Chuyên viên mua hàng hay nhân viên mua hàng là một công việc hiện nay được nhiều bạn trẻ năng động chọn lựa. Với tính chất công việc giao tiếp nhiều và năng động cùng mức đãi ngộ cao đã tạo nên sức hút cho nghề này. Trong bài viết này diendaniso.com sẽ chia sẻ cho bạn về công việc và nhiệm vụ của nhân viên thu mua.
Nội dung
CHUYÊN VIÊN MUA HÀNG LÀ GÌ ?
Chuyên viên mua hàng hay còn được gọi là nhân viên mua hàng. Trong tiếng anh có tên gọi là Purchasing Officer hay Purchasing Specialist. Đây là một vị trí có nhiệm vụ quản lý các hoạt động mua sắm của doanh nghiệp. Họ sẽ là người đảm bảo nguồn cung cấp đầu vào và tìm kiếm cũng như mở rộng nguồn cung mới. Họ còn phải đảm bảo sản phẩm đáp ứng các yêu cầu kĩ thuật và đảm bảo chất lượng tốt trước khi đến tay người tiêu dùng cuối.
Có thể nói đây là vị trí khá quan trọng trong các doanh nghiệp hiện nay đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất và xuất nhập khẩu. Họ sẽ giúp đảm bảo nguồn cung cấp đầu vào cho các sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp khi cần thiết.
VAI TRÒ CỦA CHUYÊN VIÊN MUA HÀNG
Trong hầu hết mọi doanh nghiệp thì hoạt động mua hàng luôn luôn là hoạt động quan trọng đóng vai trò lớn giúp hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra được suôn sẻ. Hoạt động mua hàng kể đến các hoạt động mua sắm trang thiết bị, nguyên vật liệu, cụng cụ, văn phòng phẩm, vv. Chính vì thế mà hoạt động mua hàng hiện nay nói rộng ra không còn là một khâu hay một phần trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp mà mở rộng ra trở thành một chiến lược giúp doanh nghiệp phát triển và gia tăng lợi nhuận.
Hoạt động mua hàng có chủ đích theo kế hoạch cần đạt được hiệu quả cao nhất có thể. Tức là cần mua vào với chi phí thấp và tiết kiệm nhất cùng chất lượng tốt nhất. Có thể nói Hoạt động mua hàng của một doanh nghiệp có đạt được hiệu quả tốt nhất hay không tất cả đều phụ thuộc vào chuyên viên mua hàng.
Là một nhân viên mua hàng thì bạn sẽ có vai trò thương lượng, đàm phán với các nhà cung cấp để có được một mức giá tốt nhất. Ngoài ra cần theo dõi và quản lý quá trình thực hiện các hoạt động liên quan như quản lý hồ sơ, kiểm soát theo dõi đơn hàng đến và đi theo đúng thời gian và chất lượng đã ấn định.
>> Xem thêm: Purchasing Manager là gì ?
TRÁCH NHIỆM CỦA NHÂN VIÊN MUA HÀNG
Là một chuyên viên thu mua hàng bạn cần đảm nhiệm các trách nhiệm như sau:
- Giữ mối quan hệ tốt với các bộ phận, phòng ban trong công ty cũng như đối với các nhà cung cấp thân thiết của mình.
- Lập các kế hoạch triển khai và kế hoạch thu mua hàng hóa lên cấp trên. Sau khi được duyệt thì sẽ tiến hành liên hệ và kí kết hợp đồng với các nhà cung cấp phù hợp.
- Giám sát các hoạt động của nhà cung cấp để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá tình mua hàng: Thời gian giao, chất lượng hàng hóa, hàng tồn kho vv.
- Đánh giá chất lượng của sản phẩm và năng lực của các nhà cung cấp theo những tiêu chí phù hợp với các nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp.
- Phân tích xu hướng của ngành và nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp để phát triển và thực hiện các chiến lược tìm nguồn cung ứng phù hợp.
- Lập các báo cáo và quản lý hồ sơ mua sắm đầy đủ, khoa học.
- Tuân thủ các chính sách, thủ tục và tiêu chuẩn về hoạt động mua hàng của công ty.
NHỮNG KĨ NĂNG CẦN CÓ CỦA NHÂN VIÊN MUA HÀNG
Là một nhân viên mua hàng thì bạn cần có một số tố chất cũng như kĩ năng như sau:
-
Những kỹ năng quản lý thời gian
Kĩ năng cơ bản này lại khá quan trọng đối với một nhân viên mua hàng. Vì có liên quan đến việc mua sắm hàng hóa nên vấn đề giao hàng đúng giờ là điều cần thiết. Một đơn hàng quan trọng nếu đến trễ sẽ có ảnh hưởng đến năng suất của nhân viên sản xuất và từ đó giảm hiệu quả trong quá trình sau đó. Đây được xem là kỹ năng quan trọng nhất mà một nhân viên thu mua cần có.
Là một nhân viên mua hàng giỏi đầu tiên bạn cần làm chủ thời gian của mình và xử lý điều chỉnh sao cho hiệu quả. Cần có kế hoạch về thời gian để giúp cho việc vận chuyển hàng hóa được đúng giờ và đảm bảo đủ số lượng và chất lượng.
-
Kỹ năng giao tiếp và xây dựng mối quan hệ
Đây là một trong những kĩ năng khiến bạn trở nên khác biệt so với những nhân viên mua hàng khác. Tố chất này được các nhà tuyển dụng đánh giá rất cao. Một nhân viên mua hàng đặc thù sẽ cần làm việc với nhiều người và nhà cung cấp. Chính vì vậy một khả năng giao tiếp giỏi sẽ khiến công việc được hiệu quả hơn nhờ tạo được thiện cảm và mối quan hệ tích cực và thân thiện với tất cả mọi người.
-
Kỹ năng đàm phán
Một nhân viên thu mua có khả năng đàm phán tốt sẽ giúp mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Bạn dễ dàng đạt được những thỏa thuận có giá trị cao cho công ty.
Việc đàm phán còn là một cách tìm hiểu nhu cầu của các nhà cung ứng và khách hàng để làm việc với các nhà cung cấp sau đó. Một khi kĩ năng này được rèn luyện thì giá trị mỗi đơn hàng mà bạn đàm phán sẽ gia tăng hơn.
-
Kỹ năng tư duy chiến lược
Khả năng tư duy chiến lược sẽ giúp bản thân bạn có được cái nhìn tổng thể vấn đề và phân tích một cách hiệu quả hơn. Việc nhân viên mua hàng có được một tư duy chiến lược sẽ giúp bạn dự đoán được xu hướng và nhu cầu của thị trường. Từ đó đề xuất được những chiến lược, hướng đi đúng đắn hơn cho doanh nghiệp của bạn.
-
Kỹ năng phân tích & ra quyết định
Là một nhân viên thu mua bạn sẽ cần làm việc với nhiều nhà cung cấp. Chính vì thế mà việc phân tích chính xác các nhà cung cấp và chọn lựa đưa ra quyết định đúng đắn cho một nhà cung cấp phù hợp nhất với công ty cũng sẽ giúp ích khá nhiều cho doanh nghiệp của bạn.
Để đưa ra một quyết định đúng đắn bạn cần phải cân nhắc những yếu tố khác như mục tiêu của công ty và hình ảnh thương hiệu để đưa ra quyết định cuối cùng.
>> Xem thêm: Khái niệm Forwarder là gì ?
YÊU CẦU CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN MUA HÀNG
Để trở thành một nhân viên mua hàng chuyên nghiệp đòi hỏi bạn cần phải trang bị các kiến thức và kinh nghiệm thực tế từ thị trường. Tuy hiện nay chưa có một ngành học nào đào tạo bài bản về công việc này tuy nhiên những bạn học ngành kinh tế, ngoại ngữm quản trị kinh doanh, logistic sẽ được các nhà tuyển dụng ưu tiên nhiều hơn .
Bên cạnh các kiến thức về chuyên môn, nhân viên bán hàng còn cần thành thạo một số kỹ năng như: kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc, kỹ năng tin học văn phòng, khả năng ngoại ngữ, khả năng giao tiếp, đàm phán,…
Một số yêu cầu hiện nay của các nhà tuyển dụng cho vị trí này như sau:
- Có kinh nghiệm làm việc ở vị trí nhân viên bán hàng, mua hàng hoặc vai trò tương tự.
- Kiến thức sâu sắc về quy trình tìm kiếm nhà cung cấp (bao gồm nghiên cứu, đánh giá và liên hệ với nhà cung cấp).
- Sử dụng thành thạo phần mềm mua hàng.
- Quản lý nguồn cung ứng.
- Theo dõi chi phí.
- Xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp.
- Kỹ năng tổ chức tốt.
- Kỹ năng chăm sóc khách hàng.
- Tính toán chi phí, lập hồ sơ, báo cáo.
- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế hoặc ngành liên quan.
NHU CẦU TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN THU MUA HIỆN NAY
Hiện nay vị trí nhân viên mua hàng được các doanh nghiệp tại Việt Nam chú trọng khá nhiều và săn đón những nhân viên giỏi có kinh nghiệm. Chính vì thế mà công việc của họ có những tác động lớn trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của toàn doanh nghiệp. Với một số lĩnh vực nhất định, công việc của PO còn quyết định tới sự thành bại của công ty.
Có thể kể qua về tương lai của ngành này là khá rộng lớn. Mức lương trung bình của những người này khá hậu hĩnh. Với một nhân viên trung bình sẽ có thu nhập khoảng 8 triệu/ tháng cho đến mức hơn 20 triệu/ tháng. Nếu như bạn có khả năng ngoại ngữ và am hiểu các kiến thức về logistic thì mức lương này cũng sẽ còn cao hơn. Nhân viên mua hàng giỏi có thể thăng tiến lên vị trí quản lý nhờ tích luỹ kinh nghiệm và có ý chí cầu tiến.
Có thể nói vị trí nhân viên thu mua hiện nay được khá nhiều bạn trẻ năng động đang lựa chọn là nghề nghiệp chính của mình. Nghề nghiệp này có tương lai và được giao tiếp và gặp gỡ được nhiều người cùng với mức lương thưởng hấp dẫn. Đây cũng dự báo sẽ là ngành nghề hot trong một vài năm tới.
> Xem thêm: Tìm hiểu về chức năng và nhiệm cụ của Phòng mua hàng
