Được giới thiệu từ những năm 1950 tại Nhật Bản do tiến sĩ Deming phát minh. Mô hình PDCA là một trong những phương pháp quản lý đơn giản và dễ dàng nhất nhằm kiểm soát quy trình và cải tiến liên tục trong doanh nghiệp. Hiện nay mô hình này được áp dụng vào trong hệ thống quản lý chất lượng và lan rộng ra mọi mặt đời sống. Cùng diendaniso.com đi tìm hiểu về mô hình PDCA trong bài viết ngày hôm nay.
Nội dung
KHÁI NIỆM CHU TRÌNH PDCA
Chu trình PDCA luôn gắn liền với hệ thống quản trị. Lúc đầu chúng là bước công việc tuần tự cần tiến hành của việc quản trị nhằm giúp đảm bảo chất lượng hiện có. Với 4 chữ cái là viết tắt của 4 bước trong PDCA bao gồm:
- Plan – lập kế hoạch
- Do – thực hiện kế hoạch đã lập
- Check – kiểm tra việc thực hiện kế hoạch
- Act – thực hiện điều chỉnh và cải tiến thích hợp và sau đó bắt đầu lại bước ban đầu là lập kế hoạch điều chỉnh cải tiến này và thực hiện một chu trình mới
Mô hình PDCA trong Hệ thống Quản lý Chất lượng ISO 9001 với hình ảnh là một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng chiều kim đồng hồ. Chúng là mô hình giúp kiểm soát và cải tiến quy trình thực hiện mục tiêu. Nhờ đó ban lãnh đạo có thể quản lý vị trí làm việc như nhân viên marketing, nhân viên kế toán, nhân viên kinh doanh một cách dễ dàng.
MÔ HÌNH PDCA TRONG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
Trong hệ thống quản lý chất lượng các nhà quản lý doanh nghiệp đã khá quan thuộc với mô hình PDCA. Mỗi điều khoàn của tiêu chuẩn ISO 9001 đều có bao hàm các bước lập kế hoạch. Điều 7 của tiêu chuẩn thì tập trung vào việc thực hiện và điều 8 tập trung vào việc kiểm tra và hành động.
Chu trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng
2.1 Lên kế hoạch – Plan
Trong hệ thống ISO 9001 vận hành theo chu trình PDCA. Bắt đầu với bước lập kế hoạch sản xuất kinh doanh bao gồm: Nhiệm vụ, tầm nhìn, chính sách chất lượng và mục tiêu hoạt động cũng như ngân sách, các tiêu chuẩn và sự kiện quan trọng và giới thiệu sản phẩm. Đây là những yếu tố cần được lên kế hoạch. ISO 9001 đưa ra các yếu tố hoạch định trên trong 7 mục.
- Duy trì hệ thống quản lý chất lượng (QMS);
- Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng;
- Hành động phòng ngừa.
- Trách nhiệm lãnh đạo;
- Kiểm soát thiết bị theo dõi và đo lường;
- Quản lý nguồn lực;
- Hoạch định việc tạo sản phẩm;
2.2 Thực hiện kế hoạch – Do
Bước này là bước thực hiện và thường xuyên được diễn ra theo chu kì hàng tháng/ quý. Sau đó có thể được đo lường và phân tích và được xem như kết quả của việc thực hiện kế hoạch hàng năm. Trong mục 7 – tạo sản phẩm hầu hết các hồ sơ của hệ thống ISO tại doanh nghiệp được tạo ra trong các quá trình tại mục 7.
- Năng lực và Đào tạo;
- Thiết kế và phát triển;
- Mua hàng;
- Sản xuất và cung cấp dịch vụ.
2.3 Kiểm tra dữ liệu – Check
Sau khi có dữ liệu thì công việc tiếp theo chính là phân tích và nghiên cứu dữ liệu. Chúng ta không chỉ kiểm tra để xem các bước thực hiện đã hoàn thành hay chưa hoặc có thể kiểm tra xem liệu dữ liệu của bạn đã có đầy đủ hay chưa. Mà cần phân tích và tìm hiểu xem dữ liệu muốn nói gì với chúng ta thông qua việc chuyển đổi dữ liệu thành thông tin.
Tiêu chuẩn ISO 9001 xác định rõ những quá trình kiểm tra khác nhau, như là chu trình đo lường và phân tích để định rõ tổ chức tiến hành kế hoạch năm đạt như thế nào.
- Xem xét của lãnh đạo;
- Theo dõi và đo lường;
- Sự thỏa mãn của khách hàng;
- Đánh giá nội bộ;
- Phân tích dữ liệu.
2.4 Hành động – Act
Sau khi đã phân tích đầy đủ thì lúc này bạn cần tiến hành những hành động một cách cần thiết để cải tiến những hiệu quả có thể đạt được. Một trong những việc có thể làm như sau:
- Tiến hành sửa lỗi
- Xác định các biện pháp phòng tránh cho các vấn đề phát sinh
- Lặp lại các bước P-D-C-A với các kế hoạch mới cho đến khi đạt được mục tiêu chính được đề ra
PDCA là chu trình lập lại các bước P-D-C-A cho đến khi đạt được mục tiêu đã đề ra
LỢI ÍCH CỦA CHU TRÌNH PDCA
Chu trình PDCA được coi là một trong những công cụ quản lý hữu hiệu nhất hiện nay, bởi những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp:
Mang đến hiệu quả cao hơn
Chu trình PDCA giúp mang lại hiệu quả cao cho các doanh nghiệp trong việc thực hiện các dự án và hoạt động trong công ty. Chu trình PCDA sẽ giúp cho bạn có thể lập được kế hoạch thực hiện một cách tốt hơn và giúp phát hiện rx những sai sót có thể xảy ra.
Một trong những lợi ích dẫn đến sự thành công của bất kì doanh nghiệp nào chính là khả năng giúp cải tiến quá trình sản xuất của mình ngày càng hiệu quả nhờ chu trình PDCA. Bằng việc áp dụng các bước và lặp lại không ngừng giúp tăng hiệu suất và giảm tối đa chi phí và nâng cao lợi nhuận. Tất cả những điều này có thể được thực hiện bằng cách áp dụng và liên tục theo dõi một chu trình PDCA.
Chu trình PDCA giúp cải tiến liên tục.
Mô hình PDCA hoạt động theo cách tuần hoàn và liên tục nên sẽ giúp cải tiến quy trình một cách liên tục. Mỗi dự án khi được vận hành sẽ phát sinh ra nhiều sai sót trong quá trình vận hành. Nhờ việc áp dụng mô hình PDCA có kiểm tra và khắc phục một cách liên tục sẽ giúp đảm bảo các sai sót có thể được sửa chữa và điều chinh sao cho phù hợp với nhu cầu và chiến lược của doanh nghiệp.
Giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định dẽ dàng hơn
Nhờ có chu trình PDCA ban giám đốc có thể kịp thời đưa ra những quyết định một cách nhanh chóng nhờ giám sát được kết quả của việc tiến hành lập kế hoạch, hành động, và quyết định để phát triển doanh nghiệp của mình.
Bằng việc ghi nhận thông tin từ quá trình vận hành PDCA. Những thông tin có giá trị và làm cơ sở phân tích để đưa ra các quyết định ngày càng quyết đoán và duy trì hợp lý trong quy trình sản xuất của doanh nghiệp mình.
Cải thiện quản lý rủi ro dự án
Nhờ chú trọng vào việc kiểm soát và cải tiến quá trình mà áp dụng PDCA sẽ giúp nhà quản lý có thể giảm thiểu được rủi ro của dự án ở mức thấp nhất. Nhằm mục đích giảm thiểu các tác động tiêu cực trong kế hoạch đã đề ra.
Quản lý rủi ro trong quá trình sản xuất là một trong những vấn đề quan trọng hiện nay. Dự đoán chính xác những rủi ro tiềm ẩn sẽ giúp bạn có thể áp dụng được các biện pháp nhằm bảo vệ và phòng ngừa cũng như làm cho mọi người tham gia vào dự án nhận thức đúng sự cẩn thận được thực hiện ở mỗi giai đoạn.
Chu trình PDCA chính là một mô hình cải tiến hiệu suất quá trình một cách ổn định và có tổ chức trong các giai đoạn Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra và Hành động.
Trong doanh nghiệp có thể nhận thấy chu trình PDCA có thể được áp dụng tại bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào không phân biệt được quy mô và lĩnh vực hoạt động của chúng. Các nguyên tắc có trong phương pháp này cung cấp tiềm năng tăng trưởng gần như không giới hạn, vì các hành động phân tích kết quả và xác minh các điểm cải tiến đưa tổ chức đến một nền văn hóa xuất sắc. Hi vọng với những chia sẽ trên, các bạn có thể hiểu được PDCA là gì và từ đó có thể lập mô hình PDCA để kiểm soát và cải thiện quá trình chinh mục các mục tiêu mà mình đề ra các bạn nhé!
