Chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự

Là một phòng quan trọng có nhiệm vụ quản lý nhân viên trong toàn bộ doanh nghiệp. Phòng hành chính nhân sự được đặc biệt quan tâm ở hầu hết mọi tổ chức/ doanh nghiệp hiện nay bất kể quy mô. Trong bài viết này diendaniso.com xin chia sẻ cho các bạn hiểu hơn về mô tả chức năng và nhiệm vụ phòng hành chính nhân sự để những bạn muốn theo đuổi nghề nhân sự có cái nhìn sâu sắc nhất về nghề nghiệp tương lai của mình.

PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ LÀ GÌ ?

Phòng hành chính nhân sự trong tiếng anh có tên gọi là Human Resource Department. Đây là một trong những bộ phận phòng ban không thể thiếu trong doanh nghiệp chuyên làm các hoạt động liên quan đến nhân sự trong công ty.

Bộ phận này có liên quan đến nhiều hoạt động về nhân sự như: tuyển dụng, lê kế hoạch nhân sự và phân bổ cho doanh nghiệp. Lập kế hoạch đào tạo kiến thức, kĩ năng cho các phòng ban nhằm đảm bảo nhân sự hiểu và nắm được các kiến thức phục vụ cho quá trình làm việc.

CHỨC NĂNG CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ

Như đã nói ở trên thì phòng hành chính nhân sự sẽ là bộ phận tham mưu và hỗ trợ cho ban lãnh đạo về các vấn đề nhân sư. Ngoài ra còn thực hiện nhiệm vụ quản lý hành chính, pháp chế, hoạt động truyền thông công chúng.

NHỮNG NHIỆM VỤ CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ

Là phòng có nhiệm vụ đặc biệt bao quát tình hình nhân sự của cả công ty. Đúng với tên gọi thì nhiệm vụ của phòng sẽ xoay nhân vấn đề nhân sự và hành chính trong doanh nghiệp. Một số nhiệm vụ cụ thể của phòng hành chính nhân sự được đưa ra như sau:

• Quản lý công tác nhân sự của doanh nghiệp

Lên kế hoạch xây dựng phân bổ nhân sự cho các phòng ban trong doanh nghiệp. Tiến hành tham mưu tư vấn cho ban lãnh đạo về việc xắp xếp, luân chuyển, điều động nhân sự thông qua việc phân tích cơ cấu tổ chức, đánh giá kết quả công việc cũng như năng lực của nhân sự.

Định kì hàng năm sẽ lên kế hoạch phân bổ ngân sách cho việc tuyển dụng, đào tạo và các chi phí về bảo hiểm, chi phí đồng phục vv. Lên kế hoạch khảo sát đồng thời tìm nguồn nhân sự có chất lượng cao cho doanh nghiệp.

Sau khi tuyển dụng phòng hành chính nhân sự sẽ tiến hành phân bổ và xây dựng quy chế tiền lương cho công ty. Nội quy lao động và các quy chế khác đi kèm tùy vào từng doanh nghiệp như: Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỉ luật, đánh giá nhân viên.

Tổ chức và tiến hành các hoạt động nhân sự theo đúng quy định: tuyển dụng, đánh giá nhân sự, đánh giá kết quả công việc, đào tạo, thanh toán lương, chế độ phúc lợi… Quản lý hồ sơ, thông tin nhân sự theo quy định hiện hành.

• Quản lý các công tác hành chính

Dưới tư cách là quản lý công tác hành chính. Phòng sẽ tiến hành Xây dựng quy chế và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp. Đảm bảo các công tác hậu cần tại doanh nghiệp như: lễ tân, tiếp khách, văn phòng phẩm, đồng phục, quản lý điều động xe,… Đồng thời còn đảm bảo công tác an ninh, an toàn lao động, phòng cháy, chữa cháy trong doanh nghiệp.

Tiến hành làm các thủ tục hành chính pháp lý có liên quan như soạn thảo các văn bản hành chính. Tổ chức xắp xếp các cuộc họp và sự kiện định kì hàng năm hoặc sự kiện đột xuát.

• Quản lý các vấn đề pháp lý

Đây là nhiệm vụ có vẻ hơi bất ngờ đố với phòng hành chính nhân sự tuy nhiên lại là nhiệm vụ khá quan trọng. Phòng hành chính nhân sự sẽ là người có trách nhiệm tìm các đơn vị tư vấn pháp lý có liên quan đến hoạt động của công ty như xây dựng, sửa chữa, bổ sung các loại văn bản và quy định có liên quan. Hỗ trợ các phòng ban trong công ty các vấn đề pháp lý khi có sự cố về tranh chấp xảy ra.

• Quản lý hoạt động của nhân viên phòng hành chính nhân sự

Không chỉ làm nhiệm vụ liên quan đến các phòng ban trong toàn bộ công ty mà nội bộ phòng cũng cần phải có kế hoạch, đôn đốc nhân viên và phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng người nhằm hoàn thành đúng với kế hoạch đã đề ra.

Xây dựng các quy định, quy trình nghiệp vụ thuộc lĩnh vực quản lý của phòng; đánh giá hiệu quả các quy trình, quy định này để liên tục cải thiện, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Định kỳ lập báo cáo theo quy định của doanh nghiệp và các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban giám đốc.

• Xây dựng môi trường, văn hóa làm việc

Đây là một trong những công việc có liên quan đến phòng hành chính nhân sự. Xây dựng một môi trường làm việc thân thiện chuyên nghiệp và văn hóa làm việc sẽ giúp các thành viên gắn kết với nhau hơn nữa.

Trong quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp thì có nhiều công việc nhỏ có liên quan như tổ chức các chương tình gắn kết nhân viên trong công ty và đội ngũ nhân sự của Công ty. Xây dựng sổ tay doanh nghiệp, sổ tay chất lượng, các ấn phẩm truyền thông. Ngoài ra hàng năm tổ chức các hoạt động vui chơi cho nhân viên nhằm duy trì cũng như phát triển hơn nữa văn hóa nội bộ của doanh nghiệp.

• Quản lý hồ sơ, giấy tờ, cơ sở dữ liệu nhân sự

Bộ phận hành chính sẽ là nơi quản lý các giấy tờ, sổ sách cũng như công văn cùng tài liệu có liên quan đến công ty. Nhiệm vụ là lưu trữ, xử lý và bàn giao cho đúng người đúng bộ phận khác có liên quan.

Lưu giữ thông tin và cơ sở dữ liệu của nhân viên, cũng như thực hiện nhiệm vụ bảo mật các thông tin đó.

Hy vọng với những kiến thức mà diendaniso.com chia sẻ trên đây đã giúp quý vị có được cái nhìn sâu sắc hơn về phòng hành chính nhân sự và những công việc của phòng ban đặc biệt này. Đón đọc thêm những bài viết của chúng tôi về chủ đề Nghề Nghiệp tại đây.