KPI là chỉ số đo lường hiệu quả công việc đã được áp dụng trong hầu hết các doanh nghiệp hiện nay. Việc triển khai các biểu mẫu và công thức tính KPI sao cho phù hợp với cá nhân và phòng ban cần dựa vào từng lĩnh vực và mục tiêu của doanh nghiệp. Trong bài viết này diendaniso.com sẽ chia sẻ cho bạn cách tính KPI cho nhân viên một cách hiệu quả nhất.
Nội dung
CHỈ SỐ KPI TRONG DOANH NGHIỆP
Có thể nói KPI là một chỉ số đo lường hiệu quả công việc quan trọng trong doanh nghiệp thời hiện đại. Được viết tắt từ cụm từ Key Performance Indicator chỉ hiệu suất chính thông qua số liệu dùng để theo dõi và đo lường giúp bạn giải quyết những vấn đề hoặc cung cấp một cái nhìn cụ thể cho việc đánh giá hiệu quả cá nhân và phòng ban.
> Xem thêm về chỉ số KPI
MỘT KPI TỐT THỂ HIỆN NHƯ SAU
- Cung cấp bằng chứng khách quan về tiến trình đạt được kết quả mong muốn
- Đo lường những gì được đã xảy ra ở quá khứ, trong hiện tại và dự định tương lai để giúp đưa ra quyết định tốt hơn
- Đưa ra một so sánh đánh giá mức độ thay đổi hiệu suất theo thời gian
- Có thể theo dõi hiệu quả, chất lượng, kịp thời, quản trị, tuân thủ, hành vi, kinh tế, hiệu suất dự án, hiệu suất nhân sự hoặc sử dụng tài nguyên
Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam dùng KPI để đo lường hiệu suất công việc. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng biết cách tính KPI đúng. Muốn có kết quả đo lường chuẩn xác, mọi KPI được thiết lập đều cần đảm bảo đúng nguyên tắc và mục đích:
Tính mục đích:
KPI giúp cho nhân viên hiểu được rõ nhiệm vụ của mình cũng như vai trò đóng góp của mình vào doanh nghiệp. Từ đó giúp nhân viên chủ động phân chia thời gian và lên kế hoạch làm việc cho hiệu quả hơn
KPI còn giúp đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên qua từng giai đoạn. Từ đó giúp cải tiến được năng suất của họ và làm tăng hiệu suất tổng thể của cả doanh nghiệp.
Tính nguyên tắc:
Các nguyên tắc của việc tính KPI cần đồng bộ và thống nhất để giúp các nhân viên, phòng ban nắm được.
>> Xem thêm: Chia sẻ những chỉ số KPI sản xuất mà Doanh Nghiệp nên biết
CÁCH TÍNH KPI HIỆU QUẢ CHO NHÂN VIÊN
Hiện nay tùy vào từng lĩnh vực và quy mô của doanh nghiệp chỉ số KPI sẽ được tính theo nhiều cách khác nhau phù hợp với từng phạm vi cụ thể cho nhân viên và phòng ban. Chỉ số KPI thường được lập ra theo chu kì thời gian đều đặn với mục đích riêng. Nhờ đó từng nhân viên cụ thể có thể xem xét được công việc của mình và các điều kiện cùng lộ trình giúp thực hiện công việc của mình. Nhờ có KPI mà nhân viên có thể biết được mình đang đứng ở vị trí nào trong công việc, tiền công hiện tại là bao nhiêu, từ đó có động lực để phấn đấu và chăm chỉ kiếm thêm thu nhập.
Tuy nhiên có 2 kiểu tính chỉ số KPI thường được các doanh nghiệp áp dụng.
1: Tính KPI theo trọng số:
Nhân viên trong doanh nghiệp hiện nay không chỉ làm một công việc duy nhất. Họ sẽ có thể làm một khối lượng và đầu mục công việc theo chỉ đạo của cấp trên. Ví dụ như nhân viên trợ lý sẽ có thể kiểm luôn lễ tân và nhân viên hành chính và văn thư của công ty. Do đó, những đầu công việc ấy có hiệu quả và đóng góp tới doanh nghiệp không giống nhau. Ta có thể phân loại công việc ra thành 3 nhóm cơ bản.
- Nhóm 1: Những công việc phải mất nhiều thời gian, công cụ, tâm sức để hoàn thành, và nó gây ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả của công ty.
- Nhóm 2: Những công việc mất ít thời gian nhưng mức độ ảnh hưởng lớn, hoặc mất nhiều thời gian nhưng mức độ ảnh hưởng mạnh.
- Nhóm 3: Những công việc vừa mất ít thời gian để hoàn thành, vừa ảnh hưởng ít tới doanh nghiệp.
Như vậy, trọng số của mỗi nhóm công việc sẽ được tính bằng đơn vị %, và dựa trên mức độ quan trọng/đóng góp của chúng.
Ví dụ, Nhân viên X có 5 KPI, trong đó 2 KPI thuộc nhóm A, 2 KPI thuộc nhóm B, và 1 KPI thuộc nhóm C. Như vậy, cách tính KPI dựa trên trọng số có thể như sau:
|
KPI |
Nhóm KPI |
Trọng số KPI |
| (1) | A | 30% |
| (2) | A | 30% |
| (3) | B | 15% |
| (4) | B | 15% |
| (5) | C | 10% |
Tính KPI theo hiệu suất và giai đoạn:
Việc đo lường KPI theo trọng số được sử dụng hợp lý cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chúng phù hợp cho các nhân viên đảm nhiệm nhiều đầu mục công việc. Tuy nhiên với những doanh nghiệp lớn có phân chia bộ phận và công việc chuyên biệt thì việc tính theo trọng số gặp một số vấn đề khó khăn. Việc đo lường hiệu suất sao cho ước lượng bừa bãi và không sa đà vào chi tiết vụn vặt thì việc cách tính KPI cho nhân viên theo hiệu suất và giai đoạn phát huy hiệu quả hơn.
Cách tính KPI theo hiệu suất thành phần , với công thức:
- Hiệu suất KPI thành phần = (Kết quả thực tế / Mục tiêu) * Trọng số
Ví dụ, nhân viên X có KPI (1) thuộc nhóm A, có trọng số 30%. Mục tiêu đặt ra cho KPI (1) là 100, kết quả đạt được thực tế là 90.
- Như vậy, hiệu suất KPI (1) của nhân viên X sẽ được tính như sau:
(90 / 100) * 30 = 27 (đơn vị:%)
Cách tính KPI theo hiệu suất tổng, với công thức:
- Hiệu suất KPI tổng = Hiệu suất KPI thành phần (1) + Hiệu suất KPI thành phần (2) + …
Ví dụ: nhân viên X có tổng cộng 3 KPI, trong đó: KPI (1) đạt 27%, KPI (2) đạt 36%, KPI (3) đạt 25%.
- Như vậy, hiệu suất làm việc của nhân viên X sẽ là:
27 + 36 + 25 = 88 (đơn vị: %)
Cách tính KPI theo giai đoạn thời gian:
điểm KPI của mỗi quý được tính dựa trên điểm KPI của các tháng trong quý đó.
ĐẶT KPI THEO CÔNG THỨC SMART
Việc xây dựng chỉ số KPI cho nhân viên một cách hiệu quả trong doanh nghiệp cần đảm bảo được các tiêu chí SMART bao gồm những tiêu chí cơ bản nhất:
- S – Specific: Cụ thể
- M – Measurable: Đo lường được
- A – Achievable: Có thể đạt được
- R – Realistic: Thực tế
- T – Timbound: Thời hạn cụ thể
Lên kế hoạch xây dựng KPI
Việc chọn lựa và xây dựng KPI cần phải được thực hiện với người có đầy đủ chuyên môn và tầm nhìn để thiết lập KPI. Thông thường KPI sẽ được thực hiện với trưởng bộ phận, trưởng phòng. Từ đó sẽ phân chia được yêu cầu công việc cho từng vị trí, từng nhân viên cấp dưới.
Những chỉ số KPI thường được thiết lập với người lãnh đạo của trưởng phòng thường sẽ hiểu được nhân viên của họ làm từ đó giao cho phù hợp và phát huy hiệu quả nhất. Sau khi KPI được xây dựng, cần có sự phê duyệt, nhận xét của cấp trên để góp ý và sửa đổi bổ sung những phần cần thiết.
Xây dựng các câu hỏi hiệu suất (KPQ) trọng điểm cho từng mục tiêu chiến lược
KPQ là các câu hỏi về hiệu suất được thiết lập với mục đích co hẹp lại các chỉ số giúp đo lường KPI một cách hiệu quả nhất. Việc xây dựng được KPQ cho từng trọng điểm mục tiêu chiến lược sẽ giúp thực hiện KPI một cách hiệu quả nhất.
Thiết lập KRA của các bộ phận
KRA hay Khu vực kết quả chủ yếu là những công việc nằm trong vùng trách nhiệm của một vị trí nhất định nào đó. Từng bộ phận trong một doanh nghiệp cần làm đúng và đủ chức năng cũng như nhiệm vụ của mình, và KRA phải bám sát nhiệm vụ đó. Đồng thời phân chia ra các nhiệm vụ công việc chính mà các nhan viên phải hoàn thành trong một khoảng thời gian.
Quy ra điểm cho kết quả đã đạt được
Với mỗi một công việc được thực hiện thì sau khi đạt kết quả bạn nên quy chúng ra điểm cho việc thống kê KPI được đơn giản hóa. sự quy đổi này khá tiện lợi và hiệu quả, đồng thời có thể thấy vị trí của mình đang ở đâu, mức độ làm việc ra sao.
Phân ra từng mốc hoàn thành kèm theo chế độ đãi ngộ
Phân mốc hoàn thành sẽ giúp đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Việc này còn giúp xếp chế độ đãi ngộ và khen thưởng một cách hiệu quả nhất.
Với 2 phương thức tính chỉ số KPI này hiện nay được sử dụng khá nhiều tại các doanh nghiệp hiện nay vì chúng phát huy được nhiều tác dụng hiệu quả. Tuy nhiên với những nhóm doanh nghiệp đặc thù khác thì cần linh hoạt sử dụng chỉ số này để đạt được hiệu quả tối ưu nhất.
>> Xem thêm: KPI và OKR khác nhau như nào ? Phương pháp nào vượt trội hơn ?
Có thể nói việc xây dựng chỉ số KPI và cách tính KPI là việc làm quan trọng trong mọi doanh nghiệp. Việc xác định đúng KPI và cách tính KPI phù hợp sẽ tạo động lực cho nhân viên cống hiến cho doanh nghiệp và giúp nhà quản lý theo dõi đánh giá hiệu quả của nhân viên để có hướng điều chỉnh kế hoạch hoạt động trong tương lai.
