Nếu bạn là người đi làm thì khá quen thuộc với cụm từ deadline rồi. Đây có thể trở thành nỗi sợ hãi của một nhóm nhân viên làm trễ deadline tuy nhiên dưới nhiều góc độ thì Deaddline giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát và quản lý công việc của nhân viên một cách hiệu quả hơn. Chính vì thế deadline đã được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề và áp dụng vào cuộc sống rất nhiều. Trong bài viết này diendaniso.com sẽ chia sẻ cho bạn deadline là gì ? ý nghĩa và tác dụng của Deadline trong công việc cũng như cuộc sống.
Nội dung
KHÁI NIỆM DEADLINE LÀ GÌ ?
Để tìm hiểu một cách sâu sắc nghĩa của cụm từ Deadline là gì thì đây là một cụm từ ghép tiếng anh. Chúng ta cùng phân tách nghĩa của chúng ra như sau. Deadline bao gồm từ Dead nghĩa là chết, Line nghĩa là đường giới hạn, ranh giới. Khi ghép lại thì ta có nghĩa Deadline mang ý nghĩa thời gian chót, hạn chót hay thời điểm hoàn thành một công việc nào đó.
Ngày nay thì cụm từ Deadline đã được sử dụng nhiều hầu hết trong mọi ngành nghề và áp dụng cả trong cuộc sống. Deadline trong môi trường làm việc dùng để chỉ hạn chót của các công việc như: thời hạn phải hoàn thành dự án, hạn chót nộp báo cáo, hạn cuối nộp hồ sơ,… Khi này, deadline sẽ trở thành mốc thời gian để mọi người tự điều chỉnh tiến độ và tốc độ làm việc cho phù hợp.
CHẠY DEADLINE LÀ GÌ ?
Thuật ngữ này hiện nay được sử dụng khá nhiều cho công việc. Chạy deadline chỉ tình trạng gấp rút cố gắng làm việc để hoàn thành khối lượng công việc được giao trước thời điểm phải hoàn thành. Ví dụ bạn cần lập bảng thống kê dự toán chi phí cho bộ phận sản xuất trong 5 ngày và cần nộp lại vào ngày thứ 6 thì bạn vì bận nên cần đến ngày thứ 4 bạn mới có thể làm được. Lúc này bạn sẽ cần cố gắng làm việc để làm xong dự toán nộp sếp thì gọi là chạy deadline.
NHỮNG NGUYÊN NHÂN GÂY TRỄ DEADLINE
Dưới đây là một số nguyên nhân gây trễ deadline mà chúng tôi muốn chia sẻ cho bạn. Có thể đến từ 2 yếu tố khách quan và chủ quan mà tạo nên.
Yếu tố khách quan
Những yếu tố khách quan này nằm ngoài dự kiến của bạn. Có thể kể đến như hỏng laptop, cúp điện, mất mạng wifi vv. Những yếu tố này không thường xuyên xảy ra nhưng khi xảy ra có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất và tiến độ làm việc của bạn từ đó làm rủi ro chậm deadline như dự kiến.
Yếu tố chủ quan
Lỗi này thường đến từ phía người thực hiện Deadline do chủ quan với công việc và không biết ước lượng thời gian. Việc nghĩ deadline tương đối thoải mái dẫn đến những suy nghĩ chủ quan, từ từ rồi làm và điều này có thể khiến cho công việc trôi vào quên lãng, đến khi bạn nhận ra thì deadline đã gần kề. Chính vì thế nên có lộ trình để làm Deadline cho hiệu quả hơn. Xử lý từng khâu, từng phần để không bị “overload” (quá tải) ảnh hưởng đến sức khỏe và tinh thần của bạn.
TẦM QUAN TRỌNG CỦA DEADLINE TRON CÔNG VIỆC
Việc hầu hết các Doanh Nghiệp, tổ chức đều áp dụng Dealine cho nhân viên của mình cho thấy được tầm quan trọng của Deadline là gì ? Chúng như một bàn đạp nhằm thúc đẩy và đôn đốc công việc cũng như nhiệm vụ cho người được giao. Từ đó hình thành thói quen triển khai công việc đúng thời gian và tránh chậm trễ tiến độ công việc chung cho cả nhóm.
Có thể hiểu Deadline như một tác động tâm lý của người được giao công việc, nhiệm vụ từ đó mà buộc người được giao cần phải hoàn thành công việc một cách đúng hẹn để thực sự thể hiện rõ ràng được năng lực của mình.
Ý NGHĨA CỦA DEADLINE TRONG CÔNG VIỆC VÀ CUỘC SỐNG
Deadline chính là một cột mốc xác định thời gian hoàn thành công việc được giao trước đó. Do vậy mà áp dụng deadline sẽ giúp bạn nhìn nhận lại và xác định được tổng thời gian bạn cần hoàn thành công việc để xắp xếp cho hợp lý. Điều này có thể giúp cho bạn sắp xếp và phân bổ thời gian một cách hợp lý để dành thời hạn chót nhằm phát huy hiệu quả một cách tốt nhất. Chúng được thể hiện ở khía cạnh như sau:
Tập trung thực hiện các mục tiêu đề ra
Việc chỉ rõ Deadline sẽ giúp bạn tập trung hơn vào những mục tiêu bạn đã đề ra giúp nắm được lộ trình kế hoạch công việc trong khoảng thời gian tới để đạt được mục tiêu đó.
Kỷ luật bản thân
Giúp kỉ luật bản thân nhiều hơn khi bắt đầu tham gia deadline. Khi nhìn vào danh sách các công việc bạn sẽ xắp xếp thời gian và buộc bản thân có được một tác phong làm việc chuyên nghiệp hơn. Điều này sẽ giúp cho bạn có kỷ luật và được tín nhiệm trong cuộc sống nhiều hơn.
Đánh giá hiệu suất
Deadline là công cụ hữu ích để bạn có thể đánh giá được hiệu suất công việc của bản thân. Trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ theo kế hoạch, bạn có thể sẽ gặp những khó khăn và nhận thức được những điểm yếu để bản thân cải thiện tốt hơn trong tương lai.
>> Xem thêm: Chia sẻ những chỉ số KPI trong doanh nghiệp cần biết
CÁC PHƯƠNG PHÁP CHẠY DEADLINE HIỆU QUẢ
Khi nhắc đến Deadline nhiều người coi đó là cơn ác mộng và một số coi đó là cách thức chuyên nghiệp nhằm thúc đẩy động lực cho mỗi cá nhân. Bằng việc áp dụng những cách thức, phương pháp bạn sẽ có thể có được cách chạy Deadline một cách hiệu quả hơn.
Làm việc có kế hoạch hơn
Muốn công việc được hoàn thành trôi chảy bạn cần làm việc có kế hoạch hơn. Trước tiên bạn cần lên kế hoạch cụ thể cho từng đầu mục công việc. Time line cụ thể cho từng việc sau mỗi công việc cần rà soát lại xem hoàn thành đủ chưa. Thời gian hoàn thành trong bao lâu. Nên sắp xếp những đầu mục công việc gấp trước để từ đó nắm được thời gian cụ thể nhất.
Thúc đẩy động lực thực hiện kế hoạch
Việc đầu tiên và quan trọng chính là việc bạn cần tự tạo nên áp lực cho bản thân mình. Đây cũng chính là một nỗ lực và sự cố gắng giúp bạn hoàn thành kế hoạch đúng hạn.
Nên đặt ra mục tiêu hoàn thành công việc nhỏ theo từng khoảng thời gian cụ thể. Khi làm việc đỡ bị chần trừ và làm biếng. Có như vậy thì chắc chắn sẽ giúp công việc hoàn thành trôi chảy hơn.
Thương lượng Deadline
Vì năng lực của mỗi người là khác nhau. Chính vì thế khi được cấp trên giao deadline thì bạn nên cân nhắc xem thời gian và khối lượng công việc có khả thi hay không để thương lượng lại và đua ra được deadline cho phù hợp nhất với mình. Tránh nhận khối lượng công việc lớn trong thời gian quá gấp rút khiến bạn không thể hoàn thành gây ảnh hưởng đến công việc chung của cả nhóm.
Ghi chú thông báo
Bằng việc thực hiện những ghi chú thông báo cần làm rõ trong thời gian hoàn thành bao lâu. Có timeline cụ thể rõ ràng thời gian cần phải hoàn thành. Bạn sẽ cần note đầu mục công việc cần hoàn thành ra để có được hướng đi đúng đắn nhất.
Làm việc theo đội nhóm, có sự hỗ trợ
Hiện nay mô hình làm việc nhóm nở rộ khắp nơi khiến công việc Deadline thường mang tính tập thể cần nhiều sự hỗ trợ của thành viên. Mỗi đội nhóm cần phải có ý thức hoàn thành công việc được giao. Để hoàn thành sớm nhất thì tốt nhất nên có sự bàn bạc, trao đổi ý kiến và tổng hợp những ý kiến thích hợp với nhau.
Ngoài ra, nhà quản trị cần lắng nghe để tìm ra phương pháp hiệu quả giúp hoàn thành công việc theo đúng yêu cầu, thời hạn đề ra. Thêm vào đó các công ty, doanh nghiệp cũng cần áp dụng những công cụ làm việc hoặc khích lệ, nhằm tạo thêm động lực cho nhân viên.
Chú ý đến các thông báo quan trọng
Xuyên suốt quá trình thực hiện các nhiệm vụ, có thể sẽ có những cập nhật và điều chỉnh đến dự án bạn đang làm. Hãy chú ý đến các thông báo quan trọng này để tránh việc kết quả đầu ra không đúng kỳ vọng hoặc tệ hơn là phải làm lại từ đầu.
Đề nghị sự hỗ trợ từ đồng nghiệp
Đừng ngần ngại đề nghị sự giúp đỡ từ đồng nghiệp hoặc cấp trên nếu bạn có khó khăn gì trong công việc. Vì dự án có thể liên quan đến cả phòng ban, tập thể, vậy nên mọi người nên giúp đỡ lẫn nhau để cùng hướng về kết quả tốt nhất.
Kết luận
Hiện nay thuật ngữ Deadline được sử dụng và áp dụng nhiều nhất trong công việc ngoài ra cũng được áp dụng trong cuộc sống hàng ngày rất nhiều. Deadline giúp tổ chức, cá nhân thúc đẩy bản thân hơn nữa giúp hoàn thành công việc một cách nhanh chóng hơn từ đó giúp thúc đẩy hoàn thành mục tiêu đúng kì hạn. Hy vọng với những kiến thức của chúng tôi chia sẻ trên đây về Deadline đã giúp cho doanh nghiệp của bạn có cái nhìn thấu hiểu hơn về công dụng và ý nghĩa của Deadline.
>> Xem thêm: KPI là gì ? Phân loại KPI hiệu quả nhất
