Để dự án được triển khai và thực hiện được một cách trơn tru thì vai trò của phòng quản lý dự án là rất quan trọng. Một phòng quản lý dự án (PMO) thông thường sẽ bao gồm những ai, nhiệm vụ và chức năng của phòng này có gì đặc biệt hơn so với những phòng ban khác ? Cùng diendaniso.com đi tìm hiểu trong bài viết ngày hôm nay.
Nội dung
KHÁI NIỆM PHÒNG QUẢN LÝ DỰ ÁN
Phòng quản lý dự án hay tiếng anh là Project Management Office (PMO) là mô hình khá phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay đặc biệt là các doanh nghiệp lớn có bộ phận chuyên biệt. Đây là một phòng được tổ chức mà tại đó các quy trình quản lý dự án được thực hiện nhằm tạo điều kiện cho quá trình hoàn thành dự án được đúng theo tiến độ và mục đích ban đầu.
CÁC LOẠI PMO THƯỜNG GẶP
Hiện nay trong các doanh nghiệp ta thường thấy có khá nhiều loại PMO. Với mỗi loại PMO sẽ được chia ra dựa trên mức độ kiểm soát và ảnh hưởng trong dự án và sẽ thường bao gồm:
-
Hỗ trợ (Supportive):
Đây là loại PMO đóng vai trò tư vấn cho doanh nghiệp bằng việc đưa ra các mẫu biểu có sẵn về quy trình, tài liệu từ các dự án khác đã thành công. Loại PMO này sẽ không can thiệp vào quy trình quản lý dự án mà chỉ mở mức độ tư vấn, tác động thấp đến quản lý dự án của người quản lý dự án PM.
-
Kiểm soát (Controlling):
Cao hơn Supportive PMO một chút là PMO dạng kiểm soát. Trong nhiệm vụ của mình thì PMO này bao gồm việc thực hiện thêm hướng dẫn cách quản lý các dự án. Các giám đốc dự án được phân công và báo cáo cho PMO.
-
Điều hành (Directive):
Đây là cấp PMO cao nhất. PMO này sẽ quản lý và phân bổ dự án Project Manager một cách chuyên biệt và chịu trách nhiệm kết quả của dự án đó. Mức độ kiểm soát của PMO này ở mức khá cao.
>> Xem thêm: Nhà quản lý dự án (Project Manager) là gì? Trách nhiệm và vai trò của quản lý dự án
VAI TRÒ CỦA PHÒNG PMO
Trong doanh nghiệp thì phòng quản lý dự án PMO được cho là có khá nhiều vai trò quan trọng có tác động lớn đến sự phát triển của doanh nghiệp. Một số những vai trò chủ yếu đó có thể kể đến như:
Vai trò đầu tiên phải kể đến đó chính là lập kế hoạch chiến lược (Strategic Role). Đây là vai trò thể hiện rõ nhất trong PMO khi cần làm việc với ban lãnh đạo để đề xuất dự án phù hợp giúp mang lại lợi nhuận nhất cho công ty.
Vai trò quan trọng thứ 2 không thể không nhắc đến chính là vai trò giám sát dự án PMO. Việc giám sát giúp dự án của bạn đảm bảo đúng quy trình và thủ tục cần có của dự án.
Vai trò phụ nhưng không kém phần quan trọng thứ 3 chính là vai trò lưu trữ tất cả các dữ liệu và thông tin về dự án (Historical). Khi làm việc với các bên liên quan về dự án thì bạn sẽ cần dùng đến nhiều guides, templates hay Project portfolio tools Và cần lưu trữ tất cả các thông tin này.
CÁC CHỨC NĂNG CỦA PMO
Trong doanh nghiệp nói chung và phòng quản lý dự án nói riêng thì chức năng của PMO sẽ thường bao gồm những chức năng như:
- Quản lý các nguồn lực nói chung trong tất cả các dự án mà PMO đó quản lý
- Huấn luyện, đào tạo, tư vấn cũng như giám sát tất cả các nhân viên và các bên có liên quan đến dự án.
- Theo dõi dự tuân thủ của các bên liên quan trong việc thực hiện các chính sách, thủ tục, quản lý công việc vv
- Là đầu mối phối hợp truyền thông liên lạc giữa các dự án với nhau.
QUYỀN HẠN CỦA PHÒNG PMO
Một phòng PMO sẽ bao gồm nhiều thành viên như trưởng phòng quản lý dự án, các phó phòng cùng với nhân viên quản lý dự án. Thông thường các quyền hạn của phòng PMO sẽ bao gồm như:
- Thu thập thông tin từ các dự án cũng như đánh giá liệu xem tổ chức của bạn có đạt được mục tiêu cũng như chiến lược đó hay không
- Đề nghị kết thúc dự án khi thích hợp
- Theo dõi việc tuân thủ các qui trình và tổ chức
- Thu thập tổng hợp các bài học kinh nghiệm cho các dự án khác
- Được tham gia nhiều hơn từ quá trình khởi động dự án (ngay từ đầu) thay vì tham gia vào từ các giai đoạn sau của dự án.
- Cung cấp hướng dẫn và quản trị dự án.
- Một phần của CCB (Change control board – ban kiểm soát thay đổi).
Có thể nói sự thành công của một dự án sẽ phụ thuộc rất lớn vào các kế hoạch và quyết định của phòng quản lý dự án PMO. Hy vọng thông qua những kiến thức trên mà chúng tôi đã chia sẻ cho bạn về phòng quản lý dự án chức năng và nhiệm vụ bạn đã có thể hình dung ra được rõ hơn về phòng PMO.
>> Xem thêm: phạm vi dự án là gì ?
