Nhóm kiểm soát chất lượng QCC là gì?

Được khởi xướng tại Nhật Bản từ những năm 60. Thuật ngữ nhóm kiểm soát chất lượng QCC hướng tới việc nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ và giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp dựa trên nền tảng con người làm trung tâm. Trong bài viết này diendaniso.com sẽ chia sẻ về QCC.

NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG QCC LÀ GÌ ?

Nhóm kiểm soát chất lượng QCC có tên tiếng anh là Quality Control Circle. Đây là một nhóm nhỏ nhân viên làm các công việc tương tự hoặc liên quan đến nhau. Nhóm này thường tự nguyện gặp gỡ nhau để thảo luận, trao đổi, phân tích và giải quyết các vấn đề liên quan đến công việc.

Được ra đời và xuất phát từ Nhật Bản từ những năm 60 của thế kỉ trước. Hiện tại mô hình nhóm chất lượng QCC đã được triển khai tại nhiều quốc gia trên thế giới nhờ những lợi ích tích cực của chúng đến hoạt động của doanh nghiệp.

ĐẶC ĐIỂM CỦA NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG

Nhóm kiểm soát chất lượng QCC thường có những đặc điểm chung bên dưới sau:

• Nhóm nhỏ từ 6-10 người là chủ yếu. Những nhóm lớn hơn thường sẽ gặp khó khăn trong việc tổ chức các cuộc hợp vì khó tập hợp đủ các thành viên hoặc khó kiểm soát nội dung của cuộc họp.
• Những người này thường làm các công việc tương tự có liên quan đến nhau. Những nhóm này tự nguyện gặp gỡ, trao đổi, phân tích và cùng nhau đưa ra những giải quyết các công việc hoặc nơi làm việc của họ nhằm kiểm soát và cải tiến chất lượng thường xuyên trong công việc.
• Là một phần của quản lý chất lượng toàn diện TQM hoặc kiểm soát chất lượng toàn công ty.

YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA HOẠT ĐỘNG NHÓM CHẤT LƯỢNG

• Tự nâng cao trình độ
• Hoạt động tự nguyện
• Hoạt động nhóm
• Động viên mọi người tham gia
• Áp dụng các kỹ thuật kiểm tra chất lượng
• Nhóm chất lượng bắt nguồn từ nơi làm việc
• Làm cho các hoạt động nhóm chất lượng tồn tại lâu bền
• Cùng nhau phát triển
• Sự sáng tạo
• Ý thức về chất lượng, ý thức về những vấn đề tồn tại, và ý thức về sự cải tiến.

MỤC TIÊU CỦA NHÓM QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG QCC

Một trong những mục tiêu chính của nhóm kiểm soát chất lượng QCC chính là khuyến khích được tinh thần tập thể của các thành viên. Với những thành viên ở cùng một bộ phần có cùng ý tưởng vì họ cùng có một mối quan tâm chung về vấn đề đó. Điều này giúp thuận lợi cho sự lựa chọn chủ đề cải tiến của nhóm. Hơn thế nữa, các thành viên có thể đóng góp hết sức mình vào những vấn đề liên quan đến công việc của họ.

LỢI ÍCH CỦA NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG QCC

Nhóm kiểm soát chất lượng QCC dựa trên triết lý: “Mọi người sẽ quan tâm và tự hào hơn về công việc nếu họ có quyền tham gia vào việc quyết định đến công việc hay cách thức tiến hành công việc của mình”. Do vậy, QCC có thể đem lại những lợi ích chung như:

• Đóng góp vào sự phát triển của tổ chức;
• Tạo ra một môi trường làm việc ở đó con người và ý nghĩa công việc được tôn trọng;
• Khai thác được tiềm năng của mọi người trong tổ chức.

Một số lợi ích cụ thể như:

• Các thành viên nhóm được nâng cao kiến thức và khả năng của mình thông qua việc đào tạo và tham gia vào việc giải quyết vấn đề; Nhân viên tham gia QCC cảm thấy mình làm chủ các dự án.
• Trao đổi thông tin trong tổ chức được cải thiện tốt hơn, ví dụ giữa các thành viên với nhau và giữa thành viên với người phụ trách; Cải thiện trao đổi thông tin hai chiều giữa lãnh đạo & nhân viên.
• Người lao động hiểu biết hơn về chất lượng và thành thạo hơn trong cách giải quyết các vấn đề. Do vậy cải thiện được chất lượng sản phẩm và dịch vụ; nâng cao giá trị thương hiệu.
• Giảm bớt lãng phí, cải thiện ý thức về chất lượng trong tổ chức, tăng năng suất lao động và nâng cao thu nhập của người lao động…

NHỮNG NGUYÊN TẮC CỦA HOẠT ĐỘNG NHÓM CHẤT LƯỢNG

Nhóm kiểm soát chất lượng QCC dựa trên những nguyên tắc hoạt động như sau:

• Triết lý xây dựng con người:
• Tính tự nguyện
• Mọi người đều được tham gia
• Các thành viên giúp nhau cùng tiến bộ
• Các kế hoạch phải là nỗ lực của tập thể chứ không phải của cá nhân
• Thường xuyên huấn luyện công nhân lẫn Ban lãnh đạo
• Kích thích sáng tạo
• Phát triển ý thức về chất lượng và cải tiến

CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI NHÓM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG

Do đối tượng của nhóm kiểm soát chất lượng QCC có thẻ áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp nên tùy thuộc vào đặc thù của từng tổ chức, việc triển khai QCC có thể khác nhau tuy nhiêm các bước được thực hiện triển khai QCC thường có:

Bước 1: QCC cần được ban lãnh đạo hiểu thấu đáo để giúp hỗ trợ cho các hoạt động của nhóm QCC được hiệu quả hơn. Ban lãnh đạo cần phải ý thức được việc áp dụng QCC để từ đó khuyến khích được công việc triển khai tại các bộ phận và phòng ban thông qua các cán bộ quản lý trung gian.

Bước 2:  Việc thành lập ban chỉ đạo QCC có sự tham gia của lãnh đạo cấp cao. Chức năng của ban chỉ đạo chính là hoạch định chính sách và đưa ra các tiêu chí để triển khai áp dụng và hỗ trợ cho các hoạt động của QCC.

Bước 3: Đào tạo các cán bộ hỗ trợ cho hoạt động QCC về khái niệm QCC công cụ kiểm soát chất lượng cùng phương pháp giải quyết vấn đề

Bước 4: Thông báo, phổ biến QCC cho toàn bộ tổ chức để tất cả mọi người hiểu được QCC

Bước 5: Lựa chọn trưởng nhóm cho các nhóm thí điểm. Những người được lựa chọn khi nhóm mới được thành lập nên là giám sát viên hoặc quản đốc vì họ có khả năng lãnh đạo tốt hơn và có nhiều kinh nghiệm trong công việc. Họ có thể hiểu rõ cấp dưới của mình hơn những người khác. Trưởng nhóm này có thể được luân phiên khi các thành viên trong nhóm trưởng thành hơn. Những nhóm thí điểm này phải thành công để có thể làm mẫu cho những nhóm tiếp theo.

Bước 6: Đào tạo cho trưởng nhóm và các thành viên của nhóm thí điểm. Các nội dung như quản lý nhóm, cách lựa chọn vấn đề, xử lý vấn đề, sử dụng các công cụ…

Bước 7: Giám sát sự tiến triển của những nhóm thí điểm. Đây cũng là giai đoạn kiểm tra những hướng dẫn và qui định mà Ban chỉ đạo thiết lập nên. Sửa đổi chúng nếu thấy cần thiết và cho phép những nhóm này tối đa 6 tháng để làm việc với dự án đầu tiên của họ.

Bước 8: Tổ chức cuộc họp trình bày tình huống để các nhóm có cơ hội nêu lên thành tích của họ. Bên cạnh một phần nhỏ như hiệu quả tin đại chúng, nó còn huấn luyện các thành viên cách trình bày trước công chúng và là phương pháp tốt để quảng bá cho người khác. Với cách tổ chức này, Ban chỉ đạo sẽ có cơ hội nhận biết được những nỗ lực của các thành viên.

Bước 9: Cần đào tạo thêm các trưởng nhóm cùng các thành viên để thành lập thêm nhóm.

Bước 10: Tiếp tục giám sát và đánh giá sự tiến bộ của các nhóm. Hỗ trợ các nhóm và khuyến khích họ thành lập nên những nhóm mới.

Bước 11: Có các cuộc thi nhóm hàng năm nhằm ghi nhận lại các thành quả của các nhóm.