Trong mỗi cuộc họp định kì bạn thường được nghe đến KPI và OKR để đánh giá hiệu xuất làm việc của nhân viên và phân công công việc cho nhân sự. Đây là hai công cụ được sử dụng phổ biến hiện nay tuy niên nhiều người còn khó phân biệt khái niệm và và sự khác nhau giữa KPI và OKR. Trong bài viết này diendaniso.com xin chia sẻ cho bạn về sự khác nhau giữa KPI và OKR để bạn có cái nhìn sâu sắc hơn về 2 công cụ này.
OKRs và KPIs khác nhau như thế nào? Đâu mới là phương pháp vượt trội hơn?
OKR so với KPI và cách chúng hợp tác với nhau như thế nào?
Nội dung
KHÁI QUÁT VỀ OKR VÀ KPI
OKRs là từ viết tắt của “Objective and Key Results” hay “Mục tiêu và kết quả chính”.
OKRs là một phương pháp quản trị bằng Mục tiêu (Objective) và các Kết quả chính (Key Results) được nhiều doanh nghiệp lớn hàng đầu thế giới đang áp dụng và sử dụng. Chúng là một công cụ đơn giản để tạo sự liên kết và tham gia của toàn bộ tổ chức xung quanh các mục tiêu có thể đo lường được.
OKRs có sự khác biệt lớn so với các mô hình quản trị khác đó là, OKRs thường được thiết lập, theo dõi và đánh giá liên tục trong một chu kỳ – thường là hàng quý. OKRs là một tiến trình đơn giản, nhanh gọn, thu hút sự sáng tạo của mỗi nhóm.
Phương pháp đánh giá OKRs tạo ra sự liên kết trong tổ chức, mục tiêu là để đảm bảo tất cả mọi người đều đi theo cùng một hướng, với các ưu tiên rõ ràng, trong một nhịp điệu không đổi.
KPIs là được viết tắt bằng cụm từ “Key Performance Indicator” hay “Chỉ số đánh giá hiệu suất trọng yếu”.
Đây là một chỉ số được nhiều doanh nghiệp áp dụng vào việc đánh giá hiệu quả của tổ chức và cá nhân nhằm đạt được một mục tiêu khác nhau. Một KPIs là một giá trị có thể đo lường được để chứng minh mức độ hiệu quả của công ty đang đạt được các mục tiêu kinh doanh chính.
KPIs cấp cao có thể tập trung vào hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp, trong khi KPIs cấp thấp có thể tập trung vào các quy trình trong các bộ phận như bán hàng, tiếp thị, nhân sự, hỗ trợ và những người khác.
SO SÁNH SỰ GIỐNG VÀ KHÁC NHAU GIỮA KPI VÀ OKR
Trước khi đi so sánh hai công cụ này bạn sẽ cần tìm hiểu qua về một ví dụ dưới đây:
Tên gọi của hai công cụ này đã nói đến mục đích chính của chúng:
- KPI (Key Performance Indicator): Chỉ số hiệu suất chính.
- OKR (Objective and Key Result): Mục tiêu và Kết quả then chốt.
Lấy một ví dụ về việc muốn giảm cân và đi kiểm tra cân nặng và tư vấn của bác sĩ:
Bạn đi kiểm tra cân nặng và được các chuyên gia tư vấn và đo đạc các chỉ số như: lượng mỡ trong cơ thể, chỉ số BMI, chỉ số cơ trong cơ thể vv. Đây là các chỉ số KPI.
Sau khi đo đạc các chỉ số chuyên gia đưa ra bảng kết quả nếu chỉ số mỡ trong cơ thể quá cao thì chuyên gia sẽ khuyên cần giảm chỉ số mỡ này. Bạn sẽ cần đặt ra mục tiêu là giảm lượng mỡ trong cơ thể và đây chính là OKR.
Việc giảm mỡ sẽ cần vạch ra một chế độ ăn uống và tập thể dục hàng ngày. Đây chính là một sáng kiến và kế hoạch để thực hiện mục tiêu OKR.
Tóm lại,
- KPI là chỉ số hiệu suất. Ta đo lường chúng để biết hiện trạng “sức khỏe” của doanh nghiệp.
- Còn OKR là các mục tiêu mà chúng ta muốn đạt được.
Điểm giống nhau
- Cả OKRs và KPIs đều là hai công cụ đo lường hiệu suất công việc và được sử dụng trong các doanh nghiệp lớn và nhỏ nhằm giúp đạt được mục tiêu và tầm nhìn đã đặt ra.
- Cả hai công cụ này đều có ảnh hưởng theo hướng tích cực đến năng suất và hiệu suất làm việc của cả doanh nghiệp tùy mức độ áp dụng.
- Hai công cụ OKRs và KPIs đều được thể hiện cụ thể bằng các con số nên đều có thể đo lường và đánh giá được trực quan.
Sự khác biệt giữa OKR và KPI
Tuy cả hai công cụ KPI và OKR đều hướng đến một mục tiêu cho doanh nghiệp tuy nhiên KPI và OKR cũng có những sự khác biệt rất lớn khi áp dụng dánh giá mức độ kết quả thực hiện công việc của tổ chức. Có thể sử dụng riêng biệt hoặc kết hợp, miễn là sử dụng chúng đúng cách. Chúng tôi xin đưa ra cho bạn 3 điểm khác nhau của OKR và KPI
1: Khác nhau về trọng tâm
Có thể nói trọng tâm của 2 phương pháp này là khác nhau. Một mặt OKR có trọng tâm là xác định mục tiêu trước khi đưa ra các kết quả then chốt. Ngược lại KPI lại xác định chỉ số I (Indicator). Các chỉ số này hướng đến các kết quả then chốt đã đề ra trước đó.
Ví dụ thực tế:
Mục tiêu OKR:
• Mục tiêu (Objective): Phát triển nhanh chóng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong tháng 12 năm 2020.
• Kết quả then chốt (Key Result)
KR1: Doanh thu đạt 54 tỷ.
KR2: Số khách hàng mới đạt 9.000 người
KR3: Số khách hàng quay lại đạt 4000 người (tương đương 35% của tháng trước)
ChỈ số KPI:
• Doanh thu từ khách hàng mới 50 tỷ
• Doanh thu từ khách hàng Re-sale 20 tỷ
• Số lượng sản phẩm bán ra 150.000 sản phẩm
2: Khác nhau về bản chất của mục đích sử dụng
Hai công cụ này có sự khác nhau rõ nét về bản chất của mục đích sử dụng.
Chỉ số KPI thường được áp dụng vào các tổ chức, doanh nghiệp có tính tổ chức ổn định. KPI tập trung đo lường và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. Nhờ có KPI sẽ giúp việc đánh giá có tính công bằng và minh bạch hơn giữa sự cảm tính và số liệu để chứng minh kết quả.
Công cụ OKR thì tổ chức đặt ra những mục tiêu, xác định cơ sở và kết quả đạt được cho những mục tiêu đó. Okr giúp cho từng cá nhân, nhóm và cả tổ chức xác định được các ưu tiên cho công việc. Áp dụng OKR một khi doanh nghiệp của bạn cần hoạch định một kế hoạch trong một thời gian cụ thể. Các dự án mới cũng có thể xác định OKR để thay cho những yếu tố hoa mỹ không cần thiết như “tầm nhìn, sứ mệnh”.
3: Tính thời gian trong 2 công cụ khác nhau
Có thể nói công cụ OKR sẽ không phải là công cụ dùng theo dõi công việc của bạn hàng ngày. Chúng sẽ đưa ra mục tiêu đến và cần phương pháp đạt được mục tiêu đó. KPI là công việc hàng ngày và chỉ số KPI sẽ phục vụ cho OKR. Còn với KPI bạn có thể điều chỉnh hàng ngày. Nếu tuần này vẫn không đạt đủ KPI bạn có thể tăng KPI cho tuần tiếp theo và vẫn bám sát vào KR mà bạn đã đặt ra.
NÊN CHỌN KPI HAY OKR ĐỂ ÁP DỤNG ?
Hiện nay khi nhắc đến việ đánh giá năng suất làm việc cá nhân hoặc phòng ban thì doanh nghiệp thường hay nghĩ đến KPI. Tuy nhiên nếu không xác định được chính xác mục tiêu của tổ chức ở mỗi giai đoạn thì việc bỏ chi phí xây dựng KPI khâ tốn kém nhưng lại không mang nhiều hiệu quả.
Với những doanh nghiệp đặc thù thì việc thay đổi công nghệ nhiều và nhanh như doanh nghiệp công nghệ. Khi áp dụng OKR ngắn hạn sẽ là lựa chọn hoàn hảo hơn. lĩnh vực này yêu cầu R&D rất cao và phải nhanh chóng thay đổi mô hình để thích ứng với thị trường.
Trường hợp doanh nghiệp của bạn cần đo lường kết quả công việc hngf ngày/ quý/ tháng thì phù hợp với chỉ số KPI. Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp kết hợp KPI và OKRs để đo lường hiệu suất nhân viên đạt hiệu quả cao nhất.
>> Chia sẻ những chỉ số KPI sản xuất mà Doanh Nghiệp nên biết
KẾT HỢP CẢ KPI VÀ OKR TRONG DOANH NGHIỆP
Để doanh nghiệp phát triển và thành công thì không thể thiếu đi được những kế hoạch và sự đo lường. Ý nghĩa của công việc thiết lập được kế hoạch chính là việc làm rõ được những câu trả lời cho tương lai của doanh nghiệp sau này. Tuy nhiên tốc độ phát triển khiến mọi thứ sẽ thay đổi không đứng yên nên nhà quản trị cần xem xét, điều chỉnh kế hoạch và phương pháp đo lường sao cho hiệu quả và phù hợp với thực tế. Lúc này không chỉ cần áp dụng một mà nhiều hơn một công cụ để áp dụng sao cho phù hợp.
Một nhà quản trị tinh tế có thể kết hợp cả KPIs và OKRs để giúp thực hiện kiểm soát và đánh giá hiệu quả thực tế trong một thời gian nhất định và hài hòa với các mục tiêu dài hạn. ví dụ dướng đây sẽ cho thấy sự kết hợp hoàn hảo. Ví dụ bên dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về sự kết hợp này.
Doanh Nghiệp sản xuất bánh kẹo sẽ đưa ra chỉ số KPI giao cho các bộ phận và nhân viên cụ thể với những mục tiêu có tần suất lặp đi lặp lại, theo chu kỳ, đòi hỏi sự chính xác cao:
- Tăng gấp đôi khách hàng ghé thăm cửa hàng Quý 4 so với Quý 3
- Tăng tỷ lệ chuyển đổi từ khách tham quan thành khách hàng mua hàng: từ 15% lên 20%
OKRs sẽ được áp dụng đối với những mục tiêu không diễn ra liên tục, lặp lại, không theo chu kỳ. Ví dụ:
Mục tiêu: Kiếm khách mới từ sự kiện hội chợ thực phẩm
- Dùng kênh quảng cáo phát tờ rơi trên hội chợ để tăng 600 khách tiềm năng đến gian hàng.
- Thu thập thông tin của 250 lead tại hội chợ.
Dù là OKRs hay KPIs, cũng sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực không thể thiếu giúp doanh nghiệp theo dõi từng hoạt động chuyển biến của nhân viên trong thời kỳ công nghệ số.
Những lưu ý khi xây dựng KPI và OKR
Khi xây dựng KPI và OKR doanh nghiệp cần phải lưu ý một số điều
- KPIs được áp dụng cho những doanh nghiệp đã đi vào khuôn khổ, bài bản với chiến lược, mô tả công việc cụ thể và hệ thống quản lý nhân sự đầy đủ: Áp dụng KPI cần phải xem xét năng lực của nhân viên và có sẵn sàng thực hiện các KPI đã đề ra hay không?
- Đối với OKRs, cần phải xem xét áp dụng khi doanh nghiệp có mong muốn hướng tới những mục tiêu khát vọng, đầy cảm hứng: OKR so với mục tiêu và kết quả chính có thể đạt được 60 – 70% cũng được xem là đã thành công.
Có thể nói hai công cụ OKR và KPI là những biến thể của mô hình quản trị theo mục tiêu MBO (Management by Objectives). Đây là những công cụ hiện đại mang nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp hiện nay áp dụng và quản lý nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Mỗi phương pháp sẽ có một mục đích khác nhau nên tùy doanh nghiệp sẽ tìm ra phương pháp hiệu quả phù hợp cho doanh nghiệp mình. Diendaniso.com tin rằng tùy theo những yêu cầu của doanh nghiệp hiện nay mà các nhà quản lý và lãnh đạo sẽ có phương pháp phù hợp hoặc kết hợp KPI và OKR hài hòa nhằm giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.
