Khi bắt đầu một dự án nào đó từ giai đoạn đầu bạn sẽ cần xác định các vấn đề xoay quanh dự án đó. Để mô tả đúng vấn đề nhiều người nghĩ khá đơn giản tuy nhiên để làm đúng thì không hẳn ai cũng biết. Chính vì thế làm sao để mô tả vấn đề (problem statement) cho chính xác thì trong bài viết này diendaniso.com sẽ chia sẻ cho bạn biết. Việc mô tả vấn đề còn được ứng dụng cho hầu hết mọi mặt của đời sống.
Nội dung
MÔ TẢ VẤN ĐỀ LÀ GÌ ?
Theo nhiều định nghĩa khác nhau thì mô tả vấn đề thường là một mô tả ngắn gọn về một vấn đề cần giải quyết hoặc một điều kiện cần được cải thiện. Chúng mô tả một cách rõ ràng vấn đề là gì ? Chúng xảy ra như thế nào và ảnh hưởng như thế nào đến mục tiêu của bạn.
Nói một cách khác thì mô tả vấn đề Problem Statement xác định khoảng cách giữa các trạng thái vấn đề hiện tại và trạng thái mục tiêu mong muốn của một quy trình hoặc sản phẩm.
Một bản mô tả vấn đề đơn giản và được xác định rõ ràng sẽ được nhóm dự án sử dụng để hiểu vấn đề và hướng tới việc phát triển một giải pháp. Nó cũng sẽ cung cấp cho ban quản lý những hiểu biết cụ thể về vấn đề để họ có thể đưa ra quyết định phê duyệt dự án phù hợp.
ĐẶC ĐIỂM CỦA MỘT MÔ TẢ VẤN ĐỀ
Theo như định nghĩa trên thì một mô tả vấn đề tố cần phải có những đặc điểm cơ bản:
- Ngắn gọn xúc tích: Bản mô tả vấn đề sẽ thường gói gọn trong hai đến 3 câu ngắn gọn nhưng phải rành mạch.
- Ngôn ngữ dễ đọc dễ hiểu: Một bản mô tả vấn đề thường cần dễ đọc và tránh sử dụng ngôn ngữ chuyên nghành.
- Cần ước tính đo đạc được: Bạn phải đưa ra và mô tả vấn đề dưới dạng con số, ví dụ 20%, 5000$.
- Xác định được phạm vi của dự án: Khi phạm vi được xác định thì dự án sẽ rõ hướng hơn, tránh lãng phí nguồn lực.
MỤC ĐÍCH CỦA MÔ TẢ VẤN ĐỀ
Mục đích của tuyên bố vấn đề chính là việc bạn xác định cũng như giải thích vấn đề bao gồm việc mô tả hiện trạng sự việc, địa điểm, thời gian xảy ra vấn đề và các tác động của sự số đối với vấn đề của bạn.
Một sự mô tả vấn đề tốt sẽ giúp mô tả kết quả mục tiêu như thế nào. Nó làm rõ mục đích khởi xướng dự án cải tiến và các mục tiêu mà nó dự định đạt được.
Một mục tiêu khác quan trọng khác của tuyên bố vấn đề là được sử dụng như một công cụ truyền thông. Một tuyên bố vấn đề giúp đạt được sự ủng hộ từ những người tham gia vào dự án.Sau khi nhận được sự chấp thuận này, nhóm dự án sẽ xem xét nó để đảm bảo mọi người đều hiểu vấn đề hiện tại và những gì họ đang cố gắng hoàn thành. Điều này cũng giúp xác định phạm vi dự án , giúp dự án tập trung vào mục tiêu tổng thể.
>> Xem thêm: Kĩ năng giải quyết vấn đề (Problem Solving) và 6 bước giải quyết vấn đề
CÔNG CỤ KIỂM TRA MÔ TẢ VẤN ĐỀ
Hiện nay có khá nhiều công cụ để giúp bạn mô tả vấn đề một cách dễ hiểu tuy nhiên công cụ mục tiêu SMART vẫn là một phương pháp giúp bạn mô tả vấn đề một cách rõ ràng mạch lạc nhất. Chúng thường bao gồm:
- Specific: Vấn đề của bạn có cụ thể hay không, có dễ hiểu hay không?
- Measurable: Vấn đề có đo lường được hay không?
- Achievable: Có thể đạt được hay không?
- Relevant: Có liên quan đến khách hàng, mục tiêu của tổ chức hay không?
CÁCH TRIỂN KHAI MỘT MÔ TẢ VẤN ĐỀ HIỆU QUẢ
Các mô tả vấn đề khác nhau có thể tùy thuộc vào từng sự việc, dự án và vấn đề nghiên cứu khác nhau. Chính vì thế mà việc mô tả vấn đề sẽ có những độ tinh giản và phức tạp khác nhau. Mặc dù không có định dạng cố định, một tuyên bố vấn đề nghiên cứu tốt thường bao gồm ba phần chính:
Bối cảnh: Chúng xác định mô tả những vấn đề và những ý tưởng của bạn khi không có vấn đề đó. Việc xác định bối cảnh chính là việc bạn xác định những vấn đề trước mắt và những thiếu sót trong quá khứ để giải quyết công việc nào đó.
Ý nghĩa: Trong phần này bạn có thể xác định được các ván đề về một kịch bản lý tưởng nhất khi bạn đạt được. Chúng bao gồm những chủ thể có ảnh hưởng nhất với mô tả vấn đề đó và cách chúng đóng góp cho nhóm nghiên cứu hiện có của bạn.
Giải pháp: Phần này mô tả mục đích và mục tiêu nghiên cứu của bạn, và giải pháp của bạn để khắc phục vấn đề. Cuối cùng, nó không cần tập trung vào giải pháp hoàn hảo, mà là giải quyết một mục tiêu thực tế để tiến gần hơn đến kịch bản lý tưởng.
GỢI Ý CHO BẠN ĐỂ MÔ TẢ VẤN ĐỀ CHÍNH XÁC
Bắt đầu với một dấu hiệu thật rõ ràng rằng mô tả vấn đề sẽ được thảo luận tiếp theo đó. Bạn có thể bắt đầu bằng một câu chung chung như: “Vấn đề mà nghiên cứu này giải quyết…” Điều này sẽ thông báo cho độc giả của bạn về những gì sẽ xảy ra tiếp theo.
Tiếp theo, Bạn nên đề cập đến những kết quả cũng như hậu quả của việc không giải quyết vấn đề. Bạn có thể đề cập đến việc ai đang hoặc sẽ bị ảnh hưởng nếu vấn đề vẫn tiếp diễn và ảnh hưởng như thế nào.
Kết luận bằng cách chỉ ra loại nghiên cứu /thông tin cần thiết để giải quyết vấn đề. Hãy chắc chắn tham khảo các tác giả có thể đã đề xuất sự cần thiết của nghiên cứu đó.
>> Xem thêm: Phương pháp 8D (Eight Disciplines) là gì ? Kỹ năng giải quyết vấn đề theo 8D
Kết luân:
Trên đây chúng tôi đã chia sẻ cho bạn về việc mô tả vấn đề này một cách hiệu quả nhất cũng như cách triển khai một mô tả vấn đề hiệu quả nhất cho bạn. Nếu như nắm vững được tư duy phân tích và mô tả vấn đề này bạn có thể có được những ứng dụng để áp dụng trực tiếp vào nhiều vấn đề trong đời sống không chỉ dừng lại ở lĩnh vực kinh doanh.
