KRA là gì ? Công dụng và cách sử dụng KRA hiệu quả

Trong doanh nghiệp bạn đã từng nghe nhiều đến KPI và KRA. Tuy nhiên hầu như chúng ta chỉ mới tiếp cận với chỉ số KPI mà chưa rõ hoặc không hiểu KRA là gì ? Đây thực tế là hai thuật ngữ song hành với nhau giúp nhà quản trị kiểm soát và quản lý công việc hiệu quả hơn. Bài viết này diendaniso.com sẽ chia sẻ cho bạn về KRA là gì ? ưu điểm và cách áp dụng KRA trong các doanh nghiệp hiện nay

KHÁI NIỆM KRA LÀ GÌ ?

KRA – Key Result Area được dịch ra tiếng việt là khu vực kết quả chủ yếu. Thuật ngữ thú vị này để chỉ tới những vị trí làm việc chính cần được hoàn thành tại một vị trí cụ thể. Ví dụ KRA của nhân viên kinh doanh bao gồm việc tìm hiểu khách hàng tiềm năng bằng việc xây dựng lòng tin nơi họ.

KRA – khu vực kết quả chủ yếu được tạo ra cần phải rõ ràng cụ thể và có thể đo lường được. Càng ngày KRA được đánh giá cao và trở thành một hoạt động kinh doanh thiết yếu trong doanh nghiệp. Nếu như nhân viên nám được vai trò của họ và bám sát được KRA của chính mình thì chắc chắn bạn có thể tạo ra được những kết quả tốt nhất mà chẳng cần phải quá bận rộn, tất bật.

NHỮNG VÍ DỤ VỀ KRA TRONG DOANH NGHIỆP

KRA là một thước đo cho từng cá nhân và cả doanh nghiệp. Từng vị trí thông thường sẽ có từ 3-5 KRA để thực hiện và theo đuổi. Chúng ta cùng xem xét một số ví dụ như sau về KRA:

Vị trí giám đốc trong doanh nghiệp: Người đứng đầu doanh nghiệp nếu áp dụng KRA họ sẽ có những KRA như sau:

• Doanh thu (Sales Revenue)
• Lợi nhuận trước thuế (Gross Profit)
• Lợi nhuận ròng (Net Profit)
• Mức độ % tăng giá của cổ phần (% rise in share price)
• Mức độ % năng suất lao động (Productivity Improvement %)

Vị trí trưởng phòng kinh doanh: Người trực tiếp điều hành bộ phận kinh doanh mang lại doanh thu cho doanh nghiệp. Lúc này vị trí trưởng phòng sẽ có các KRA như sau:

• Mức độ tăng % của bán hàng (Sales Growth %)
• Tăng trưởng thị trường % (Market share Growth %)
• Số lượng khách hàng mới (No. of new customers)

NHÓM DOANH NGHIỆP NÀO CẦN KRA

Hiện nay có nhiều loại hình doanh nghiệp cần sử dụng đến chỉ số KRA. Với những doanh nghiệp có quy mô doanh nghiệp nhiều cần đến KRA để có thể theo dõi và giám sát tiến độ và mục tiêu của nhân viên. Với những doanh nghiệp có số lượng nhân viên ít hơn có thể không cần nhiều KRA tuy nhiên vẫn rất hữu ích để có thể theo dõi được tiến độ và xác định được nơi nhân viên đó cần cải thiện.

Với những doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng như doanh nghiệp dịch vụ cần có các KRA để theo dõi sự hài lòng từ phía khách hàng.

Những doanh nghiệp sản xuất cần có những KRA để có thể theo dõi được sản lượng và chất lượng của hoạt động kinh doanh.

TẠI SAO KRA LẠI QUAN TRỌNG VỚI DOANH NGHIỆP

Dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn một số lý do vì sao KRA lại quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp:

Công cụ giúp theo dõi hiệu suất: Việc sử dụng chỉ số KRAs có thể giúp công ty của bạn theo dõi tiến trình của riêng mình, bao gồm các phòng ban và nhân viên khác nhau của riêng mình.

Động lực thúc đẩy hiệu suất: Chỉ số KRA có thể khuyến khích bạn nắm lấy trách nhiệm của mình để giúp tổ chức của bạn thành công.

Phân phối công việc một cách bình đẳng: Chỉ số KRA có thể giúp các phòng ban hiểu rõ họ chịu trách nhiệm gì và ủy thác công việc một cách đồng đều.

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG KRA CHO DOANH NGHIỆP

Khi nhận thức được tầm quan trọng của chỉ số KRA và áp dụng đúng cách thì sẽ giúp thúc đẩy sự thành công của doanh nghiệp. Một số lợi ích có thể mang lại được khi áp dụng KRA được chia sẻ như sau:

• KRA giúp cấu trúc lại tổ chức của bạn và xác định các mục tiêu hoàn thành cho phòng ban và toàn bộ doanh nghiệp
• KRA là công cụ giúp truyền đạt chiến lược giúp tổ chức cập nhật thông tin cho toàn bộ nhân viên có thể nắm được.
• KRA có thể điều chỉnh lại vai trò của nhân viên với những kế hoạch và chiến lược tổng thể của tổ chức.
• KRA giúp nhìn nhận ra được những điểm ưu tiên của các hoạt động của tổ chức từ đó cải thiện hiệu quả quản lý tổng thể cả về thời gian và công việc.
• Cải thiện giao tiếp giữa các bộ phận của tổ chức.
• Làm rõ các vai trò và xác định trách nhiệm của một nhân viên.
• Giúp giữ cho nhân viên tập trung và có trách nhiệm với trách nhiệm của họ.
• Đảm bảo nhân viên đang dành thời gian cho các lĩnh vực đang giúp tổ chức đạt được các mục tiêu chung.
• Giúp nhân viên tập trung vào kết quả hơn là các hoạt động hàng ngày của họ.

CÁCH TẠO RA KRA TRONG DOANH NGHIỆP HIỆU QUẢ

Để có thể tạo ra được các KRA hiệu quả trong doanh nghiệp. Chúng tôi xin chia sẻ đến bạn những bước để tạo KRA của doanh nghiệp bạn một cách đơn giản và hiệu quả.

1. Đánh giá cách bạn đang hoạt động

Trước khi bắt đầu, hãy kiểm tra vai trò và nhiệm vụ của bạn và viết chúng ra. Bạn có thể đánh giá hiệu quả công việc của mình và thời gian bạn dành để thực hiện các nhiệm vụ nhất định hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng, tùy thuộc vào công việc của bạn. Tại đây, bạn cũng có thể viết các trách nhiệm mà bạn nghĩ rằng vai trò của mình phải đảm nhận hoặc những trách nhiệm nào có thể thuộc về người khác.

2. Thảo luận về KRA của bạn với người quản lý của bạn

Bạn nên thảo luận với trưởng nhóm hoặc sếp trực tiếp quản lý của bạn để trao đổi về các KRA mà bạn phải làm hoặc cần đạt được. Nếu làm việc nhóm bạn cũng nên trao đổi với các thành viên để tìm và liệt kê ra các KRA cần phải làm và thực hiện trong nhóm. Để bắt đầu, bạn có thể hỏi các câu hỏi như:

• Tại sao tôi lại ở đây?
• Tôi phải chịu trách nhiệm gì?
• Vai trò của tôi giúp ích gì cho công ty?
• Tôi có thể ủy quyền điều gì cho người khác?
• Bộ phận của tôi nên làm gì?

Vì KRA vần phải được công khai và thống nhất giữa các cấp với nhau nên cần trình bày chi tiết để thống nhất và nhận được sự tin tưởng của cấp trên và đồng nghiệp nhằm hướng tới những mục tiêu chung.

3. Vạch ra các nhiệm vụ cụ thể cho công việc của bạn

Bạn có thể phác thảo các nhiệm vụ cụ thể, quan trọng mà bạn thực hiện cho từng hoạt động mà bạn chịu trách nhiệm và đánh giá xem chúng có phù hợp với vai trò của bạn hay có thể phù hợp nhất với vai trò khác. Bạn cũng có thể sử dụng bài tập này để thêm hoặc bớt các nhiệm vụ và quyết định số lượng là thích hợp. Mục tiêu của việc vạch ra các nhiệm vụ là để đảm bảo bạn hiểu rõ công việc và nhiệm vụ của mình là gì và liệu chúng có phù hợp với vai trò cụ thể của bạn hay không. Trong đánh giá của mình, bạn có thể tập trung vào một số lĩnh vực quan trọng đối với công ty để đảm bảo sự thành công của công ty, chẳng hạn như:

Bước tiếp theo chính là bạn cần phác thảo ra những nhiệm vụ cụ thể và quan trọng mà bạn có thể thực hiện được và chịu trách nhiệm cũng như đánh giá xem chúng có hoàn toàn phù hợp với vai trò của bạn hay không.

Mục đích của việc vạch ra được các nhiệm vụ này chính là đảm bảo bạn rõ ràng hiểu được công việc và nhiệm vụ của chính mình là gì và liệu chúng có thực sự phù hợp với vai trò cụ thể của bạn hay không. Những lĩnh vực quan trọng đối với doanh nghiệp sẽ thường bao gồm:

• Lợi nhuận
• Sự hài lòng của khách hàng
• Sự hài lòng của nhân viên
• Chất lượng sản phẩm
• Sự đổi mới

4. Xác định KPI để đo lường KRA

Sau bước 3 lúc này tại bước 4 bạn đã có thể xác định được chỉ số hiệu suất chính mà bạn có thể sử dụng nhằm đo lường được KRA của mình. Bạn có thể sử dụng thêm các chỉ số về hiệu suất chính, KPI để có thể cho thấy được rằng bạn có thể đạt được các mục tiêu của mình tốt như thế nào.

5. Viết các KRA của bạn bằng văn bản

Việc văn bản hóa các KRA sẽ giúp bạn và người quản lý bạn nắm rõ và thống nhất được hướng kiểm tra và chỉnh sửa sau này. Việc này sẽ làm căn cứ cho bạn và cấp trên tham khảo khi cần thiết trong tương lai. Điều quan trọng là mọi người phải đồng ý với các KRA đã vạch ra và ký vào tài liệu để biến nó trở thành chính thức.

Dưới đây là hai ví dụ về KRA để xem xét:

• Bạn tiến hành tạo chiến dịch tiếp thị này vào cuối quý thứ hai trước khi ra mắt sản phẩm mới.
• Xây dựng ba trang web truyền thông xã hội để hoạt động vào năm tới sẽ bổ sung cho trang web của công ty và tiếp cận nhiều người tiêu dùng hơn.
• Mặc dù không có định dạng cấu trúc để tuân theo, tài liệu có thể bao gồm:
• Tên nhân viên
• Bộ phận nhân viên
• Người giám sát của nhân viên
• Mô tả vai trò
• Làm thế nào để vai trò phù hợp với các mục tiêu của công ty
• Chi tiết về kỳ vọng hiệu suất
• Các chỉ số đo lường kỳ vọng

6. Xem xét và sửa đổi KRA thường xuyên

Việc thực hiện theo đúng KRA này sẽ giúp bạn xác định với người giám sát tần xuất kiểm tra lại và xem việc thực hiện KRA của mình có đúng với những gì đã thống nhất hay không. Khi tổ chức của bạn phát triển hoặc bộ phận của bạn tăng quy mô, các vai trò có thể thay đổi và trách nhiệm của bạn có thể chuyển sang một đồng nghiệp hoặc bạn có thể nhận thêm trách nhiệm. Các lĩnh vực kết quả chính có thể thay đổi dựa trên thay đổi vai trò hoặc thay đổi KPI, tùy thuộc vào nhu cầu của công ty bạn.

Có thể nói KRA là một trong những chỉ số quan trọng cần được áp dụng trong doanh nghiệp hiện nay để đánh giá kết quả và hiệu quả công việc dựa trên những kết quả chủ yếu trên mỗi đầu mục công việc mà nhân viên thực hiện. Chỉ số KRA cùng với KPI sẽ là bộ đôi công cụ hữu hiệu mà doanh nghiệp có thể áp dụng để đạt được các mục tiêu về kinh doanh trong tương lai.

>>> Xem thêm: So sánh KRA và KPI trong doanh nghiệp