Để có thể giải quyết một vấn đề hay một sự cố bạn cần tìm ra được nguyên nhân gốc rễ của chúng. Trong một số trường hợp chúng rất khó để tìm được ra nguyên nhân đó vì nhiều lý do khách quan và chủ quan. Phương pháp phân tích nguyên nhân gốc RCA được xem như một phương pháp hiệu quả giúp nhanh chóng nguyên nhân của sự cố, sai sót hay một kết quả không mong đợi đã xảy ra.
Nội dung
KHÁI NIỆM PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN GỐC RCA
Để hiểu cặn kẽ khái niệm này trước tiên chúng ta cùng đi tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ là gì . Thực chất đây là nguyên nhân cơ bản, nguyên nhân bản chất của một sự việc, sự cố vv.
Phân tích nguyên nhân gốc rễ (RCA) – Root Cause Analysis là một qui trình có hệ thống giúp nhận diện và xác định rõ nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề hoặc sự việc đang xảy ra cùng với các cách tiếp cận và phản ứng lại với các vấn đề này một cách kịp thời.
RCA dựa trên một ý tương cơ bản rằng việc quản lý hiệu quả đòi hỏi rất nhiều hơn là chỉ đơn thuần đưa ra vấn đề mà không tìm được cách ngăn chặn chúng.
MỤC ĐÍCH CỦA PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN GỐC RCA
Như đã nói ở trên thì mục đích chính của phương pháp RCA chính là xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề nhằm có những hành động khắc phục kịp thời và hiệu quả cũng như ngăn ngừa sự cố xảy ra sau này.
Phân tích sự cố cũng giúp tổ chức phát hiện ra những yếu tố nguy cơ, những điểm yếu trong các qui trình hoạt động để kịp thời khắc phục.
NGUYÊN TẮC KHI THỰC HIỆN RCA
– RCA tập trung đi vào các biện pháp khắc phục nguyên nhân gốc rễ có hiệu quả hơn chỉ đơn giản là đi su vào những dấu hiệu của một vấn đề hoặc sự kiện
– RCA được thực hiện hiệu quả nhất khi được thực hiện thông qua một qui trình có hệ thống với các kết luận được hỗ trợ bằng bằng chứng.
– Thông thường sẽ có nhiều hơn một nguyên nhân gốc rễ cho một vấn đề hoặc sự kiện.
– Trọng tâm của điều tra và phân tích thông qua việc xác định vấn đề là TẠI SAO sự kiện xảy ra chứ không phải xác định là người gây ra lỗi.
ƯU ĐIỂM KHI SỬ DỤNG RCA
– RCA giúp người phân tích xác định được nguyên nhân gốc rễ và các rào cản của các vấn đề, để có thể tìm ra giải pháp lâu dài.
– RCA có thể giúp phát triển cách tiếp cận hợp lí để giải quyết vấn đề, sử dụng dữ liệu đã tồn tại trong cơ quan.
– RCA giúp xác định nhu cầu hiện tại và tương lai để cải thiện tổ chức.
– Thiết lập các qui trình lặp lại, từng bước, trong đó một qui trình có thể xác nhận kết quả của qui trình khác.
TƯ DUY TIẾP CẬN PHƯƠNG PHÁP RCA TRONG THỰC TẾ
- RCA dựa trên an toàn– Nguồn gốc của nó chủ yếu có thể được tìm thấy trong các phân tích tai nạn, an toàn và chăm sóc sức khỏe.
- RCA dựa trên sản xuất– Nguồn gốc của nó chủ yếu có thể được tìm thấy trong lĩnh vực kiểm soát chất lượng và sản xuất công nghiệp.
- RCA dựa trên quy trình– Đây là phần tiếp theo từ quy trình sản xuất và kinh doanh .
- RCA dựa trên lỗi sai– Nguồn gốc của nó có thể được tìm thấy trong Kỹ thuật và bảo trì.
- RCA dựa trên hệ thống– Nguồn gốc của chúng thường được phát hiện trong sự hợp nhất của các phương pháp được đề cập ở trên và điều này có thể được kết hợp với quản lý thay đổi và quản lý rủi ro
NHỮNG BƯỚC THỰC HIỆN PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN GỐC RỄ
1: thành lập nhím làm RCA
Cần thành lập nhóm RCA cùng với các thành viedn là những đối tượng làm việc liên quan và hiểu rõ về qui trình cũng như sự cố cần phân tích hoặc có thể là nhưnx người có kĩ năng phân tích tốt.
Có ít nhất là một thành viên nằm trong ban lãnh đạo. Một người là bác sĩ hoặc nhân viên y khoa và số lượng nhân viên nên dưới 10 người. Chú ý trưởng nhóm cần phài biết phân tích và có kĩ năng phân tích cũng như làm việc nhóm.
2 xác định vấn đề (Define the problem)
Cần thống nhất và cùng mọi thành viên hiểu rõ vấn đề sẽ thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Cần xác định nguyên nhân gốc rễ dẫn đến sai sót và hậu quả của sự cố đó.
3: Nghiên cứu, xem xét vấn đề (Study the Problem)
Ở bước này bạn cần thu thập thông tin về vấn đề từ những đối tượng có liên quan trực tiếp đến sự cố hoặc sai sót.
Trong tất cả các trường hợp, cần chuẩn bị các thông tin hướng dẫn về luật pháp, y đức liên quan.
Lưu ý thu thập thông tin bằng phỏng vấn trên nhân viên không trực tiếp liên quan có khả năng khám phá được nguyên nhân gốc cao hơn. Cần có sự chuẩn bị và kĩ năng phỏng vấn.
4: Xác định cái gì đã xảy ra (Determine What Happen)
Sử dụng nhóm câu hỏi phân tích: cái gì, khi nào, ở đâu, như thế nào vv để mô tả rõ hơn sự cố xảy ra của vấn đề.
Bạn có thể sử dụng sơ đồ mô tả sự kiện theo diễn tiến thời gian. Cách này có thể giúp cho bạn thấy được các hành động hoặc sự kiện tiếp nối nhau để giúp dễ dàng phân tích
5: Xác định tất cả những yếu tố (nguyên nhân) tham gia trong toàn bộ qui trình/ sự cố/ sai sót bằng cách tiến hành trả lời các câu hỏi “TẠI SAO” (5 WHY?) (Identify Contributing Process Factors)
- Làm phân tích nguyên nhân gốc là liên tục trả lời những câu hỏi tại sao, theo các nghiên cứu nếu thực hiện mô hình 5 WHY thì sẽ tìm được câu trả lởi
- Dùng sơ đồ xương cá (Fish bone/ Ishikawa tool) để thể hiện quá trình này
- Đôi khi phải thu thập dữ liệu để chứng minh cho một yếu tố/nguyên nhân
- Sẽ làm cụ thể trong thực hành nhóm
6: Xác định nguyên nhân gốc
- Sau khi thực hiện bước 5, có thể ta có một danh sách dài những “nguyên nhân gốc”, phải tiến hành tìm nguyên nhân gốc thật sự.
- Trả lời câu hỏi: Nếu giải quyết vấn đề/nguyên nhân đó thì sự cố/sai sót có tiếp tục xảy ra trong tương lai không?
- Nếu đó là nguyên nhân gốc, khi giải quyết xong sự cố/sai sót sẽ không xảy ra nữa.
- Có thể có nhiều hơn 1 nguyên nhân gốc ( hiếm) khi đó cần tìm ra mối liên quan giữa chúng thì mới có kế hoạch hành động/xử trí hoàn chỉnh và hiệu quả.
7: Xây dựng kế hoạch xử trí nguyên nhân gốc/cải tiến qui trình ( kế hoạch hành động)
- Xây dựng các chiến lược giải quyết yếu tố nguy cơ và ngăn chặn sự cố tiếp tục xảy ra: xem xét y văn, làm việc nhóm, hỏi ý kiến chuyên gia..v..v..
- Đề xuất kế hoạch hành động cụ thể.
- Đánh giá các kế hoạch hành động đã đề xuất, dùng (FMEA), chọn kế hoạch phù hợp nhất
8: Triển khai kế hoạch hành động/cải tiến
- Việc hành động cải tiến thông thường sẽ được các nhà qunr lý và nhóm RCA sử dụng công cụ Plan- Do – Check- Act
9: Thông báo kết quả đến nhóm và bộ phận, nhân viên liên quan
- Kết quả cần được thông báo đến các bộ phận, nhân viên có liên quan và không được bỏ sót.
Việc hiểu rõ kĩ năng phân tích nguyên nhân gốc rễ RCA giúp bạn có thể nhanh chóng phát hiện nguyên nhân và giải quyết nhanh chóng vấn đề từ đó cải tiến được quy trình và giảm thời gian khắc phục sự cố. Chúc bạn thành công hơn !
