Tài liệu trong hệ thống Quản lý ATSKNN không chỉ là phương tiện hữu hiệu truyền đạt thông tin và các yêu cầu, các quy định, mà còn là nơi chứa tri thức của tổ chức được tích lũy qua thời gian. Cũng do vậy, tài liệu là công cụ hỗ trợ đắc lực cho quá trình đào tạo nhân viên mới. Trong bài viết này chúng tôi xin chia sẻ đến bạn cấu trúc hệ thống tài liệu trong ISO 45001:2018 và danh mục tài liệu khi áp dụng ISO 45001.
Nội dung
CẤU TRÚC CỦA HỆ THỐNG TÀI LIỆU
Tài liệu của một hệ thống Quản lý thường bao gồm các tầng, được mô tả trong hình dưới. Cấu trúc này phổ biến đối với các hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn quốc tế của ISO. Sơ đồ hình tháp phản ánh mối quan hệ giữa các tầng tài liệu, trong đó tài liệu ở tầng dưới được coi là sự chi tiết hóa các tài liệu ở tầng trên. Tài liệu ở các tầng cần nhất quán với nhau và được viện dẫn lẫn nhau.
Đối với hệ thống quản lý ATSKNN, sổ tay là không bắt buộc, tuy nhiên đó là một tài liệu hữu ích mô tả khái quát toàn bộ hệ thống quản lý ATSKNN của tổ chức, bao gồm mô tả về phạm vi áp dụng của hệ thống đó, mô tả và/ hoặc viện dẫn tới các tầng tài liệu khác. Cũng có quan điểm gộp tầng quy trình và hướng dẫn với nhau. Điều này còn tùy thuộc vào tính chất của các loại tài liệu, trong một số trường hợp các quy trình được viết khái quát và cần được cụ thể hóa bằng các hướng dẫn chi tiết, trong một số trường hợp khác quy trình được viết chi tiết nên không cần bổ sung hướng dẫn.
Mối quan hệ giữa tài liệu và hồ sơ thể hiện rõ nhất ở chỗ thông thường hồ sơ là các biểu mẫu được ghi các dữ liệu về việc thực hiện một quá trình hoặc kết quả của quá trình đó. Ví dụ như những kỹ sư sẽ sử dụng biểu mâiu đã được ban hành để ghi lại việc kiểm tra giàn giáo trước khi cho phép sử dụng. Khi đó biểu mẫu trắng là tài liệu, còn sau khi được điền các thông tin nó trở thành hồ sơ.
Bảng bên dưới đây mô trả một hệ thống tài liệu điển hình tại một công ty áp dụng ISO 45001:2018. Số lượng các quy trình, quy định phản ánh sự cần thiết của chúng đối với hệ thống quản lý ATSKNN của công ty.
Một số công ty đã áp dụng ISO 45001: 2018
|
Yêu cầu của ISO 45001: 2018 |
Tài liệu của hệ thống OHS |
|
| 4 | Bối cảnh của tổ chức | |
| 4.1 | Hiểu tổ chức và bối cảnh của tổ chức | Phụ lục 1- sổ tay an toàn sức khỏe nghề nghiệp |
| 4.2 | Hiểu nhu cầu và mong đợi của người lao động và các bên quan tâm khác | Phụ lục 2- ST OHS |
| 4.3 | Xác định phạm vi của hệ thống quản lí OH&S | ST OHS |
| 4.4 | Hệ thống quản lí OH&S | ST OHS |
| 5 |
Sự lãnh đạo và sự tham gia của người lao động |
|
| 5.1 | Sự lãnh đạo và cam kết | |
| 5.2 | Chính sách OH&S | Chính sách OHS |
| 5.3 | Vai trò trách nhiệm và quyền hạn trong tổ chức |
|
| 5.4 | Sự tham gia và tham vấn của người lao động | Quy trình tham gia và tham vấn |
| 6 | Hoạch định | |
| 6.1 | Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội |
Quy tình nhận diện mối nguy, đánh giá rủi ro và cơ hội. Quy trình tiếp cận yêu cầu giải pháp và yêu cầu khác.
|
| 6.2 | Mục tiêu OH&S và hoạch định để đạt được mục tiêu | Mục tiêu OH&S và kế hoạch thực hiện mục tiêu OHS. |
| 7 | Hỗ trợ | |
| 7.1 | Nguồn lực | ST OHS |
| 7.2 | Năng lực |
|
| 7.3 | Nhận thức | Quy trình đào tạo (bao gồm người lao động, khách viếng thăm, nhà thầu,.. |
| 7.4 | Trao đổi thông tin | Quy trình trao đổi thông tin |
| 7.5 | Thông tin dạng văn bản | Quy trình kiểm soát thông tin văn bản |
| 8 | Thực hiện | |
| 8.1 | Hoạch định kiểm soát việc thực hiện |
|
| 8.2 | Chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó với tình huống khẩn cấp | Quy trình chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó với tình huống khẩn cấp |
| 9 | Đánh giá kết quả hoạt động | |
| 9.1 | Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá kết quả hoạt động |
|
| 9.2 | Đánh giá nội bộ | Quy trình đánh giá nội bộ |
| 9.3 | Xem xét của lãnh đạo | Quy trính xem xét lãnh đạo |
| 10 | Cải tiến | |
| 10.1 | Khái quát | ST OHS |
| 10.2 |
Sự cố, sự không phù hợp và hành động khắc phục |
|
| 10.3 | Cải tiến liên tục | ST OHS |
HỆ THỐNG TÀI LIỆU TRONG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP
Bên cạnh hệ thống quản lý ATSKNN thì nhiều tổ chức đã áp dụng đồng thời nhiều hệ thống quản lý như quản lý chất lượng ISO 9001, Quản lý môi trường ISO 14001, Quản lý năng lượng ISO 50001. Trong trường hợp đó , việc tích hợp các tài liệu của hệ thống quản lý là một điều nên làm để giúp giảm mức độ cồng kềnh của tài liệu. Hiện nay các tiêu chuẩn này đã được xây dựng theo cùng một cấu trúc 10 điều khoản giống nhau ở bậc cao nhất, chỉ khác nhau ở các điều khoản nhỏ, chi tiết nên việc tích hợp cũng rất thuận tiện. Đặc biệt là “cặp đôi” ISO 14001 và ISO 45001 thường song hành cùng nhau tại nên khái niệm EHS (Envvironment – Health – Safety: môi trường – sức khỏe- an toàn). Ngoài ra còn có bộ ba QEHS (Quality – environment – health – safety: chất lượng – môi trường – sức khỏe – an toàn).
Nhiều tài liệu có thể tích hợp như chính sách, muchj tiêu, sổ tay, quy trình kiểm soát thông tin dạng văn bản, đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo, quản lý thiết bị, mua hàng, ứng phó tình trạng khẩn cấp, đánh giá rủi ro, hành động khắc phục cải tiến….
