Khi tiến hành xây dựng Hệ thống ISO các Doanh Nghiệp thường quan tâm đến chi phí chứng nhận ISO 9001 bên cạnh danh tiếng của tổ chức chứng nhận. Thông thường Doanh Nghiệp mới làm sẽ khá khó hình dung ra các chi phí này ngay từ ban đầu. Chi phí thực hiện phù thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Trong bài viết này chúng ra sẽ cùng nhau thảo luận về các yếu tố chính hình thành nên chi phí chứng nhận ISO 9001 và giúp bạn lập kế hoạch ngân sách cho dự án.
Bạn có biết !
Thực ra chi phí chứng nhận ISO chỉ là một chi phí nhỏ trong việc thực hiện xây dựng và áp dụng ISO. Ngoài chi phí chứng nhận ra sẽ còn có những chi phí khác nữa. 2 phần chi phí đó trong ISO bao gồm:
1./ Chi phí cho việc triển khai thực hiện, xây dựng Doanh nghiệp theo ISO
Chi phí cho việc triển khai thực hiện cũng như xây dựng Hệ thống ISO bao gồm có phí đào tạo, phí tư vấn xây dựng quy trình theo tiêu chuẩn ISO. Đây là những phí ban đầu để doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống ISO vào bản thân Doanh Nghiệp.
2./ Chi phí chứng nhận ISO của tổ chức chứng nhận
Phí thứ 2 chính là chi phí dành cho tổ chức chứng nhận. Bao gồm phí đánh giá và cấp chứng chỉ ISO cho Doanh Nghiệp của bạn.
TÌM HIỂU PHÍ XÂY DỰNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG ISO 9001
Trước tiên chúng ta nói về chi phí ở phần thực hiện, xây dựng và áp dụng theo ISO.
Chi phí thực hiện triển khai áp dụng hệ thống ISO sẽ phụ thuộc vào nhiều nguồn khác nhau. Tùy thuộc vào cách triển khai, quy mô của tổ chức và số lượng nhân sự sẽ có mức phí khác nhau.
Phí còn phụ thuộc vào mức độ phức tạp của mĩnh vực của bạn. Trong hầu hết các trường hợp thì một tổ chức nhỏ sẽ có quy trình và công nghệ ít phức tạp hơn. Do đó chi phí liên quan sẽ thấp hơn.
Dưới đây là một số các yếu tố sẽ ảnh hưởng đến chi phí thực hiện:
Chi phí tìm hiểu, nghiên cứu về tiêu chuẩn ISO
Điều quan trọng nhất cần có trong dự án triển khai ISO là kiến thức. Doanh nghiệp và những người thực hiện phải nắm được về ISO. Do đó, nhân viên của bạn, hoặc ít nhất là những người tham gia trực tiếp, sẽ phải tham gia khóa đào tạo về ISO.
Để triển khai tốt được hệ thống ISO 9001 và các tiêu chuẩn khác thì việc am hiểu tiêu chuẩn là rất cần thiết. Doanh Nghiệp của bạn và nhất là những nhân viên ban ISO hoặc những người tham gia trực tiếp sẽ phải tham gia khóa đào tạo về ISO. Chi phí phần này sẽ thường được tính theo quy mô doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp mới phí đó khá cao trong tổng phí còn nếu doanh nghiệp có khả năng có thể tự nghiên cứu và đào tạo.
Chi phí thuê đào tạo và tư vấn bên ngoài
Đây là một trong những chi phí chiếm tương đối nhiều trong việc xây dựng hệ thống ISO cho Doanh Nghiệp của bạn. Thông thường khi triển khai bạn sẽ cần thêm trợ giúp từ bên ngoài. Nếu bạn không có nhân viên có kinh nghiệm xây dựng triển khai ISO 9001 thì bạn sẽ cần phải có một người có kiến thức như vây. Việc xây dựng lúc này cần đến một đơn vị tư vấn có kinh nghiệm giúp bạn.
Chi phí thuê đơn vị tư vấn ISO cũng khá khác nhau giữa các đơn vị tư vấn và thường sẽ căn cứ vào quy mô và lĩnh vực của bạn. Đôi khi sẽ phụ thuộc vào kinh nghiệp, uy tín của tổ chức tư vấn bên ngoài.
Tuy nhiên, hãy cẩn thận ở đây – đừng mong đợi chuyên gia tư vấn hoặc giải pháp trực tuyến thực hiện thay vì bạn – ISO 9001 chỉ có thể được thực hiện bởi nhân viên của bạn.
Chi phí thực hiện cho nhân viên của bạn
Điều này thường bị bỏ qua vì các công ty đã trả lương cho nhân viên của họ. Và nếu không có một vị trí chuyên trách, thì nhân viên hầu hết sẽ là kiêm nghiệm. Thực tế là các nhân viên sẽ giải quyết các hoạt động triển khai ISO. Thay vì thực hiện các công việc chính của họ. Đây là một trong những chi phí ẩn của việc thực hiện.
Hiện nay tại Việt Nam thì thường ban lãnh đạo sẽ xắp xếp cán bộ đang làm vào trong ban ISO. Nhân viên này sẽ vừa kiêm nghiệm công việc chính của mình mà vừa kiêm nghiệm luôn phần ISO triển khai. Đây là một trong những chi phí ẩn của việc thực hiện. Theo kinh nghiệm của chúng tôi thì cách tốt nhất là nếu Doanh nghiệp bạn có kinh phí. Hãy cân nhắc thuê 01 vị trí chuyên trách về ISO.
Chi phí chứng nhận ISO
Bước cuối cùng của việc thực hiện áp dụng ISO chính là mời một tổ chức đến đánh giá chứng nhận cho mình. Khi đó phần chi phí sẽ phải trả cho bên chứng nhận cho Doanh Nghiệp của bạn.
Chi phí sau khi được chứng nhận – Duy trì hệ thống
Một điểm bạn cần chú ý chính là không phải đạt được chứng nhận ISO là doanh nghiệp bạn đã xong. Việc quan trọng chính là phải duy trì hệ thống ISO này một cách liên tục trong 3 năm sau đó. Khi bạn được chứng nhận lần đầu. Doanh nghiệp sẽ chịu sự giám sát trong ba năm tiếp theo. Sau đó có thể là đánh giá chứng nhận lại. Chi phí giám sát và chứng nhận lại thường nhỏ hơn chứng nhận lần đầu.
Trên đây là tất cả các chi phí cần thiết để thực hiện xây dựng và áp dụng ISO thành công. Như diendaniso.com đã nói ban đầu, chi phí này phụ thuộc rất nhiều vào lĩnh vực, quy mô và ngành nghề của Doanh nghiệp. Tuy nhiên bạn chỉ cần chú ý tới các mục trên, Doanh nghiệp sẽ tính ra được chi phí cơ bản về thực hiện ISO.
