Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp là gì? Một số kiểu sơ đồ tổ chức

Hiện tại ở các Doanh Nghiệp đang hoạt động tại Việt Nam có khoảng 5 mô hình doanh nghiệp chính. Mỗi mô hình hoạt động sẽ có một sơ đồ tổ chức riêng không giống nhau. Để giúp các bạn hiểu được hơn nữa về sơ đồ tổ chức doanh nghiệp là gì và các loại mẫu sơ đồ tổ chức doanh nghiệp mới nhất cùng diendaniso.com đi tìm hiểu qua bài viết hôm nay.

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY LÀ GÌ ?

Sơ đồ tổ chức công ty là một thuật ngữ chỉ một loại biểu đồ trực quan được tạo ra nhằm mô tả hình ảnh, các bộ phận trong công ty theo chức năng và cấp bậc quyền hạn. Với sơ đồ này bạn có thể đóng vai trò một cách quan trọng vào việc vận hành các mô hình quản lý doanh nghiệp.

Với những loại hình doanh nghiệp khác nhau sẽ có những phân cấp và quyền hạn khác nhau ở mỗi bộ phận. Khi nhìn vào sơ đồ bạn sẽ biết được công việc của mình được thực hiện như thế nào và cấp trên nào quản lý. Thêm vào đó khi nhìn vào sơ đồ tổ chức bạn có thể hiểu được các mối liên hệ và cách thức giao tiếp và trao đổi công việc cũng từ đó mà được thể hiện rõ qua sơ đồ.

Đồng thời cũng từ sơ đồ tổ chức công ty, có thể đánh giá được nguồn lực nội tại của công ty có đồng nhất với mục tiêu và chiến lược đã hoạch định hay không.

ĐẶC ĐIỂM CỦA SƠ ĐỒ TỔ CHỨC

Một sơ đồ tổ chức công ty cần phải được thể hiện thông qua các đặc điểm như sau:

• Mỗi hình vẽ sẽ thể hiện rõ được vị trí, các mối quan hệ và tương tác với nhau thông qua các kênh giao tiếp chính thức với các nhân viên và các bộ phận cũng như phòng ban.
• Thể hiện được rõ các nhiệm vụ cơ bản của bộ phận trong công ty
• Mô tả chức vụ, quyền hạn của từng vị trí;
• Thể hiện quy trình làm việc của các bộ phận.

NHỮNG NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY

Khi xây dựng một sơ đồ tổ chức của công ty thì cần có những nguyên tắc nhất định bạn cần nắm được.

• Nguyên tắc thống nhất chỉ huy: Các công việc và báo cáo sẽ được thống nhất thông qua một người đứng đầu bộ phận đó.
• Nguyên tắc gắn liền với mục tiêu: tức là bộ máy tổ chức của công ty phải được xây dựng nhất quán theo mục tiêu, chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp
• Nguyên tắc hiệu quả: Sơ đồ tổ chức công ty phải được xây dựng để đạt hiệu quả hoạt động tối đa với chi phí quản lý và vận hành bộ máy thấp nhất.
• Nguyên tắc cân đối: Các bộ phận trong tổ chức phải được cân đối về quyền hành và trách nhiệm. Đồng thời, cân đối cũng được thể hiện qua phân bổ công việc hợp lý giữa các phòng ban.
• Nguyên tắc linh hoạt: Sau khi sơ đồ tổ chức được xây dựng, các bộ phận và phòng ban phải có khả năng thích nghi và đáp ứng những tác động từ bên ngoài để sơ đồ đó có thể hiệu quả.

VAI TRÒ CỦA SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY

Có thể nói sơ đồ tổ chức của công ty chính là một công cụ trực quan cần thiết giúp hiểu rõ về bộ máy của doanh nghiệp của bạn. Loại biểu đồ này đóng một vai trò quan trọng cho doanh nghiệp của bạn thông qua những vấn đề như sau:

• Sơ đồ tổ chức công ty thể hiện thứ bậc cấu trúc nội bộ của công ty
• Sơ đồ tổ chức công ty giúp nhân viên hiểu rõ được nhiệm vụ của mình.
• Sơ đồ tổ chức công ty giúp hiểu rõ được trách nhiệm của từng phòng ban, bộ phận.
• Bộ phận quản lý dễ dàng nắm được số lượng nhân viên.
• Giúp nhân viên nắm được lộ trình phát triển công việc của mình.

CÁCH XÂY DỰNG SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP HIỆU QUẢ

Để có thể xây dựng sơ đồ tổ chức doanh nghiệp của bạn thật hiệu quả thì trước khi bắt tay vào việc xây dựng sơ đồ tổ chức thì bạn cần phải dựa trên 2 yếu tố chính như sau:

• Khi quyết định về cấu trúc tổ chức của công ty, cần xác định hai vấn đề quan trọng: nhóm chức năng trong quy trình làm việc và các bộ phận hoặc nhóm làm việc có trong công ty. Quá trình xác định này sẽ giúp công ty hiểu rõ các mối quan hệ trong sơ đồ tổ chức.
• Để vẽ sơ đồ tổ chức, cần thu thập thông tin về các vai trò công việc trong công ty. Sau đó, sẽ vẽ bảng mô tả công việc cho từng vai trò cụ thể và hoàn thiện sơ đồ. Quan trọng là đảm bảo tính thông suốt trong việc giao tiếp giữa các bộ phận trong tổ chức.

>>> Công ty đa ngành là gì? Hoạt động của doanh nghiệp đa ngành như thế nào?

CÁC MÔ HÌNH SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHỔ BIẾN

Hiện nay, ở Việt Nam có 5 loại hình doanh nghiệp chính:

• Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH),
• Doanh nghiệp cổ phần,
• Doanh nghiệp Nhà nước,
• Doanh nghiệp tư nhân,
• Doanh nghiệp hợp danh.

Tùy vào cơ cấu mà các công ty sẽ có những mô hình khác nhau. Tuy nhiên, thông thường các công ty sẽ có các mô hình phổ biến dưới đây.

• Mô hình tổ chức ma trận

Mô hình tổ chức ma trận đã được xây dựng dựa trên hệ thống hỗ trợ đa chiều. Chính vì thế mà thông tin trong mô hình tổ chức theo ma trận này cũng sẽ được vận hành theo chiều dọc và cả chiều ngang. Đây được coi là một loại mô hình tổ chức ma trận khó nhất nhưng lại giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất nhất.

Ưu điểm:

• Nâng cao hiệu quả hơn trong quá trình giao tiếp.
• Các cá nhân có cơ hội sử dụng kỹ năng chuyên môn trong nhiều tình huống khác nhau.
• Tăng cường sự phối hợp giữa các tổ chức trong công ty.
• Quá trình đưa ra quyết định được rút ngắn.
• Tận dụng được tối ưu nguồn lực.

Hạn chế:

• Có thể dẫn đến sự thiếu trách nhiệm của các thành viên.
• Tình trạng nhân viên phải làm việc dưới sự điều hành của nhiều quản lý.
• Nhân sự cần khá nhiều thời gian để làm quen với mô hình.
• Có thể xảy ra xung đột giữa quản lý dự án và quản lý chức năng.
• Khi đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên thường khá khó.

• Cơ cấu tổ chức theo chức năng

Cách sơ đồ tổ chức thứ 2 đây chính là mô hình tổ chức theo chức năng. Loại sơ đồ này mỗi chức năng quản lý cũng sẽ do một nhóm/ bộ phận đảm nhiệm. Với cơ cấu tổ chức theo chức năng này thì cần nhân viên của bạn phải có được kỹ năng chuyên môn cao hơn.

Ưu điểm:

• Hướng dẫn được thực hiện một cách rõ ràng hơn.
• Thể hiện được rõ ràng các trách nhiệm của công nhân và các bộ phận.
• Trình độ chuyên môn hóa được nâng cao.
• Tổ chức có thể sử dụng chuyên môn hóa lao động ở cấp quản lý.
• Nâng cao sản lượng và chất lượng sản xuất.

Hạn chế:

• Sự phối hợp giữa nhân viên và các bộ phận trở nên khó hơn.
• Các quyết định có thể không được đưa ra kịp thời.
• Có thể tạo ra rào cản và sự kém hiệu quả ở các bộ phận chức năng khác nhau
• Công việc giám sát, thực hiện không được làm ngay lập tức.
• Các chuyên viên khó để đạt được mục tiêu cá nhân của mình và có thể bỏ qua mục tiêu của tổ chức.

>>>> CMO là gì? Tầm quan trọng của CMO trong doanh nghiệp ?

• Mô hình tổ chức phẳng

Với những doanh nghiệp có khá ít nhân sự và doanh nghiệp có sự tương tác mạnh mẽ giữa các nhân viên hiện nay. Mô hình phù hợp nhất chính là mô hình tổ chức phẳng. Những mô hình như thế này thường không thể hiện rõ chức danh và nhân viên đều bình đẳng với nhau và theo mô hình tự quản lý.

Ưu điểm:

• Công ty có thể tiết kiệm chi phí: Tiền lương, phúc lợi,…
• Trách nhiệm của nhân viên được nâng cao.
• Nhân sự mỏng và chỉ gồm nhân sự chủ chốt.
• Khả năng giao tiếp được nâng cao.
• Các quyết định được rút ngắn thời gian phê duyệt.

Hạn chế:

• Công ty có khả năng bị mất kiểm soát.
• Việc giám sát và kết nối nhân sự trở nên khó khăn.
• Nhân viên có thể bị căng thẳng vì nhận nhiều công việc trong một lúc.
• Sự tranh giành quyền lực của các cấp quản lý được phát sinh.
• Mô hình có thể tạo ra rào cản đối với sự tăng trưởng của công ty.
• Công việc phê duyệt trở nên khó khăn.

• Sơ đồ tổ chức theo địa lý

Có thể nói được sơ đồ tổ chức dựa theo địa lý là sơ đồ phù hợp tại với nhiều doanh nghiệp có hoạt động tại nhiều địa điểm khác nhau. Thông thường sẽ là các doanh nghiệp đa quốc gia họ sẽ tiến hành thực hiện báo cáo về công ty mẹ. Hầu hết các tập đoàn lớn để sử dụng tổ chức này

Ưu điểm:

• Giúp nhân sự nhận thức rõ chức năng của công ty.
• Cơ cấu của công ty được quy hoạch rõ ràng hơn.
• Quá trình hoạt động và làm việc trở nên thông suốt và hiệu quả .

Hạn chế:

• Công việc giám sát và quản lý trở nên khó khăn hơn.
• Các thông tin có thể không được cập nhật kịp thời.

• Mô hình tổ chức phân quyền

Mô hình tổ chức phân quyền là một mô hình tổ chức truyền thống, trong đó chỉ thị và quyền lực được truyền từ cấp cao nhất xuống cấp quản lý trung và sau đó đến nhân viên cơ bản. Mô hình này có xu hướng quan liêu và tạo ra sự phân biệt.

Ưu điểm:

• Trách nhiệm và quyền hạn được phân định rõ ràng.
• Lộ trình thăng tiến được xác định rõ ràng.
• Nhân viên được tập trung vào việc phát triển kỹ năng chuyên môn.
• Nguồn lực được chia sẻ, tránh sự chồng chéo và trùng lặp trách nhiệm.

Hạn chế:

• Mất nhiều thời gian để đưa ra quyết định.
• Giao tiếp giữa cấp dưới và cấp trên có sự cách biệt.
• Mục tiêu chung không được thống nhất.
• Các phòng ban thiếu sự phối hợp với nhau và có xu hướng cạnh tranh.
• Tổ chức không thích ứng hiệu quả với áp lực môi trường và cạnh tranh.

>>>> Cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh

MỘT SỐ MẪU SƠ ĐỒ TỔ CHỨC THEO LOẠI HÌNH DOANH NGHIỆP

Như chúng tôi đã chia sẻ bên trên thì hiện nay ở Việt Nam có 5 loại hình doanh nghiệp chính:

• Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH),
• Doanh nghiệp cổ phần,
• Doanh nghiệp Nhà nước,
• Doanh nghiệp tư nhân,
• Doanh nghiệp hợp danh.

Mỗi loại doanh nghiệp sẽ có sơ đồ tổ chức phù hợp với hình thức kinh doanh của mình.

• Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần

Công ty cổ phẩn được thành lập với nhiều người cùng góp vốn với nhau chia theo cổ phần hoạt động. Cổ phần được xây dựng theo dạng Đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị, giám đốc hoặc tổng giám đốc công ty, ban kiểm soát. Với mỗi vị trí phòng ban sẽ có những vai trò khác nhau trong doanh nghiệp.

• Sơ đồ tổ chức công ty TNHH

Đây là loại hình doanh nghiệp TNHH chính là một hình thức do một cá nhân tiến hành làm chủ sở hữu. Chính vì thế mà cơ cấu của doanh nghiệp TNHH một thành viên bao gồm có chủ tịch công ty, giám đốc hoặc tổng giám đốc.

Công ty TNHH hai thành viên: là công ty có từ 02 đến 50 thành viên. Việc điều hành, quản lý ở công ty này dễ dàng hơn đối với công ty TNHH một thành viên do có sự quen biết giữa các cổ đông.

Với loại hình doanh nghiệp TNHH 2 thành viên là sẽ có số lượng từ 2 đến 50 thành viên. Việc điều hành quản lý cũng sẽ hiệu quả hơn và thường xuyên tại Việt Nam đang sử dụng loại hình này.

• Sơ đồ tổ chức công ty xây dựng

Công ty xây dựng hiện nay đang được thực hiện với 2 mảng chính đó là công ty có thi công và công ty không có thi công. Số lượng các doanh nghiệp xây dựng hiện nay đang khá phát triển tại thị trường Việt Nam. Mẫu sơ đồ chúng ta có thể được thể hiện như sau:

• Sơ đồ tổ chức công ty sản xuất

Loại hình sơ đồ tổ chức sản xuất hiện nay đang được sử dụng và phát triển khá nhiều. Số lượng doanh nghiệp sản xuất ngày càng cao thường tồn tại ở 2 dạng là sản xuất – gia công, sản xuất – thương mại. Sơ đồ của chúng được chúng ta viết ra như sau:

• Sơ đồ tổ chức công ty thương mại

Những doanh nghiệp thương mại hiện nây tại Việt Nam thuộc dạng doanh nghiệp mua bán hàng hóa, các loại sản phẩm và đi kèm các kênh phân phối. Sơ đồ thường sẽ được hiển thị như sau:

• Sơ đồ tổ chức công ty vận tải

Dịch vụ chính của công ty vận tải là dịch vụ vận chuyển hàng hóa. Vậy nên, trong khâu tổ chức, công ty vận tải đã có thêm bộ phận vận chuyển, kiểm soát chất lượng để quá trình cung ứng dịch vụ trở nên hiệu quả hơn.

Bài viết chia sẻ trên đây, diendaniso.com đã giúp bạn tìm hiểu kỹ lưỡng về sơ đồ tổ chức công ty là gì? Cơ cấu tạo dựng ra sơ đồ cho doanh nghiệp mang lại hiệu quả tốt nhất. Ngoài những thông tin chia sẻ chi tiết này, bạn còn điều gì vướng mắc khác. Hãy để chuyên gia của chúng tôi giải đáp nhanh nhất.