Quản trị doanh nghiệp là một nghệ thuật và kĩ thuật. Trong số đó có khá nhiều phương pháp để quản trị và điều hành tổ chức hiệu quả. Một trong số phương pháp đó chính là quản lý theo quá trình. Phương pháp này dựa trên việc phân loại các hoạt động theo các quá trình khác nhau. Trong bài viết này Diendaniso.com sẽ đi tìm hiểu về quản lý theo quá trình là gì? Lợi ích của quản lý theo quá trình như thế nào ?
Nội dung
QUẢN LÝ THEO QUY TRÌNH LÀ GÌ?
Quản lý theo quy trình có tên tiếng Anh là MBP – Managerment By Process. Đây là việc quản lý các công việc theo một chu trình đã được phân tích cũng như quy định trước đó khá nhiều. Việc quản lý đó thực hiện tại mỗi một bộ phận chức năng sao cho đầu ra của quy trình đó sẽ là đầu vào tốt cho quy trình sau. Việc quản lý theo quá trình cần đảm bảo mỗi quá trình phải tạo ra giá trị giá tăng cho doanh nghiệp.
NHỮNG YÊU CẦU CỦA QUẢN LÝ THEO QUÁ TRÌNH
Quản lý theo quá trình có một số những yêu cầu cần bạn phải thực hiện theo đó:
- Mỗi quá trình cần phải tạo ra được giá trị gia tăng
- Cách tiếp cận này cần theo quá trình
- Việc quản lý chuỗi cung ứng nội bộ
- Cách tiếp cận theo hệ thống
NHỮNG LỢI ÍCH CỦA VIỆC QUẢN LÝ THEO QUÁ TRÌNH
Có thể nói việc quản lý theo quá trình mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp của bạn ở nhiều khía cạnh khác nhau. Chúng tôi xin chia sẻ cho bạn về những lợi ích của quản lý theo quá trình là gì?
- Quản lý theo quá trình giúp kiểm soát liên tục các dòng chảy công việc và các hoạt động trong doanh nghiệp.
- Nhờ quản lý theo quá trình sẽ giúp bạn nhanh chóng phát hiện và có thể khắc phục được những sai lệch thông tin giữa các bộ phận. Việc sau đó là trách nhiệm của mỗi bộ phận.
- Nhờ việc quản lý theo quá trình sẽ tạo điều kiện cho các cá nhân có thể tham gia cải tiến được chất lượng khác nhau.
- Giúp doanh nghiệp xây dựng được hệ thống tài liệu phục vụ cho doanh nghiệp một cách bài bản và hệ thống.
- Giúp doanh nghiệp kiểm soát được chi tiết các công việc thông qua việc xây dựng lưu đồ, quy trình kiểm soát công việc vv.
- Bằng việc áp dụng quản lý theo quá trình sẽ giúp bạn quản lý tốt nhất các công việc khó xác định được mục tiêu.
Giúp xây dựng và chuẩn hóa các dòng lưu thông sản phẩm cũng như thông tin trong doanh nghiệp.
Áp dụng MBP là một trong 8 nguyên tắc quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9001:2000:
1. Hướng vào khách hàng – Customer Focus.
2. Sự lãnh đạo – Leadership.
3. Có sự tham gia của mọi người – Involvement of people.
4. Cách tiếp cận theo quá trình – Proces approach.
5. Cách tiếp cận theo hệ thống – System approach to management.
6. Cải tiến liên tục – Continual improment.
7. Quyết định dựa trên sự kiện – Fatual approach to decision making.
8. Quan hệ hợp tác có lợi với nhà cung ứng – Mutually beneficial supplier relationship.
NHỮNG KHÓ KHĂN KHI ÁP DỤNG MBP
Tuy có nhiều lợi ích to lớn khi áp dụng quản lý theo quá trình thì khi áp dụng phương pháp MBP còn gặp một số khó khăn như sau:
- Với nhiều tổ chức chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc setup quy trình thì sẽ khiến cho việc kiểm soát hệ thống tài liệu khó có thể kiểm soát tối ưu.
- Do hệ thống tài liệu của bạn quá sơ sài nên không phản ánh đủ các hoạt động thực tiễn khi đang diễn ra.
- Có quá ít biểu mẫu và quy trình nên việc đánh giá, đo lường hiệu quả cho công việc khó khăn giải quyết tranh chấp hoặc vi phạm.
- Thực tế hoạt động không áp dụng như tài liệu đã quy định.
- Có thể nói hệ thống tài liệu còn khá nhiều và dẫn đến tình trạng không thể kiểm soát được tài liệu mới và thường bị lỗi thời.
- Không tiến hành cải tiến, xem xét lại hệ thống tài liệu sau một thời gian.
ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM KHI QUẢN LÝ THEO QUÁ TRÌNH
Một số ưu điểm và nhược điểm khi áp dụng theo quá trình mà chúng tôi xin liệt kê bên dưới đây:
Ưu điểm:
Quản lý theo quá trình giúp đảm bảo được tính tập kết cao và tránh cho những công việc bị sai lầm. Chính vì thế chắc chắn các quy trình này được đề ra và kể cả khó khăn cũng sẽ vượt qua được tốt hơn.
Giúp kiểm soát hiệu quả quy trình từ khi bắt đầu đến khi kết thúc
Hạn chế:
Có thể nói việc quản lý theo quy trình có được nhiều ưu điểm kể trên tuy nhiên hạn chế to lớn chính là ở việc trao đổi thông tin cho bạn. Việc trao đổi thông tin theo một chiều dọc có thể làm tốn thời gian của cả hệ thống và giúp ảnh hưởng trực tiếp đến những hiệu quả công việc mà doanh nghiệp bạn đang quản lý. Việc này có thể dẫn đến việc mất kiểm soát thông tin và dưới thì khi được phát hiện đã có thể là khá trễ dẫn đến thiếu hậu quả.
>>Xem thêm: Quản lý khác lãnh đạo ở điểm nào ?
Tạm kết
Mình hy vọng bài viết phía trên đây mà diendaniso.com vừa chia sẻ sẽ phần nào giúp cho bạn biết thêm nhiều kiến thức về MBP là gì. Nếu như trong quá trình xem bài viết có bất cứ thắc mắc nào thì đừng ngại để lại phía bên dưới bài viết một comment để cùng mình giải đáp nhé!
