Workflow là gì? Vai trò và Lợi ích của workflow trong Doanh Nghiêp

Workflow hay dòng chảy công việc là một thuật ngữ được sử dụng khá nhiều trong các doanh nghiệp hiện nay. Đây là một công cụ cực kì hữu ích cho doanh nghiệp giúp hình thành các quy trình làm việc một cách bài bản và có hệ thống. Workflow là gì? Lợi ích của workflow là gì? Bài viết sau diendaniso.com sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về workflow và đưa ra những ví dụ về quy trình lặp lại.

WORKFLOW LÀ GÌ ?

Workflow là một cụm từ tiếng anh chỉ luồng công việc hay dòng chảy công việc. Đây là một chuỗi các nhiệm vụ được sắp xếp theo một trật tự nhất định và thống nhất với nhau nhằm xử lý các dữ liệu được chuyển giao giữa các cá nhân hoặc các bộ phận cùng tham gia phối hợp làm việc. Những chuỗi công việc được sắp xếp theo hệ thống chuẩn hóa và dựa vào đó nhà quản lý có thể theo dõi và nắm bắt rõ vai trò của mình.

Nhờ sử dụng quy trình Workflow sẽ giúp cho doanh nghiệp hoàn thành được công việc một cách nhanh chóng theo đúng trật tự và quy luật đã được gán trước đó. Hiệu suất hoạt động được tăng lên, giảm thiểu tối đa tình trạng sai sót, tiết kiệm nhiều thời gian, nâng cao chất lượng toàn diện.

Ví dụ về một sơ đồ workflow

Chúng ta sẽ cùng lấy một ví dụ đơn giản Workflow như là một đoàn tàu hỏa. Khi được đặt vào đúng đường ray thì đầu tàu sẽ giám sát định hướng cho tất cả các toa tàu theo sau.

SỰ RA ĐỜI CỦA WORKFLOW

Thuật ngữ Workflow được biết ra đời khá lâu từ những năm thế kỉ 20. Khi hai kĩ sư cơ khí Frederick Taylor và Henry Gantt tìm ra được cách cải thiện năng suất lao động bằng cách đo lường, nghiên cứu thời gian để hoàn thành công việc, nhiệm vụ từ đó tìm cách loại bỏ đi các hoạt động dư thừa thì cuối cùng có thể xác định được một quy trình áp dụng được cho mọi nhân viên để họ có thể hoàn thành hiệu quả công việc của mình.

LỢI ÍCH KHI SỬ DỤNG WORKFLOW CHO DOANH NGHIỆP

Như trên chúng ta đã hiểu rõ Workflow là gì ? bạn đã cảm thấy được tầm quan trọng của nó vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Workflow mang đến một số lợi ích cực kì cụ thể như sau:

• Workflow thiết lập quy trình làm việc trực quan hiệu quả

Nhờ Workflow mà bạn có thể cung cấp cho doanh nghiệp một quy trình làm việc thật sự hiệu quả và logic khách quan. Với mỗi một đầu mục công việc đã được quy định và sắp xếp thì doanh nghiệp có thể giảm thiểu được những rủi ro, nhầm lẫn trong các trường hợp khối lượng công việc quá nhiều.

Với việc sơ đồ hóa các quy trình công việc cần phải làm thì workflow sẽ giúp cho bạn dễ dàng ghi nhớ các nhiệm vụ và vai trò của mình hơn. Hơn thế nữa các tốc độ và hiệu quả của công việc cũng sẽ được tăng cao hơn.

• Giảm thiểu chi phí vận hành

Nhờ mô hình workflow vô cùng khoa học và hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp chọn lựa được ra một phương án làm việc tốt nhất và phụ hợp nhất. Việc này được đơn giản hóa trình tự và giúp đẩy mạnh tiến độ hoàn thàn công việc và khiến bạn tiết kiệm được chi phí vận hành giúp gia tăng lợi nhuận một cách tốt nhất.

• Loại bỏ các nhiệm vụ, hoạt động dư thừa

Với những tổ chức có khối lượng công việc nhiều và chồng chéo với nhiều chủ thể liên quan thì không thể tránh khỏi bị nhầm lẫn. Trình tự công việc của bạn sẽ được hiệu quả hơn.

Một mô hình workflow khoa học giúp bạn có cái nhìn tổng thể và khách quan hơn từ đó phát hiện ra được các lỗ hổng trong quy trình và có phương án khắc phục kịp thời, không làm chậm trễ tiến độ công việc.

• Nâng cao tinh thần trách nhiệm cho nhân viên

Doanh nghiệp thiết lập workflow giúp nhân viên nắm bắt rõ ràng vai trò và công việc cần làm của mình. Từ đó nâng cao tinh thần tự giác, trách nhiệm và thúc đẩy hiệu suất nhân viên hoàn thành công việc đúng tiến độ được giao.

CÁC BƯỚC XÂY DỰNG WORKFLOW CƠ BẢN

Để giúp cho bạn xây dựng được một dòng chảy công việc phù hợp và hiệu quả thì chúng tôi xin chia sẻ cho bạn các bước xây dựng cơ bản như sau:

• Xác định một nguồn dữ liệu phù hợp

Để xây dựng nên một Workflow diagram, bạn cần nắm bắt rõ cách thức hoạt động của quy trình làm việc này diễn ra như thế nào? Mô hình có thể được phác thảo trên giấy hoặc thông qua email hay kỹ thuật số. Đồng thời, Workflow phải thể hiện cụ thể từng cá nhân tương ứng với những nhiệm vụ nào và ai là người phê duyệt chúng?

• Liệt kê các nhiệm vụ cần làm

Một khi bạn đã hiểu được bản chất của mô hình Workflow rồi thì đến bước này bạn cần xác định các list các nhiệm vụ cần thực hiện để nối tiếp nhau. Chính vì vậy, người dùng cần xác định rõ mục tiêu, cấu trúc dữ liệu để thiết kế nên một quy trình tương ứng.

• Phân công vai trò, người chịu trách nhiệm cho từng bước

Sau khi đã đề ra danh sách chi tiết các nhiệm vụ, bước tiếp theo là xem xét những người phù hợp để đảm nhận từng bước trong quy trình Workflow đã được thiết lập. Có những công việc sẽ tự động chuyển sang bước tiếp theo mà không cần phê duyệt, trong khi một số ít cần được người duyệt mới có thể tiếp tục thực hiện.

Trong giai đoạn này, quan trọng là phân công rõ ràng trách nhiệm cho từng cá nhân, để họ có thể hiểu và thực hiện công việc một cách chính xác và nhanh chóng.

• Thiết kế sơ đồ quy trình làm việc

Tiếp theo, bạn cần đưa ra ý tưởng để thiết kế một sơ đồ Workflow phù hợp với quy trình làm việc. Sơ đồ này sẽ giúp người dùng có cái nhìn trực quan về các nhiệm vụ và làm cho việc thực hiện chúng dễ dàng hơn. Ngoài ra, bạn có thể theo dõi thời gian thực để đảm bảo tuân thủ tiến độ.

Nếu bạn không tự tin vẽ sơ đồ bằng tay, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ tạo sơ đồ Workflow. Các phần mềm này cung cấp tính năng tiện lợi, cho phép người dùng thiết kế sơ đồ theo ý muốn, bất kể quy trình có phức tạp đến đâu.

• Vẽ Workflow sao cho phù hợp

Tiếp theo, bạn cần tưởng tượng và thiết kế một cách phù hợp sơ đồ Workflow cho quy trình làm việc. Sơ đồ này sẽ giúp người dùng dễ dàng hình dung các nhiệm vụ và thực hiện chúng một cách trực quan. Đồng thời, bạn cũng có thể theo dõi thời gian thực để đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ.

Trong trường hợp bạn không tự tin vẽ sơ đồ bằng tay, bạn có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ tạo Workflow. Phần mềm này cung cấp các tính năng tiện ích, cho phép người dùng thiết kế sơ đồ theo ý muốn, bất kể độ phức tạp của quy trình.

• Kiểm tra quy trình công việc đã tạo

Đây là một giai đoạn “cực kỳ” quan trọng để đánh giá và kiểm tra hiệu quả của sơ đồ Workflow mà bạn đã tạo. Để thực hiện điều này, sự hợp tác của tất cả các thành viên tham gia trong quy trình là cần thiết. Một chương trình chạy thử sẽ giúp mọi người đánh giá chính xác hơn để tìm ra các bước không cần thiết để loại bỏ, cũng như duy trì những bước cần thiết.

• Đào tạo, hướng dẫn nhóm, tổ chức áp dụng quy trình làm việc mới

Việc tổ chức một buổi đào tạo về Workflow và hướng dẫn mọi người áp dụng mô hình này vào quy trình làm việc mới sẽ giúp họ tự tin hơn khi sử dụng. Đồng thời, trong bước này, bạn cần chia sẻ cách xây dựng một Workflow hoàn chỉnh để các học viên có thể hiểu rõ và hình dung một cách trực quan. Nhờ đó, mỗi cá nhân sẽ có hiểu biết rõ về vai trò và nhiệm vụ của mình.

• Triển khai quy trình công việc mới

Cuối cùng, bạn cần thực hiện một vòng chạy thử nghiệm để đảm bảo rằng quy trình Workflow đã tạo không gặp lỗi khi vận hành. Việc này tốt nhất nên được thực hiện bởi một nhóm nhỏ trong một khoảng thời gian nhất định. Kết quả đánh giá từ quá trình này sẽ giúp bạn quyết định tiếp tục duy trì Workflow hiện tại, hoặc thực hiện điều chỉnh để hoàn thiện hơn.

Hy vọng thông qua bài viết này bạn đã nắm được workflow là gì ? Cách áp dụng và triển khai Workflow sao cho thật hiệu quả trong công việc của bạn. Đón đọc nhiều hơn nữa những kiến thức của chúng tôi về quản trị doanh nghiệp hiện đại.