Hiện nay trong các doanh nghiệp có thực hiện việc áp dụng hệ thống ISO người ta sẽ thường thấy sự xuất hiện của phòng ban đó là ban ISO. Đây chính là một bộ phận có nhiệm vụ đứng ra quản lý và thực hiện triển khai hoạt động áp dụng hệ thống ISO trong toàn doanh nghiệp. Trong bài viết này diendaniso.com sẽ chia sẻ cho bạn biết được chức năng và nhiệm vụ của ban ISO cùng những chú ý khi doanh nghiệp tiến hành thành lập ban ISO.
Nội dung
KHÁI NIỆM BAN ISO LÀ GÌ ?
Ban ISO là một nhóm những người trong tổ chức/ doanh nghiệp được tập hợp lại đảm nhiệm các công việc tổ chức thực hiện hoạt động quản lý chất lượng. Đây là một bộ phận khá quan trọng để giúp việc thực hiện áp dụng tiêu chuẩn ISO được thành công. Mức độ quan trọng của xây dựng áp dụng HTQLCL càng lớn thì vai trò trách nhiệm của bộ phận này lại càng cao.
TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC THÀNH LẬP BAN ISO
Có thể nhận thấy việc thành công khi triển khai các hệ thống ISO sẽ cần phải có sự tham gia đóng góp của nhiều thành viên trong tổ chức. Hầu như ai cũng nhận ra tầm quan trọng của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng. Tuy nhiên không phải ai cũng có thể hiểu rõ về trách nhiệm và công việc cần làm của mình.
Chính vì thế cần phải có sự tham gia của một bộ phận lãnh đạo để đứng ra quản lý và triển khai, sau đó là áp dụng và duy trì hiệu lực của liên tục trong tổ chức, đồng thời triển khai các biện pháp để đảm bảo và nâng cao chất lượng. Ban ISO riêng để doanh nghiệp có thể chủ động và phân công trách nhiệm rõ ràng sẽ thực sự cần thiết mặc dù tiêu chuẩn không yêu cầu cụ thể bạn phải có Ban ISO.
BAN ISO BAO GỒM NHỮNG AI ?
Chắc hẳn sau khi đọc đến đây bạn cũng sẽ tự hỏi rằng liệu ban ISO sẽ bao gồm những ai ? Thường thì theo quy định ban ISO sẽ không cần phải có bao nhiêu thành viên. Số lượng của mỗi ban ISO trong các doanh nghiệp khác nhau theo quy mô cũng sẽ có sự chênh lệch khác nhau. Thường thành viên trong ban ISO sẽ là những người có tiếng nói và am hiểu về hệ thống ISO. Họ cũng thường là những người có tiếng nói khiến gây ảnh hưởng đến các thành viên khác trong doanh nghiệp.
Một ban ISO thông thường sẽ bao gồm có trưởng ban ISO, thư ký và thành viên khác.
Trưởng Ban ISO
Tại nhiều tổ chức thì thường vị trí trưởng ban sẽ chính là giám đốc điều hành hay người đứng đầu công ty. Đây là vị trí tiếp nhận thông tin xem xét phê duyệt các kế hoạch thực hiện áp dụng hệ thống quản lý chất lượng. Đảm bảo thực hiện việc thiết lập ra các chính sách và mục tiêu chất lượng tại các đơn vị.
Chỉ đạo việc cung cấp các nguồn lực cần thiết cho hoạt động của Ban và hoạt động của Hệ thống quản lý chất lượng. Tổ chức các đợt họp định kỳ của
Đại diện lãnh đạo
Người đại diện lãnh đạo sẽ đảm nhiệm việc tổ chức điều hành các thành viên trong ban ISO thực hiện dự án theo đúng kế hoạch đã triển khai và thống nhất từ trước. Thông thường đây sẽ là vị trí của phó giám đốc. Một số công việc chính của người đại diện lãnh đạo:
- Kiểm tra, đôn đốc việc áp dụng và theo dõi tĩnh hình thực hiện cải tiến hệ thống QLCL tại các đơn vị.
- Hàng tuần báo cáo lên Ban lãnh đạo những kết quả thực hiện ISO, những nhu cầu cải tiến để nhận những chỉ thị cần thiết.
- Nhiệm vụ đảm bảo cũng như thúc đẩy toàn bộ các công việc của ban ISO và cán bộ công nhân viên nhằm thực hiện hóa các yêu cầu của khách hàng cũng như là đầu mối liên lạc giữa ban lãnh đạo tư vấn.
- Đại diện lãnh đạo có quyền kiến nghị lên Lãnh đạo về các hoạt động cải tiến, thưởng phạt đối với các bộ phận trong Hệ thống quản lý chất lượng. Có quyền được tham gia các khóa học đào tạo do Ban tổ chức liên quan tới hoạt động quản lý chất lượng.
Thư ký Ban ISO
Nghe đến cụm từ thư ký ISO là bạn đã ngầm hiểu vị trí này như nào rồi. Là một thư ký ISO bạn sẽ là đầu mối giao tiếp giữa ban ISO của mình với các bên tư vấn để triển khai các công việc có liên quan đến quá trình xây dựng áp dụng hệ thống. Một số đầu mục công việc có thể kể đến như xắp xếp thông báo lịch làm việc, đào tạo và khảo sát hiện trạng để thu thập thông tin làm báo cáo. Đi theo đoàn đánh giá ISO và điều phối các công việc khác của dự án theo chỉ đạo của trưởng ban ISO.
Các thành viên khác
Những người khác nằm trong ban ISO sẽ thường bao gồm các phó, trưởng phòng các bộ phận phòng ban. Những người này thường có am hiểu khá kĩ về hệ thống ISO và sẽ được phân công các nhiệm vụ như giám sát, phân công chỉ đạo, đảm bảo thực hiện công việc áp dụng theo đúng với kế hoạch đã được đề ra. Có quyền kiến nghị lên Đại diện lãnh đạo về các hoạt động cải tiến, thưởng phạt đối với các đơn vị thuộc phạm vi mình phụ trách. Định kì làm báo cáo công việc thực hiện lên ban lãnh đạo.
NHIỆM VỤ
Là một bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp chuyên đảm nhiệm các vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm. Ban ISO sẽ có những nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Thiết lập, lên kế hoạch, triển khai và duy trì hệ thống Quản lý Chất lượng, cũng như an toàn trong doanh nghiệp theo các tiêu chuẩn đã đề ra như: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001.
- Là bộ phận xây dựng kiểm tra và trình các hệ thống tài liệu văn bản về HTQLCL lên cho ban lãnh đạo phê duyệt.
- Xắp xếp lịch đánh giá cho các đoàn đánh giắ của bên tổ chức thứ 3 đến doanh nghiệp định kì. Chủ trì việc khắc phục những phát hiện của tổ chức chứng nhận sau mỗi đợt đánh giá.
- Hỗ trợ các tài liệu đánh giá theo những yêu cầu của khách hàng có liên quan đến các vấn đề chất lượng theo ISO của doanh nghiệp. Đề xuất, hoàn thiện và khắc phục các điểm cần cải tiến của các đợt đánh giá nếu có.
- Tiến hành việc thành lập các chương trình đánh giá nội bộ trong doanh nghiệp định kì. Họp xem xét của ban lãnh dạo theo đúng phạm vi đánh giá phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn.
- Là nơi phát ngôn và góp tiếng nói trong việc duy trì áp dụng cũng như cải tiến các quy trình hệ thống quản lý chất lượng theo ISO tới từng phòng ban khác nhau.
- Chủ động tìm hiểu, học hỏi, nâng cao hiểu biết về các tiêu chuẩn hệ thống quản lý khác mà Khách hàng đang áp dụng nhằm tích hợp các yêu cầu vào HTQL Công ty.
- Thực hiện chức năng báo cáo theo định kỳ, theo yêu cầu của công việc và theo yêu cầu của BLĐ.
- Chịu trách nhiệm trước Ban Lãnh đạo trong việc xây dựng và duy trì hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001, ISO14001 và ISO 45001.
Hy vọng với những kiến thức mà chúng tôi chia sẻ trên đây về ban ISO và những nhiệm vụ và các thành phần cần có của một ban ISO để bạn hiểu rõ. Nếu bạn mong muốn trở thành một thành viên trong ban ISO thì việc đầu tiên bạn nên làm chính là hiểu sâu về hệ thống ISO của doanh nghiệp bạn đang áp dụng ngay từ bây giờ.
