Mentorship là gì? vai trò và cách xây dựng chương trình mentorship cho doanh nghiệp

Trong hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp bạn đôi khi sẽ cần đến sự cố vấn, tư vấn về hoạt động cũng như chiến lược. Do đó mà thuật ngữ mentorship đã ra đời và được áp dụng ngày một rộng rãi hiện nay. Trong bài viết này diendaniso.com sẽ cùng bạn đi tìm hiểu về mentorship và tầm quan trọng của chúng trong các tổ chức, doanh nghiệp ngày nay.

Hãy đọc đến cuối bài để hiểu tại sao mọi doanh nghiệp dùng chương trình mentorship để tạo sự cạnh tranh khác biệt lớn trên thị trường hiện nay.

MENTORSHIP LÀ GÌ ?

Mentorship được hiểu là một chương trình cố vấn, định hướng và hướng dẫn được đưa ra bởi người cố vấn. Chương trình này có hai đối tượng chủ thể gồm có mentor và mentee.

• Theo đó mentor chính là những người cố vấn và có kinh nghiệm trình độ chuyên môn cao mà người khác có thể học hỏi được.
• Mentee chính là những người thực tập sinh hoặc những người đồng nghiệp chưa biết đễn kĩ năng và cần phải được đào tạo hướng dẫn.

Có thể nói mentorship chính là một cách để mọi người cùng được phát triển và có thể có được một kết quả đào tạo nào đó có ý nghĩa.

CÁC LOẠI HÌNH MENTORSHIP HIỆN CÓ

Thông thường các chương trình mentorship được phân chia làm 6 loại cố vấn cụ thể như sau:

Nhiều người cùng cố vấn: Mỗi người cố vấn khác nhau đều có những điểm mạnh khác nhau chính vì thế mà các mentee có thể có được nhiều cơ hội mở rộng các kiến thức hơn.

Người cố vấn thương mại: Đây là một trong những người làm lĩnh vực thương mại. Mentor sẽ cùng thảo luận về các ý tưởng và cũng như cung cấp các cơ hội kết nói với các cá nhân khác trong ngành thương mại.

Người cố vấn trong ngành: Đây chính là những người có kiến thức chuyên môn và đưa ra những tư vấn đánh giá giúp phát triển sâu sắc trong ngành của bạn.

Người cố vấn tổ chức: Những người này sẽ đưa ra những thông tin một cách rõ ràng về kế hoạch, chiến lược của tổ chức của bạn khi cần thiết.

Người cố vấn về quy trình làm việc: Đây là những người làm việc về các vấn đề công việc. Họ sẽ tư vấn về quy trình làm việc của các dự án của bạn. Họ sẽ cố vấn hướng dẫn cho bạn những cách để hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả.

Cố vấn công nghệ: Đây là những người am hiểu kĩ thuật công nghệ và họ sẽ tư vấn công nghệ hay các lỗi kĩ thuật trong hệ thống máy móc của bạn để bạn có thể áp dụng một cách hiệu quả nhất.

LỢI ÍCH CỦA CHƯƠNG TRÌNH MENTORSHIP

Theo khảo sát thì trong fortune 500 thì 71% các doanh nghiệp đó có áp dụng các chương trình bắt buộc này. Do họ nhận thấy được nhiều những lợi ích từ những chương trình này mang lại cho họ. Những lợi ích đó có thể được kể đến như sau:

• Nhân viên nhận được sự đào tạo tốt hơn từ những mentor từ đó nâng cao kiến thức kĩ năng và thu nhập trong tương lai cao hơn.
• Nhân viên hiểu được họ được quan tâm và bồi dưỡng như thế nào trong tập thể từ đó có thể gắn bó hơn với doanh nghiệp
• Có văn hóa gìn giữ và truyền lại những kiến thức quan trọng bên trong nội bộ.
• Giúp nâng cao sức mạnh nội bộ của doanh nghiệp từ đó tạo nên sức cạnh tranh hơn so với những doanh nghiệp khác.

VÌ SAO DOANH NGHIỆP CỦA BẠN CẦN XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH MENTORSHIP

Có thể nói các chương trình mentorship ngày nay đóng một vai trò chủ đạo trong việc định hướng và phát triển nguồn nhân lực cho con người trong tổ chức. Những chương trình đó đóng một vai trò quan trọng không thể thiếu được thể hiện ở một số khía cạnh như sau:

• Giữ chân nhân tài và gắn bó hơn với doanh nghiệp

Nhiều nghiên cứu có chỉ ra rằng các chương trình mentorship đã giúp giảm đáng kể tỷ lệ nhảy việc lên 45% so với các phương pháp giữ chân nhân viên khác. Việc này giúp giảm thiểu chi phí tuyển dụng và đào tạo mới lên đến hàng ngàn đô cho mỗi nhân viên hàng năm.

Có thể nói những chương trình này đã giúp gia tăng lòng tin, khả năng gắn bó với doanh nghiệp hơn cho từng nhân viên. Giúp họ thấy được tầm quan trọng của mình trong sự phát triển của doanh nghiệp.

• Thúc đẩy sự phát triển của nhân viên

Với những chương trình đào tạo dạng mentorship này sẽ giúp cho nhân viên cua bạn có cơ hội được tiếp cận với những kiến thức và kĩ năng mới từ những mentor giỏi trong và ngoài công ty.

Từ đó nâng cao trình độ và sự tự tin cho bản thân để đảm nhận được công việc cao hơn trong tương lai.

• Thu hẹp khoảng cách giữa lãnh đạo – quản lý và nhân viên

Nhờ được đào tạo bài bản và có khả năng phát triển nâng cao kĩ năng nghề nghiệp nên nhân viên có thể có được tiếng nói trước các nhà quản lý lãnh đạo từ đó giúp phá vỡ được những rào cản trong giao tiếp.

Chương trình cố vấn góp phần thiết lập mối quan hệ tốt đẹp giữa mọi cấp bậc trong tổ chức bằng cách tạo điều kiện để họ trao đổi, tương tác và học hỏi lẫn nhau. Đây chính là nền móng vững chắc để xây dựng một tổ chức đoàn kết, khỏe mạnh.

KĨ THUẬT ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH MENTORSHIP

Định hướng mục tiêu: Có thể nói mentor sẽ là người định hướng giúp các học viên xác định rõ được các mục tiêu của họ. Bằng việc đặt cho họ những câu hỏi để giúp họ củng cố, suy nghĩ đúng về những gì họ đạt được.

Người đồng hành: Một mentor giỏi sẽ là những người đồng hành cùng với học viên (mentee) của họ để giúp họ đạt được đúng mục tiêu của mình. Với kiểu tiếp cận đồng hành và dẫn đường bạn sẽ giúp họ tìm ra được những cách mà họ mong muốn đạt được mục tiêu của mình với sự hướng dẫn của bạn.

Kiểu tiếp cận đồng hành này sẽ giúp các Mentee được làm chủ các quyết định của bản thân và trở nên vững hàng kể cả khi không có Mentor.

Phản hồi 2 chiều: Hiện nay việc giao lưu và cả 2 chiều giữa mentor và mentee sẽ giúp cải thiện tốt mối quan hệ trong chương trình mentorship. Để việc phản hồi 2 chiều diễn ra hiệu quả, 2 bên cần trang bị kỹ năng lắng nghe tích cực và tinh thần cầu thị.

Khuyến khích: Không chỉ chia sẻ hướng dẫn cho họ những kiến thức bổ ích có định hướng mục tiêu. Một mentor giỏi còn là người biết khuyến khách động viên và tạo động lực cho học viên của mình.

Truyền cảm hứng: Việc tạo động lực và truyền cảm hứng là điều cực kì hiệu quả cho các học viên. Những mentor là người làm gương cho học viên của mình noi theo.

NHỮNG BƯỚC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH MENTORSHIP HIỆU QUẢ

Với những chia sẻ bên trên thì đến đây bạn đã hiểu hơn về mentorship rồi. Lúc này bạn đang cần xây dựng những chương trình mentorship một cách hiệu quả và chuyên nghiệp cho tổ chức của bạn. Chúng ta cùng đi tìm hiểu những bước xây dựng chương trình mà chúng tôi chia sẻ cho bạn:

• Bước 1. Xác định mục tiêu của chương trình cố vấn

Việc đầu tiên cần làm của mỗi chương trình mentorship chính là xác định được rõ ràng mục tiêu và các kết quả cần đạt được. Mục tiêu cố vấn có vai trò định hướng nỗ lực của người tổ chức và giúp chương trình được triển khai đúng hướng.

Mục tiêu càng rõ ràng sẽ có thể giúp cho doanh nghiệp chọn lựa đúng những mentor phù hợp nhất để tạo nên thành công của chương trình này. Người ta thường sử dụng 5 nguyên tắc của mô hình SMART: Specific (cụ thể), Measurable (có thể đo lường được), Attainable (có thể đạt được), Relevant (phù hợp, thích hợp), Time-bound (giới hạn thời gian) để chọn lựa các mentor hiệu quả.

• Bước 2. Xây dựng kế hoạch chương trình

Khi xác định được mục tiêu một cách rõ ràng thì bước này sẽ cần thiết phải thực hiện kế hoạch cho chương trình mentorship chuyên nghiệp bài bản. Một bản kế hoạch có thể được kể đến đó chính là

• Mục đích & kết quả mong muốn của chương trình
• Đối tượng tham gia: Làm rõ những thành viên là Mentor và Mentee sẽ tham gia chương trình
• Hình thức triển khai: Bao gồm loại hình Mentorship, cách thức làm việc giữa Mentor – Mentee, phương tiện hợp tác,…
• Nội dung chính: Định hướng sự nghiệp/ phát triển kỹ năng/ giải quyết vấn đề/ tham vấn quy trình làm việc,…
• Lộ trình triển khai: Thời gian thực hiện, các cột mốc cần quan tâm
• Dự kiến ngân sách: Chi phí tổ chức, thực hiện chương trình

• Bước 3. Trình bày kế hoạch chương trình với ban lãnh đạo

Một bản kế hoạch chuyên nghiệp cụ thể sẽ cần được trình lên ban giám đốc để xem xét và phê duyệt. Từ đó các nguồn lực sẽ được cung cấp để giúp vận hành chương trình mentorship thành công hơn.

Một số lưu ý trong bước này có thể kể đến như sau:

• Trình bày rõ ràng mục tiêu cụ thể
• Nổi bật lên những lợi ích như thế nào cho toàn công ty
• Giới thiệu cách chương trình cố vấn có thể giúp các nhà lãnh đạo đạt được mục tiêu của riêng họ

• Bước 4. Truyền thông về chương trình

Sau khi mọi thứ được chuẩn bị tốt từ nguồn lực và sự đồng nhất của ban lãnh đạo. Bước này cần phải công bố quảng bá chương trình để thu hút các mentee và mentor phù hợp tham gia.

Cần phải cho các thành viên tham gia thấy được những giá trị và lợi ích mà chương trình này mang lại. Họ nhận được gì và những thứ mà họ sẽ có thể đạt được sau mỗi chương trình đào tạo mentorship hiệu quả này.

• Bước 5. Kết nối Mentor – Mentee: tiêu chí và phương pháp ghép đôi

Nhiều người nghĩ rằng chỉ cần kết nối mentee với một mentor cấp cao hơn để họ trở thành một cặp. Tuy nhiên đây không phải cách thức mà một chương trình cố vấn hoạt động; chưa kể đến việc phương thức ghép cặp random sẽ không mang lại hiệu quả cộng tác cao nếu như mentor và mentee không phù hợp.

Việc kết nối và ghép cặp giwuax mentor và mentee chính là việc khá quan trọng. Bạn đừng nghĩ là chỉ cần kết nối họ và để họ trở thành một cặp là đủ. Điều cần chú ý chính là hai người này cần phải phù hợp để cho ra được kết quả tốt nhất.

Cần đưa ra những tiêu chí phù hợp để ghép cặp. Chỉ khi các cặp mentor và mentee hòa hợp và có tiếng nói chung thì họ mới có thể trở thành một đội ăn ý.Hãy xem xét các yếu tố khác như:

• Kiểu tính cách
• Phong cách giao tiếp
• Mục tiêu và định hướng phát triển
• Phong cách làm việc

• Bước 6. Định hướng hoạt động Mentorship cho Mentor và Mentee

Một khi bước ghép cặp thành công thì lúc này bạn cần triển khai chương trình cố vấn phù hợp để đảm bảo rõ mentor – mentee hiểu rõ vai trò của mình.

Việc phổ biến chi tiết lộ trình và những kết quả mong đợi của chương trình cố vấn sẽ giúp mọi người biết mình cần đạt được những gì để từ đó đầu tư sự nỗ lực.

Một số công việc có thể làm chính là:

• Cùng thảo luận về mục tiêu và tham vọng của bản thân nhận được từ chương trình cố vấn
• Chia sẻ kinh nghiệm và lời khuyên về nghề nghiệp hoặc lĩnh vực của họ
• Đưa ra phản hồi về công việc hoặc mục tiêu phát triển nghề nghiệp của nhau
• Nói về những thách thức họ đang trải qua và cách họ có thể vượt qua chúng

• 7. Đo lường chất lượng chương trình mentorship

Sau khi chương trình mentorship diễn ra xong bạn cần phải có sự đo lường chất lượng và hiệu quả của chương trình đào tạo. Đánh giá sự thành công của chúng và phản hổi của học viên sau chương trình đào tạo này.

Những tiêu chí bạn có thể tham khảo cho chương trình đánh giá như sau:

• Số lượng tham gia chương trình là bao nhiêu
• Tỷ lệ hài lòng về chương trình đào tạo của các học viên
• Chi phí tổ chức chương trình này như thế nào.
• Khả năng mở rộng chương trình sau đó như thế nào.

>> Xem thêm: Quản trị nguồn nhân lực là gì ? 

Có thể nói mentorship chính là một hoạt động quan trọng mà hầu như doanh nghiệp tổ chức nào cũng cần duy trì và phát huy. Vừa tạo sự gắn kết thành viên vừa giúp cho nâng cao được kĩ năng kiến thức cho người lao động. Hy vọng qua bài viết của chúng tôi đã giúp bạn hiểu được Mentorship là gì và cách xây dựng Mentorship cho doanh nghiệp.