể phát sinh ra những vấn đề liên quan. Lúc này những nhà quản lý cần thiết phải có những kĩ năng giải quyết vấn đề (problem solving) tốt để tháo gỡ vấn đề. Trong bài viết này diendaniso.com sẽ cùng đi tìm hiểu về kĩ năng giải quyết vấn đề (problem solving) một cách chuyên nghiệp nhất.
Có thể nói mọi doanh nghiệp và mỗi công việc cá nhân đều sẽ có những vấn đề nảy sinh trong quá trình làm việc và hoạt động. Vấn đề có thể đến từ nhân viên cấp dưới, trung và ban lãnh đạo. Đó là lý do tại sao các nhà tuyển dụng cần phải thuê những người có những kỹ năng giải quyết được vấn đề và đặc biệt là những vai trò yêu cầu đối với những mô hình kinh doanh phức tạp.
Nội dung
KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ (PROBLEM SOLVING) LÀ GÌ ?
Kỹ năng giải quyết vấn đề chính là đề cập đến khả năng của một người trong việc giải quyết các tình huống phức tạp và bất ngờ xảy ra trong một quá trình. Các nhân viên có kỹ năng giải quyết vấn đề có sự kết hợp của cả tư duy phân tích và sáng tạo. Họ thường kết hợp các kỹ năng phân tích, sáng tạo, tư duy phản biện và mức độ chú ý cao đến từng chi tiết. Nhờ đó họ xác định nhanh chóng các vấn đề khi chúng phát sinh và xác định được các giải pháp hiệu quả nhất.
Kỹ năng giải quyết vấn đề là khả năng xử lý, hóa giải những tình huống phát sinh ngoài ý muốn.
Kỹ năng xử lý vấn đề là một kỹ năng mang tính tổng hợp bao gồm nhiều kỹ năng khác như: kỹ năng phân tích, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp, đàm phán, khả năng sáng tạo… Xử lý vấn đề là một kỹ năng tổng hợp đòi hỏi rất nhiều yếu tố. Để rèn luyện được kỹ năng này, bạn cần rất nhiều thời gian và rèn luyện trong chính những tình huống xảy ra hàng ngày.
VAI TRÒ CỦA KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ (PROBLEM SOLVING)
Có thể nói trong giai đoạn hiện nay thì kỹ năng sống là điều khá quan trọng quyết định đến thành công của một cá nhân. Trong số đó thì kỹ năng giải quyết vấn đề chính là kĩ năng khá quan trọng nhằm giải quyết những phát sinh thường gặp hàng ngày tại nơi công sở và xã hội. Khi quyết định một vấn đề nào đó đòi hỏi bạn cần phải có kĩ năng phân tích, đánh giá và đánh giá theo nhiều hướng khác nhau để có thể đưa ra được nhưungx phương án tối ưu nhất. Những quyết định được đưa ra vội vàng mà không được suy xét kỹ lưỡng có thể dẫn tới những hậu quả đáng tiếc trong tương lai.
6 BƯỚC GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ (PROBLEM SOLVING)
Kĩ năng giải quyết vấn đề không chỉ là việc đưa ra vấn đề một cách nhanh chóng mà còn cần phải chính xác. Một số ván đề có thể được giải quyết nhanh chóng và các vấn đề khác cần thiết phải có thời gian để giải quyết. Cho dù vấn đề của bạn là nhỏ hay lớn thì cũng cần phải có những cách tiếp cận khoa học. Thông thường sẽ có 6 bước để giỉ quyết vấn đề bạn nên chú
- Xác định vấn đề
- Xác định nguyên nhân gốc rễ
- Tạo ra các giải pháp khả thi
- Lựa chọn giải pháp tốt nhất
- Thực hiện giải pháp
- Xác minh hiệu quả giải pháp
1. Xác định vấn đề
Đây sẽ là bước quan trọng đầu tiên cần cá nhân đó phải làm được. Xác định vấn đề một cách chính xác sẽ giúp bạn giải quyết chúng một cách đúng và chính xác hơn. Trong công việc nếu bạn nhận được một phàn nàn hay chê bai từ các thành viên với những giải pháp bạn đưa ra về một vấn đề. Điều quan trọng chính là lúc này bạn sẽ cần phải xác định vấn đề cốt lõi của chúng đang là gì. Từ đó xác định Hiệu xuất kém của các thành viên trong nhóm dự án là do đâu từ đó sẽ khắc phục được vấn đề của khách hàng
2. Xác định nguyên nhân gốc rễ
Một khi đã xác định được vấn đề là gì. Việc tiếp theo là bạn cần tiến hành đào sâu hơn nữa các nguyên nhân gốc rễ gây ra sự cố hoặc vấn đề đó. Để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề bạn có thể sử dụng một số phương pahps như biểu đồ xương cá (fishbone diagram, còn có các tên gọi khác như cause-and-effect diagram, why-why diagram, Ishikawa diagram) để giúp bạn thực hiện phân tích nguyên nhân và kết quả. Nếu ví vấn đề chính là một khoảng cách giữa nơi bạn đang ở và nơi bạn đang muốn thì chính nguyên nhân của vấn đề là những trở ngại ngăn cản bạn thu hẹp khoảng cách đó ngay lập tức. Việc phân tích nguyên nhân gốc rễ chính xác sẽ giúp tìm ra giải pháp để khắc phục nguyên nhân thực tế đó thay vì chỉ khắc phục triệu chứng của vấn đề.
Biểu đồ xương cá
3. Tạo ra các giải pháp khả thi
Một khi bạn đã xác định được vấn đề và nguyên nhân gốc rễ của nó thì bước tiếp theo bạn có thể làm chính là phát triển và sáng tạo ra các giải pháp khả thi cho vấn đề của bạn. Thông thường ở bước này thì bạn nên áp dụng một số công cụ để giúp đưa ra những giải pháp khả thi cho vấn đề như động não (brainstorming) và lập bản đồ tư duy (mind mapping). Có thể nói đây là 2 công cụ được khá nhiều người sử dụng hiện nay để đưa ra các giải pháp cho các vấn đề.
4. Lựa chọn giải pháp tốt nhất
Một khi bạn đã có thể đưa ra được những ý tưởng và giải pháp cho vấn đề của bạn. Bạn sẽ có thể sử dụng các kĩ thuật để chọn lựa ra các giải pháp tốt nhất giúp giải quyết vấn đề hiệu quả tối ưu. Thông thường họ hay sử dụng khả năng phân tích đánh đổi (trade-off analysis) đơn giản. Để thực hiện phân tích đánh đổi, hãy xác định các tiêu chí quan trọng cho vấn đề mà bạn có thể sử dụng để đánh giá mỗi giải pháp.
Một số tiêu chí để chọn lựa ra phương án tốt nhất cho bạn
- Lợi ích: giải pháp này sẽ giúp mang lại hiệu quả như thế nào. Liệu vấn đề được cải thiện tới mức nào khi thực hiện giải pháp này.
- Thời gian: Thời gian để thực thi giải pháp này sẽ nhanh hay chậm. Và cần bao lâu để giúp thực hiện được giải pháp đó
- Xem xét đến tính khả thi của phương pháp này. Liệu chúng có là rào cản ngăn chặn việc thực hiện phương pháp này hay không ?
- Rủi ro: xem xét những rủi ro liên quan đến kết quả mong đợi, những rủi ro có thể xảy ra và mức độ thiệt hại được đo lường như thế nào?
5. Thực hiện giải pháp
Khi bạn đã xác định giải pháp nào bạn sẽ thực hiện, đã đến lúc hành động. Nếu giải pháp liên quan đến một số hành động hoặc yêu cầu hành động từ người khác, thì nên tạo một kế hoạch hành động và coi nó như một dự án nhỏ.
Các yếu tố cần lưu ý khi lập kế hoạch giải quyết vấn đề:
- Một kế hoạch trình bày từng bước một hoặc là trình bày các việc cần làm nhất một cách cụ thể để giải quyết vấn đề.
- Kế hoạch liệt kê khả năng, các nguồn lực mà bạn có thể thực thi.
- Đưa ra thời hạn cụ thể trong từng công việc.
- Xác định rõ tên hoạt động, người chịu trách nhiệm, nguồn lực cần thiết và thời gian hoàn thành nhiệm vụ.
- Dự phòng giải quyết khi xảy ra tình huống xấu.
Một số kế hoạch được trình bày theo từng bước một và là trình bày các việc cần làm nhất một cách cụ thể để giải quyết được vấn đề.
6. Xác minh hiệu quả giải pháp
Dữ liệu và kết quả thu thập được từ giai đoạn thực hiện giải pháp sẽ được đánh giá. Dữ liệu được so sánh với các kết quả dự kiến để thấy bất kỳ sự tương đồng và khác biệt, từ đó xác minh được hiệu quả của giải pháp.
Kiểm tra tính hiệu quả của một quyết định đòi hỏi cách tiếp cận nhiều phương diện.
- Một là, bạn phải đánh giá quy trình trên cơ sở đang diễn ra: Việc thực hiện có được tiến hành theo đúng trình tự của kế hoạch hay không? Bạn có đạt được những kết quả mong muốn hay không?
- Hai là, bạn nên kiểm tra tính hiệu quả của toàn bộ quyết định và cả quá trình lấy quyết định.
Đánh giá và tổng kết kế hoạch: Đây là bước rất quan trọng. Sau mỗi lần ra quyết định, bạn cần căn cứ lại các tiêu chí mình đã đưa ra có tạo ra kết quả mong muốn hay không. Hãy rút ra những kinh nghiệm và bài học để lần sau mình thực hiện tốt hơn. Bạn hãy luôn tự hỏi: Cái gì đã tốt rồi và cái gì cần tốt hơn?a
Dưới đây là một số cách thực hành kỹ năng giải quyết vấn đề
– Hãy nghĩ ra càng nhiều giải pháp càng tốt cho mọi vấn đề bạn đang gặp phải. Nhận phản hồi từ những người xung quanh có những quan điểm, suy nghĩ khác để có tầm nhìn rộng hơn và từ đó, chọn ra một giải pháp.
– Luyện tập, hình dung trước vầ giải quyết vấn đề trước khi chúng phát sinh. Ví như, trên đường đi làm, bỗng nhiên xe của bạn bị hỏng thì bạn sẽ làm gì. Bạn có thể nghĩ ra bao nhiêu giải pháp. Đâu là giải pháp tối ưu? Đâu là giải pháp mà có khả năng bạn lựa chọn. Khi làm xong bài tập này, bây giờ bạn có thể làm gì để có sự chuẩn bị tốt hơn trong trường hợp điều đó xảy ra.
– Luôn luôn nghĩ rằng, các vấn đề thường có hơn một giải pháp. Chúng ta càng có sẵn nhiều công cụ thì chúng ta sẽ ngày càng trở thành người giải quyết vấn đề giỏi hơn. Nghĩ ra những phương án giải quyết tốt hơn, thay vì xem chúng đúng hay sai.
