Mô hình Just In Time (JIT) là gì? ứng dụng của chúng trong sản xuất

Trong quá trình sản xuất sản phẩm hiện nay việc quản lý hàng tồn kho là việc rất quan trọng. Điều cần thiết trong quản lý hàng tồn kho là việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng với thời gian nhanh nhất và giảm hàng tồn kho thấp nhất. Mô hình Just in Time (JIT) là một chiến lược quản lý chuỗi cung ứng một cách hiệu quả bằng việc giải quyết tất cả các vấn đề trên. Bài viết này, diendaniso.com xin chia sẻ cho bạn về đặc điểm của mô hình Just In Time và cách áp dụng trong doanh nghiệp hiệu quả.

MÔ HÌNH JUST IN TIME LÀ GÌ?

Just In Time (JIT) là một khái niệm trong sản xuất hiện đại. Just-in-time (JIT) là hệ thống quản lý hàng tồn kho sử dụng chiến lược đồng bộ việc đặt mua nguyên liệu thô phù hợp với lịch trình sản xuất. Bằng cách chỉ nhận nguyên vật liệu khi cần thiết cho quy trình sản xuất, JIT giúp các doanh nghiệp có thể tối đa năng suất, giảm thiểu lãng phí và chi phí tồn kho.

Just In Time là: “Đúng sản phẩm – với đúng số lượng – tại đúng nơi – vào đúng thời điểm cần thiết”.

Just in time hướng tới mục tiêu:

• Tồn kho bằng không.
• Thời gian chờ đợi bằng không.
• Chi phí phát sinh bằng không.

NGUỒN GỐC CỦA MÔ HÌNH JUST IN TIME

Mô hình Just In Time này được bắt nguồn từ những năm 1930 có liên quan đến xá dây chuyền lắp rap của hãng Ford. Khi mà họ nhận thấy trong sản xuất hay dịch vụ thì mỗi công đoạn của quy trình sản xuất ra một số lượng đứng bằng số lượng mà công đoạn sản xuất tiếp theo cần tới. Các quy trình không tạo ra giá trị gia tăng phải bỏ. Tức là hệ thống chỉ sản xuất ra cái mà khách hàng muốn.

Mô hình này được phát triên và hoàn thiện bởi Ohno Taiichi của Toyota, người mà bây giờ được xem như cha đẻ của JIT. Taiichi Ohno phát triển những triết học này như một phương tiện nhằm thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng với thời gian nhanh nhất. Như vậy, trước đây JIT được sử dụng không chỉ để giảm bớt hao phí trong sản xuất mà còn chủ yếu để sản xuất hàng hóa sao cho hàng hóa đến tay khách hàng chính xác khi họ cần đến.

TRIẾT LÝ 5 KHÔNG TRONG MÔ HÌNH JUST-IN-TIME

Just In Time (JIT) là phương pháp sản xuất hướng tới sự tinh gọn và hiệu quả tối đa. Một trong những nền tảng quan trọng nhất của JIT là triết lý “5 Không”, tức là loại bỏ 5 yếu tố gây lãng phí trong quá trình sản xuất:

• Không tồn kho dư thừa (Zero Stock):

Với mô hình JIT thì sẽ chỉ duy trì lượng nguyên vật liệu đủ dùng trong thời điểm cần thiết. Doanh nghiệp của bạn sẽ tránh việc dồn vốn vào hàng tồn, đồng thời giảm chi phí lưu trữ và rủi ro hư hỏng hàng hóa.

• Không chậm trễ (Zero Delay):

Trong hệ thống JIT thì các công đoạn sẽ được phối hợp với nhau một cách nhịp nhàng và không bị tình trạng chờ đợi nhau giữa các bộ phận. Bạn sẽ giúp tiết kiệm được thời gian cũng như giúp tăng tốc độ hoàn thành sản phẩm với nhau.

• Không gián đoạn do sự cố (Zero Failure):

Nguyên tắc tiếp theo chính là tránh lỗi hỏng hóc máy móc bằng việc bảo trì định kỳ máy móc để luôn hoạt động ổn định. Khi hạn chế được sự cố kỹ thuật, quá trình sản xuất diễn ra liền mạch, không bị ngắt quãng bất ngờ.

• Không sản phẩm lỗi (Zero Defect):

Mục tiêu cuối cùng chính là tạo ra sản phẩm đạt chất lượng ngay từ lần sản xuất đầu tiên. Điều này không chỉ giúp giảm phế phẩm mà còn nâng cao độ tin cậy từ khách hàng. Áp dụng các phương pháp như Six Sigma có thể giúp hiện thực hóa mục tiêu này.

• Không giấy tờ rườm rà (Zero Paper):

Bạn có thể tận dụng được công nghệ số để có thể thay thế được quy trình thủ công cũng như giúp tự động hóa hệ thống dữ liệu cũng như giúp rút gọn các khâu quản lý từ đó nâng cao được hiệu suất làm việc.

VAI TRÒ CỦA MÔ HÌNH JUST IN TIME (JIT) TRONG SẢN XUẤT

Mô hình sản xuất Just In Time được các nhà nghiên cứu sáng tạo với mong muốn cắt giảm được các lãng phí trong quy trình sản xuất và mang lại sự chủ động cho doanh nghiệp của bạn.

Như đã nói ở bên trên thì mô hình JIT được hiểu đơn thuần sẽ là sản xuất đúng sản phẩm với đúng số lượng – đúng nơi – đúng thời điểm. Mô hình hoạt động dựa trên hệ thống Kanban – có sử dụng thẻ màu, bảng hiểu để giúp xác định số lượng hàng cần được thay thế – dựa vào đó mà có thể đồng bộ hóa mọi hoạt động của kho hàng và giúp nâng cao được hiệu quả của quy trình sản xuất.

ƯU ĐIỂM CỦA MÔ HÌNH JUST IN TIME 

Sau đây chúng tôi xin chia sẻ đến bạn một số ưu điểm của mô hình Just In Time để bạn có thể hiểu hơn:

• Giảm tối đa phế liệu và sản phẩm bị lỗi
• Giảm diện tích kho bãi so với trước khi áp dụng
• Gia tăng năng suất lao động nhờ cắt giảm thời gian chờ đợi.
• Gia tăng chất lượng sản phẩm trong dài hạn
• Linh hoạt trong việc thay đổi qui trình sản xuất
• Giúp người lao động có thể tham gia sâu hơn vào việc cải tiến quy trình và gia tăng năng suất lao động, chất lượng sản phẩm

NHƯỢC ĐIỂM CỦA JUST IN TIME 

Với nhiều ưu điểm như trên thì mô hình Just In Time được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Thêm vào đó qua quá trình vận hành theo mô hình này nhiều doanh nghiệp cũng phản hồi một số bất lợi của hệ thống JIT như chúng không thể hoạt động một cách độc lập mà cần bạn cung cấp nguồn cung ứng nguyên liệu ổn định để kịp thời đáp ứng được các nhu cầu của khách hàng.

• Khó linh hoạt khi điều chỉnh đơn hàng

Do JIT chỉ duy trì lượng nguyên vật liệu vừa đủ để đáp ứng các đơn hàng đã lên kế hoạch, việc thay đổi hoặc phát sinh đơn hàng đột xuất có thể khiến doanh nghiệp khó xoay sở. Tính linh hoạt trong sản xuất bị hạn chế rõ rệt.

• Phụ thuộc lớn vào nhà cung cấp

Mô hình này đòi hỏi các nhà cung cấp phải đảm bảo khả năng giao hàng đúng thời điểm và với chất lượng ổn định. Nếu nhà cung cấp gặp sự cố hoặc trễ hẹn, toàn bộ chuỗi sản xuất có thể bị ảnh hưởng. Đồng thời, doanh nghiệp cũng khó có cơ hội tận dụng thời điểm giá nguyên vật liệu giảm, vì không thể mua tích trữ.

• Tác động đến môi trường

Việc thực hiện JIT kéo theo nhiều chuyến vận chuyển giữa nhà cung cấp, nhà máy và khách hàng. Điều này không chỉ gia tăng lượng tiêu thụ nhiên liệu mà còn gây áp lực lên hệ thống bao bì, từ đó làm tăng lượng phát thải và ảnh hưởng tiêu cực đến môi trường.

• Rủi ro từ sự gián đoạn

Một sự cố nhỏ trong chuỗi cung ứng như thời tiết xấu, tắc nghẽn giao thông hoặc sự cố sản xuất cũng có thể làm đình trệ toàn bộ quá trình vì không có hàng tồn kho dự phòng.

• Yêu cầu cao về công nghệ và hệ thống quản lý

Mô hình JIT không thể vận hành hiệu quả nếu quản lý thủ công. Doanh nghiệp của bạn cần đầu tư vào hệ thống phần mềm để theo dõi tồn kho, đơn hàng và tiến độ cung ứng theo thời gian thực. Tuy nhiên, chi phí triển khai phần mềm mới và đào tạo nhân viên sử dụng cũng là một rào cản không nhỏ.

CÁCH VẬN HÀNH CỦA MÔ HÌNH JUST IN TIME (JIT)

Như đã nói ở trên thì mô hình Just in Time (JIT) hiện nay có hoạt động dựa trên một trong số những nguyên tắc là việc cung ứng nguyên vật liệu và sản phẩm đúng lúc khi thực sự cần thiết. Điều này giúp giảm thiểu tối đa việc lưu kho không cần thiết, từ đó tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất. Để đạt được hiệu quả như mong muốn, doanh nghiệp cần xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững với những nhà cung cấp đáng tin cậy – ưu tiên chất lượng và tính ổn định hơn là giá rẻ.

JIT là một phần trong hệ thống quản lý tinh gọn (Lean Management), nơi mọi yếu tố – từ con người, quy trình cho đến công nghệ – đều được liên kết chặt chẽ và phối hợp nhịp nhàng. Giao tiếp liên tục giữa các bộ phận là điều kiện tiên quyết để mô hình hoạt động hiệu quả. Mặc dù mỗi doanh nghiệp có thể áp dụng JIT theo cách riêng, quá trình triển khai thường tuân theo một chu trình cải tiến gồm các bước cơ bản sau:

1. Thiết kế hệ thống sản xuất

Bước 1 doanh nghiệp cần tập trung vào việc phân tích tổng thể từ thiết kế sản phẩm, quy trình sản xuất, năng lực nhân sự đến kế hoạch vận hành. Mục tiêu là đảm bảo sự linh hoạt, giảm gián đoạn và tối ưu hóa chu trình sản xuất.

2. Quản lý chất lượng toàn diện (TQM)

Áp dụng các phương pháp quản lý chất lượng đồng bộ như: Xác định rõ trách nhiệm, Giám sát bằng công cụ thống kê, Giữ ổn định sản xuất và đánh giá năng lực vận hành. Đây là nền tảng cho sự cải tiến bền vững.

3. Hệ thống kéo (Pull system)

Nhân viên và các công nhân sẽ cần được đào tạo để vận hành sản xuất dựa trên tín hiệu thực tế của nhu cầu – thông qua hệ thống Kanban. Hệ thống này cho biết công việc sẽ chỉ được tiến hành khi có yêu cầu từ bước sau. Điều này giúp giảm quy mô của hàng tồn kho.

4. Hợp tác chiến lược với nhà cung cấp

Doanh nghiệp của bạn cần thiết lập một mối quan hệ khá lâu dài và đáng tin cậy để cho các nhà cung cấp đưa ra những yếu tố then chốt. Doanh nghiệp của bạn cần có những đánh giá kỹ lưỡng và cụ thể về lịch sử giao hàng cũng như các tiêu chuẩn chất lượng và mục tiêu cung ứng dài hạn.

5. Tối ưu hóa dòng nguyên vật liệu

Doanh nghiệp của bạn cần đẩy mạnh việc nghiên cứu nhu cầu của khách hàng và dự báo tương lai của kế hoạch sản xuất. Việc xác định được tốt nhu cầu cũng có thể giúp giảm thiểu tối đa của các hoạt động không thực sự cần thiết nhằm di chuyển cũng như lưu trữ và xử lý tốt khi lặp lại các vấn đề.

6. Nâng cao kỹ năng đội ngũ

Bằng việc thông qua tốt các chương trình đào tạo hiện nay thì nhân viên của bạn cũng có thể được trao quyền và trang bị khá đầy đủ những kĩ năng để làm chủ công việc. Từ đó giúp gia tăng được sự chủ động và sáng tạo.

7. Cải tiến quy trình

Giảm thiểu các công đoạn không tạo ra giá trị bằng cách chuẩn hóa, đơn giản hóa và tái thiết kế luồng công việc từ đó rút ngắn thời gian sản xuất và tăng hiệu suất.

8. Kiểm tra và đánh giá

Thiết lập hệ thống đánh giá bằng các chỉ số hiệu suất (KPI), theo dõi chất lượng và xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Việc liên tục đo lường và điều chỉnh sẽ giúp cải thiện toàn diện chuỗi hoạt động JIT.

ĐIỀU KIỆN ĐỂ ÁP DỤNG JUST IN TIME

• Một số điều kiện áp dụng thành công hệ thống Just In Time trong doanh nghiệp như sau:
• Mô hình JIT tỏ ra làm việc khá hiệu quả với những doanh nghiệp sản xuất có tính chất lặp đi lặp lại.
• Mô hình Just In Time đặc trưng với các lô hàng nhỏ với qui mô gần như nhau nên việc tiếp nhận vật tư trong quá trình sản xuất tốt hơn là việc sản xuất những lô hàng lớn rồi để tồn kho.
• Luồng “hàng hóa” lưu hành trong quá trình sản xuất và phân phối được lập chi tiết cho từng bước sao cho công đoạn tiếp theo thực hiện được ngay sau khi công đoạn trước hoàn thành. Không có nhân công hay thiết bị nào phải đợi sản phẩm đầu vào.
• Mỗi công đoạn chỉ làm một số lượng sản phẩm / bán thành phẩm đúng bằng số lượng mà công đoạn sản xuất tiếp theo cần tới.
• Người công nhân ở qui trình tiếp theo chính là khách hàng của qui trình trước đó.

Có thể nói muốn cho hệ thống Just In Time hoạt động thành công thì doanh nghiệp cần kết hợp đồng bộ nhiều phương pháp lại với nhau.

Just in time tuân theo một số nguyên tắc cơ bản sau:

• Không sản xuất trừ khi khách hàng đã đặt hàng.
• Trung bình hóa yêu cầu của khách hàng và như vậy mọi nguồn lực trở nên trung bình hóa và ổn định trong toàn bộ nhà máy.
• Tất cả các công đoạn phải được thông tin nối với nhau bằng một công cụ quản lý bằng trực quan đơn giản – Kanba
• Tối đa tính linh động về nguồn lực và máy móc.

NHỮNG LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG JUST IN TIME

Với những gì mà mô hình sản xuất này mang lại đã giúp cho doanh nghiệp chủ động hơn trong sản xuất và mang lại nhiều lợi ích đi theo đó như:

• JIT giúp giảm thiểu tối đa lượng hàng tồn kho gây ứ động vốn không cần thiết.
• Giải phóng được diện tích kho bãi hoặc có thể nói là sử dụng tối ưu được diện tích kho bãi.
• Chất lượng sản phẩm được nâng cao nhờ không còn hàng tồn gây ảnh hưởng đến chất lượng ( không có hàng quá date)
• Mô hình JIT giúp gia tăng được năng suất nhờ cắt giảm được thời gian chờ đợi.
• Có thể linh hoạt hơn trong việc thay đổi quy trình sản xuất và mẫu mã sản phẩm mà không ảnh hưởng lớn đến nguyên vật liệu.
• Giảm tải áp lực cho phía khách hàng.
• Công nhân được tham gia sâu trong việc cải tiến, nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm.

ỨNG DỤNG CỦA MÔ HÌNH JUST IN TIME VÀO CÁC NGÀNH 

Mô hình Just In Time không chỉ là công cụ tối ưu hóa sản xuất, mà còn là giải pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả được nhiều ngành công nghiệp áp dụng để giảm thiểu lãng phí và nâng cao hiệu suất vận hành. Dưới đây là một số lĩnh vực tiêu biểu:

• Ngành sản xuất

Ngành đứng đầu cần áp dụng JIT chính là các ngành sản xuất. Với áp lực cạnh tranh ngày càng nhiều như hiện nay buộc các doanh nghiệp sản xuất phải rút ngắn thời gian sản xuất để đưa sản phẩm ra thị trường và cắt giảm chi phí. Mô hình JIT này có thể giúp tinh gọn quy trình sản xuất, giảm thời gian luân chuyển nguyên vật liệu và cải thiện khả năng phản hồi linh hoạt với nhu cầu thị trường và nhà cung cấp.

• Bán lẻ

Mô hình JIT này cũng được áp dụng vào ngành bán lẻ khá tốt. Những nhà sản xuất bán lẻ sẽ thường phải dự trữ hàng hóa để có thể cung cấp cho các khách hàng tiềm năng của họ. Tuy nhiên, đây không phải là lựa chọn cho các cửa hàng hoạt động với ngân sách eo hẹp. Với mô hình JIT, mục tiêu là không lưu trữ hàng tồn kho cho đến khi khách hàng đặt hàng.

• Ngành xây dựng

Trong xây dựng, việc lưu trữ và vận chuyển vật liệu nhiều lần không chỉ gây lãng phí mà còn ảnh hưởng đến tiến độ thi công. Việc áp dụng JIT theo phương pháp quản lý tinh gọn (Lean) giúp giảm thiểu chi phí phát sinh và đảm bảo vật tư luôn có mặt đúng lúc, đúng chỗ.

• Ngành may mặc

Hiện nay trong ngành thời trang trên thế giới cũng đã có áp dụng nhiều mô hình JIT. Các doanh nghiệp cũng sẽ tiến hành dự trữ nhiều sản phẩm mẫu mã quần áp có thể khiến chi phí lưu kho tăng cao và tiềm ẩn rủi ro tồn hàng. JIT giúp các doanh nghiệp chỉ sản xuất và nhập hàng khi có nhu cầu thực tế, từ đó giảm chi phí tồn kho và tối ưu dòng tiền.

• Ngành hàng không vũ trụ

Với đặc thù sản phẩm có giá trị lớn và quy trình sản xuất phức tạp, ngành hàng không vũ trụ rất dễ gặp phải tình trạng chậm tiến độ và chi phí đội lên ngoài kiểm soát. Việc áp dụng JIT không chỉ giúp kiểm soát tốt hơn về chi phí mà còn tối ưu không gian sản xuất, giảm thiểu tồn kho không cần thiết.

• Chuỗi bán lẻ quy mô lớn

Hiện nay tại các chuỗi bán lẻ quy mô lớn trên thế giới như Walmart hay Target cũng có tiến hành áp dụng mô hình JIT để quản lý hàng hóa theo mùa vụ, dự báo nhu cầu và kinh nghiệm tiêu dùng thực tế. Ví dụ, sản phẩm mùa tựu trường, Giáng sinh hay hàng hóa theo thời tiết đều được nhập và bày bán đúng thời điểm. Khi mùa kết thúc, các kệ hàng được làm trống để nhường chỗ cho sản phẩm mới.

• Chuỗi cửa hàng thức ăn nhanh

Dù cần chuẩn bị sẵn nguyên liệu, các chuỗi thức ăn nhanh như McDonald’s hay KFC thường chỉ bắt đầu chế biến món ăn khi có đơn hàng. Nhờ đó, JIT giúp giảm lượng thực phẩm dư thừa, đồng thời duy trì độ tươi ngon – một yếu tố quan trọng trong chiến lược marketing của các thương hiệu này.

MỐI LIÊN HỆ GIỮA JIT – KANBAN VÀ KAIZEN

Có thể thấy khi doanh nghiệp áp dụng mô hình Just-In-Time thì doanh nghiệp của bạn cũng sẽ thấy sự xuất hiện của hệ thống Kanban. Đây chính là một hệ thống lập lịch sản xuất của người Nhật Bản, nó thường được sử dụng kết hợp với hệ thống sản xuất tinh gọn LEAN và JIT – Just in time.

Hệ thống Kanban kết hợp cùng JIT để xác định thời gian của một chu kỳ sản xuất, từ đó giúp giới hạn số lượng hàng tồn kho phù hợp trong quá trình làm việc để tránh quá tải.

Ngoài ra, mô hình Just-In-Time còn được bắt nguồn từ Kaizen, chính là một trong những thuật ngữ tiếng Nhật có nghĩa là “thay đổi để tốt hơn”. Kaizen hướng đến việc cải tiến liên tục hoạt động. Giống như JIT, mục tiêu của Kaizen trong sản xuất là giảm thiểu lãng phí và nâng cao chất lượng.

>>> Bài học thành công của Toyota với Just In Time (JIT)

Kết luận

Có thể thấy được rằng mô hình Just in Time (JIT) đã trở thành một công cụ quan trọng giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động của mình và đáp ứng nhanh chóng với nhu cầu thị trường. Bên cạnh việc áp dụng hiệu quả vào trong doanh nghiệp thì mô hình Jit vẫn tồn tại một số rủi ro mà doanh nghiệp cần chú ý khắc phục. Do đó, việc sử dụng JIT cần được thực hiện một cách cân nhắc và kết hợp với các biện pháp đa dạng để đảm bảo tính linh hoạt và sự ổn định của doanh nghiệp.