Thẻ Kanban (Kanban Card) và những lợi ích của chúng

Với mọi doanh nghiệp, để quản lý tốt quy trình làm việc thì các phương pháp quản lý tiên tiến đã được áp dụng khá nhiều. Một trong số đó phải kể đến phương pháp Kanban của Nhật Bản. Xuất phát từ Sản xuất Tinh gọn (Lean Manufacturing). Phương pháp Kanban đơn giản mà hiệu quả, ứng dụng ở rất nhiều method khác nhau của quản lý dự án Agile. Bài viết này diendaniso.com sẽ chia sẻ cho bạn về kanban là gì? và cách áp dụng phương pháp Kanban hiệu quả nhất.

Phương pháp Kanban – chiếc “chìa khóa” giúp Toyota trở thành một trong những nhà máy sản xuất ô tô hàng đầu thế giới.

THẺ KANBAN LÀ GÌ ?

Theo tên tiếng anh thì thẻ kanban (kanban card) chính là một chiếc nhãn hoặc thẻ thường được bọc bên trong một bao bì nhựa. Đây là một phương pháp giúp tạo ra “ hệ thống kéo” và “just in time” trong mô hình quản trị tinh gọn.

Thuật ngữ Kanban xuất phát từ tiếng Nhật. Kan có nghĩa là trực quan còn Ban có nghĩa là thẻ hoặc Bảng. Hai từ này ghép lại có nghĩa là một thẻ hoặc bẳng trực quan. Nhiều người nói rằng kanban là một chiếc thẻ. Tuy nhiên hiểu sâu sa hơn chính là kanban thực chất là một tín hiệu để nói với ai đó rằng hãy sản xuất cho tôi một cái này hay cái kia.

Thông thường thẻ kanban sẽ có chứa những nội dung thông tin như sau:

• Tên chi tiết, sản phẩm được sản xuất
• Sức chứa của thùng Kanban
• Địa chỉ, kí hiệu của qui trình làm việc trước.
• Địa chỉ, kí hiệu của qui trình sau

Tổng kết lại có thể thấy phương pháp Kanban là một hệ thống quản lý công việc giúp lập kế hoạch sản xuất tinh gọn. Phương pháp Kanban được Taiichi Ohno áp dụng để giải quyết vấn đề khi nào cần sản xuất, khi nào nên dừng sau khi ông nhận ra công nhân tại Toyota có lối suy nghĩ “sản xuất càng nhiều càng tốt” dù điều đó gây ra sự lãng phí và khiến doanh nghiệp bị thua lỗ.

TOYOTA – SỰ RA ĐỜI CỦA NHỮNG CHIẾC THẺ KANBAN 

Có thể thấy được sự ra đời của những chiếc thẻ Kanban này có gắn liền với nhà máy sản xuất oto của Toyota và Kỹ sư người Nhật Taiichi Ohno. Vào cuối những năm 1940 thì tập đoàn Toyota đã đối mặt với sự khủng hoảng khá nghiêm trọng khi phải cạnh tranh khốc liệt với nhiều đối thủ trong và ngoài nước. Trước tình hình này thì vị kỹ sư Taiichi Ohno – người được xem là cha đẻ của hệ thống sản xuất Toyota – đã đề xuất một phương pháp cải tiến mới nhằm nâng cao hiệu quả và linh hoạt trong quy trình sản xuất. Phương pháp này ban đầu được đặt tên là “Just-in-time”, với mục tiêu cốt lõi là sản xuất đúng lúc, đúng nhu cầu của khách hàng, đồng thời hạn chế tối đa tình trạng thiếu hụt nguyên liệu trong chuỗi cung ứng.

Dưới sự chỉ đạo của Taiichi Ohno ông đã cho đội ngũ sản xuất tại Toyota sử dụng những tấm thẻ nhiều màu – gọi là Kanban, với chức năng truyền tải thông tin trong suốt dây chuyền. Mỗi tấm thẻ đại diện cho một nhiệm vụ cụ thể tại một công đoạn nào đó: có thể là phiếu đặt hàng ở điểm xuất phát và sau đó trở thành phiếu vận chuyển ở công đoạn tiếp theo.

Phương pháp này được vận hành dựa trên một số nguyên tắc rõ ràng:

• Mọi thông tin đều phải được truyền từ công đoạn trước sang công đoạn sau một cách đầy đủ.
• Nếu không nhận được thẻ Kanban, công đoạn tiếp theo sẽ không được phép bắt đầu sản xuất.
• Mỗi đơn vị hàng hóa đều phải đảm bảo đúng số lượng được quy định – không thừa, không thiếu.
• Không cho phép chuyển các chi tiết không đạt chất lượng hoặc hàng lỗi sang bước tiếp theo.
• Khoảng cách thời gian giữa các lần giao hàng và số lượng thẻ Kanban sử dụng cần được tinh giản tối đa.

Nhờ áp dụng Kanban, Toyota đã thành công trong việc kiểm soát chặt chẽ quy trình sản xuất của mình. Những tấm thẻ nhỏ bé này không chỉ phản ánh trạng thái công việc một cách trực quan mà còn giữ vai trò như “nhịp đập” của cả dây chuyền sản xuất – luôn kết nối mạch lạc với các công đoạn phía trước. Taiichi Ohno nhận ra là Kanban không chỉ giới hạn trong sản xuất, mà có thể được mở rộng sang nhiều lĩnh vực và loại hình tổ chức khác nhau.

PHÂN LOẠI THẺ KANBAN

Theo thường thẻ kanban được phân thành 5 loại thẻ khác nhau:

• Thẻ Kanban vận chuyển: Đây là loại thẻ được dùng để báo cho công đoạn trước cần chuyển chi tiết cho công đoạn sau.
• Thẻ Kanban sản xuất: Loại thẻ này được dùng để báo cho dây chuyền sản xuất cần sản xuất chi tiết lượng hàng hóa bù vào lượng hàng đã xuất đi.
• Thẻ Kanban cung ứng: Đây là loại thẻ báo cho nhà cung cấp cần cung ứng nguyên vật liệu.
• Thẻ kanban tạm thời: Loại thẻ này được ban hành có thời hạn trong trường hợp thiếu hàng.
• Thẻ kanban tín hiệu: Loại thẻ này dùng thông báo kế hoạch cho các công đoạn sản xuất theo lô.

Kanban được áp dụng theo 2 hình thức:

• Thẻ rút (Withdrawal Kanban): Chi tiết chủng loại, số lượng linh kiện qui trình sau nhận từ qui trình trước.
• Thẻ đặt (Production – Ordering): Chi tiết chủng loại, số lượng linh kiện qui trình sau phải thực hiện.

NGUYÊN TẮC SỬ DỤNG THẺ KANBAN

Phương pháp Kanban được ra đời như một công cụ Quản lý công việc hiệu quả và cải tiến liên tục không bị gián đoạn quy trình. Những nguyên tắc cơ bản được sử dụng trong phương pháp Kanban này như sau:

• Bắt đầu với những gì bạn có hiện tại

Đây là một phương pháp linh hoạt được sử dụng trên quy trình xử lý công việc với nguyên tắc không làm gián đoạn những gì sẵn có. Kanban còn giúp đánh giá, nêu bật vấn đề cần giải quyết và lập kế hoạch thay đổi mà không gây gián đoạn tới tiến trình xử lí công việc nhất có thể.

• Đồng ý theo đuổi thay đổi gia tăng, tiến hóa

Phương pháp quản lý Kanban, doanh nghiệp bạn sẽ được khuyến khích có các thay đổi nhỏ, giúp liên tục gia tăng chứ không nên thay đổi lớn đột ngột. Những thay đổi nhỏ này thường được triển khai bằng hình thức cộng tác và phản hồi tạo thành một quy trình lặp đi lặp lại để giúp doanh nghiệp của bạn ngày càng phát triển.

• Tôn trọng quy trình, vai trò và trách nhiệm hiện tại

Khác với những phương pháp quản lý khác, khi sử dụng Kanban, bạn không bị áp đặt hay bắt buộc phải thay đổi mà sẽ tìm cách nghiên cứu, hợp tác cùng nhau để thay đổi một cách chính xác theo hướng tăng dần.

• Khuyến khích năng lực chủ động ở các cấp

Phương pháp Kanban này trao quyền cho mỗi cá nhân sẽ được coi như là một nhà quản lý ở mỗi cấp của họ cần phải có những hành động để cải thiện chất lượng làm việc của họ. Vì vậy, phương pháp Kanban khuyến khích mọi người hành động như một nhà lãnh đạo và chia sẻ các ý tưởng để đạt được hiệu suất tối ưu ở các cấp bậc quản lý trong doanh nghiệp.

ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA PHƯƠNG PHÁP KANBAN 

Ưu điểm

• Mọi người đều ở trên cùng một mặt phẳng: Phương pháp Kanban giúp các thành viên dễ dàng hình dung ra các nhiệm vụ công việc cần phải làm của mình. Những việc cần làm và chỉ tập trung vào những công việc quan trọng nhất.
• Quản lý công việc linh hoạt: T Nhờ tính linh hoạt của việc sử dụng các thẻ Kanban mà việc hoạt động của quá trình cũng được linh hoạt hơn từ đó giúp quy trình làm việc được dễ dàng hơn và đáp ứng trước các yêu cầu thay đổi.
• Tăng năng suất làm việc: Phương pháp Kanban hiện có yêu cầu con người tập trung vào các nhiệm vụ hiện tại cho đến khi hoàn thành, tránh đa nhiệm gây ách tắc quy trình hoặc ảnh hưởng tới chất lượng đầu ra của công việc.

• Giúp nhanh chóng phát hiện vướng mắc trong quy trình: Một tấm bảng Kanban có thể chứa đựng các thông tin về công việc của bạn cần làm. Bạn sẽ không khó để nhận ra các vướng mắc trong quy trình: một số cột bị quá tải nhiệm vụ, một số cột bị ách tắc lâu ngày, một số thẻ đã lâu chưa được chuyển sang giai đoạn khác,
• Hệ thống đơn giản, dễ triển khai: Nhờ nguyên lý sử dụng dễ hiểu và mô hình cũng dễ thiết lập, phương pháp Kanban có thể triển khai trong bất kỳ đội nhóm, doanh nghiệp thuộc ngành nghề hay quy mô nào.

Nhược điểm

• Khó khăn trong việc ước lượng thời gian: Phương pháp Kanban này thường bỏ qua vấn đề thời gian làm việc chỉ tập trung vào quá trình làm việc liên tục. Những công đoạn không đưa ra được các mốc thời gian tương ứng nên gây khó khăn trong việc lập kế hoạch khi nào sẽ thực hiện tác vụ, và ước lượng khi nào thì mọi việc sẽ được hoàn thành.
• Phải cập nhật thường xuyên: Phương pháp Kanban đòi hỏi người dùng phải cập nhật trạng thái của các thẻ công việc thường xuyên, thậm chí là tức thời; bởi nếu không, đội ngũ có nguy cơ phải làm việc với các thông tin không chính xác
• Khó áp dụng ở quy mô lớn: Nếu trong một luồng làm việc có quá nhiều hoạt động hoặc nhiệm vụ liên quan đến nhau đòi hỏi các bước chuyển giao diễn ra thường xuyên, hoặc có các nhiệm vụ không đạt yêu cầu phải chuyển trạng thái “ngược” về giai đoạn trước, bảng Kanban rất dễ bị rối. Những thành viên của bạn khi thực thi sẽ gặp khó khăn trong việc nắm bắt và theo kịp tất cả các hoạt động này.

CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI PHƯƠNG PHÁP KANBAN

Bước 1: Phác thảo quy trình 

Để triển khai Kanban, Nhân viên của nhóm cần bắt đầu với một tấm bang trắng hoặc bảng Kanban trực tuyến. Phân tích quy trình làm việc của từng khâu, từng cá nhân từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc. Để trực quan hơn thì cần phải vẽ các cột trên bảng, mỗi cột lần lượt đại diện cho một giai đoạn trong số đó.

Bước 2: Thiết lập WIP Limit cho từng cột

Bước tiếp theo bạn cần xác định và áp dụng hạn chế khối lượng công việc đồng thời (WIP Limit) cho mỗi cột Kanban – số lượng công việc tối đa được phép tồn tại trong cột đó tại cùng một thời điểm.

Với mỗi công đoạn một người nên đặt giới hạn chỉ có 2-3 công việc cần làm một lúc. Việc này giúp tối ưu hóa hiệu suất công việc cần làm trong một khoảng thời gian mà không ảnh hưởng đến chất lượng đầu ra công việc.

Bước 3: Tạo thẻ Kanban

Bước tiếp theo bạn tiến hành tạo thẻ Kanban tương ứng cho mỗi công việc hay tác vụ. Đặt chúng lên cột tương ứng của bảng. Với mỗi thẻ cần chứa các thông tin cần thiết như: tiêu đề, người phụ trách, ngày đến hạn và bất kỳ thông tin bổ sung nào.

Lưu ý rằng bạn có thể sắp xếp các tấm thẻ trong mỗi cột theo thứ tự ưu tiên – với các công việc cấp bách nhất nằm ở trên cùng, để cái nhìn rõ ràng về công việc đang diễn ra và biết cách ưu tiên công việc hợp lý.

Bước 4: Bắt đầu làm việc

Khi đã triển khai bảng Kanban, bạn có thể bắt đầu làm việc với công việc ở tấm thẻ trên cùng của mỗi cột. Sau khi hoàn thành, hãy di chuyển thẻ sang cột tiếp theo trong quy trình làm việc. Lưu ý rằng bạn cần đảm bảo tuân thủ các WIP Limit để tránh quá tải và tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

Bước 5: Cải tiến hệ thống Kanban

Người giám sát hoạt động của cả hệ thống cần ghi nhận phản hồi của đội ngũ làm việc và các bên liên quan. Sử dụng các thông tin này để cải tiến hệ thống Kanban – bao gồm cả quy trình làm việc, cấu trúc của bảng và cột, hoặc cách sắp xếp và gắn nhãn trên thẻ Kanban,…

Và sau một khoảng thời gian định kỳ, bạn có thể thực hiện kiểm đếm và tổng hợp lại tình trạng của các tấm thẻ công việc: bao nhiêu thẻ đã di chuyển tới cột cuối cùng, bao nhiêu thẻ đang bị quá hạn,… để biết được hiệu suất làm việc thực tế của cá nhân và đội nhóm.

>>> Cân bằng chuyền (Line Balancing) là gì? Các bước thực hiện

LỢI ÍCH KHI SỬ DỤNG THẺ KANBAN TRONG SẢN XUẤT

Theo thống kê thực tế thì việc triển khai hệ thống thẻ kanban doanh nghiệp có thể gia tăng được từ 20-50% năng suất lao động. Giảm 30% hàng tồn kho gây lãng phí và giúp cải thiện sự hài lòng trong công việc. Ngoài ra còn có những lợi ích khác như:

• Tăng khả năng hiển thị của Luồng công việc

Xuất phát từ ý tưởng trực quan hóa mọi thành phần của công việc. Bảng Kanban biến thành trung tâm thông tin mà mọi người đều ở chung một chỗ. Mọi thành viên trong nhóm đều có thể cập nhật nhanh tình trạng của mọi dự án hoặc nhiệm vụ.

• Cải thiện tốc độ chuyển giao

Hệ thống Kanban cung cấp nhiều cách để người quản lý giám sát chặt chẽ và đưa ra các phân tích thông tin về việc phân bổ công việc hợp lý nhất. Với cái nhìn khá rõ ràng về các hạng mục công việc cũng sẽ được hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định.

• Nâng cao tính linh hoạt của tổ chức

Kanban đề cao tính minh bạch, khuyến khích phản hồi trong nhóm dự án. Mọi người có thể hoạt động phối hợp nhịp nhàng với nhau để có thể thực hiện hiệu quả công việc. Phương pháp Kanban cho phép điều chỉnh các mục tiêu chiến lược của công ty với công việc hàng ngày của các nhóm.

• Cải thiện khả năng dự đoán

Khi bạn tạo một bảng Kanban và bắt đầu tích lũy các hạng mục công việc trên đó, bạn sẽ có thể hiểu sâu về quy trình của mình với các số liệu về quy trình. Việc đánh giá được thời gian cho quy trình làm việc của mình mà nhân viên có thể dự đoán được lượng công việc trong tương lai mình có thể đảm nhận được.

• Tăng sự hài lòng của khách hàng

Nguồn gốc của phương pháp Kanban – hệ thống kéo (Pull system) nghĩa là công việc được thực hiện khi có nhu cầu. Nói cách khác, Kanban hướng tới giảm thiểu lãng phí bằng cách chỉ làm việc với những nhiệm vụ cần thiết hiện tại. Hơn nữa, bằng cách áp dụng các kỹ thuật trực quan hóa và đưa ra các giới hạn công việc (WIP Limit) đang tiến hành cho quy trình, bạn sẽ đảm bảo rằng kết quả cuối cùng được điều chỉnh phù hợp với mong đợi của khách hàng.

MỘT SỐ THUẬT NGỮ CÓ LIÊN QUAN 

• Kanban board: Bảng Kanban là một trong những thành phần quan trọng của phương pháp Kanban. Đây được coi như trung tâm nơi thể hiện các hạng mục công việc.
• Kanban card: Thẻ Kanban đại diện cho các hạng mục công việc khác nhau di chuyển qua một bảng Kanban. Mỗi thẻ chứa chi tiết các thông tin về nhiệm vụ cần làm.
• Columns: Chúng chia bảng Kanban theo chiều dọc và mỗi cột đại diện cho một giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc. Mỗi bảng Kanban có 3 cột mặc định: To do, Doing, Done.
• Swimlanes: Làn đường ngang chia bảng Kanban thành nhiều phần. Các nhóm sử dụng chúng để phân tách trực quan các loại công việc khác nhau trên cùng một bảng và tổ chức các nhiệm vụ đồng nhất với nhau.
• Cycle Time: Thời gian chu kỳ bắt đầu vào thời điểm khi một nhiệm vụ mới bước vào giai đoạn “Doing” trong quy trình làm việc của bạn.
• Lead Time: Thời gian thực hiện bắt đầu tại thời điểm một nhiệm vụ mới đang được yêu cầu (không quan trọng nếu ai đó đang thực sự làm việc đó)
• Throughput: Số lượng các hạng mục công việc đã hoàn thành hoặc quy trình trong một khoảng thời gian nhất định.
• Work-in-Progress (WIP): Đây là khối lượng công việc bạn hiện đang thực hiện và nó vẫn chưa hoàn thành.
• WIP Limt: Giới hạn công việc đang thực hiện có nghĩa là giới hạn số lượng nhiệm vụ mà nhóm của bạn có thể thực hiện đồng thời để tránh quá tải và chuyển đổi ngữ cảnh.
• Class of Service: Tập hợp các chính sách giúp các nhóm Agile ưu tiên các hạng mục công việc và dự án.
• Kanban Cadences: Các cuộc họp theo chu kỳ thúc đẩy sự thay đổi mang tính tiến hóa và cung cấp dịch vụ “phù hợp với mục đích”.
• Kanban Software: Đề cập đến một hệ thống kỹ thuật số cho phép áp dụng thực tế các nguyên tắc và thực hành Kanban được sử dụng bởi các nhóm và tổ chức ở mọi quy mô.

Tổng kết

Bảng Kanban giúp bạn trực quan hóa công việc của mình. Kanban rất dễ áp ​​dụng và – chỉ cần bắt đầu với những gì bạn có. Các nguyên tắc và thực hành Kanban cung cấp một con đường tiến hóa hướng tới sự nhanh nhẹn mà không làm gián đoạn các quy trình hiện tại.