Việc quản lý thời gian một cách hiệu quả là điều cần thiết trong cuộc sống. Khi mà bạn có rất nhiều việc cần phải thực hiện tuy nhiên bản chất con người thích được huởng thụ nên nếu không có kế hoạch làm việc và trì hoãn sẽ khiến bạn tụt lùi phía sau. Việc cân nhắc áp dụng định luật Parkinson chính là cách để con người hoàn thành nhiệm vụ trước thời hạn. Bài viết này Diendaniso.com sẽ chia sẻ cho bạn định luật Parkinson là gì và cách sử dụng thời gian sao cho hiệu quả nhất.
Nội dung
QUY LUẬT PARKINSON LÀ GÌ ?
Quy luật Parkinson hay (Parkinson’s law) chính là một thuật ngữ được giáo sư Parkinson đưa ra khi nhận thấy rằng công việc sẽ dài ra theo thời gian hiện có để thực hiện nó. Nếu nhận xét này đúng thì tính phí hiệu quả do nó tạo ra có thể dẫn đến vấn đề tổ chức nghiêm trọng cho các doanh nghiệp tại bất kỳ quy mô nào.
Theo cách hiểu khác thì định luật Parkinson thường được thể hiện là “Công việc mở rộng để lấp đầy thời gian sẵn hoàn thành nó. Chúng được hiểu rằng công việc gì đó nếu phải được hoàn thành trong vòng 3 tháng thì nó sẽ được thực hiện trong 3 tháng. Nếu phải hoàn thành trong 1 năm nó sẽ hoàn thành trong 1 năm.”
Định luật Parkinson này ra đời chỉ ra rằng việc bạn tốn nhiều thời gian để làm một công việc đơn giản và sẽ thực hiện việc đó trở nên khó khăn hơn và phức tạp hơn.
SỰ RA ĐỜI CỦA ĐỊNH LUẬT PARKINSON
Định luật Parkinson này ra đời từ một vị giáo sư cùng tên ngài Cyril Parkinson. Ông nhận thấy xu hướng làm việc với các đơn vị hành chính ở Anh. Ông nhận ra rằng khi bộ máy quan liêu mở rộng, họ càng hoạt động không hiệu quả. Điều này cũng đúng ở nhiều trường hợp khác nhau khi kích thước của một cái gì đó tăng lên thì hiệu quả của chúng sẽ giảm đi.
Vị giáo sư này cho biết một loạt những công việc đơn giản cũng tăng độ phức tạp hơn để lấp đầy thời gian quy định cho nó. Thời gian dành cho một công việc cụ thể nào đó ngắn hơn thì công việc đó cũng sẽ đơn giản hơn và dễ giải quyết hơn.
VÍ DỤ VỀ ĐỊNH LUẬT PARKINSON
Để hiểu rõ hơn về định luật Parkinson này thì chúng tôi xin chia sẻ cho bạn một số tình huống cụ thể như sau:
- Bạn có bài tập về nhà cho kỳ nghỉ hè 3 tháng tuy nhiên bạn sẽ chỉ bắt đầu làm chúng vào khoảng 4 ngày cuối cùng và hoàn thành chúng vào 5 giờ sáng của ngày đến hạn.
- Bạn chuẩn bị cho đám cưới cả năm tuy nhiên bạn sẽ chỉ giảm cân vào 1 tháng gấp gáp trước khi cưới để mặc vừa chiếc váy cưới.
- Đến khi làm việc cũng vậy. Công việc sếp giao cả tuần nhưng chỉ đến khi cách deadline một ngày bạn mới vắt chân lên cổ.
Bạn có thể thấy được qua 3 ví dụ cực kì cơ bản này vấn đề ở đây là gì ? Bạn sẽ chỉ động tay động chân và làm như một cái máy vào khoảng thời gian sát deadline trong khi bạn có hẳn một khoảng thời gian chả làm gì cả.
MỘT SỐ LƯU Ý KHI ÁP DỤNG ĐỊNH LUẬT PARKINSON
Với việc áp dụng định luật Parkinson vào công việc sẽ có thể mang lại khả nhiều hiệu quả về sự gia tăng năng suất cũng như hiệu suất của nhân viên của bạn. Đây là một trong những kĩ năng quản lý thời gian cực kì quan trọng hiện nay. Một số lưu ý dưới đây có thể giúp cho bạn áp dụng định luật Parkinson hiệu quả hơn.
-
Cần tự chủ bản thân rất cao
Sự tự chủ cá nhân chính là yếu tố cực tốt giúp khi áp dụng định luật parkinson này. Chỉ có sự tự chủ mới giúp bạn thực sự đạt được hiệu quả cao trong công việc và tránh sự trì hoãn không cần thiết.
một chú ý bạn cần thực hiện việc giao việc cho nhân viên cấp dưới chính là không nên giao cho họ một khoảng thời gian quá hạn chế và phức tạp. bạn cần phải cân nhắc về tính chất của công việc nhân sự để phân bổ thời gian cho hợp lý.
-
Sử dụng phương pháp KPI để hỗ trợ cho kế hoạch Parkinson
Bên cạnh việc áp dụng định luật Parkinson vào công việc nên đi kèm với các KPI để hỗ trợ. Việc áp dụng các KPI cho công việc của nhân viên cùng cơ chế thưởng – phạt sẽ giúp cho nhân sự của bạn quyết tâm hơn và tập trung giải quyết công việc đó trước thời hạn.
Bên cạnh đó, ở vị trí quản lý, bạn cũng cần cân nhắc các khó khăn mà nhân viên đang hoặc có thể sẽ đối mặt để có thể điều phối công việc và thời gian một cách lý tưởng nhất.
-
Tạo động lực và khích lệ nhân viên đúng mức
Bạn có thể thấy được tác dụng của các lời động viên, khích lệ nhân viên cực có hiệu quả trong việc thực hiện năng suất của họ. Để có thể áp dụng Parkinson hiệu quả hơn thì bạn cần cho nhân viên của bạn nhận thấy được kết quả mà họ làm ra được chính là sự thành công của toàn bộ tổ chức. Từ đó, họ sẽ cảm thấy được truyền lửa và cố gắng hoàn thành các công việc của mình một cách hiệu quả nhất.
>> Xem thêm: Những cách Tạo Động Lực Cho Nhân Viên Hiệu Quả
ỨNG DỤNG ĐỊNH LUẬT PARKINSON HIỆU QUẢ
Để giúp định luật parkinson áp dụng phát huy tốt được hiệu quả thì bạn cần hiểu được quy luật về thời gian hoàn thành công việc và năng suất hoàn thành công việc của con người. Vậy để quản lý thời gian của mình một cách tốt nhất, Parkinson đã hướng đến các ứng dụng từ định luật mà ông phát hiện và nghiên cứu, như sau:
-
1. Ấn định một khoảng thời gian giới hạn để hoàn thành các công việc.
Có thể nói việc ứng dụng định luật Parkinson sẽ giúp tiết kiệm được khoảng thời gian và hoàn thành công việc một cách dễ dàng hơn trước khi dealine ập đến. Cần chủ động thực hiện các công việc này một cách tuần tự và xắp xếp chúng khoa học hơn.
-
2. Theo dõi thời gian của bạn.
Định luật Parkinson nhấn mạnh vào thời gian hoàn thành công việc. Chính vì thế bạn cần theo dõi thời gian bạn làm việc sẽ giúp việc hình thành cái nhìn khái quát hơn về tổng thể trong khoảng thời gian bạn phải làm xong chúng. Việc quản lý thời gian một cách hiệu quả nhất sẽ giúp phân chia được những công việc với một mức thời gian cần thiết để hoàn thành chúng cho thật sự phù hợp.
-
3. Lên lịch hoàn thành các công việc
Việc chủ động lên lịch trình làm việc sẽ giúp bạn thực hiện công việc này một cách tốt hơn. Bạn có thể lập lịch làm việc bằng các app lên kế hoạch công việc để hoàn thành chúng một cách tuần tự giúp công việc được thực hiện đúng hạn.
-
4. Chia nhỏ những công việc, dự án phức tạp
Trong một dự án nhiều khi bạn sẽ phải hoàn thành khối lượng công việc lớn và phức tạp. Chính điều này sẽ khiến cho bạn bị rối và lúng túng không biết bắt đầu từ đâu. Bằng việc chia nhỏ các công việc ra thành những phần nhỏ và giải quyết tuần tự sẽ giúp cho bạn có được một kế hoạch làm việc bài bản giúp hoàn thành khối lượng tổng thể dự án nhiều việc mà không bị rối.
-
5. Đặt thời gian dừng làm việc mỗi ngày
Nếu một công việc bạn cần hoàn thành nhưng có một khoảng thời gian hàng tuần. Nhiều khi bạn sẽ phí phạm những ngày đầu tiên đó mà bạn vô tình không biết. Chính vì thế mà công việc này cần làm bạn phải đặt giới hạn cho những công việc mà bạn phải làm một cách rõ ràng nhất. Bạn cần phải hoàn thành nó trong hôm nay vì ngày mai bạn còn phải làm các công việc khác và nó không thể chiếm hữu thời gian của các công việc của sau này.
>> Xem thêm: Cách tính KPI cho nhân viên một cách hiệu quả nhất
Kết luận
Cho dù chúng đã ra đời khá lâu nhưng định luật Parkinson này vẫn được áp dụng cho đến ngày nay. Định luật đã nói lên khá nhiều hiện tượng không tốt cho quá trình làm việc của mỗi người. Do đó để làm việc tốt và biết quản lý thời gian của mình bạn cần áp dụng được nhiều cách làm việc hiệu quả hơn để giúp tiết kiệm thời gian và hoàn thành công việc trước thời hạn ở một cách nhẹ nhàng.
