Với mỗi một dự án triển khai cần có một người chịu trách nhiệm quản lý và kiểm soát tiến độ cũng như hiệu quả dự án. Lúc này vai trò của người quản lý dự án được thể hiện rõ hơn bao giờ hết. Trong bài viết này diendaniso.com sẽ cùng bạn đi tìm hiểu về vị trí quản lý dự án (PM) và trách nhiệm của người quản lý dự án trong doanh nghiệp.
Nội dung
DỰ ÁN LÀ GÌ ?
Trước khi đề cập đến vị trí công việc của người quản lý dự án chúng ta cùng nhau đi tìm hiểu xem dự án là gì ? Theo khái niệm của WIKI đưa ra thì: Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến.
NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ ?
Quản lý dự án trong tiếng anh có tên gọi là project manager hay PM. Đây là vị trí đảm nhiệm vai trò quản lý, giám sát dự án từ lúc bắt đầu cho đến lúc kết thúc.
Một người làm công tác quản lý dự án được coi như một giám đốc điều hành nhỏ khi cùng lúc bao quát cũng như quản lý sự án trong doanh nghiệp đồng thời cần theo dõi tiến độ hoàn thành dự án cho kịp với mục tiêu đề ra.
CÔNG VIỆC CỦA MỘT QUẢN LÝ DỰ ÁN
Là một nhà quản lý dự án. Bạn sẽ cần phải đảm kiệm khá nhiều công việc để quản lý đôn đốc dự án hoàn thành đúng với mục tiêu ban đầu. Một số công việc cụ thể của nhà quản lý dự án mà bạn cần quan tâm.
-
Quản lý tổng hợp các nguồn lực của dự án.
Việc tổng hợp các nguồn lực này có bao gồm cả nguồn lực vật chất bao gồm tiền, nhân lực, phương pháp vv nhằm hoàn thành tốt mục tiêu mà dự án đã đề ra. Bạn có thể sử dụng cấu trúc phân tích công việc (WBS) để thực hiện bước này.
-
Quản lý tốt nhóm dự án của mình
Việc một dự án đi vào hoạt động cần những nguồn lực về con người với các chức năng chuyên môn khác nhau. Việc quản lý, đôn đốc cũng như tạo động lực cho các thành viên trong team hoàn thành tốt mục tiêu của mình. Việc quản lý đội nhóm cũng sẽ giúp bạn nắm được năng lực thực sự của nhân viên và có chế độ khen thưởng thăng tiến trong tương lai.
-
Quản lý tầm nhìn và giải quyết công việc hàng ngày.
Trong thị trường luôn luôn biến đổi thì việc đối mặt với những thách thức và khó khăn đột xuất cần một nhà quản lý dự án có tầm nhìn. Họ cần có chiến lược tầm nhìn sâu và rộng về các yếu tố có ảnh hưởng đến dự án của mình. Ngoài ra cần đảm bảo các công việc cụ thể phải được giải quyết một cách hiệu quả.
-
Quản lý các bên liên quan của dự án
Một dự án sẽ có bao gồm nhiều mối quan hệ giữa bên trong và bên ngoài dự án. Các bên liên quan của dự án có thể được hiểu như là những cá nhân, tổ chức hoặc nhóm có lợi ích liên quan đến dự án đó. Chúng có khả năng tác động đến kể cả tích cực và tiêu cực của dự án.
- Bên trong dự án sẽ bao gồm các phòng ban như lãnh đạo, kế toán, kho vận, sản xuất vv
- Bên ngoài dự án sẽ bao gồm như các nhà cung cấp, khách hàng mục tiêu, đối thủ cạnh tranh, chính trị vv
Làm việc với khách hàng: Khách hàng là những chủ thể chính của doanh nghiệp và dự án hướng đến. Khách hàng có quyền mua hoặc không mua sản phẩm của bạn. Ngoài ra một số trường hợp khách hàng còn đưa ra những quyết định thay đổi kĩ thuật của dự án đó. Lúc này người quản lý dự án cần đáp ứng được các mong đợi của khách hàng bằng cách thấu hiểu mong muốn và nhu cầu của khách hàng.
Nhà cung cấp: Nhà cung cấp là các đơn vị cung cấp nguyên vật liệu hoặc những yếu tố để triển khai một dự án thành công. Một nhà quản lý dự án giỏi cần phải nắm được số lượng nhà cung cấp và có kế hoạch làm việc với họ một cách tốt nhất. Nhất là những dự án lớn cần nhu cầu nguyên vật liệu nhiều và đều.
Ban lãnh đạo doanh nghiệp: trong nhiều tổ chức, ban lãnh đạo giữ vai trò kiểm soát chủ yếu đối với Nhà quản lí dự án, phê duyệt các dự án, bổ sung các nguồn lực của dự án, hỗ trợ và bảo vệ các Nhà quản lí dự án trước những áp lực của tổ chức.
Bộ phận kế toán: bộ phận kế toán của doanh nghiệp chịu trách nhiệm kiểm soát chi phí của dự án. Nhà quản lí dự án cần phải hợp tác chặt chẽ với bộ phận kế toán để kiểm soát chi phí tại mọi thời điểm.
Thông thường một dự án bao gồm 3 công đoạn chính sau:
- Lập kế hoạch dự án.
- Theo dõi các thay đổi và quán lý dự án.
- Kết thúc dự án.
Những nhân tố thành công của dự án. Một dự án chỉ có thể mang lại thành công nếu như bạn hiểu rõ và vận dụng được 3 nhân tố chính tạo nên mỗi dự án. Chúng thường có bao gồm những công việc như:
Thời gian: Một dự án cần phải xác nhận được thời gian cụ thể dự kiến để hoàn thành từng hạng mục dự án và toàn bộ dự án.
Tài chính: Đây là vấn đề then chốt của mỗi dự án. Chi phí bao gồm các chi phí về nhân lực, trang thiết bị, máy móc, công nghệ độc quyền, nguyên vật liệu vv.
Có thể nói 3 thành tố chính để một dự án thành công xoay quanh kiềng ba chân thời gian, tài chinh và mục tiêu của dự án. Mỗi kiềng đều có ảnh hưởng trực tiếp đến hai phần còn lại. Một dự án thành công đòi hỏi cần phải hoàn thành tốt 3 yếu tố này.
TRÁCH NHIỆM CỦA NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN
Người quản lý dự án với dự tham gia của nhiều thành viên trong nhóm của họ và phòng quản lý dự án sẽ chịu trách nhiệm trong toàn bộ giai đoạn của dự án từ khâu lập kế hoạch cho đến kết thúc dự án và đi vào giai đoạn bàn giao.
Giai đoạn bắt đầu
Cần xây dựng các điều lệ của dự án bạn đang quản lý cùng các mục tiêu của dự án (thời gian, doanh số, lợi nhuận thu được vv). Sau đó có thể xác định các bên liên quan cần thiết cho dự án đó được thành công.
Giai đoạn lập kế hoạch
Trong bước này bạn tiến hành xác định và quản lý phạm vi của dự án. Bạn tiến hành lập kế hoạch và xác định các lịch trình phát triển, hoạt động và ước tính được nguồn lực và thời gian hoạt động.
Tiến hành thành lập và quản lý các thành phần như:
- Quản lý nguồn nhân lực: Lập kế hoạch và xác định nyhu cầu nguồn nhân lực có thể cần có của dự án.
- Quản lý chi phí: Lập kế hoạch và ước tính chi phí dự kiến để hoàn thành dự án theo từng giai đoạn khác nhau.
- Quản lý rủi ro: Lập kế hoạch và xác định các rủi ro tiềm ẩn, thực hiện phân tích rủi ro định tính và định lượng cũng như hoạch định các chiến lược giảm thiểu rủi ro
- Quản lý các bên liên quan: Lập kế hoạch cho các kỳ vọng của các bên liên quan
Thực thi kế hoạch
Trong giai đoạn này bạn tiến hành thực hiện các kế hoạch đã lập ở bước trên
- Nguồn lực: Tiến hành phân bổ nhân sự cần thiết, phân công nhiệm vụ công việc cho từng bộ phận của dự án.
- Chi phí: Tiến hành phân bổ chi phí cần thiết cho việc mua sắm máy móc, nguyên vật liệu, lương công nhân và các chi phí vận chuyển vv
- Các bên liên quan: Quản lý dự án sẽ cần quản lý tất cả các kỳ vọng đến từ các bên có liên quan.
Giám sát và kiểm soát
- Quản lý tổng hợp: Giám sát và kiểm soát công việc của dự án và quản lý mọi thay đổi cần thiết
- Quản lý phạm vi: Xác nhận và kiểm soát phạm vi của dự án
- Quản lý thời gian: Kiểm soát phạm vi của dự án
- Quản lý chi phí: Kiểm soát chi phí dự án
- Quản lý chất lượng: Kiểm soát chất lượng của sản phẩm
- Quản lý các bên liên quan: Kiểm soát sự tham gia của các bên liên quan
Hoàn thành dự án
- Quản lý tích hợp: Kết thúc tất cả các giai đoạn của dự án
- Quản lý mua sắm: hoàn tất các gói thầu của dự án
- Quản lý chất lượng: Nghiệm thu và kiểm tra chất lượng sản phẩm hoàn thành sau dự án và những phản hồi lại nếu có để cải tiến hơn.
TỐ CHẤT CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CẦN ?
Cũng giống như bất kì một nhà quản lý dự án nào khác thì một nhà quản lý dự án bạn cần có vốn hiểu biết phong phú về ngành với kinh nghiệm làm việc qua các dự án tương tự. Ngoài ra còn cần những kỹ năng khác như giao tiếp, quản lý, lãnh đạo vv. Chúng tôi xin được liệt kê ra đây những kỹ năng và yếu tố cần có của một nhà quản lý dự án tài ba
1. Khả năng tổng hợp thông tin và phân tích thông tin hiệu quả
Là một nhà quản lý dự án. bạn cần làm việc, tổng hợp các loại thông tin khá nhiều xoay quanh dự án của bạn đang triển khai. Cho dù là thông tin nội bộ hay đến thông tin bên ngoài đều có tác động đến dự án của mình.Chính vì thế khả năng tổng hợp thông tin và phân tích thông tin một cách hiệu quả là rất cần thiết. Những thông tin thu thập được sẽ nên được diễn họa, trực quan hóa bằng các đồ thị như xây dựng dự án GANTT hay PERT, Microsoft Project, trình diễn Power Point…vv. Việc này khiến cho bạn nắm được tình trạng của dự án và các thành viên cũng có thể nắm được và triển khai một cách hiệu quả hơn.
2. Khả năng ghi nhớ và ghi chép thông tin sau mỗi dự án
Việc các thông tin được phát sinh một cách khá nhiều trong ngày khiến đôi khi bạn quên mất chúng. Việc xây dựng kế hoạch ghi chép những thông tin đó lại là một cách tốt để triển khai dự án tốt hơn. Đó là những kinh nghiệm mà ghi chép thông tin hiệu quả rút ra những kinh nghiệm cho các dự án sau đó.
3. Xây dựng mối liên hệ giữa các phòng ban, đồng nghiệp
Để dự án được hoàn thành đúng tiến độ với mục tiêu được đề ra trước đó. Việc có được mối giao tiếp tốt giữa các phòng, ban đồng nghiệp là điều cần thiết. Bạn hãy quan tâm và giữa mối liên hệ tốt giữa các đồng nghiệp trong phòng dự án và với các phòng ban khác có liên quan đến dự án mà bạn đang quản lý. Điều này chỉ có lợi cho bạn sau này.
4. Kĩ năng quản lý thời gian và công việc
Đây là 2 kĩ năng cần có của một nhà quản lý dự án chuyên nghiệp. Việc cho dự án đảm bảo đúng tiến độ và các công việc được giao đúng người đúng việc là điều cần thiết của một dự án thành công. Các kĩ năng quản lý dự án cần tập trung vào việc đảm bảo tiến độ công việc với kết quả tốt nhất nên khi làm chủ được điều này. Một người quản lý dự án giỏi sẽ cân bằng được công việc và tiến độ giúp dự án hoàn thành đúng hoặc trước kì hạn đã đặt ra.
5. Thích ứng với những thay đổi
Một dự án sẽ chịu nhiều sự biến động do các thay đổi của bên liên quan. Việc này là điều thường thấy trong mỗi dự án. Có thể do sự thiếu hụt tạm thời nguyên vật liệu đang xảy ra, hay do nhân sự nghỉ việc hay sự cố dừng máy móc đột ngột. Một nhà quản lý giỏi cần thích ứng với những thay đổi của dự án và đề ra những biện pháp kịp thời để kiểm soát tình hình cùng sự đảm bảo sự thành công cho dự án đó.
Khái niệm đi kèm
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN – PROJECT MANAGER OFFICE
Ban quản lý dự án – Project Manager Office hay phòng quản lý dự án. Đây là một phòng ban được thành lập nhằm nâng cao năng lực quản lý dự án cho tổ chức. Nhiệm vụ của phòng ban này nhằm quản lý dự án, đảm bảo nguồn lực, nhân sự và tiến độ thực hiện dự án hoàn thành đúng mục tiêu.
>>> Xem thêm: PMO là gì? Vai trò của PMO trong quản lý dự án
