Tìm Hiểu OKR là gì? Cách áp dụng công cụ OKRs

Trong vấn đề quản trị doanh nghiệp hiện nay có khá nhiều mô hình quản trị. Mỗi mô hình sẽ có những ưu điểm và phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp khác nhau. Mục tiêu của chúng chính là giúp các nhà quản trị có thể xây dựng và phát triển doanh nghiệp theo đúng mục tiêu và phát triển bền vững. Một trong số mô hình quản trị được các tập đoàn lớn áp dụng như Google, Twitter, LinkedIn áp dụng chính là OKR. Bài viết này diendaniso.com sẽ cùng bạn đi tìm hiểu OKR là gì? Những điều cần biết về ORK?

OKR LÀ GÌ ? 

OKR là viết tắt từ cụm từ Objectives and Key Results có nghĩa là mục tiêu và kết quả then chốt hay kết quả chính. Đây là một phương pháp quản trị doanh nghiệp có mục đích thiết lập các mục tiêu ở các cấp trong doanh nghiệp. Khi áp dụng OKR doanh nghiệp sẽ có thể tính toán được các kết quả then chốt sẽ đạt được nhằm thực hiện hóa được mục tiêu trong thời gian nhất định theo quý hoặc năm.

Chúng hoạt động như một bảng tiêu chuẩn để đánh giá mức độ hoàn thành công việc cho cá nhân. Chúng ta thường thấy ở những bộ phận như: Marketing, IT, kế toán, bán hàng,…

NGUỒN GỐC RA ĐỜI CỦA CÔNG CỤ OKR

Công cụ OKRs ra đời từ khá lâu vào những năm 1970 cho đến nay. Nhiều tài liệu có ghi công cụ này được nghiên cứu bởi Grove và truyền lại chúng cho nhà đầu tư của google và amazon. Sau này được các công ty và doanh nghiệp biết đến nhiều hơn và ngày càng phổ biến. Để hiểu rõ hơn, ta có thể chia OKR thành 2 vế: mục tiêu và kết quả chính

• Mục tiêu (Objectives) sẽ là những công việc bạn đưa ra dựa trên dữ liệu, điều kiện thị trường, tiềm lực tài chính và con người,… lấy đó làm mục tiêu để đạt được chúng.
• Kết quả chính: (Key Results) Là những kết quả để đo lường và đánh giá mức đạt của mục tiêu bạn đã đề ra. Những nhiệm vụ có tính thực tế cao không khiến nhiệm vụ đi xa vời, khó lòng đạt được.

Đây là công cụ được triển khai nhằm hỗ trợ việc quản lí mục tiêu, đảm bảo việc hợp tác giữa các cá nhân trong tổ chức được diễn ra xuyên suốt, tập trung vào các nỗ lực đóng góp của cá nhân, nhóm, tổ chức, đo lường các đóng góp ấy để giúp tổ chức phát triển.

MỘT SỐ ĐẶC TRƯNG CỦA OKR

• OKR cho phép kiểm tra kĩ lưỡng vào các con số và giúp tạo ra thêm các tình huống có thể xảy ra trong tương lai hoặc dự đoán một cách chính xác nhất theo các chỉ số kết quả đã thể hiện trước đó.
• Mọi nhân viên sẽ cùng được tham gia vào công việc khi áp dụng công cụ OKR này. Công cụ này nổi bật lên việc kết hợp hợp tác liên tục và mang lại giá trị của nhóm thực hiện. Tất cả các cá nhân từ nhân viên đến quản lí đều có thể nắm vững các mục tiêu và các kết quả then chốt của tổ chức.
• OKRs chỉ được thực hiện với hiệu quả cao khi các cá nhân trong tổ chức cam kết thực hiện OKRs. Cụ thể, OKRs được cập nhật thông tin thường xuyên trong từng quý, kết quả được kiểm tra cẩn thận, kĩ lưỡng và có sự điều chỉnh các chiến lược/mô hình đang thực hiện khi cần thiết.
• Hệ thống mục tiêu có chu kỳ ngắn, ví dụ như hàng quý hoặc năm
• Hệ thống mục tiêu có tính liên kết và phân cấp từ công ty, sau đó chuyển xuống các bộ phận, các nhóm và cuối cùng là từng cá nhân.

>> Xem thêm: KPI và OKR khác nhau như nào ? Phương pháp nào vượt trội hơn ?

NGUYÊN LÝ HOẠT ĐỘNG CỦA OKR

Như trên chúng ta đã nói OKR là công cụ được triển khai nhằm hỗ trợ việc quản lí mục tiêu. OKR là một mô hình để quản lý mục tiêu doanh nghiệp, tuy nhiên OKR hoạt động có phần khác hơn vì dựa trên hệ thống niềm tin. Có bốn yếu tố nằm trong hệ thống niềm tin của OKR, cụ thể là:

• Tính tham vọng: Khi đặt ra mục tiêu, nó cần phải cao hơn so với ngưỡng năng lực
• Tính đo lường được: Các kết quả then chốt phải định lượng và đo lường được
• Tính minh bạch: Tất cả thành viên nằm trong cơ cấu tổ chức công ty, từ CEO cho đến thực tập sinh đều được biết và theo dõi được OKR của doanh nghiệp
• Tính hiệu suất: OKR không dùng để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên

LỢI ÍCH CỦA OKR CHO CÁC DOANH NGHIỆP

Công cụ OKR áp dụng vào việc quản lý mục tiêu và kết quả then chốt nên sẽ giúp doanh nghiệp xác định được những mục tiêu cuối cùng và các thực hiện đồng thời tạo ra được các kết quả then chốt. Những lợi ích to lớn mà OKR mang lại cho doanh nghiệp có thể kể ra như:

• Nhờ tính hợp tác kết hợp làm việc mà OKR đã giúp nội bộ phối hợp một cách chặt chẽ để cùng thực hiện mục tiêu gia tăng năng suất và chất lượng cho doanh nghiệp.
• Do hệ thống sẽ tập trung vào những vấn đề quan trọng để ra được các kết quả then chốt nên các bộ phận sẽ có được những mục tiêu công việc cần đạt được để triển khai công việc cho hiệu quả.
• Nhờ tính minh bạch mà OKR mang lại mà sẽ giúp trao quyền cho nhân viên từ đó có những cơ chế theo dõi và kiểm soát hiệu quả hoạt động của nhân viên từng bộ phận.
• Đo lường tiến độ công việc: Phản ánh tình trạng công việc đầy đủ và chính xác thông qua các chỉ số. Từ đó đo lường được mức độ hoàn thiện mục đích.
• Tạo ra kết quả vượt bậc: Đặt ra những mục tiêu vượt với năng lực để lấy động lực. Phát huy được hết khả năng, tạo được sự mong đợi đối với công ty.

CÁC BƯỚC ÁP DỤNG OKR

Để áp dụng công cụ OKR vào doanh nghiệp được hiệu quả thì cần phải trải qua những bước như sau:

Lập kế hoạch OKR

Một kế hoạch chiến lược OKR hiệu quả là một bước thành công về sau này. Để có thể lên kế hoạch chiến lược bạn cần phải xác định được những khó khăn đang gặp phải và tìm cách cải thiện chúng. Với những mục tiêu mong muốn đạt được trong tương lai thì thông thường một chương trình OKR cần được thiết lập theo 2 nhóm đối tượng độc lập như sau:

• Phân mốc thời gian đạt được mục tiêu theo năm hoặc theo quý. Để dễ dàng kiểm soát tiến độ, bạn nên lập kế hoạch theo từng quý.
• Phân theo mỗi bộ phận và cùng review lại công việc để linh hoạt thay đổi theo chiến lược tổng thể của công ty.

Xây dựng chiến lược OKR

• Xây dựng tầm nhìn: Mỗi công nghiệp đều có sứ mệnh và tầm nhìn riêng của mình có thể trong 10 năm, 15 hoặc 20 năm.
• Xác định OKR cho doanh nghiệp. Họp và lên ý tưởng cùng toàn thể nhân viên. Đưa ra thảo luận và lựa chọn một mục tiêu khả thi, đúng đắn.

Cách đánh giá cho OKR

Để đánh giá hiệu quả của OKR hiện nay các doanh nghiệp thường áp dụng theo thang điểm từ 0 đén 1. Với mức 0 thì là mục tiêu chưa hoàn thành và trên 0,5 là mục tiêu đang đi đúng hướng. Và 1 là hoàn thành tối đa mục tiêu. Và để đánh giá OKR không bị khắt khe thì thông thường sẽ dựa vào hai mốc sau:

• Dưới 0.5 thì cần xem xét lại mục tiêu vì đang không đạt yêu cầu. Cần xem xét lại để cải tiến hiệu quả.
• Trên 0.5 có nghĩa là mục tiêu đang đi đúng hướng và phát triển. . Nếu thấy OKR dễ hoàn thành bạn có thể xem lại mục tiêu ban đầu đã đủ thủ thách hay chưa.

>> Xem thêm: Cách xây dựng OKR trong doanh nghiệp

NHỮNG LỖI THƯỜNG GẶP KHI ÁP DỤNG OKR

Theo kinh nghiệm của nhiều chuyên gia phân tích OKR trong nhiều doanh nghiệp thì các doanh nghiệp hiện nay đang gặp một số sai lầm khi áp dụng như sau:

Sử dụng sai mục đích của công cụ OKR

Nhiều doanh nghiệp đã tạo ra OKR để áp dụng vào làm bảng danh sách công việc mà quên đi mục đích của OKR là đo lường giá trị.

Đặt ra quá nhiều OKR

Nhiều doanh nghiệp khi áp dụng OKR thường hay đặt ra nhiều OKR để thực hiện mà không hiểu cặn kẽ rằng OKR là việc ưu tiên các mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp để đạt được những điều quan trọng nhất. Nếu bạn đã sử dụng kết quả then chốt dựa trên giá trị thì bạn phải tập trung trọng điểm để nhân viên nhớ đến OKRs.

Tạo ra OKR và không tập trung vào nó

Rất nhiều doanh nghiệp đã tạo ra OKR nhưng lại không tập trung và theo dõi thường xuyên khiến doanh nghiệp không thể đạt được mục đích của OKR.

Những điều không nên làm khi xây dựng OKR

Một số điều chú ý khi doanh nghiệp xây dựng OKR chính là không nên xây dựng chỉ số OKR theo mong muốn cấ nhân mà không tham khảo ý kiến từ bộ phận trong công ty. Thông thường xây dựng OKR khoa học nên được tạo theo một cấu trúc kim tự tháp với một nền tảng được bắt đầu từ cấp độ nhân viên/ nhà quản lý/ trưởng bộ phận quản lý.

Ngoài ra, chỉ số OKR có thể sẽ không phát huy hết hiệu quả nếu tổ chức chỉ tập trung vào việc duy trì các dịch vụ hiện tại mà không có chiến lược phát triển trong tương lai.

Kết Luận

Với những chia sẻ của chúng tôi trên đây về OKR đã giúp bạn hiểu được mô hình mục tiêu và kết quả then chốt này. Ngoài ra cũng thấy rõ được các lợi ích khi doanh nghiệp áp dụng đúng công cụ này trong việc quản trị doanh nghiệp của mình. Đón đọc thêm các bài viết khác của chúng tôi để tích lũy thêm nhiều kiến thức mới hơn.