Mô hình PDCA là gì? Quy trình vận hành thành công PDCA

Trong hành trình phát triển và hoàn thiện quy trình vận hành, doanh nghiệp không thể thiếu các công cụ quản lý hiệu quả giúp cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Một trong những phương pháp nổi bật được áp dụng rộng rãi chính là mô hình PDCA (Plan – Do – Check – Act). Được tiến sĩ W. Edwards Deming giới thiệu tại Nhật Bản từ những năm 1950, PDCA nhanh chóng trở thành nền tảng của hệ thống quản lý chất lượng và lan tỏa sang nhiều lĩnh vực đời sống. Trong bài viết này, diendaniso.com chúng ta sẽ cùng khám phá chi tiết về mô hình PDCA, các bước triển khai và những giá trị thực tiễn mà nó mang lại.

Với nguyên lý vận hành theo chu trình khoa học “Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động“, PDCA giúp doanh nghiệp kiểm soát quy trình sản xuất, vận hành hiệu quả và liên tục cải tiến để thích ứng với những thay đổi.

KHÁI NIỆM CHU TRÌNH PDCA

Chu trình PDCA luôn gắn liền với hệ thống quản trị. PDCA là viết tắt của 4 bước trong chu trình cải tiến liên tục bao gồm: Plan (lập kế hoạch) – Do (thực hiện) – Check (kiểm tra) – Act (điều chỉnh). Đây là một phần cốt lõi của triết lý sản xuất Tinh gọn – Lean và là điều kiện tiên quyết để cải tiến liên tục con người và quy trình trong doanh nghiệp.

Với 4 chữ cái là viết tắt của 4 bước trong PDCA bao gồm:

• Plan (Lập kế hoạch): Xác định vấn đề cần cải thiện, đặt mục tiêu rõ ràng và lập kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đó.
• Do (Thực hiện): Thực hiện kế hoạch đã thiết lập, thu thập dữ liệu và thông tin liên quan.
• Check (Kiểm tra): Đánh giá kết quả thực hiện so với mục tiêu đã đặt ra, xác định những gì đã đạt được và những gì chưa đạt được.
• Act (Hành động): Thực hiện các hành động để điều chỉnh kế hoạch, tiêu chuẩn hóa những gì đã thành công và loại bỏ những gì không hiệu quả.

Mô hình PDCA trong Hệ thống Quản lý Chất lượng ISO 9001 với hình ảnh là một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng chiều kim đồng hồ. Chúng là mô hình giúp kiểm soát và cải tiến quy trình thực hiện mục tiêu. Nhờ đó ban lãnh đạo có thể quản lý vị trí làm việc như nhân viên marketing, nhân viên kế toán, nhân viên kinh doanh một cách dễ dàng.

LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN CỦA PDCA

Chu trình PDCA có nguồn gốc từ công trình nghiên cứu của Walter Shewhart – người được xem là “cha đẻ” của kiểm soát chất lượng thống kê. Trong cuốn sách Economic Control of Quality of Manufactured Product, Shewhart lần đầu tiên vận dụng phương pháp khoa học để kiểm soát chất lượng sản xuất theo hướng kinh tế.

Sau đó, W. Edwards Deming – một trong những học trò và người ủng hộ nhiệt thành của Shewhart – đã kế thừa và mở rộng những ý tưởng này. Ông không chỉ áp dụng phương pháp khoa học vào kiểm soát chất lượng, mà còn thúc đẩy việc cải tiến quy trình sản xuất liên tục.

Sau đó chính Deming đã mang kiến thức này đến Nhật Bản, nơi ông giảng dạy chu trình Shewhart cho các kỹ sư địa phương. Kết hợp với triết lý Kaizen (cải tiến liên tục) do Kaoru Ishikawa phát triển, cùng hệ thống sản xuất tinh gọn của Toyota, chu trình này dần được hoàn thiện thành mô hình mà chúng ta biết đến ngày nay: Plan – Do – Check – Act (PDCA).

Hiện nay, PDCA đã trở thành một phần không thể thiếu trong các phương pháp quản lý dự án tinh gọn. Mô hình này còn được biết đến với nhiều tên gọi khác nhau như: Chu trình Deming, Bánh xe Deming, Chu trình Shewhart hay Chu kỳ điều khiển.

MÔ HÌNH PDCA TRONG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

Trong hệ thống quản lý chất lượng các nhà quản lý doanh nghiệp đã khá quan thuộc với mô hình PDCA. Mỗi điều khoàn của tiêu chuẩn ISO 9001 đều có bao hàm các bước lập kế hoạch. Điều 7 của tiêu chuẩn thì tập trung vào việc thực hiện và điều 8 tập trung vào việc kiểm tra và hành động.

Chu trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng

2.1 Lên kế hoạch – Plan

Trong hệ thống ISO 9001 vận hành theo chu trình PDCA. Bắt đầu với bước lập kế hoạch sản xuất kinh doanh bao gồm: Nhiệm vụ, tầm nhìn, chính sách chất lượng và mục tiêu hoạt động cũng như ngân sách, các tiêu chuẩn và sự kiện quan trọng và giới thiệu sản phẩm. Đây là những yếu tố cần được lên kế hoạch. ISO 9001 đưa ra các yếu tố hoạch định trên trong 7 mục.

• Duy trì hệ thống quản lý chất lượng (QMS);
• Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng;
• Hành động phòng ngừa.
• Trách nhiệm lãnh đạo;
• Kiểm soát thiết bị theo dõi và đo lường;
• Quản lý nguồn lực;
• Hoạch định việc tạo sản phẩm;

2.2 Thực hiện kế hoạch – Do

Bước này là bước thực hiện và thường xuyên được diễn ra theo chu kì hàng tháng/ quý. Sau đó có thể được đo lường và phân tích và được xem như kết quả của việc thực hiện kế hoạch hàng năm. Trong mục 7 – tạo sản phẩm hầu hết các hồ sơ của hệ thống ISO tại doanh nghiệp được tạo ra trong các quá trình tại mục 7.

• Năng lực và Đào tạo;
• Thiết kế và phát triển;
• Mua hàng;
• Sản xuất và cung cấp dịch vụ.

2.3 Kiểm tra dữ liệu – Check

Sau khi có dữ liệu thì công việc tiếp theo chính là phân tích và nghiên cứu dữ liệu. Chúng ta không chỉ kiểm tra để xem các bước thực hiện đã hoàn thành hay chưa hoặc có thể kiểm tra xem liệu dữ liệu của bạn đã có đầy đủ hay chưa. Mà cần phân tích và tìm hiểu xem dữ liệu muốn nói gì với chúng ta thông qua việc chuyển đổi dữ liệu thành thông tin.

Tiêu chuẩn ISO 9001 xác định rõ những quá trình kiểm tra khác nhau, như là chu trình đo lường và phân tích để định rõ tổ chức tiến hành kế hoạch năm đạt như thế nào.

• Xem xét của lãnh đạo;
• Theo dõi và đo lường;
• Sự thỏa mãn của khách hàng;
• Đánh giá nội bộ;
• Phân tích dữ liệu.

2.4 Hành động – Act

Sau khi đã phân tích đầy đủ thì lúc này bạn cần tiến hành những hành động một cách cần thiết để cải tiến những hiệu quả có thể đạt được. Một trong những việc có thể làm như sau:

• Tiến hành sửa lỗi
• Xác định các biện pháp phòng tránh cho các vấn đề phát sinh
• Lặp lại các bước P-D-C-A với các kế hoạch mới cho đến khi đạt được mục tiêu chính được đề ra

PDCA là chu trình lập lại các bước P-D-C-A cho đến khi đạt được mục tiêu đã đề ra

VAI TRÒ QUAN TRỌNG CỦA PDCA TRONG DOANH NGHIỆP

Có thể thấy mô hình PDCA là phương pháp được áp dụng rộng rãi nhằm giải quyết vấn đề và nâng cao chất lượng quy trình làm việc. Thông qua việc triển khai mô hình này, các tổ chức kỳ vọng cải thiện cả hệ thống nội bộ lẫn bên ngoài bằng cách loại bỏ những bất cập trong quá trình vận hành.

Tính lặp lại của mô hình PDCA cho phép các nhóm nhanh chóng phát hiện và xử lý các sai sót ngay từ giai đoạn đầu, đồng thời có thể tái khởi động chu trình cho đến khi đạt được kết quả mong đợi. Điều này góp phần tối ưu hóa hiệu suất và loại bỏ những yếu tố gây lãng phí, từ đó tìm ra giải pháp hiệu quả nhất. Một số vai trò nổi bật của chu trình PDCA bao gồm:

Thúc đẩy cải tiến quy trình

Mô hình PDCA vận hành theo nguyên tắc lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và hành động theo vòng lặp không ngừng. Đây là một mô hình khá lý tưởng nhằm để triển khai các dự án mới, khi cơ chế kiểm tra và phản hồi được tích hợp ngay trong quá trình thực hiện. Nhờ đó, các vấn đề được phát hiện sớm và điều chỉnh kịp thời.

Công cụ quản lý chất lượng hiệu quả

PDCA được xem là nền tảng của nhiều hệ thống Quản lý chất lượng toàn diện (TQM) và các phương pháp như Six Sigma hay DMAIC. Mô hình này hỗ trợ việc lập kế hoạch thu thập dữ liệu, thực hiện phân tích thống kê nhằm xác định và ưu tiên vấn đề, cũng như truy tìm nguyên nhân cốt lõi. Qua đó, quy trình vận hành được kiểm soát chặt chẽ, đồng thời khuyến khích các sáng kiến đổi mới nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

Duy trì cải tiến liên tục

Một trong những lợi ích quan trọng nhất của PDCA là khả năng duy trì quá trình cải tiến không ngừng. Khi một quy trình được cải thiện thành công, nó có thể trở thành tiêu chuẩn mới cho hoạt động của doanh nghiệp. Với cùng một phương pháp, tổ chức có thể tiếp tục giải quyết các vấn đề phát sinh khác. Nếu một giải pháp gặp trở ngại, nhóm thực hiện hoàn toàn có thể vận dụng lại chu trình PDCA để tiếp tục cải tiến.

Tăng năng suất và hiệu quả tổ chức

PDCA đóng vai trò như một công cụ tiêu chuẩn hóa mà mọi nhân viên có thể sử dụng để giải quyết vấn đề. Nhờ cấu trúc linh hoạt, chu trình này cho phép áp dụng lặp đi lặp lại, qua đó nâng cao hiệu quả làm việc tổng thể. Ngoài ra, việc phổ biến PDCA trong tổ chức giúp các bên liên quan hiểu rõ vai trò của mình trong quá trình giải quyết thách thức và đóng góp tích cực vào sự phát triển chung của doanh nghiệp.

KHI NÀO NÊN SỬ DỤNG MÔ HÌNH PDCA

Một đặc điểm của PDCA là tương đối linh hoạt, giúp nó được sử dụng ở nhiều doanh nghiệp, tổ chức, phòng ban và thậm chí cả các nhóm riêng lẻ. Không có giới hạn nào về việc triển khai và nó có thể được áp dụng trong các tình huống sau:

• Khi cần cải tiến quy trình hoặc sản phẩm: PDCA giúp xác định vấn đề, thử nghiệm giải pháp và điều chỉnh liên tục để tối ưu hóa hiệu quả.
• Khi triển khai một thay đổi mới: Thay vì thực hiện thay đổi một cách vội vàng, PDCA cho phép bạn lập kế hoạch, thử nghiệm ở quy mô nhỏ, kiểm tra kết quả trước khi áp dụng rộng rãi.
• Khi giải quyết vấn đề: PDCA hỗ trợ phân tích nguyên nhân gốc rễ và thử nghiệm các giải pháp một cách có hệ thống.
• Khi muốn duy trì và nâng cao chất lượng: Với chu trình lặp đi lặp lại, PDCA giúp tổ chức không chỉ duy trì mà còn liên tục nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
• Trong quản lý dự án, sản xuất tinh gọn và hệ thống quản lý chất lượng (ISO): Đây là những lĩnh vực mà PDCA được xem như phương pháp nền tảng để vận hành hiệu quả.

Nói cách khác, bất kỳ lúc nào bạn cần cải tiến, thay đổi, kiểm soát hoặc tối ưu hóa một quy trình, PDCA là lựa chọn cực kỳ phù hợp.

LỢI ÍCH CỦA CHU TRÌNH PDCA

Chu trình PDCA được coi là một trong những công cụ quản lý hữu hiệu nhất hiện nay, bởi những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp:

Mang đến hiệu quả cao hơn

Chu trình PDCA giúp mang lại hiệu quả cao cho các doanh nghiệp trong việc thực hiện các dự án và hoạt động trong công ty. Chu trình PCDA sẽ giúp cho bạn có thể lập được kế hoạch thực hiện một cách tốt hơn và giúp phát hiện ra những sai sót có thể xảy ra.

Một trong những lợi ích dẫn đến sự thành công của bất kì doanh nghiệp nào chính là khả năng giúp cải tiến quá trình sản xuất của mình ngày càng hiệu quả nhờ chu trình PDCA. Bằng việc áp dụng các bước và lặp lại không ngừng giúp tăng hiệu suất và giảm tối đa chi phí và nâng cao lợi nhuận. Tất cả những điều này có thể được thực hiện bằng cách áp dụng và liên tục theo dõi một chu trình PDCA.

Chu trình PDCA giúp cải tiến liên tục.

Mô hình PDCA hoạt động theo cách tuần hoàn và liên tục nên sẽ giúp cải tiến quy trình một cách liên tục. Mỗi dự án khi được vận hành sẽ phát sinh ra nhiều sai sót trong quá trình vận hành. Nhờ việc áp dụng mô hình PDCA có kiểm tra và khắc phục một cách liên tục sẽ giúp đảm bảo các sai sót có thể được sửa chữa và điều chinh sao cho phù hợp với nhu cầu và chiến lược của doanh nghiệp.

Giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định dẽ dàng hơn

Nhờ có chu trình PDCA ban giám đốc có thể kịp thời đưa ra những quyết định một cách nhanh chóng nhờ giám sát được kết quả của việc tiến hành lập kế hoạch, hành động, và quyết định để phát triển doanh nghiệp của mình.

Bằng việc ghi nhận thông tin từ quá trình vận hành PDCA. Những thông tin có giá trị và làm cơ sở phân tích để đưa ra các quyết định ngày càng quyết đoán và duy trì hợp lý trong quy trình sản xuất của doanh nghiệp mình.

Cải thiện quản lý rủi ro dự án

Nhờ chú trọng vào việc kiểm soát và cải tiến quá trình mà áp dụng PDCA sẽ giúp nhà quản lý có thể giảm thiểu được rủi ro của dự án ở mức thấp nhất. Nhằm mục đích giảm thiểu các tác động tiêu cực trong kế hoạch đã đề ra.

Quản lý rủi ro trong quá trình sản xuất là một trong những vấn đề quan trọng hiện nay. Dự đoán chính xác những rủi ro tiềm ẩn sẽ giúp bạn có thể áp dụng được các biện pháp nhằm bảo vệ và phòng ngừa cũng như làm cho mọi người tham gia vào dự án nhận thức đúng sự cẩn thận được thực hiện ở mỗi giai đoạn.

NHỮNG THÁCH THỨC KHI ÁP DỤNG CHU TRÌNH PDCA

Giống như bất kỳ công cụ cải tiến quy trình nào khác, việc triển khai PDCA trong doanh nghiệp giai đoạn đầu cũng sẽ không tránh khỏi những khó khăn. Dưới đây là ba thách thức phổ biến mà các nhà quản lý cần lưu ý và chủ động tìm cách khắc phục.

1. Sức ỳ trước sự thay đổi

Thời gian đầu thách thức về sự thay đổi luôn là điều khó khăn, đặc biệt với những nhân viên đã quen làm việc theo phương pháp cũ trong thời gian dài. Cộng với sự hoài nghi, thiếu cam kết, thậm chí là thái độ làm việc đối phó sẽ xuất hiện nếu nhân viên không thấy được giá trị thực sự của những thay đổi mới.

Để khắc phục, lãnh đạo doanh nghiệp nên khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình lập kế hoạch ngay từ đầu. Một môi trường giao tiếp cởi mở sẽ giúp họ tự tin chia sẻ quan điểm và đóng góp sáng kiến. Ngoài ra, đừng quên đầu tư vào các buổi đào tạo và cung cấp đủ nguồn lực để nhân viên có thể nhanh chóng thích nghi với thay đổi.

2. Khó khăn trong quản lý dữ liệu

Khi tiến hành triển khai hệ thống PDCA thì việc thiếu dữ liệu đáng tin cậy là rào cản lớn mà doanh nghiệp cần phải trải qua. Không có số liệu cụ thể, doanh nghiệp sẽ gặp khó trong việc đánh giá hiệu quả cải tiến, thậm chí có thể khiến quy trình trở nên hỗn loạn hơn.

Với những giải pháp ban đầu chính là hãy đầu tư vào hệ thống phần mềm thu thập và phân tích dữ liệu. Các công cụ này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp khảo sát phản hồi từ khách hàng, nhân viên và theo dõi các chỉ số vận hành quan trọng như doanh số, năng suất. Từ đó, lãnh đạo có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế, chính xác và kịp thời.

3. Thiếu sự theo dõi và đánh giá liên tục

Một thách thức của sự thành công trong việc áp dụng PDCA chính là việc thiếu sự theo dõi của bộ phận lãnh đạo . Việc thực hiện thay đổi nhưng lại không theo dõi sát sao kết quả theo thời gian. Điều này khiến các vấn đề tồn đọng không được xử lý dứt điểm, thậm chí phát sinh thêm nhiều bất cập mới.

Để tránh tình trạng này, điều cốt lõi là đảm bảo chu trình PDCA vận hành liên tục. Doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát, đánh giá các kế hoạch và thay đổi, lắng nghe phản hồi từ nhân viên và khách hàng, đồng thời điều chỉnh kịp thời khi cần thiết. Chính sự liên tục này sẽ giúp tổ chức duy trì đà cải tiến và nâng cao khả năng cạnh tranh bền vững.

MỐI QUAN HỆ GIỮA PDCA VÀ CÁC HỆ THỐNG CẢI TIẾN KHÁC

1. PDCA và Six Sigma

Six Sigma là một phương pháp tập trung vào cải tiến quy trình và nâng cao chất lượng tổng thể. Nó cung cấp cho doanh nghiệp bộ công cụ và kỹ thuật nhằm tối ưu hóa hiệu suất làm việc, đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Trong đó, chu trình PDCA đóng vai trò là công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp các doanh nghiệp triển khai Six Sigma một cách hiệu quả hơn.

Nếu như Six Sigma thiết lập một hệ thống bài bản để nhận diện các vấn đề cản trở vận hành, thì PDCA lại hướng dẫn cụ thể cách thức từng bước để xác định và giải quyết những vấn đề đó.

2. PDCA và Kaizen

PDCA và Kaizen đều cùng hướng đến mục tiêu nâng cao môi trường làm việc và phát triển văn hóa cải tiến trong doanh nghiệp. Phương pháp Kaizen chủ yếu tập trung vào việc thực hiện các cải tiến nhỏ, liên tục thử nghiệm, đánh giá kết quả và điều chỉnh để đạt hiệu quả tốt hơn. Trong quá trình này, PDCA được sử dụng như một công cụ hỗ trợ thiết yếu, xây dựng một khuôn khổ hệ thống hóa để không ngừng thúc đẩy và duy trì các mục tiêu cải tiến của Kaizen.

Chu trình PDCA chính là một mô hình cải tiến hiệu suất quá trình một cách ổn định và có tổ chức trong các giai đoạn Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra và Hành động.

Trong doanh nghiệp có thể nhận thấy chu trình PDCA có thể được áp dụng tại bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào không phân biệt được quy mô và lĩnh vực hoạt động của chúng. Các nguyên tắc có trong phương pháp này cung cấp tiềm năng tăng trưởng gần như không giới hạn, vì các hành động phân tích kết quả và xác minh các điểm cải tiến đưa tổ chức đến một nền văn hóa xuất sắc. Hi vọng với những chia sẽ trên, các bạn có thể hiểu được PDCA là gì và từ đó có thể lập mô hình PDCA để kiểm soát và cải thiện quá trình chinh mục các mục tiêu mà mình đề ra các bạn nhé!