Mọi hoạt động trong doanh nghiệp nói riêng và xã hội nói chung đều có thể phát sinh ra những vấn đề liên quan. Lúc này những nhà quản lý cần thiết phải có những kĩ năng giải quyết vấn đề (problem solving) tốt để tháo gỡ vấn đề. Trong bài viết này diendaniso.com sẽ cùng đi tìm hiểu về kĩ năng giải quyết vấn đề (problem solving) một cách chuyên nghiệp nhất.
Có thể nói mọi doanh nghiệp và mỗi công việc cá nhân đều sẽ có những vấn đề nảy sinh trong quá trình làm việc và hoạt động. Vấn đề có thể đến từ nhân viên cấp dưới, trung và ban lãnh đạo. Đó là lý do tại sao các nhà tuyển dụng cần phải thuê những người có những kỹ năng giải quyết được vấn đề và đặc biệt là những vai trò yêu cầu đối với những mô hình kinh doanh phức tạp.
Nội dung
KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ (PROBLEM SOLVING) LÀ GÌ ?
Kỹ năng giải quyết vấn đề chính là đề cập đến khả năng của một người trong việc giải quyết các tình huống phức tạp và bất ngờ xảy ra trong một quá trình. Các nhân viên có kỹ năng giải quyết vấn đề có sự kết hợp của cả tư duy phân tích và sáng tạo. Họ thường kết hợp các kỹ năng phân tích, sáng tạo, tư duy phản biện và mức độ chú ý cao đến từng chi tiết. Nhờ đó họ xác định nhanh chóng các vấn đề khi chúng phát sinh và xác định được các giải pháp hiệu quả nhất.
Kỹ năng giải quyết vấn đề là khả năng xử lý, hóa giải những tình huống phát sinh ngoài ý muốn.
Kỹ năng xử lý vấn đề là một kỹ năng mang tính tổng hợp bao gồm nhiều kỹ năng khác như: kỹ năng phân tích, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp, đàm phán, khả năng sáng tạo… Xử lý vấn đề là một kỹ năng tổng hợp đòi hỏi rất nhiều yếu tố. Để rèn luyện được kỹ năng này, bạn cần rất nhiều thời gian và rèn luyện trong chính những tình huống xảy ra hàng ngày.
Theo một nghiên cứu của Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD), kỹ năng giải quyết vấn đề là một trong những kỹ năng quan trọng nhất để duy trì tính cạnh tranh trên thị trường lao động trong thời kỳ 4.0.
CÁC KỸ NĂNG CẦN THIẾT ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem-solving) không phải là một kỹ năng độc lập mà bao gồm sự kết hợp của nhiều kỹ năng khác nhau như:
- Active listening (Lắng nghe chủ động)
- Analysis (Phân tích)
- Research (Nghiên cứu)
- Creativity (Sáng tạo)
- Communication (Giao tiếp)
- Decision-making (Ra quyết định)
- Critical thinking (Tư duy phản biện)
Tập hợp những kỹ năng này sẽ giúp chúng ta có thể xu lý mọi vấn đề từ nhỏ đến lớn một cách hiệu quả nhất. Từ đó tạo ra những giải pháp mang tính lâu dài, không chỉ giải quyết được vấn đề mà còn ngăn chặn những vấn đề tương tự xảy ra trong tương lai.
Active listening (Lắng nghe chủ động):
Trong quá trình làm việc nhóm thì giao tiếp hiệu quả chính là chìa khóa tốt để giải quyết vấn đề khi bạn làm việc với nhóm hoặc khách hàng. Với khả năng doanh nghiệp của bạn truyền đạt được rõ ý tưởng rõ ràng và lắng nghe ý kiến đóng góp từ người khác sẽ giúp bạn nắm bắt vấn đề toàn diện hơn.
Analysis (Phân tích):
Khi một vấn đề được đưa ra thì kỹ năng phân tích chính là việc xem xét một vấn đề từ nhiều khía cạnh khác nhau và chia nhỏ nó thành các phần để hiểu rõ hơn. Điều này giúp bạn không chỉ xác định nguyên nhân gốc rễ mà còn phát triển các giải pháp khả thi.
Research (Nghiên cứu):
Việc doanh nghiệp tiến hành tìm hiểu thông tin một cách hiệu quả cũng chính là việc được chứng minh các giải pháp một cách hữu ích trước đó để giúp bạn có thể tìm ra được những cách tiếp cận mới và hiệu quả hơn.
Creativity (Sáng tạo):
Để giải quyết vấn đề hiệu quả hơn thì không chỉ dựa vào tư duy mà khả năng sáng tạo cũng sẽ cho phép bạn nhìn nhận vấn đề từ các góc nhìn mới và đưa ra các giải pháp độc đáo. Việc vận dụng khả năng sáng tạo có thể đưa ra được hướng giải quyết mới và nhiều khi hiệu quả hơn những phương pháp truyền thống.
Communication (Giao tiếp):
Giao tiếp hiệu quả giúp truyền đạt vấn đề và giải pháp đến các bên liên quan một cách rõ ràng và dễ hiểu. Giao tiếp tốt còn giúp mọi người hiểu và đồng thuận với giải pháp đề xuất.
Communication (Giao tiếp):
Việc giao tiếp một cách hiệu quả có thể giúp cho bạn truyền đạt vấn đề và giải pháp đến các bên liên quan một cách rõ ràng và dễ hiểu. Giao tiếp tốt còn giúp mọi người hiểu và đồng thuận với giải pháp đề xuất.
Decision-making (Ra quyết định):
Một khi bạn tiến hành giải quyết được các vấn đề thì bạn cần đưa ra được các quyết định chính xác dựa vào thông tin đã được phân tích kỹ ở bước trên.
Kỹ năng làm việc nhóm (Teamwork Skills):
Giải quyết vấn đề trong nhóm thường đòi hỏi có sự hợp tác của nhiều người. Việc làm việc nhóm tốt có thể giúp tận dụng được tối đa năng lực của mọi thành viên nhằm đạt được kết quả tốt nhất.
VAI TRÒ CỦA KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ (PROBLEM SOLVING)
Có thể nói trong giai đoạn hiện nay thì kỹ năng sống là điều khá quan trọng quyết định đến thành công của một cá nhân. Trong số đó thì kỹ năng giải quyết vấn đề chính là kĩ năng khá quan trọng nhằm giải quyết những phát sinh thường gặp hàng ngày tại nơi công sở và xã hội. Khi quyết định một vấn đề nào đó đòi hỏi bạn cần phải có kĩ năng phân tích, đánh giá và đánh giá theo nhiều hướng khác nhau để có thể đưa ra được những phương án tối ưu nhất. Những quyết định được đưa ra vội vàng mà không được suy xét kỹ lưỡng có thể dẫn tới những hậu quả đáng tiếc trong tương lai.
Một số lợi ích mà kỹ năng giải quyết vấn đề đem lại:
- Quản lý thời gian tốt, tập trung vào những điều quan trọng
- Lập kế hoạch, sắp xếp công việc và thực thi chiến lược
- Khả năng sáng tạo, nhìn thấy được cơ hội ngay trong khó khăn
- Làm việc dưới áp lực cao
- Xử lý rủi ro
6 BƯỚC GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ (PROBLEM SOLVING)
Kĩ năng giải quyết vấn đề không chỉ là việc đưa ra vấn đề một cách nhanh chóng mà còn cần phải chính xác. Một số ván đề có thể được giải quyết nhanh chóng và các vấn đề khác cần thiết phải có thời gian để giải quyết. Cho dù vấn đề của bạn là nhỏ hay lớn thì cũng cần phải có những cách tiếp cận khoa học. Thông thường sẽ có 6 bước để giỉ quyết vấn đề bạn nên chú
- Xác định vấn đề
- Xác định nguyên nhân gốc rễ
- Tạo ra các giải pháp khả thi
- Lựa chọn giải pháp tốt nhất
- Thực hiện giải pháp
- Xác minh hiệu quả giải pháp
1. Xác định vấn đề
Đây sẽ là bước quan trọng đầu tiên cần cá nhân đó phải làm được. Xác định vấn đề một cách chính xác sẽ giúp bạn giải quyết chúng một cách đúng và chính xác hơn. Trong công việc nếu bạn nhận được một phàn nàn hay chê bai từ các thành viên với những giải pháp bạn đưa ra về một vấn đề. Điều quan trọng chính là lúc này bạn sẽ cần phải xác định vấn đề cốt lõi của chúng đang là gì. Từ đó xác định Hiệu xuất kém của các thành viên trong nhóm dự án là do đâu từ đó sẽ khắc phục được vấn đề của khách hàng
2. Xác định nguyên nhân gốc rễ
Một khi đã xác định được vấn đề là gì. Việc tiếp theo là bạn cần tiến hành đào sâu hơn nữa các nguyên nhân gốc rễ gây ra sự cố hoặc vấn đề đó. Để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề bạn có thể sử dụng một số phương pahps như biểu đồ xương cá (fishbone diagram, còn có các tên gọi khác như cause-and-effect diagram, why-why diagram, Ishikawa diagram) để giúp bạn thực hiện phân tích nguyên nhân và kết quả. Nếu ví vấn đề chính là một khoảng cách giữa nơi bạn đang ở và nơi bạn đang muốn thì chính nguyên nhân của vấn đề là những trở ngại ngăn cản bạn thu hẹp khoảng cách đó ngay lập tức. Việc phân tích nguyên nhân gốc rễ chính xác sẽ giúp tìm ra giải pháp để khắc phục nguyên nhân thực tế đó thay vì chỉ khắc phục triệu chứng của vấn đề.
3. Tạo ra các giải pháp khả thi
Một khi bạn đã xác định được vấn đề và nguyên nhân gốc rễ của nó thì bước tiếp theo bạn có thể làm chính là phát triển và sáng tạo ra các giải pháp khả thi cho vấn đề của bạn. Thông thường ở bước này thì bạn nên áp dụng một số công cụ để giúp đưa ra những giải pháp khả thi cho vấn đề như động não (brainstorming) và lập bản đồ tư duy (mind mapping). Có thể nói đây là 2 công cụ được khá nhiều người sử dụng hiện nay để đưa ra các giải pháp cho các vấn đề.
4. Lựa chọn giải pháp tốt nhất
Một khi bạn đã có thể đưa ra được những ý tưởng và giải pháp cho vấn đề của bạn. Bạn sẽ có thể sử dụng các kĩ thuật để chọn lựa ra các giải pháp tốt nhất giúp giải quyết vấn đề hiệu quả tối ưu. Thông thường họ hay sử dụng khả năng phân tích đánh đổi (trade-off analysis) đơn giản. Để thực hiện phân tích đánh đổi, hãy xác định các tiêu chí quan trọng cho vấn đề mà bạn có thể sử dụng để đánh giá mỗi giải pháp.
Một số tiêu chí để chọn lựa ra phương án tốt nhất cho bạn
- Lợi ích: giải pháp này sẽ giúp mang lại hiệu quả như thế nào. Liệu vấn đề được cải thiện tới mức nào khi thực hiện giải pháp này.
- Thời gian: Thời gian để thực thi giải pháp này sẽ nhanh hay chậm. Và cần bao lâu để giúp thực hiện được giải pháp đó
- Xem xét đến tính khả thi của phương pháp này. Liệu chúng có là rào cản ngăn chặn việc thực hiện phương pháp này hay không ?
- Rủi ro: xem xét những rủi ro liên quan đến kết quả mong đợi, những rủi ro có thể xảy ra và mức độ thiệt hại được đo lường như thế nào?
5. Thực hiện giải pháp
Khi bạn đã xác định giải pháp nào bạn sẽ thực hiện, đã đến lúc hành động. Nếu giải pháp liên quan đến một số hành động hoặc yêu cầu hành động từ người khác, thì nên tạo một kế hoạch hành động và coi nó như một dự án nhỏ.
Các yếu tố cần lưu ý khi lập kế hoạch giải quyết vấn đề:
- Một kế hoạch trình bày từng bước một hoặc là trình bày các việc cần làm nhất một cách cụ thể để giải quyết vấn đề.
- Kế hoạch liệt kê khả năng, các nguồn lực mà bạn có thể thực thi.
- Đưa ra thời hạn cụ thể trong từng công việc.
- Xác định rõ tên hoạt động, người chịu trách nhiệm, nguồn lực cần thiết và thời gian hoàn thành nhiệm vụ.
- Dự phòng giải quyết khi xảy ra tình huống xấu.
Một số kế hoạch được trình bày theo từng bước một và là trình bày các việc cần làm nhất một cách cụ thể để giải quyết được vấn đề.
6. Xác minh hiệu quả giải pháp
Dữ liệu và kết quả thu thập được từ giai đoạn thực hiện giải pháp sẽ được đánh giá. Dữ liệu được so sánh với các kết quả dự kiến để thấy bất kỳ sự tương đồng và khác biệt, từ đó xác minh được hiệu quả của giải pháp.
Kiểm tra tính hiệu quả của một quyết định đòi hỏi cách tiếp cận nhiều phương diện.
- Một là, bạn phải đánh giá quy trình trên cơ sở đang diễn ra: Việc thực hiện có được tiến hành theo đúng trình tự của kế hoạch hay không? Bạn có đạt được những kết quả mong muốn hay không?
- Hai là, bạn nên kiểm tra tính hiệu quả của toàn bộ quyết định và cả quá trình lấy quyết định.
Đánh giá và tổng kết kế hoạch: Đây là bước rất quan trọng. Sau mỗi lần ra quyết định, bạn cần căn cứ lại các tiêu chí mình đã đưa ra có tạo ra kết quả mong muốn hay không. Hãy rút ra những kinh nghiệm và bài học để lần sau mình thực hiện tốt hơn. Bạn hãy luôn tự hỏi: Cái gì đã tốt rồi và cái gì cần tốt hơn?
Dưới đây là một số cách thực hành kỹ năng giải quyết vấn đề
- Hãy nghĩ ra càng nhiều giải pháp càng tốt cho mọi vấn đề bạn đang gặp phải. Nhận phản hồi từ những người xung quanh có những quan điểm, suy nghĩ khác để có tầm nhìn rộng hơn và từ đó, chọn ra một giải pháp.
- Luyện tập, hình dung trước vầ giải quyết vấn đề trước khi chúng phát sinh. Ví như, trên đường đi làm, bỗng nhiên xe của bạn bị hỏng thì bạn sẽ làm gì. Bạn có thể nghĩ ra bao nhiêu giải pháp. Đâu là giải pháp tối ưu? Đâu là giải pháp mà có khả năng bạn lựa chọn. Khi làm xong bài tập này, bây giờ bạn có thể làm gì để có sự chuẩn bị tốt hơn trong trường hợp điều đó xảy ra.
- Luôn luôn nghĩ rằng, các vấn đề thường có hơn một giải pháp. Chúng ta càng có sẵn nhiều công cụ thì chúng ta sẽ ngày càng trở thành người giải quyết vấn đề giỏi hơn. Nghĩ ra những phương án giải quyết tốt hơn, thay vì xem chúng đúng hay sai.
LÀM THẾ NÀO ĐỂ NÂNG CAO KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
Để có thể rèn luyện được tư duy giải quyết vấn đề hiệu quả đòi hỏi một quá trình dài không chỉ một sớm một chiều. Bài viết này chúng tôi xin chia sẻ cho bạn về các cách áp dụng những phương pháp bên dưới này để nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề một cách hiệu quả nhất.
1. Rèn luyện tư duy giải pháp
- Thay đổi góc nhìn: Đừng xem vấn đề là thứ cản trở bạn, mà hãy coi đó là cơ hội để học hỏi và phát triển. Khi bạn tiếp cận thử thách với tâm thế tích cực, bạn sẽ dễ dàng tìm ra giải pháp hơn.
- Luôn đặt câu hỏi: Luôn đặt câu hỏi tại sao và như thế nào để kích thích sự học hỏi suy nghĩ của mình.
- Kiên trì theo đuổi giải pháp: Không phải lúc nào câu trả lời cũng xuất hiện ngay lập tức. Sự kiên nhẫn giúp bạn bình tĩnh xử lý mọi thứ, còn sự kiên trì giúp bạn không bỏ cuộc giữa chừng.
2. Hiểu rõ bản chất vấn đề
- Xác định đúng trọng tâm: Bạn hãy chắc chắn rằng bạn đã hiểu rõ được hết các tình huống bạn phải đối mặt. Với một tuyên bố rõ ràng cũng sẽ giúp bạn tránh bị lạc hướng.
- Thu thập thông tin: Dữ liệu và thông tin chính xác sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện, từ đó đưa ra giải pháp phù hợp.
3. Kết hợp tư duy phản biện và sáng tạo
- Phân tích logic: Rèn luyện tư duy phản biện giúp bạn không bị chi phối bởi cảm xúc hay định kiến. Bạn sẽ đưa ra quyết định trên nền tảng lập luận vững chắc hơn.
- Đổi mới trong suy nghĩ: Đừng ngại nghĩ khác đi. Những ý tưởng đột phá thường đến từ việc dám thử những hướng tiếp cận mới lạ, vượt khỏi lối mòn quen thuộc.
4. Thành thạo kỹ năng nghiên cứu và đưa ra quyết định
- Tìm kiếm thông tin hiệu quả: Biết cách tra cứu và sàng lọc thông tin từ nhiều nguồn sẽ giúp bạn có cơ sở vững chắc để phân tích vấn đề.
- Ra quyết định đúng lúc: Khi đã có đủ dữ liệu, bạn cần đánh giá các phương án và lựa chọn giải pháp tối ưu. Hãy cân nhắc rủi ro và tác động dài hạn trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
5. Tăng cường làm việc nhóm
- Hợp tác cùng phát triển: Trong đa phần các trường hợp thì việc trao đổi thảo luận nhóm sẽ là cách tốt nhất để giải quyết vấn đề. Mỗi người cũng sẽ mang đến một góc nhìn khác nhau để tạo nên giải pháp một cách toàn diện hơn.
- Phân chia rõ ràng: Khi làm việc theo nhóm, việc xác định rõ ai làm gì giúp mọi thứ diễn ra trơn tru và tránh nhầm lẫn.
6. Học hỏi từ trải nghiệm thực tế
- Tự đánh giá sau mỗi lần giải quyết vấn đề: Hãy Với một quá trình bạn phải trải qua thì điều gì là một điều hiệu quả hơn để từ đó có thể rut ra được bài học cũng như cải thiện tốt cho các kỹ năng lần sau.
- Tận dụng công cụ hỗ trợ: Những công cụ như sơ đồ tư duy, phân tích SWOT hay biểu đồ xương cá có thể giúp bạn nhìn rõ bản chất vấn đề và xây dựng phương án xử lý một cách bài bản.
7. Thường xuyên thực hành
- Tập luyện qua các tình huống mô phỏng: Hãy thử sức với các bài tập tình huống, trò chơi giải đố hoặc các khóa học trực tuyến. Việc thực hành thường xuyên sẽ giúp bạn hình thành phản xạ nhanh nhạy khi gặp vấn đề thực tế.
>>> Biểu đồ Pareto là gì? Các bước lập biểu đồ Pareto
Kết luận
Kỹ năng giải quyết vấn đề là chìa khóa giúp bạn vững vàng hơn trong công việc lẫn cuộc sống. Khi bạn có thể phân tích tình huống, đưa ra giải pháp hợp lý và hành động một cách hiệu quả, bạn sẽ tự tin hơn và sẵn sàng đón nhận những thử thách mới. Hãy xem mỗi vấn đề là một cơ hội để rèn luyện, nâng tầm bản thân – vì trưởng thành luôn bắt đầu từ việc vượt qua khó khăn.
Hotline
Messenger
Zalo