Quản trị theo mục tiêu – MBO là một phương pháp quản trị được áp dụng nhiều nhất hiện nay. Phương pháp này đánh giá hiệu quả công việc thông qua các mục tiêu của tổ chức với kết quả công việc của từng cá nhân và sự phát triển của tổ chức với sự tham gia của tất cả các cấp bậc quản trị. . Vậy cụ thể MBO là gì và quy trình thực hiện ra sao? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây của diendaniso.com
Nội dung
KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU MBO
Quản trị theo mục tiêu được viết tắt bởi cụm từ MBO – Management By Objectives là một phương pháp quản lý trong đó các nhà quản lý và nhân viên cùng thiết lập, ghi nhận và giám sát các mục tiêu trong một khoảng thời gian cụ thể.
Cơ chế hoạt động theo mục tiêu của MBO sẽ theo một quy trình thống nhất chung: Ban đầu chúng sẽ xác định được những mục tiêu cần đạt được của quản lý cấp cao nhất là gì, sau đó mới bắt đầu xác định mục tiêu của các bộ phận các cấp thấp hơn và trong một khung thời hạn ngắn hơn.
Quản trị theo mục tiêu (MBO) là một hệ thống quản trị liên kết mục tiêu của tổ chức với kết quả công việc của từng cá nhân và sự phát triển của tổ chức với sự tham gia của tất cả các cấp bậc quản trị.
YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA MBO
MBO được nhắc đến lần đầu tiên vào năm 1954 trong cuốn sách “Thực hành quản trị” của Peter Drucker. Ngoài ra còn có nhiều tên gọi khác như “Quản trị theo kết quả” (Management by Results), “Quản trị mục tiêu” (Goals Management), vv
Hiện nay quản trị theo mục tiêu MBO bao gồm có 4 yếu tố cơ bản như sau:
- Sự cam kết của các nhà quản lý với hệ thống MBO;
- Sự cộng tác, hợp tác của các thành viên trong tổ chức để xây dựng mục tiêu chung;
- Sự tự giác và tự nguyện với tinh thần tự quản của họ để thi hành kế hoạch chung;
- Kiểm soát việc thực hiện kế hoạch
MỤC ĐÍCH CỦA MBO
Phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO có mục đích gia tăng kết quả hoạt động của tổ chức với việc đạt được các mục tiêu cụ thể của tổ chức thông qua các mục tiêu của nhân viên trong toàn bộ tổ chức.
Với phương pháp này MBO khuyến khích sự tham gia của mọi thành viên trong công ty vào việc xác định mục tiêu làm việc thay vì chỉ giới hạn bởi một số ít lãnh đạo làm việc. Những người làm việc trực tiếp sẽ là những người hiểu rõ nhất quy trình làm việc và trách nhiệm của họ. Do đó sẽ có quyền chọn lựa ra hành động và mục tiêu họ nên có để thực hiện trách nhiệm của mình.
ĐẶC ĐIỂM CHÍNH CỦA MBO
Phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO có bản chất là thiết lập các mục tiêu và chọn lựa chương trình hành động và ra quyết định có tham gia của các nhà quản trị lẫn nhân viên. MBO sẽ có một số đặc điểm như sau:
- Mục tiêu sẽ được đặt ra theo thời gian nhất định và được lập thành văn bản. Các nhà quản trị sẽ có thể quản lý theo dõi và kiểm tra tiến độ thực hiện dự án.
- MBO thiết lập mục tiêu cho tất cả các cấp của tổ chức. MBO có sự tham gia của tất cả các thành viên trong tổ chức. Chuyển từ mục tiêu chung của tổ chức thành các mục tiêu cá nhân để tăng mức độ cam kết hoàn thành và hướng tới hiệu suất công việc, trách nhiệm công việc cao hơn
- Có đánh giá định kỳ về hiệu suất, nhân viên được cung cấp thông tin hiệu suất thực tế so với hiệu suất mục tiêu để có cái nhìn rõ hơn về hiệu quả công việc
LỢI ÍCH CỦA QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU MBO
Một khi doanh nghiệp của bạn chọn và áp dụng hệ thống quản trị theo mục tiêu và đạt được hiệu quả thì doanh nghiệp của bạn sẽ có được nhiều lợi ích to lớn. Lợi ích lớn nhất chính là tạo ra được động lực lao động cho toàn bộ thành viên trong tổ chức.
- Nhân viên sẽ cảm nhận thấy họ là một phần của tổ chức và hiểu được những mục tiêu chung của công ty để cùng phát triển. Họ nhận thấy được mục tiêu công việc của mình với mục tiêu của toàn bộ công ty.
- Do hệ thống MBO là minh bạch và công khai nên sẽ tạo ra được một cơ chế trao đổi thông tin tốt hơn trong nội bộ doanh nghiệp. Sự tương tác qua lại giữa các cấp sẽ được tốt hơn
- Việc này cho phép cán bộ cũng như ban lãnh đạo tổ chức đánh giá chất lượng công việc dựa trên những nhiệm vụ và mục tiêu của họ được giao.
- Hỗ trợ việc xây dựng bản mô tả công việc thống nhất ở từng cấp quản lí đồng thời giúp chuẩn hóa một số qui trình và kĩ năng.
>> Xem thêm: Quản lý theo quy trình (MBP) là gì ?
ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA MÔ HÌNH MBO
Hệ thống quản trị theo mục tiêu MBO hiện nay được nhiều doanh nghiệp lựa chọn vào mô hình quản trị của họ. Thực tế qua nhiều doanh nghiệp đã cho thấy được điểm ưu việt của hệ thống này so với những hệ thống quản trị truyền thống.
Ưu điểm
Gia tăng được hiệu suất làm việc của nhân viên. Khuyến khích nhân viên có động lực làm việc do thấy rõ được vai trò của mình trong doanh nghiệp.
- MBO giúp tạo điều kiện cho nhân viên hiểu nhiệm vụ và có ý thức trách nhiệm công việc cao hơn.
- MBO giúp các nhà quản trị đánh giá chuẩn xác hiệu quả công việc của nhân viên do dựa trên kết quả của các công việc được hoàn thành.
- Tối ưu hóa nguồn lực của tổ chức. Một khi nhân viên nhận ra rõ ràng các vai trò và trách nhiệm của mình trong tổ chức họ sẽ tạo ra giá trị hướng tới mục tiêu chung toàn công ty.
- Tạo môi trường làm việc minh bạch, cởi mở hơn. Tất cả thành viên đều rõ ràng về vai trò của mình trong kế hoạch hành động hướng tới mục tiêu chung.
- MBO giúp kiểm soát tổ chức của bạn tốt hơn thông qua việc đánh giá kết quả thực tế so với hiệu suất mong muốn sẽ chỉ ra những điểm hạn chế và cần phải điều chỉnh của tổ chức.
- Giúp nhân viên phát triển năng lực. Việc hoàn thành mục tiêu MBO cũng đòi hỏi nhân viên liên tục học hỏi, hoàn thiện kỹ năng, năng lực cá nhân.
Nhược điểm
- Do có sự tham gia của hầu hết các thành viên trong doanh nghiệp nên khi hệ thống tổ chức lớn thì việc hoạt động lại càng đòi hỏi nhiều cấp hơn và việc vận hành hiệu quả sẽ đòi hỏi nhiều thời gian hơn. Hệ thống sẽ không thể vận hành hiệu quả nếu không có sự hỗ trợ của các cấp quản lý.
- Với những mục tiêu được xác định quá cao nhân viên sẽ cảm thấy áp lực hơn.
- Do công việc của MBO mang tính đánh giá theo năng suất ít xem xét đến yếu tố sáng tạo nên khó đánh giá được MBO với các công việc có tính sáng tạo.
- Hệ thống MBO để triển khai hiệu quả thì cần cả một quá trình dài họp bàn, lên kế hoạch, tốn thời gian
Chỉ nhấn mạnh vào các mục tiêu ngắn hạn trong khoảng 6 tháng đến 1 năm. Do các mục tiêu có tính định lượng thường khó thực hiện với kế hoạch quá dài. - Hiệu suất của nhân viên cũng sẽ được xem xét trong 6 tháng đến 1 năm nên nhân viên cũng có xu hướng chỉ quan tâm đến các kết quả ngắn hạn thay vì các mục tiêu dài hơi hơn của công ty. Về lâu dài, điều này không tốt cho việc phát triển bền vững công ty.
- MBO có thể khiến công ty của bạn hoạt động cứng nhắc vì các mục tiêu được thiết lập mỗi 6 tháng đến 1 năm. Nhà quản lý sẽ gặp trở ngại khi muốn thay đổi mục tiêu giữa chừng do việc thay đổi mục tiêu có thể làm nhân viên gặp khó khăn, phản kháng, đối phó trong công việc.
- MBO đòi hỏi sự chuyên nghiệp và đồng lòng thực hiện cao. Khi tổ chức của bạn quản lý chưa đủ chặt chẽ, chuyên nghiệp; nhân viên chưa đồng lòng, hiểu rõ các mục tiêu thì MBO sẽ khó phát huy hiệu quả.
QUY TRÌNH THỰC HIỆN MBO TRONG DOANH NGHIỆP
Bất kỳ quy trình MPO nào cũng được chia thành năm bước. Thực hiện một quy trình như vậy bao gồm việc tạo ra các mục tiêu của công ty và chia nhỏ chúng thành một loạt các mục tiêu riêng lẻ cần đạt được của mỗi thành viên trong nhóm.
1. Đặt mục tiêu kinh doanh
Để bắt đầu thực hiện MBO bạn cần đặt ra được một mục tiêu kinh doanh cho dự án đó. Với tư cách là người quản lý dự án, bạn có thể tham gia vào việc tạo ra các mục tiêu trong cấu trúc của mình hoặc truyền đạt chúng cho nhóm của bạn một cách rõ ràng nhất có thể để tất cả mọi người đều hiểu được chúng. Để làm điều này, hãy sử dụng mô hình mục tiêu kinh doanh để quản lý tốt nhất các mục tiêu hiện tại của bạn.
2. Truyền đạt mục tiêu cho nhân viên
Với các mục tiêu của công ty bạn đã xác định, hãy chọn cách tiếp cận từ trên xuống, điều này sẽ cho phép bạn chia các mục tiêu của công ty thành các mục tiêu riêng lẻ mà mỗi nhân viên phải đạt được. Đảm bảo đặt các mục tiêu SMART, tức là có thể đo lường và đạt được.
Khi các thành viên trong nhóm có mục tiêu cá nhân đóng góp vào mục tiêu kinh doanh chung, mọi người đều hiểu công việc hàng ngày của họ phù hợp với bức tranh lớn hơn như thế nào.
3. Theo dõi hiệu suất của họ
Khi các thành viên trong nhóm của bạn làm việc hướng tới các mục tiêu cụ thể của họ, bạn sẽ cần theo dõi hiệu suất của mọi người. Để làm được điều này, bạn có thể xác định các chỉ số thành công trên công cụ quản lý dự án của mình; chúng sẽ được sử dụng để xác định liệu các mục tiêu và kết quả chính (OKR) có đạt được hay không. Theo dõi hiệu suất của nhóm cũng giúp đánh giá năng suất của họ.
4. Đánh giá tiến độ
Thiết lập đánh giá hiệu suất để đo lường sự tiến bộ của nhóm của bạn. Những điều này đặc biệt hữu ích để chia sẻ phản hồi của bạn, nhận xét về điểm mạnh của nhau và cho họ biết mục tiêu cá nhân nào cần thực hiện để đóng góp hơn nữa vào mục tiêu của công ty. Về mặt quản lý hiệu suất, bước này rất cần thiết: nó nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thiết lập giao tiếp hiệu quả giữa ban quản lý và nhóm của bạn. Đánh giá hiệu suất đôi khi là bàn đạp thực sự: thực sự, phản hồi mang tính xây dựng có thể thúc đẩy năng suất của nhóm.
5. Phần thưởng thành công
Cuối cùng, hãy cân nhắc việc thưởng cho đồng nghiệp của bạn vì thành tích của họ. Bằng cách này, bạn sẽ cải thiện tinh thần của cả nhóm và mọi người sẽ vẫn có động lực, sẵn sàng cống hiến hết mình trong quá trình MPO tiếp theo.
Để thưởng cho nhóm của bạn, hãy sử dụng cả nguồn động lực bên trong và bên ngoài. Trong trường hợp đầu tiên, bạn có thể đặc biệt khuyến khích các thành viên trong nhóm của mình chấp nhận những thử thách mới, công nhận công việc của họ và đảm bảo tạo cảm giác thân thuộc thông qua các hoạt động xây dựng nhóm. Những sáng kiến này sẽ giúp đồng nghiệp của bạn phát triển sự tự tin và tăng động lực cá nhân của họ.
Các nguồn động lực bên ngoài dưới dạng phần thưởng vật chất hoặc phi vật chất (khen ngợi, thưởng, tăng lương, thăng chức, các trách nhiệm bổ sung được giao cho một nhân viên trong khuôn khổ chức năng hiện tại của họ hoặc các ngày nghỉ được trả lương). Dù bằng cách nào, những phần thưởng này có thể sẽ truyền cảm hứng cho các thành viên trong nhóm của bạn tiếp tục phấn đấu để đạt được các mục tiêu cá nhân và công ty của họ.
>> Xem thêm: So sánh 2 phương pháp quản trị MBO và MBP
Có thể nói Quản trị theo mục tiêu – MBO là một phương pháp quản trị được áp dụng nhiều nhất hiện nay. Phương pháp quản trị này có nhiều điểm ưu việt hơn so với phương pháp quản trị cũ và giúp cho các thành viên trong tổ chức nhận thức được vai trò của mình trong việc thực hiện các nhiệm vụ theo mục tiêu để phát triển doanh nghiệp một cách tốt nhất. Đón đọc thêm các bài viết của chúng tôi để có được những kiến thức tốt nhất cho bạn và doanh nghiệp của bạn.
