KPI là gì? Phân loại KPI? Xây dựng chiến lược KPI trong doanh nghiệp

Chắc hẳn khi đi làm bạn cũng đã được cấp trên giao cho các KPI để hoàn thành công việc. Đây là một chỉ số quan trọng để thúc đẩy hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh tại hầu hết các doanh nghiệp. Nhiều người vẫn còn chưa hiểu rõ KPI là gì hay chạy KPI nghĩa là gì? Tầm quan trọng của nó ra sao mà lại trở thành thước đo chất lượng của hầu hết mọi doanh nghiệp? Hãy cùng diendaniso.com tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết bên dưới nhé!

KPI LÀ GÌ ?

KPI là thuật ngữ được viết tắt bởi cụm từ Key Performance Indicator. Chỉ số KPI tạo ra để đánh giá hiệu quả công việc của cá nhân, tổ chức thông qua sự đo lường kiểm tra về số lượng và chất lượng công việc hoàn thành.

KPI thường được thể hiện ở dạng các con số cụ thể, chỉ tiêu định lượng để phản ánh hiệu quả hoạt dộng của các nhóm hoặc cá nhân. Các chỉ số KPI giúp doanh nghiệp theo dõi, đánh giá được việc thực hiện công việc của người lao động một cách minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng nhờ các số liệu cụ thể.

Dựa trên mức độ hoàn thành KPI, doanh nghiệp sẽ thực hiện các chế độ thưởng khác nhau cho từng cá nhân người lao động.

2 LOẠI KPI TRONG DOANH NGHIỆP

Với mỗi doanh nghiệp tùy vào quy mô và loại hình mà sẽ có sự xắp xếp tổ chức lên KPI khác nhau cho từng bộ phận cụ thể. Do đó KPI cũng sẽ khác nhau ở cấp độ tổ chức, phòng ban và cá nhân. Tuy nhiên tổng quan lại thì nó thường được chia làm 2 loại KPI bao gồm: KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến lược, KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật.

KPI mang tính chiến lược: Với loại hình mục tiêu mang tính chiến lược này thì mục tiêu sẽ là lợi nhuận, doanh thu, phủ thị trường vv. Chúng sẽ có tác động trực tiếp đến hoạt động của công ty. Có thể kể đến một số ví dụ về KPI này là: Chiến lược doanh số năm phải là 200 tỷ. Nếu không đạt được mục tiêu đó thì doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng nặng nề.

KPI mang tính chiến thuật: Đây là dạng mục tiêu có cách áp dụng phương pháp thực hiện như thế nào để nhằm mục đích thực hiện được chiến lược đề ra trước đó. Ví dụ có thể kể đến là KPI mỗi tháng phải kéo được 50,000 traffic cho website. Tuy nhiên dù lượng traffic có đạt được chỉ tiêu thì điều này cũng không thể đảm được rằng công ty vẫn đạt được doanh số.

>>> Reviews sách 100+ Chỉ Số Xây Dựng KPI Cho Doanh Nghiệp của Tsuyoshi Shimada

VAI TRÒ CỦA KPI TRONG DOANH NGHIỆP

Có thể nói Chỉ số KPI là một công cụ quản lý đắc lực giúp cho doanh nghiệp của bạn nâng cao được hiệu suất lao động từ đó đạt được các mục tiêu mà mình đề ra. Vai trò của chỉ số KPI còn thể hiện thông qua những khía cạnh như sau:

Với doanh nghiệp:

• KPI giúp theo dõi được hiệu suất làm việc của nhân viên trực quan, minh bạch, chính xác cũng như đề ra chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp với từng chức vụ khác nhau.
• KPI giúp nâng cao được hiệu quả quy trình nghiệm thu thực hiện công việc
• KPI giúp đảm bảo những mục tiêu, tầm nhìn có thể được hoàn thành đúng như kỳ vọng

Với nhân viên:

• KPI giúp cá nhân nhân viên hiểu được mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra
• Nhờ chỉ số KPI cùng với khen thưởng sẽ tạo động lực làm việc, hướng tới thực hiện mục tiêu
• Phát hiện ra các khiếm khuyết nếu chậm tiến độ thực hiện nhiệm vụ để cải thiện kịp thời

ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA CHỈ SỐ KPI

Để hiểu rõ được những giá trị mà KPI mang lại cho bạn và doanh nghiệp thì Dưới đây sẽ là những ưa, nhược điểm của chỉ số KPI mà các tổ chức doanh nghiệp cần nắm rõ trước khi tiến hành áp dụng chỉ số KPI.

Ưu điểm của KPI

• Chỉ số KPI có thể giúp đo lường sức tăng trường so với mục tiêu một cách rõ ràng hơn. Đồng thời còn giúp cho họ đánh giá được hiệu quả của công việc của nhân viên và các phòng ban.
• Áp dụng đúng và đủ chỉ số KPI có thể giúp bạn nắm được hiệu suất và hiệu quả làm việc của từng cá nhân, bộ phận và nhóm.
• KPI là chỉ số có thể lượng hóa chính bởi vậy kết quả đo lường có độ chính xác cao.
• Giúp gia tăng liên kết làm việc giữa các cá nhân, bộ phận trong cùng 1 tổ chức.

Nhược điểm của KPI

• Để có thể xây dựng hệ thống KPI hiệu quả cần người lập KPI phải có chuyên môn cao từ đó mới áp dụng được một cách khoa học nhất.
• Hiệu quả của KPI sẽ không cao khi được áp dụng trong thời gian dài.

ĐẶC ĐIỂM CỦA CHỈ SỐ KPI TỐT

Với một chỉ số KPI tốt của tổ chức và cá nhân sẽ được thể hiện ở khá nhiều khía cạnh khác nhau. Về bản chất thì một chỉ số KPI tốt cần phải đáp ứng được những tiêu chí như sau:

• KPI phù hợp với các mục tiêu mang tính chiến lược
• KPI tốt thể hiện được trọng tâm tốt và các mục tiêu tập trung thay vì quá nhiều chỉ tiêu dàn trải. Nếu phần chỉ số có trọng số nhỏ hơn 1% thì nên cân nhắc bỏ để ưu tiên cho các chỉ số khác.
• Các chỉ số KPI dành cho các cá nhân hoặc bộ phận cần phải hợp lý với các nhiệm vụ cùng chức năng khác nhau. Doanh nghiêp giao chức năng quản lý phần công nợ cho bộ phận kinh doanh. Nếu tỉ lệ nợ xấu ví dụ: “Dưới 10% tổng doanh thu” thì không thể bàn giao sang cho phòng kế toán.
• Bộ chỉ số KPI tốt phải đáp ứng tiêu chí công cụ SMART bao gồm Specific (Cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Có thể đạt được), Realistic (Thực tế), Time-bound (thời hạn chi tiết).

LỢI ÍCH CỦA KPI TRONG DOANH NGHIỆP

Việc sử dụng các loại chỉ số KPI hiệu quả sẽ mang đến cho doanh nghiệp của bạn nhiều lợi ích thật sự cho doanh nghiệp. Chúng được thể hiện ở chỗ:

Đánh giá được các hoạt động phức tạp:

Việc sử dụng chỉ số KPI có thể giúp đánh giá được nhiều quy trình và hoạt động đan xem lẫn nhau trong hoạt động của tổ chức. Từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiện được thời gian và gia tăng dược hiệu quả quản lý.

Việc chỉ số KPI có thể thiết lập được mục tiêu có ý nghĩa rất lớn cho doanh nghiệp khi thực hiện và tiến độ của chúng cũng có thể được đo lường. giúp xác định các bước cần thiết để đạt được các mục tiêu cụ thể và đưa ra các cân nhắc chiến lược rộng lớn hơn.

Tăng hiệu quả trong giao tiếp

Việc chỉ số KPI được áp dụng trong doanh nghiệp và nhất là trong các bộ phận phòng ban làm việc nhóm. KPI có thể nâng cao được hiệu quả trong giao tiếp khi có được mô hình làm việc nhóm hợp lý. Nói cách khác thì khi các nhóm cùng nhau chia sẻ và tầm nhìn về cách đạt được các nhiệm vụ và thống nhất KPI có thể giúp tạo ra được tinh thần và kết quả đầu ra.

Cung cấp cơ sở vững chắc để ra quyết định

Việc đưa ra những quyết định mang tính chiến lược cho doanh nghiệp cần phải nhin vào các kết quả, chỉ số vv. Điều này sẽ giúp nhìn nhận đúng thực trạng và vấn đề của doanh nghiệp đang tồn tại. Hiệu quả hoạt động đặc biệt rõ ràng trong lĩnh vực quản lý. Khi được xây dựng đúng công thức, KPI sẽ giúp giảm thiểu sự thiên vị và tập trung vào các sự kiện và số liệu. Từ đó có thể đưa ra những quyết định và giảm thiểu rủi ro, đảm bảo tính công bằng.

>> Xem thêm: KPI và OKR khác nhau như nào ? Phương pháp nào vượt trội hơn ?

LÝ DO DOANH NGHIỆP KHÔNG ĐẠT ĐƯỢC KPI

Chỉ số KPI tuy được áp dụng trong hầu hết các doanh nghiệp hiện nay tuy nhiên thực sự vẫn ít doanh nghiệp áp dụng tốt chỉ số này và khiến việc không đạt KPI diễn ra khá nhiều. Chúng được thể hiện ở những yếu tố như sau:

1. Không xác định KPI rõ ràng

Chúng ta thường thất bại khi nghĩ rằng chỉ cần chạy KPI mà không xác định rõ ràng từ con số hay chiến lược cụ thể.

Một thất bại thường thường gặp khi áp dụng KPI là không xác định được rõ ràng. Chỉ số KPI cần phải được dễ nhận biết và được truyền đạt đúng cách đối với những bộ phận có liên quan của công ty. . Từ đó nắm bắt rõ hơn tình hình chung mà có hướng điều chỉnh hay đưa ra chỉ số KPI hợp lý hơn.

2. Thiếu tính trách nhiệm trong quá trình thực hiện

Cần phải nói rằng việc áp dụng KPI cần phải có một chủ sở hữu tức người cịu trách nhiệm chính theo dõi để đạt được mục tiêu có liên quan đến chỉ tiêu KPI đó. Việc có đạt được kế hoạch hay không cần phải có tính trách nhiệm trong quá trình thực hiện đó. Những doanh nghiệp có một kế hoạch KPI hiệu quả tuy nhiên người trực tiếp làm việc thực hiện có thể thiếu trách nhiệm dẫn đến KPI không đạt được sẽ ảnh hưởng đến cả KPI của cả doanh nghiệp đó.

3. KPI xa rời thực tế, không thể đạt được

Một cách tốt để thiết lập hệ thống KPI là liên kết các mục tiêu với một khung thời gian cụ thể. Điều này sẽ giúp theo dõi quá trình công việc để sửa chữa nếu phát hiện điểm nào chưa phù hợp.

Tuy nhiên, điểm mấu chốt của KPI muốn mang lại cho từng cá nhân và doanh nghiệp chính là có thể hoàn thành ngay một hay nhiều mục tiêu ngắn hạn. Vậy nên hãy cân nhắc về tính khả thi của công việc để đảm bảo luôn hoàn thành tốt nhất.

4. Thiếu tính cụ thể

Kết quả kinh doanh có tốt hay không còn phụ thuộc vào từng hạng mục công việc, thời gian đặt ra cụ thể. Càng làm rõ mục tiêu công việc chi tiết đến đâu thì chúng ta có thể nhìn vào con số để cải thiện.

5. Quá khó để đo lường KPI

Chỉ số KPI hiệu quả cần phải được kết hợp với các dữ liệu, mục tiêu kinh doanh cùng mục tiêu của các phòng ban trong doanh nghiệp. Nếu thiếu đi yếu tố này thì KPI thường sẽ chỉ mang tính khái niệm và trở nên trừu tượng.

Dữ liệu là yếu tố làm cơ sở cho KPI. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn thực sự có thể đo lường và theo dõi KPI của mình theo thời gian.

QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHỈ SỐ KPI HIỆU QUẢ

Mỗi doanh nghiệp tùy thuộc vào từng ngành nghề khác nhau sẽ có những chỉ số KPI khác nhau. Việc này còn tùy thuộc vào từng mục tiêu và kế hoạch của doanh nghiệp cũng như loại chỉ số KPI riêng biệt khác nhau. Tuy nhiên việc xây dựng hệ thống KPI cho doanh nghiệp sẽ thường có những bước cơ bản như sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu cụ thể cho KPI

Đây là bước đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất cho việc xây dựng KPI hiệu quả. Cần phải có mục tiêu rõ ràng cụ thể để từ đó xác định được KPI hiệu quả và phù hợp cho doanh nghiệp.

Chỉ số KPI sẽ cần được diễn tả bằng con số trực quan cụ thể và có thể đo lường được. Nhìn vào các chỉ số KPI, người ta có thể hình dung được tầm nhìn và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai.

Bước 2: Phổ biến chỉ số KPI với các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp

Chỉ số KPI có thể thực hiện một cách hiệu quả nếu được truyền đạt thông báo tới các bộ phận và nhân viên có liên quan. Người thực hiện triển khai cụ thể cần được nắm rõ KPI sẽ phải làm để có hướng thực hiện một cách tốt nhất giúp đạt được KPI đề ra.

Bước 3: Kiểm tra lại KPI theo chu kì cố định hàng tuần hoặc hàng tháng

Chỉ số KPI cần được kiểm tra hiệu suất công việc và chính là điều cần thiết để duy trì và phát triển các mục tiêu của doanh nghiệp. Thực tế không phải lúc nào KPI được đề ra cũng đem lại hiệu quả tích cực cho doanh nghiệp. Chỉ khi đưa vào thực hiện trong thực tế mới phát sinh vấn đề mà doanh nghiệp chưa lường trước.

Bước 4: Đảm bảo KPI đã đề ra phải mang tính thực tiễn

Doanh nghiệp cần phải thường xuyên kiểm tra và theo dõi mục tiêu nhằm phân tích các hiệu suất hoạt động của KPI. Điều này giúp đảm bảo KPI doanh nghiệp đặt ra hoàn toàn phù hợp với thực tiễn.

Bước 5: Điều chỉnh KPI phù hợp với những thay đổi của doanh nghiệp

Với việc theo dõi thường xuyên và đánh giá tiến độ định kỳ, doanh nghiệp sẽ phát hiện ra những bất cập, tồn tại trong KPI mà mình đề ra, từ đó thảo luận với các phòng ban để thực hiện điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế.

Bước 6: Kiểm tra xem KPI đã đề xuất có thể thực hiện được hay không

Sau khi thực hiện được các hoạt động có liên quan đến chỉ số KPI thì cần kiểm tra xem KPI đã đặt ra có được thực hiện đúng với yêu cầu hay không. Những KPI này có thể có hiệu quả hoặc thiếu hiệu quả nếu như việc nhân sự áp dụng và thực hiện theo đúng hoặc thiếu trách nhiệm khiến KPI không đạt được trong chiến lược kế hoạch đặt ra.

>>> Chia sẻ những chỉ số KPI sản xuất mà Doanh Nghiệp nên biết

KPI (Key Performance Indicator) là một giá trị có thể đo lường cho biết liệu một đội ngũ tổ chức hay công ty có đạt được các mục tiêu của họ đã đề ra hay không. KPI thường được theo dõi bằng công cụ báo cáo theo thời gian thực tế hay còn gọi là bảng điều khiển KPI, ở đó với mỗi chỉ số KPI của bạn phải đáp ứng mục tiêu SMART, nghĩa là cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, các yếu tố liên quan và giới hạn thời gian đồng thời chỉ theo dõi số liệu phải liên quan đến tổ chức công ty và mục tiêu kinh doanh của bạn.

Mình hy vọng thông qua bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về chỉ số KPI, cũng như nắm được các bước xây dựng KPI hiệu quả cho công việc. Đừng quên để chia sẻ bài viết với mọi người nếu bạn thấy hay và hữu ích nhé!