Từ khi ra đời năm 1917 cho đến nay biểu đồ Gantt vẫn là một trong những phương pháp lập kế hoạch hữu ích nhất trong việc quản lý dự án. Cùng diendaniso.com đi tìm hiểu Sơ đồ Gantt (Gantt Chart) là gì? Cách lập sơ đồ Gantt trong việc lập kế hoạch dự án.
Nội dung
SƠ ĐỒ GANTT LÀ GÌ ?
Sơ đồ Gantt hay tiếng anh với tên gọi Gantt Chart là một công cụ thông dụng trong việc lập danh mục những công việc cần tiến hành theo thứ tự mức độ quan trọng của kế hoạch. Trong đó thể hiện rõ ràng thời gian thực hiện và người thực hiện công việc này.
Cấu tạo của sơ đồ Gantt bao gồm có 2 thành phần chính: trục tung thể hiện tên của các công việc và trục hoành có thể hiện các mốc thời gian cho những công việc đó. Khi nhìn vào sơ đồ Gantt người triển khai công việc dễ dàng nắm bắt được các loại thông tin của từng đầu mục công việc và của cả dự án. Cách bố trí thông tin đơn giản và khoa học đã khiến biểu đồ Gantt trở thành một công cụ hữu ích để lập kế hoạch và lên timeline thực hiện giúp các nhà quản lý tiến độ dự án tốt nhất.
Biểu đồ Gantt được xuát phát từ nhà hóa học cùng tên Henry L. Gantt (Mỹ), ông là người đã phát minh ra phương pháp này khi đang thực hiện quản trị một dự án nghiên cứu và triển khai cho ngành công nghiệp hoá học.
DOANH NGHIỆP CỦA BẠN CÓ CẦN SƠ ĐỒ GANTT KHÔNG ?
Có thể nói sơ đồ gantt được thiết kế khá tối ưu với thanh ngang được sử dụng để minh họa dòng thời gian của dự án hoặc công việc. Mỗi thanh là đại diện của một bước trong quy trình với độ dài chính là biểu thị lượng thời gian mà bước đó cần thiết phát để hoàn thành.
Sơ đồ Gantt là một lựa chọn tốt nếu như bạn cần:
- Trực quan vạch ra một kế hoạch dự án và dòng thời gian: Sơ đồ Gantt tạo ra được sự rõ ràng trong kế hoạch và thời gian của dự án. Chúng rất tốt trong việc hiển thị những công việc sẽ được thực hiện, thời gian thực hiện và theo thứ tự nào.
- Phối hợp nhiều bên liên quan: Biểu đồ gantt thể hiện sự chuyển động liên hoàn của tất cả các bộ phận chỉ trên một biểu đồ. Sự phối hợp linh hoạt này giúp nhà quản lý có được góc nhìn tổng thể về dự án đang triển khai vào bất kỳ thời điểm nào và bộ phận tiếp theo chuyển hướng.
- Ước tính thời gian và khối lượng công việc: Với thành phàn chính thể hiện là thời gian và nhân sự thực hiện. Biểu đồ Gantt sẽ cung cấp cho bạn thông tin cần bao nhiêu thơi gian và nguồn lực để giúp phân bổ tài nguyên và sắp xếp thời hạn cho hợp lý.
- Gantt chart là hình thức đơn giản nhất của một lịch trình dự án, là công cụ phù hợp nếu bạn muốn cung cấp cho nhân viên và đối tác một bản tóm tắt tổng thể về lịch trình dự án.
ƯU ĐIỂM CỦA SƠ ĐỒ GANTT GIÚP CHÚNG TRỞ NÊN PHỔ BIẾN
Biểu đồ Gantt trở nên phổ biến vì chúng có nhiều ưu điểm vượt trội giúp các nhà lập kế hoạch nhìn nhận tổng thể những hoạt động đang diễn ra tại dự án. Cụ thể những ưu điểm của sơ đồ Gantt được chia sẻ như sau:
Sơ đồ Gantt là phương thức hoàn hảo để lập kế hoạch cho những dự án: phù hợp với những công việc đơn giản, ít chồng chéo nhau, dễ dàng xây dựng và làm cho người đọc dễ nhận biết công việc và thời gian thực hiện của các công tác; thấy rõ tổng thời gian thực hiện các công việc.
Quản lý thông tin khoa học
Với cách trình bày đơn giản và khoa học với 2 trục làm việc chính. Biểu đồ Gantt giúp các nhà lập kế hoạch nắm rõ những thông tin cốt lõi của một dự án: Thời gian hoàn thành cùng cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện.
Nâng cao năng suất
Nhờ sự minh bạch của tiến độ thực hiện công việc được thể hiện trên sơ đồ Gantt mà sẽ giúp cá nhân nắm được rõ từng mắt xích trong dự án. Việc này khiến họ chủ động hơn trong công việc vì nhận thấy được rằng thời gian hoàn thành công việc của mình có ảnh hưởng đến những thành viên khác và của cả dự án.
⇒ Sự chủ động trong công việc và hoàn thành công việc với tinh thần trách nhiệm là một yếu tố thúc đẩy gia tăng năng suất.
Giúp sử dụng nguồn lực hiệu quả
Có thể nói được biểu đồ Gantt giúp ích rất lớn cho người quản lý trong việc lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả nhất. đảm bảo các nguồn nhân lực được sử dụng hợp lý và tối ưu.
⇒ Hạn chế tình trạng quá tải công việc, đảm bảo chất lượng dự án
HẠN CHẾ CỦA BIỂU ĐỒ GANTT
Phụ thuộc vào cấu trúc phân chia đã được xây dựng
Trên thực tế với những mô hình dự án nhỏ và vừa thì biểu đồ gantt khá phù hợp. Với những dự án lớn mà nhà quản lý cố gắng tạo cấu trúc phân chia công việc cùng lúc với việc xây dựng Gantt chart thì họ có nguy cơ phải làm lại toàn bộ lịch biểu dự án nếu có gì đó bị bở sót.
Chỉ hoạt động tốt với các dự án nhỏ
Khi thời lượng và tác vụ kéo dài qua một trang, Gantt chart bắt đầu mất dần chức năng của nó, vì sẽ rất khó để xem một dự án tổng quan trên màn hình máy tính. Đồng thời việc phải cập nhật thường xuyên cũng khiến nhà quản lý mất nhiều thời gian, đặc biệt với những dự án lên đến hàng trăm đầu việc.
Sơ đồ Gantt không thể hiện được mối quan hệ giữa các công tác, không ghi rõ qui trình công nghệ. Trong dự án có nhiều công tác thì điều này thể hiện rất rõ nét. Sơ đồ Gantt chỉ phù hợp áp dụng cho những dự án có qui mô nhỏ, không phức tạp.
Sơ đồ Gantt không làm tốt với việc xử lý các ràng buộc của dự án .
Do trọng tâm chính của sơ đồ gantt là thời gian mà một dự án thường có 3 yếu tố ràng buộc là thời gian, chi phí và phạm vi. Nếu 2 biến số kia muốn thể hiện đầy đủ thì không thể mô tả trên một sơ đồ Gantt được. Hơn nữa việc thể hiện quá nhiều dữ kiện sẽ khiến khó có thể nhận biết được cần phải ưu tiên thực hiện công việc nào trước hay sau.
CÁCH VẼ SƠ ĐỒ GANTT TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN
Trước kia khi sử dụng mô hình này việc vẽ sơ đồ Gantt thường được vẽ bằng tay nên gặp nhiều khó khăn trong việc chỉnh, xóa sửa đổi., Tuy nhiên khi có sự ra đời của máy tính và các phần mềm thì biểu đồ Gantt có thể được khở tạo, cập nhật và in ra một cách khá dễ dàng.
Các bước cơ bản trong vẽ sơ đồ Gantt:
Bước 1: Xác định các đầu mục công việc cần thiết
Bước đầu tiên bạn cần liệt kê ra các đầu mục công việc cần thiết kế của dự án. Xác định những đầu mục công việc và mục tiêu của dự án mong muốn đạt được sau này. Liệt kê các danh sách các công việc và xác định thời gian sớm nhất bắt đầu dự án và thời gian ước tính để thực hiện được công việc.
Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc
Khi đã xác định được các đầu mục công việc và thời gian thực hiện bạn tiến hành xác định xem những công việc nào cần phải hoàn thành mới có thể thực hiện được công việc kia. Những hoạt động phụ thuộc này được gọi là những công việc “tuần tự” hoặc “tuyến tính”.
Trong biểu đồ có những công việc có thể thực hiện “song song” và chúng có thể được thực hiện cùng môt lúc với những công việc khác. Việc này càng nhiều các công việc song song thì tiến độ của dự án của bạn sẽ ngày càng được rút ngắn.
Bạn cần xác định chính xác những nhiệm vụ song song và tuần tự trong dự án. Với những trường hợp nhiệm vụ này phụ thuộc vào các nhiệm vụ khác. Bạn hãy lưu ý đến mối quan hệ giữa chúng. ó giúp bạn có nắm bắt sâu sắc hơn về cách tổ chức dự án và giúp ích khi bắt đầu mô tả lịch trình hoạt động trên biểu đồ.
Trong biểu đồ Gantt, có ba mối quan hệ chính giữa các nhiệm vụ tuần tự:
- Finish to Start (FS) – Nhiệm vụ FS không thể bắt đầu trước khi nhiệm vụ trước đó (và liên quan) kết thúc. Chúng bắt đầu sau.
- Start to Start (SS) – Nhiệm vụ SS không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ trước đó bắt đầu. Chúng bắt đầu sau.
- Finish to Finish (FF) – Nhiệm vụ FF không thể kết thúc trước khi nhiệm vụ trước kết thúc. Chúng kết thúc sau.
- Ngoài ra còn loại thứ tư, Start to Finish (SF), rất hiếm.
Bước 3: Biểu diễn sơ đồ Gantt
Sau bước 2 bạn đã có được hầu hết các dữ liệu cần thiết. Đã đến lúc bạn có thể biểu diễn chúng thành sơ đồ. Bạn có thể vẽ bằng tay hoặc các phần mềm vẽ sơ đồ Gantt chuyên nghiệp như Gantto,Base Wework vv
Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án
Khi thực hiện xong biểu đồ Gantt bạn tiến hành đánh giá giám sát thường xuyên. Khi dự án của bạn di chuyển dọc theo biểu đồ Gant có nghĩa là chúng đang tiến triển. Một điểm lưu ý chính là thời gian triển khai dự án sẽ xảy ra rất nhiều sự thay đổi. Chính vì thế bạn cần điều chỉnh tiến độ ra sao để đảm bảo chúng không ảnh hưởng đến toàn bộ dự án. Điều này còn giúp bạn cập nhật thông tin về kế hoạch cho nhóm của mình và nhà tài trợ.
