Gemba Walk là gì? Nguyên tắc và Lợi ích khi áp dụng Gemba

Gemba Walk là một phần của Quản lý Lean là một trong những công cụ thiết yếu được sử dụng trong quản lý tinh gọn được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Phương pháp này cho phép các nhà quản lý sản xuất chủ động bước vào môi trường làm việc để có cái nhìn trực tiếp về hoạt động sản xuất hàng ngày và tìm kiếm các khu vực tiềm năng có thể cải thiện. Bài viết này, diendaniso.com sẽ đi chia sẻ cho bạn về về Gemba Walk và lợi ích của công cụ Gemba Walk

Với Gemba Walk sẽ giúp các nhà lãnh đạo có cái nhìn sâu sắc hơn và nơi cơ hội cải tiến được phát hiện ra cũng như những cách thức mới để giúp hỗ trợ nhân viên được tìm ra.

KHÁI NIỆM GEMBA

Có thể nói cái nôi của các công cụ cải tiến năng suất chất lượng được xuất phát từ Nhật. Nhiều nhà khoa học, kĩ thuật đã có những đóng góp nhằm cải tiến hiệu suất vào quy trình sản xuất giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. Gemba walk cũng được một chuyên gia người Nhật sáng tạo ra là ông Taiichi Ohno. Người đặt nền móng cho phương pháp sản xuất đúng lúc Just In Time.

Trong tiếng Nhật Bản thì thuật ngữ Gemba có nghĩa là ‘Một địa điểm thực sự”, một địa điểm lý tưởng nơi quan trọng nhất đối với đội ngũ vì đây chính là nơi công việc diễn ra thực sự. Với các nhà sản xuất hiện nay thì địa điểm đó chính là nhà máy – trái tim doanh nghiệp sản xuất. Nơi này các nhà lãnh đạo có thể quan sát và phân tích các hoạt động xảy ra nhằm cải tiến hơn nữa hiệu quả.

Gemba Walk được thực hiện bởi các nhà quản lý, các nhà lãnh đạo nhóm, giám sát viên trong đó cá nhân họ trực tiếp quan sát cách thức các quy trình đang được thực hiện tại nơi làm việc nhằm xác định các mối nguy hiện có. Họ cũng tiến hành quan sát các điều kiện về máy móc và thiết bị, hỏi về các tiêu chuẩn thực hành, thu thập kiến thức về tình trạng công việc và xây dựng mối quan hệ với nhân viên. Nhân viên có khuynh hướng cởi mở chỉ ra các cơ hội để cải thiện hoặc chia sẻ mối quan tâm tại nơi làm việc của họ.

“Gemba Walk – Đi để thấy, nghe để hiểu, hành động để thay đổi”

Dựa theo nguyên tắc ‘Go to see” và nằm trong một phần của hoạt động “ Kiểm Tra” trong chu trình P-D-C-A. Gemba Walk chính là hành động đi đến hiện trường thực tế, hiểu công việc, đặt câu hỏi và học hỏi

Một khi phát hiện ra vấn đề thì cần bạn phải đi đến hiện trường thực tế để có thể quan sát và hiểu cũng như thu thập thông tin và dữ liệu một cách chính xác nhất để có thể thay vì ngồi một chỗ thu thập thông tin một cách thụ động và gián tiếp.

3 NHÂN TỐ TẠO NÊN GEMBA WAKL

Công cụ Gemba Walk này bao gồm 3 thành tố chính, đó là:

• Đến hiện trường và quan sát: Đây là thành tố đầu tiên của Gemba, với việc đi Gemba hàng ngày sẽ giúp cho các nhà quản lý và lãnh đạo ở mọi cấp bậc thường xuyên đi thực tế hiện trường sản xuất và cùng tham gia vào việc tìm kiếm những hoạt động lãng phí.
• Hỏi TẠI SAO: Khi đi kiểm tra thực tế thì luôn sẽ đặt những câu hỏi tại sao để khám phá chi tiết toàn bộ quá trình tạo ra giá trị và tìm kiếm những vấn đề cần khắc phục. Một nhà lãnh đạo giỏi luôn mong muốn lắng nghe hơn là nói. Có thể sử dụng Phương pháp hỏi “5 Whys” để xác định nguyên nhân chính của các vấn đề trong quy trình.
• Tôn trọng nhân viên: Việc sử dụng Gemba có thể giúp các nhà quản lý không phải ở đó để đánh giá và xem xét kết quả mà phải là cộng tác cùng với đội nhóm của mình để cùng tìm ra vấn đề.

5 NGUYÊN TẮC CỐT LÕI TRONG QUẢN LÝ GEMBA

Trong Gemba Walk có một số nguyên tắc được đặt ra nhằm đảm bảo việc thực hiện Gemba được hiệu quả hơn. Có thể liệt kê ra 5 nguyên tắc vàng trong quản lý Gemba:

1: Khi gặp vấn đề xuất hiện thì hãy nghĩ đến gemba đầu tiên

2: Tiến hành kiểm tra bằng chứng khách quan (gembutsu) đi kèm với các nội dung có liên quan đến việc sai hỏng máy móc và sản phẩm thậm chí khiếu nại của khách hàng.

3: Xác định xử lý các biện pháp tức thời

4: Xác định những nguyên nhân gốc rễ có thể xảy ra và thực hiện các biện pháp khắc phục. Cần đặt ra những câu hỏi nhằm biết được chính xác nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.

5: Tiêu chuẩn hóa và phòng ngừa sự tái diễn có thể xảy ra. Tuy nhiên những vấn đề ở đây thường được đề cập đến như: Hỏng hóc máy tính, sản phẩm hỏng và không đạt được các mục tiêu trong sản xuất, công nhân hay bị đến muộn vv. Cần đảm bảo giải quyết dứt điểm vấn đề. Khi vấn đề được giải quyết cần xây dựng mới hoặc cải tiến tiêu chuẩn hiện tại.

>>> Mô hình Lean Six Sigma là gì? lợi ích của LSS cho Doanh Nghiệp

MỤC TIÊU CỦA GEMBA WALK

Gemba Walk với mục đích cải tiến quy quy trình chứ không phỉ để chỉ trích hoặc đánh giá công việc. Gemba cung cấp cho bạn một cơ hội quan sát và hiểu thấu đáo vấn đề đang diễn ra trong hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.

Mục tiêu của Gemba Walk chính là có được thông tin phản hồi dễ dàng và nhanh chóng. Giúp xác định các mối quan tâm liên quan đến nơi làm việc hoặc quy trình và xây dựng niềm tin với nhóm bằng cách lắng nghe và giải quyết mối quan tâm của họ và hiểu được luồng giá trị và các vấn đề thay vì chỉ xem xét kết quả hay đưa ra những nhận xét hời hợt.

Lưu ý khi thực hiện Gemba Walk

• Không đổ lỗi → Tập trung vào quy trình, không phải con người
• Tôn trọng nhân viên → Họ là người hiểu công việc nhất
• Duy trì đều đặn → Không phải hoạt động “một lần cho có”

NHỮNG LỢI ÍCH CỦA GEMBA

Hiện nay có khá nhiều các doanh nghiệp có tiến hành áp dụng Gemba Walk và đạt được nhiều kết quả thiết thực khác nhau trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động đồng thời cải tiến quy trình và tăng cường kết nối giữa các cấp trong tổ chức. Những lợi ích nổi bật của Gemba được thể hiện như sau:

1. Hiểu rõ quy trình thực tế

• Gemba Walk giúp các nhà quản lý, lãnh đạo đi đến nơi công việc thực sự diễn ra (Gemba = “nơi thực tế”) để quan sát trực tiếp hoạt động.
• Giúp hiểu sâu hơn về thực trạng quy trình, phát hiện những vấn đề tiềm ẩn mà báo cáo hoặc số liệu không thể hiện hết.

2. Tăng cường giao tiếp và kết nối

• Gemba chính là cơ hội để các tổ chức có thể giao tiếp trực tiếp với nhân viên, lắng nghe những khó khăn, đề xuất của họ.
• Gemba Walk giúp tạo môi trường tin tưởng, cởi mở, nâng cao tinh thần làm việc và gắn kết nội bộ.

3. Thúc đẩy cải tiến liên tục (Kaizen)

• Qua quan sát thực tế, các vấn đề lãng phí, sai lệch, không hiệu quả sẽ được phát hiện kịp thời.
• Giúp đưa ra các giải pháp cải tiến thiết thực, dựa trên tình huống thực tế, không lý thuyết suông.

4. Ra quyết định chính xác hơn

• Nhờ việc đi thực tế tại hiện trường mà nhà quản lý sẽ nắm được rõ bản chất của vấn đề từ đó có những quyết định nhanh chóng và chính xác hơn. Tránh hiện tượng “ngồi phòng lạnh, phán đoán sai tình hình”.

5. Xây dựng văn hóa cải tiến và học hỏi

• Gemba Walk khuyến khích văn hóa “luôn học hỏi” và “không ngừng cải tiến”.
• Nhân viên cảm thấy được quan tâm, có động lực đóng góp ý tưởng cải tiến.

6. Phát hiện và loại bỏ lãng phí

• Gemba Walk giúp nhận diện các loại lãng phí (muda) trong sản xuất như chờ đợi, di chuyển thừa, thao tác không cần thiết…
• Từ đó đưa ra giải pháp loại bỏ, nâng cao hiệu suất lao động.

7. Cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ

• Nhờ theo dõi sát sao quy trình và tương tác trực tiếp với người thực hiện, doanh nghiệp có thể cải thiện chất lượng đầu ra, giảm lỗi và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

7 BƯỚC ĐƠN GIẢN ĐỂ THỰC HIỆN GEMBA WALK

Trước khi bắt đầu Gemba Walk – tức là đi xuống hiện trường để quan sát hoạt động thực tế – bạn cần có một kế hoạch rõ ràng, dựa trên mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp đang hướng tới. Dưới đây là 7 bước cơ bản giúp bạn thực hiện Gemba Walk một cách bài bản và hiệu quả.

Bước 1: Xác định mục tiêu rõ ràng

Doanh nghiệp bạn cần bắt đầu từ một mục tiêu cụ thể và rõ ràng. Việc bạn muốn tìm hiểu điều gì – năng suất, chất lượng, chi phí, an toàn hay sự phối hợp giữa các khâu và việc này sẽ định hướng toàn bộ quá trình quan sát. Khi có mục tiêu rõ, bạn sẽ không bị lan man và dễ dàng tập trung vào các điểm quan trọng.

Bước 2: Chuẩn bị cho người sẽ được quan sát

Trước khi bạn tiến hành bạn cần thông báo cho nhóm hoặc bộ phận sẽ được quan sát biết trước về Gemba Walk. Giải thích rõ đây là một hoạt động hướng đến cải tiến liên tục, không phải kiểm tra hay đánh giá cá nhân. Điều này sẽ giúp họ yên tâm, hợp tác và chia sẻ cởi mở hơn.

Bước 3: Tập trung vào quy trình – không phải con người

Nguyên tắc của Gemba chính là tập trung vào quy trình và không phải là con người. Mục đích chính là tìm ra điểm chưa hiệu quả trong quy trình, chứ không phải “bắt lỗi” nhân viên. Nếu người lao động cảm thấy bị theo dõi hay đánh giá, họ sẽ có xu hướng phòng thủ, làm mất đi tinh thần cải tiến bạn đang muốn xây dựng.

Bước 4: Ưu tiên những khu vực có giá trị cải tiến cao

Sử dụng sơ đồ chuỗi giá trị (Value Stream Mapping) để xác định các điểm nút trong quá trình – nơi dễ phát sinh lãng phí hoặc chậm trễ. Hãy ưu tiên quan sát ở những khu vực này, vì đó thường là nơi có nhiều tiềm năng cải tiến nhất.

Bước 5: Ghi chép đầy đủ – chưa vội đưa ra giải pháp

Quan sát và chi chép đầy đủ ghi nhận lại vấn đề để nghiên cứu. Dù có thể nảy ra ý tưởng cải tiến ngay lúc đó, hãy kìm lại mong muốn “sửa ngay lập tức”. Phân tích sau sẽ cho bạn cái nhìn toàn diện và giúp đưa ra giải pháp hợp lý hơn. Giai đoạn này là để thu thập dữ liệu, không phải để hành động.

Bước 6: Kết hợp nhiều góc nhìn

Có thể đi cùng đồng nghiệp từ phòng ban khác để có cái nhìn khách quan hơn. Người ngoài quy trình thường có cái nhìn khách quan và đặt ra các câu hỏi mới mẻ – điều mà người trong cuộc có thể đã bỏ lỡ vì quá quen thuộc.

Bước 7: Theo dõi và phản hồi sau Gemba Walk

Sau khi kết thúc, đừng quên chia sẻ lại với nhóm những gì bạn đã quan sát được – dù đó là điều tích cực hay vấn đề tiềm ẩn. Nếu có thay đổi nào được quyết định từ kết quả quan sát, hãy truyền đạt rõ lý do và lợi ích của nó. Việc duy trì Gemba Walk đều đặn sẽ giúp nuôi dưỡng văn hóa cải tiến bền vững trong tổ chức.

VỊ TRÍ CỦA GEMBA WALK TRONG HỆ THỐNG CẢI TIẾN NĂNG SUẤT – CHẤT LƯỢNG

Với những doanh nghiệp hiện nay thì họ có thể áp dụng nhiều mô hình, phương pháp cải tiến năng suất chất lượng khác nhau. Để hiểu rõ vị trí của Gemba Walk trong hệ thống cải tiến năng suất và chất lượng, chúng ta cần đặt nó vào bức tranh tổng thể của các phương pháp quản lý hiện đại như Lean, Kaizen, TQM (Quản lý chất lượng toàn diện), và 6 Sigma.

Gemba Walk là công cụ nền tảng của Lean và Kaizen

• Trong Lean Manufacturing, mục tiêu là loại bỏ lãng phí (muda) và tối ưu hóa giá trị tạo ra cho khách hàng. Gemba Walk chính là công cụ thực tiễn giúp lãnh đạo đến nơi công việc diễn ra để quan sát thực tế, phát hiện lãng phí và đưa ra các ý tưởng cải tiến.
• Trong triết lý Kaizen (Cải tiến liên tục), Gemba Walk là phương pháp giúp duy trì nhịp độ cải tiến đều đặn và sát với thực tế sản xuất.

Gemba Walk là bước khởi đầu cho chu trình cải tiến

Trong mô hình cải tiến PDCA (Plan – Do – Check – Act) hay DMAIC (trong 6 Sigma), Gemba Walk đóng vai trò ở giai đoạn đầu:

Cầu nối giữa chiến lược và hiện trường

• Gemba Walk giúp lãnh đạo kết nối với nhân viên tuyến đầu, từ đó đưa chiến lược cải tiến đi vào hành động cụ thể.
• Giúp doanh nghiệp xác định điểm nghẽn, rào cản hoặc cơ hội ngay tại sàn sản xuất thay vì chỉ điều hành qua con số hoặc cuộc họp.

Thúc đẩy văn hóa cải tiến bền vững

• Là một phần của Quản lý chất lượng toàn diện (TQM), Gemba Walk giúp lan tỏa tư duy: “Chất lượng đến từ từng bước nhỏ tại hiện trường, không phải từ kiểm tra cuối cùng.”
• Việc quan sát và trao đổi thường xuyên giúp hình thành văn hóa minh bạch, lắng nghe và cải tiến liên tục.

Tích hợp cùng các công cụ cải tiến khác

Gemba Walk thường đi kèm hoặc mở đầu cho các công cụ cải tiến như:

• 5 Why: Tìm nguyên nhân gốc rễ của vấn đề quan sát được
• Value Stream Mapping (VSM): Hiểu và tối ưu luồng giá trị
• Standard Work: Đảm bảo tính ổn định và nhất quán trong thao tác
• Visual Management: Dễ dàng phát hiện sai lệch khi đi Gemba

Kết luận

Có thể thấy Gemba Walk hiện nay được khá nhiều doanh nghiệp và tổ chức áp dụng nhờ những lợi ích thiết thực của chúng mang lại. Nhờ Gemba Walk các doanh nghiệp có thể tối đa hóa giá trị và tác động tích cực hơn. Thực hành một cách nhất quán và có sự tham gia của nhân viên cũng như áp dụng văn hóa cải tiến liên tục là rất quan trọng để Gemba Walk đạt được sự thành công như mong đợi.