Để xây dựng thành công Hệ thống Quản lý Môi trường ISO 14001:2015 thì việc xây dựng hệ thống danh mục tài liệu ISO 14001:2015 là điều vô cùng quan trọng. Chính vì thế tổ chức/ doanh nghiệp cần lên kế hoạch xây dựng bộ tài liệu, hồ sơ ISO 14001;2015 sao cho phù hợp và đầy đủ. Vậy hệ thống tài liệu áp dụng ISO 14001 sẽ bao gồm những gì ? Cùng diendaniso.com đi tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây.
Nội dung
HỆ THỐNG TÀI LIỆU ISO 14001:2015
Câu hỏi đầu tiên được nhiều người tiếp cận hệ thống EMS đầu tiên là tài liệu ISO 14001:2015 là gì ? Tài liệu ISO 14001:2015 được hiểu chính là tập hợp những hệ thống tài liệu dạng văn bản về những thông tin về hệ thống quản lý môi trường EMS. Những văn bản này thường là văn bản pháp quy hoặc có tính pháp quy được xây dựng trên cơ sở hài hòa và phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001:2015.
MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC XÂY DỰNG HỆ THỐNG TÀI LIỆU ISO 14001:2015
- Duy trì tính hiệu lực của EMS.
- Cung cấp thông tin quan trọng cho nội bộ doanh nghiệp cùng các bên liên quan.
- Là căn cứ để doanh nghiệp đánh giá, đo lường hiệu quả của EMS.
- Giúp tổ chức/doanh nghiệp của bạn có thể xem xét và có những quyết định cải tiến EMS phù hợp.
Danh mục và hệ thống tài liệu ISO 14001:2015 tại mỗi doanh nghiệp sẽ có sự khác nhau nhất định. Điều này phụ thuộc vào những yếu tố như sau:
- Quy mô của tổ chức/doanh nghiệp;
- Lĩnh vực hoạt động của tổ chức/doanh nghiệp;
- Sản phẩm/ dịch vụ mà doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh;
- Mức độ cần thiết trong việc chứng minh việc thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ;
- Mức độ phức tạp cùng sự tương tác giữa các quy trình sản xuất kinh doanh.
- Trình độ năng lực của người thực hiện công việc dưới sự kiểm soát của tổ chức.
DANH MỤC TÀI LIỆU ISO 14001:2015
Theo kinh nghiệm của nhiều chuyên gia trong và ngoài nước thì sẽ không có quy định cụ thể các danh mục tài liệu ISO 14001:2015 cần có là bao nhiêu. Tuy nhiên để hệ thống EMS được xây dựng thành công thì tổ chức/doanh nghiệp của bạn cần thực hiện và xác định những tài liệu nào là cần thiết và bắt buộc phải xây dựng cũng như bổ sung thông tin các câu hỏi về ISO 14001.
diendaniso.com chia ra làm 2 bao gồm những tài liệu/ hồ sơ bắt buộc và những tài liệu/ hồ sơ không bắt buộc.
Những tài liệu hồ sơ bắt buộc
Theo tiêu chuẩn ISO 14001:2015 – Hệ thống quản lý môi trường, những tài liệu về EMS cần phải duy trì trong suốt quá trình áp dụng EMS bao gồm:
|
Những tài liệu bắt buộc |
Điều khoản yêu cầu trong ISO 14001:2015 |
| 2015 Phạm vi áp dụng của hệ thống quản lý chất lượng | 4.3 |
| Chính sách môi trường | 5.2 |
| Quy trình nhận diện và giải quyết rủi ro và cơ hội | 6.1.1 |
| Quy trình xác định và đánh giá khía cạnh môi trường | 6.1.2 |
| Quy trình xác định các yêu cầu của luật và các yêu cầu khác | 6.1.2 |
| Các mục tiêu, chỉ tiêu môi trường và kế hoạch để đạt được | 6.2 |
| Quy trình kiểm soát việc thực hiện | 8.1 |
| Quy trình chuẩn bị sẵn sàng và đáp ứng với tình trạng khẩn cấp | 8.2 |
Bên cạnh đó, tiêu chuẩn ISO 14001:2015 cũng yêu cầu doanh nghiệp cần phải lưu trữ một số hồ sơ bắt buộc sau đây:
|
Những tài liệu bắt buộc |
Điều khoản yêu cầu trong ISO 14001:2015 |
| Hồ sơ các nghĩa vụ tuân thủ | 6.1.3 |
| Hồ sơ về đào tạo, kỹ năng, kinh nghiệm và trình độ | 7.2 |
| Bằng chứng về trao đổi thông tin | 7.4 |
| Kết quả giám sát và đo lường | 9.1.1 |
| Chương trình đánh giá nội bộ | 9.2 |
| Kết quả đánh giá nội bộ | 9.2 |
| Kết quả xem xét của lãnh đạo | 9.3 |
| Kết quả của các hành động khắc phục | 10.1 |
Những tài liệu hồ sơ không bắt buộc nhưng cần thiết
Bên cạnh các tài liệu/ hồ sơ bắt buộc phải có (điều kiện cần) thì để hệ thống EMS phát huy tối đa tác dụng thì doanh nghiệp sẽ cần nhiều hơn những tài liệu/ hồ sơ bắt buộc cho hệ thống EMS. Một số tài liệu tuy không bắt buộc nhưng vẫn thường được nhiều doanh nghiệp sử dụng để nâng cao hiệu quả của EMS bao gồm
|
Những tài liệu bắt buộc |
Điều khoản yêu cầu trong ISO 14001:2015 |
| Quy trình xác định bối cảnh tổ chức | 4.1 |
| Quy trình xác định nhu cầu cùng mong đợi của các bên quan tâm | 4.2 |
| Quy trình xác định rủi ro và cơ hội liên quan tới các khía cạnh môi trường | 6.1.1 và 6.1.2 |
| Quy trình nâng cao năng lực, đào tạo và nâng cao nhận thức | 7.2 và 7.3 |
| Quy trình trao đổi thông tin | 7.4 |
| Quy trình kiểm soát tài liệu và hồ sơ | 7.5 |
| Quy trình đánh giá nội bộ | 9.2 |
| Quy trình xem xét của lãnh đạo | 9.3 |
| Quy trình quản lý sự không phù hợp và các hành động khắc phục tương ứng | 10.2 |
Với mỗi doanh nghiệp thuộc các ngành khác nhau sẽ có thể xễmts và xây dựng những tài liệu EMS khác nhau sao cho phù hợp. Bạn nên tiến hành cân nhắc các quy trình, thủ tục nào cần có và cần thiết để lập thành văn bản đảm bảo sự nhất quán trong hệ thống hay không.
NOTE: hệ thống tài liệu ISO 14001:2015 được ban ISO xây dựng và ban lãnh đạo phê duyệt cho ban hành nên đơn giản khoa học và rõ ràng. Một hệ thống tài liệu quá phức tạp sẽ chỉ khiến các quy trình hoạt động kém hiệu quả đi và thậm chí còn khiến cả hệ thống bị trì trệ.
CẤU TRÚC TÀI LIỆU
Hệ thống tài liệu EMS để phát huy hiệu quả cần doanh nghiệp của bạn tập trung vào hiệu quả và tạo ra các quy trình, tài liệu có thể áp dụng trong doanh nghiệp của bạn. Theo kinh nghiệm của các tổ chức đã triển khai thành công thì hệ thống tài liệu ISO 14001:2015 sẽ được cấu trúc như sau:
Chính sách EMS
Một chính sách EMS đại diện cho một tuyên bố của các tổ chức về Hệ thống quản lý môi trường. Hầu hết, chính sách được viết bởi lãnh đạo cao nhất và mục đích của nó là xác định phương hướng và mục tiêu của EMS. Hơn nữa, Chính sách EMS cung cấp một khuôn khổ để thiết lập các Mục tiêu EMS.
Sổ tay EMS
Theo tiêu chuẩn ISO 14001:2015, sổ tay EMS không phải là tài liệu bắt buộc. Sổ tay EMS thường được sử dụng để ghi lại phạm vi của EMS, cũng như
các yếu tố chính của EMS và các tương tác của chúng. Trong quá trình chứng nhận của tổ chức, Sổ tay EMS thường là tài liệu đầu tiên được tổ chức chứng nhận yêu cầu để làm quen với hệ thống.
Quy trình
Quy trình EMS có thể có các định dạng và cấu trúc khác nhau. Chúng có thể được cấu trúc, minh họa, tường thuật (được mô tả qua văn bản) cũng như kết hợp. Trong hầu hết các trường hợp, các quy trình nên bao gồm tiêu đề, mục đích, phạm vi, trách nhiệm và quyền hạn, mô tả các hoạt động,…
Hướng dẫn công việc, hướng dẫn và SOP
Mục đích của hướng dẫn công việc là để tránh sự không phù hợp bằng cách giải thích chính xác cách thức thực hiện một hoạt động nhất định. Hướng dẫn công việc được viết cho các hoạt động trong quy trình có khả năng xảy ra sự không phù hợp cao nhất. Chúng cũng có thể là một phần của các quy trình, hoặc được tham chiếu trong một quy trình. Đồng thời, các hướng dẫn công việc có thể được cấu trúc giống như các quy trình và bao gồm các yếu tố giống như các quy trình.
Hồ sơ và biểu mẫu liên quan khác
Nhằm thực hiện các quá trình và quy định trong hệ thống EMS được hiệu quả thì cần các quy trình và hướng dẫn công việc phải có những hồ sơ và biểu mẫu làm bằng chứng cho hoạt động này. Các yêu cầu của ISO 14001 nêu rõ rằng tổ chức cần duy trì hồ sơ phù hợp với các yêu cầu của hệ thống quản lý môi trường.
Thông thường, các hồ sơ được điền bởi nhân viên, nhưng đồng thời, một số hồ sơ cũng được điền bởi quản lý cao nhất. Hồ sơ và biểu mẫu phải được điền theo cách dễ hiểu nhất có thể. Để đảm bảo rằng hệ thống quản lý môi trường là trong đi đúng hướng, các hồ sơ, biểu mẫu phải được bảo vệ.
Tóm tắt: Việc soạn thảo xây dựng và ban hành hệ thống tài liệu ISO 14001:2015 tốt được cho là rất cần thiết để hệthống EMS được hiệu quả hơn. . Tài liệu EMS cần phải dựa trên nhu cầu của tổ chức. Hơn nữa, cấu trúc tài liệu tốt hơn sẽ làm cho các hoạt động dễ dàng hơn nhiều, trong khi cấu trúc tài liệu không tốt sẽ không mang lại gì ngoại trừ các vấn đề phát sinh.
Hy vọng với những kiến thức mà diendaniso.com chia sẻ bên trên đây sẽ giúp tổ chức/ doanh nghiệp bạn có thể xây dựng hệ thống danh mục tài liệu ISO 14001:2015 doanh nghiệp cần nắm rõ để đảm bảo hệ thống quản lý môi trường của mình có thể duy trì hiệu lực, vận hành hiệu quả và cải tiến theo thời gian.
