Tạo hóa ban cho con người ai cũng có 24 tiếng một ngày. Tuy nhiên sẽ có những người thành công và những người chưa. Những người thành công họ thường biết nắm bắt và quản lý thời gian một cách hiệu quả nhất. Bài viết này diendaniso.com Sẽ chỉ cho bạn kỹ năng quản lý thời gian là gì? Làm cách nào để quản lý thời gian một cách hiệu quả nhất cho bạn.
Nội dung
KĨ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN LÀ GÌ?
Quản lý thời gian được hiểu là một quá trình xắp xếp, phân chia công việc phải hoàn thành theo một khoảng thời gian nhất định nhằm tăng tính hiệu quả hiệu suất của công việc của mình.
Nhờ kĩ năng quản lý thời gian tốt bạn sẽ có thể làm được nhiều việc hơn một cách hiệu quả nhất.
TẦM QUẢN TRỌNG CỦA QUẢN LÝ THỜI GIAN
Việc quản lý thời gian đã trở thành một kĩ năng quan trọng trong đời sống hiện nay. Chúng trở thành một trong những kĩ năng được coi trọng hiện nay nhờ chúng mang lại đến nhiều lợi ích cho cá nhân và doanh nghiệp.
Chúng thể hiện như sau:
Nâng cao năng suất làm việc
Nhờ kĩ năng quản lý thời gian hiệu quả mà bạn có thể phân lợi, xắp xếp công việc theo trình tự hợp lý cũng như các thứ tự ưu tiên để giúp phân bổ sức lực hoàn thành công việc đúng kế hoạch.
Nhờ việc phân bổ kế hoạch công việc hiệu quả mà bạn sẽ gia tăng hiệu suất công việc.
Giảm bớt áp lực khi làm việc
Những áp lực trong công việc thuờng đến khi bạn không biết cách phân chia công việc theo thời gian một cách hiệu quả. Chúng sẽ bị rối tung lên khiến cho bạn bị áp lực khi thời gian sắp kết thúc. Việc quản lý thời gian một cách hiệu quả sẽ giúp cho bạn giảm mệt mỏi căng thẳng và tránh được áp lực deadline cận kề.
Có thêm quỹ thời gian cho mình
Việc quản lý tốt thời gian sẽ giúp cho bạn làm được nhiều việc hơn. Ngoài thời gian sinh hoạt cá nhân hàng ngày bạn có thêm thời gian làm việc và nâng cao bản thân hơn cũng như học thêm được kĩ năng hơn. Khoảng thời gian này sẽ chính là khoảng thời gian ý nghĩa vô cùng giá trị không nên bỏ qua.
Hạn chế thói quen xấu
Người xưa có câu nhàn cư vì bất thiện để ám chỉ những người không có công việc làm và thời gian không kiểm soát sẽ sinh ra nhiều thói hư tật xấu. Những thói quen xấu có thể kể ra như sự trì hoãn, xắp xếp công việc kém có thể sẽ gây ra tác hại khôn lường cho cá nhân và tập thể.
Bên cạnh đó việc kiểm soát và quản lý kém thời gian sẽ khiến cho bạn đưa ra những phán quyết sai lầm khi không suy xét chín chắn. Ngược lại việc quản lý tốt thời gian sẽ giúp cho bạn tránh được áp lực về công việc đồng thời đưa ra được sự lựa chọn sáng suốt hơn trong công việc.
>>> Định luật Parkinson là gì? Cách quản lý thời gian hiệu quả cho bạn
MỘT SỐ KỸ NĂNG CẦN CÓ ĐỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN LÀ GÌ ?
Để giúp các bạn quản lý thời gian hiệu quả nhất chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn một số kỹ năng cần thiết giúp bạn làm được điều đó
Xác định mục tiêu công việc rõ ràng
Công việc đầu tiên để quản lý thời gian hiệu quả chính là bạn cần thực hiện xác định mục tiêu công việc rõ ràng. Việc này giúp bạn hiểu biết được mình cần phải làm gì. Để có thể làm được điều này bạn cần phải lên một lịch trình timeline công việc khi nào cần phải hoàn thành mục tiêu. Chỉ có như vậy bạn mới có thể làm chủ được thời gian của mình và không để chúng trôi qua một cách thật lãng phí.
Liệt kê những việc cần làm
Với những người có khối lượng công việc nhiều trong một ngày việc liệt kê ra hết những việc mà bạn sẽ phải làm trong một ngày chính là cách tốt nhất để quản lý danh sách công việc thực hiện
Bạn có thể thực hiện liệt kê ra những việc mình cần làm vào sổ ghi chép, công cụ online về lập lịch trình công việc. Đánh dấu những đầu mục quan trọng nhất cần thực hiện và sau mỗi công việc nào bạn cần đánh dấu chúng tránh bị loạn.
Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Một điểm chú ý chính là bạn cần đánh số những đầu mục công việc từ thấp đến cao. Công việc nào quan trọng cần thực hiện trước sẽ cần phải làm trước và công việc nào cần phải làm sau. Việc xắp xếp công việc một cách tuần tự nhất và phân bổ nguồn lực cho những công việc trước hoặc sau sẽ giúp cho bạ dễ dàng quản lý một cách tốt nhất thời gian và kiểm soát được công việc của mình.
Tổng kết lại công việc
Bạn cần tập thói quen tổng kết công việc vào cuối mỗi ngày. Sau khi hoàn thành công việc trong ngày, hãy ngồi lại và xem lại những việc đã hoàn thành và những việc chưa hoàn thành. Hãy xem xét thời gian đã dành cho từng việc đó và đánh giá hiệu quả của chúng. Thói quen này giúp bạn đánh giá xem thời gian đã dành cho công việc có hợp lý và khoa học không, từ đó bạn có thể rút ra kinh nghiệm để cải thiện công việc vào ngày hôm sau.
Tập trung
Để tiết kiệm thời gian hiệu quả, hãy tập trung vào công việc cần làm. Khi bắt đầu một nhiệm vụ, hãy tập trung tối đa năng lượng và trí tuệ của mình vào công việc đó. Thói quen này không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc một cách hiệu quả, mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
Không ngừng học hỏi
Để nâng cao kỹ năng mềm và kiến thức chuyên môn, hãy tham gia thường xuyên vào các khóa học ngắn, hội thảo chia sẻ kinh nghiệm hoặc đọc sách. Ban đầu có thể khó khăn, nhưng nếu bạn sắp xếp thời gian một cách khoa học, bạn sẽ cảm thấy có nhiều thời gian hơn cho việc này.
MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ THỜI GIAN TRONG DOANH NGHIỆP
Trong công việc việc bạn xắp xếp thời gian các công việc một cách thông minh sẽ giúp đem đến nhiều lợi ích. Để giúp bạn thực hiện hóa việc quản trị thời gian trong doanh nghiệp thì chúng tôi xin chia sẻ đến bạn một số nội dung đáng chú ý.
Quy tắc 4D (Do – Dump – Delegate – Defer)
Với quy tắc có tên gọi 4D này chính là phương pháp được nhiều người áp dụng hiện nay. Bí quyết của quy tắc 4D chính là giải quyết công việc này trước khi làm việc khác. Cụ thể như sau:
- Do: Yêu cầu bạn thực hiện công việc quan trọng ngay trước mắt.
- Dump: Là cách tiết kiệm thời gian khi từ bỏ những công việc vô nghĩa.
- Delegate: Là giao việc cho người làm tốt hơn.
- Defer: Lập danh sách công việc phải trì hoãn lại.
>>> Xem chi tiết: Quy tắc 4D
Nguyên tắc 80/20 (Pareto)
Nhiều người khi nghe đến quy tắc pareto cũng đã khá quan thuộc. Đây đơn giản được hiểu là việc nhấn mạnh 80% thành quả sẽ được tạo ra từ 20% nỗ lực. Việc bạn quản lý thời gian hiệu quả cần xác định 20% công việc ưu tiên để dẫn đến kết quả tốt nhất. Nguyên tắc này chính vì thế mà còn gọi là nguyên tắc 80/20 nhằm tập trung vào các công việc cụ thể do đó việc sử dụng thời gian sẽ đực hiệu quả hơn.
>>> Xem chi tiết: Nguyên tắc 80/20 (Pareto)
Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10
Đây cũng là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả cũng như doanh nghiệp hợp lý. Áp dụng quy tắc 40 – 30 – 20 – 10, bạn nên dành 40% thời gian để làm những việc quan trọng nhất, 30% thời gian thực hiện những việc quan trọng thứ hai. Tiếp theo, bạn dành 20% thời gian để làm những việc quan trọng thứ ba và 10% thời gian thực hiện tất cả mọi thứ kết hợp lại.
>>> Xem chi tiết: Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10
Hy vọng với những kiến thức mà diendaniso.com mang đến cho bạn trên đây phần nào đã có thể giúp cho bạn nắm được kĩ năng quản lý thời gian là gì ? Các bước quản lý thời gian cho mọi người một cách hiệu quả nhất. Đón đọc thêm những kiến thức của chúng tôi sẽ giúp cho bạn có được những kiến thức bổ ích.
