Hiện nay hầu như các doanh nghiệp sản xuất đều có phòng mua hàng. Tùy quy mô to nhỏ mà phòng mua hàng sẽ lớn hay nhỏ tuy nhiên vẫn đảm bảo vai trò quan trọng không thể bỏ qua. Trong bài viết này diendaniso.com sẽ chia sẻ cho bạn về chức năng và nhiệm vụ của phòng mua hàng nhằm giúp bạn hiểu rõ hơn bộ phận mua hàng trong doanh nghiệp.
PHÒNG MUA HÀNG LÀ GÌ
Phòng mua hàng – Purcharsing Department là bộ phận phòng ban trong doanh nghiệp chuyên chịu trách nhiệm mua bán hàng hóa dịch vụ để phục vụ cho các nhu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra Phòng mua hàng còn là bộ phận lên kế hoạch chi phí để mua sắm nguyên vật liệu phù hợp với tình hình sản xuất nhằm tránh thừa và thiếu đột xuất.
Thông thường hoạt động của phòng mua hàng có sự liên quan chặt chẽ đến tình hình tài chính của doanh nghiệp của bạn. Ngoài ra còn phải làm việc với các nhà cung cấp, khách hàng và các đơn vị có liên quan.
CHỨC NĂNG CỦA PHÒNG MUA HÀNG
Phòng mua hàng là bộ phận quan trọng không thể thiếu trong các doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ hiện nay. Chức năng của phòng này bao gồm các công việc liên quan đến hàng hóa như theo dõi, lên kế hoạch mua hàng và các nhu cầu thu mua nguyên vật liệu, hàng hóa thành phẩm bán thành phẩm với chi phí hợp lý nhất nhằm giúp hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra suôn sẻ.
Ngoài ra phòng mua hàng còn làm nhiệm vụ là xử lý các giấy tờ và thủ tục có liên quan đến công việc thu mua hàng hóa và đảm bảo các quá trình thu mua được diễn ra một cách đúng theo quy định của doanh nghiệp cũng như tổ chức.
>> Công việc của Nhân viên mua hàng (Purchasing Officer) là gì?
NHIỆM VỤ CỦA PHÒNG MUA HÀNG
Là bộ phận phụ trách hầu hết các hoạt động liên quan đến hàng hóa của doanh nghiệp. Phòng mua hàng sẽ bao gồm có nhiều nhiệm vụ chủ yếu như sau:
-
Phân tích nhu cầu mua hàng hóa và tìm kiếm nhà cung cấp
Là bộ phận quan trọng trong sản xuất hàng hóa tại doanh nghiệp. Phòng mua hàng cần lập chiến lược và kế hoạch mua hàng hóa. Bắt đầu bằng các công việc như đánh giá hiệu quả hoạt động hiện tại: chi phí, nguồn lực, nguyên vật liệu vv. Sau đó phòng mua hàng sẽ bắt đầu lên kế hoạch chi tiết về kế hoạch mua hàng hóa , nhiên liệu và nguyên vật liệu sao cho phù hợp để hoạt động sản xuất được diễn ra suôn sẻ.
Tại bước đầu này phòng mua hàng phải làm việc với nhà cung cấp để đánh giá năng lực của họ và xem xét yếu tố giá để chọn ra những nhà cung cấp phù hợp nhất.
-
Duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp
Là bộ phận cần làm việc với các nhà cung cấp. Phòng mua hàng sẽ có trong tay list các nhà cung cấp các nguyên vật liệu của mình. Nhiệm vụ của họ chính là tìm chọn lựa ra một nhà cung cấp phù hợp nhất với doanh nghiệp và duy trì mối quan hệ với họ. Một khi mà đã được hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp và phòng mua hàng đều có thể cùng chia sẻ những kiến thức thị trường, sản phẩm và xu hướng thị hiếu người tiêu dùng để từ đó có được các chiến lược tốt nhất cho mình nhằm hài lòng khách hàng và cạnh tranh hơn trên thị trường.
-
Quản lý hàng hóa và kiểm soát hàng tồn kho
Nhiệm vụ tiếp theo của phòng mua hàng chính là đảm bảo đủ số lượng nguyên vật liệu cũng như các nguồn lực thật cần thiết cho hoạt động sản xuất hàng. Đồng thời cần kiểm soát tốt nguồn hàng tồn kho. Nguồn hàng tồn kho có ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp khá nhiều. Nếu lượng hàng trong kho thấp không đủ đáp ứng nhu cầu sẽ gây nên thiếu hụt. Ngược lại nếu hàng tồn kho quá nhiều gây dư thừa sẽ khiến cho hàng bị ứ đọng và làm giảm chi phí lưu kho và khiến sản phẩm bị lỗi.
-
Kiểm soát chất lượng
Ngoài việc kiểm soát số lượng hàng hóa vào ra và hàng tồn. Nhiệm vụ của phòng mua hàng cần làm chính là kiểm soát chất lượng của nguồn hàng đó có đảm bảo chất lượng đúng theo yêu cầu hay không. Nếu chưa đạt cần rà soát lại xem bị ảnh hưởng từ khâu nào đồng thời có hướng xử lý kịp thời. Hiện nay có một số chỉ tiêu đánh giá của phòng mua hàng giúp kiểm tra chất lượng có thể kể đến như: Tỷ lệ sản phẩm giao đúng hạn,, tỷ lệ sai hỏng sản phẩm, số lượng nhà cung cấp và số sản phẩm của họ có đáp ứng với nhu cầu của khách hàng hay không.
>> Xem thêm: Trưởng phòng thu mua là gì ?
-
Xử lý các thủ tục kế toán liên quan đến việc mua hàng
Vì làm việc với các nhà cung cấp và nguyên vật liệu nên mọi chứng từ, hóa đơn và tài liệu sẽ do phòng mua hàng kiểm soát. Trong quá trình này phòng mua hàng cần lập và theo dõi cũng như kiểm soát đơn hàng thông qua giấy tờ và văn bản hóa để lưu trữ cho dễ dàng. Điều này có nghĩa là phòng mua hàng phải phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán để đảm bảo có đủ nguồn vốn để mua hàng và có đủ tiền mặt để thanh toán đúng hạn.
-
Phối hợp với các bộ phận khác
Là một phòng ban phải làm việc với nhiều phòng ban liên quan và các nhà cung cấp bên ngoài. Phòng mua hàng cần phải tạo mối liên kết và quan hệ gắn kết trong công việc với các bộ phận khác nhau trong công ty. Phối hợp thực hiện trong công tác tuyển dụng và đạo tạo cho nhân viên phòng các chính sách, quy trình và văn hóa công ty nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động của công ty.
Có thể nói phòng mua hàng là một bộ phận quan trọng có ảnh hưởng khá lớn đến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Hy vọng với những chia sẻ trên đây của chúng tôi bạn đã có thể hiểu hơn về phòng mua hàng và những nhiệm vụ của phòng này trong hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Đón đọc thêm nhiều bài viết về chủ đề Nghề nghiệp của chúng tôi Tại Đây.
