Bạn đã bao giờ trong cuộc sống bạn gặp phải các vấn đề và thường đặt ra các câu hỏi tại sao ? Bằng việc áp dụng kỹ thuật 5 why hay 5 tại sao sẽ giúp bạn có thể giải quyết vấn đề và tìm ra nguyên nhân gốc rễ của chúng một cách nhanh chóng.
Nội dung
5 WHYS LÀ GÌ ?
5 Whys hay 5 tại sao là một kĩ thuật phân tích và giải quyết vấn đề nhằm tìm ra một nguyên nhân gốc rễ của chúng một cách nhanh chóng. Cha đẻ của kĩ thuật này chính là Sakichi Toyoda người đã thành lập Toyota Industries. Kĩ thuật này ra đời từ năm 1930 và được ông áp dụng trong hệ thống sản xuất Toyota cho đến tận ngày nay vẫn còn nguyên giá trị.
BẢN CHẤT CỦA KĨ THUẬT 5 WHYS
Hiểu một cách đơn giản khi có bất kì một vấn đề gì xảy ra thì lần lượt các câu hỏi tại sao sẽ được đặt ra tuần tự để giải quyết những câu trả lời trước đó. Việc này tiếp tục cho đến khi đạt ít nhát 5 cấp độ nguyên nhân và hậu quả cho vấn đề được phơi bày. Cách đặt câu hỏi 5 tại sao cho phép truy vấn được những nguyên nhân sâu xa, thực sự của mỗi vấn đề và tìm đến các nguyên nhân thực thụ và có tính gốc rễ của chúng.
5 Whys thường cung cấp một cái nhìn tổng quan đầy đủ về những gì đang xảy ra và chỉ ra một giải pháp.
5 WHYS ĐƯỢC SỬ DỤNG LÀM GÌ ?
Như được đề cập ở trên thì kĩ thuật 5 Why được sử dụng nhằm giải quyết vấn đề giúp cải thiện hơn nữa chất lượng sản phẩm cũng như giúp khắc phục được sự cố mà không có những nguyên nhân sâu sa rõ ràng ngay lập tức.
VÍ DỤ VỀ KĨ THUẬT 5 WHYS
Để hiểu rõ hơn kĩ thuật phân tích 5 tại sao “ 5 whys” chúng ta cùng đi tìm hiểu một ví dụ khá thú vị như sau:
Khách hàng thường xuyên phàn nàn về vấn đề chất lượng của sản phẩm và thời gian giao hàng.
– Câu hỏi 1: Tại sao khách hàng của chúng ta không hài lòng?
Trả lời: Bởi vì chúng ta chưa kiểm soát kĩ thành phẩm khiến có nhiều sản phẩm lỗi.
– Câu hỏi 2: Tại sao chúng ta không thể kiểm soát kĩ được thành phẩm?
Trả lời: Vì chúng ta chưa xắp xếp được hệ thống kiểm soát lỗi thành phẩm khâu cuối chặt chẽ.
– Câu hỏi 3: Tại sao ta không xắp xếp được hệ thống kiểm soát lỗi?
Trả lời: Bởi vì chúng ta nhiều dòng sản phẩm và số lượng lớn trong khi nhân lực chưa đáp ứng được.
– Câu hỏi 4: Tại sao chúng ta chưa đáp ứng được nhân lực kiểm tra lỗi thành phẩm công việc?
Trả lời: Bởi vì chúng ta chưa có sự xắp xếp và điều động nhân sự một cách hợp lý dẫ đến các bộ phận làm việc vận hành không đều.
– Câu hỏi 5: Tại sao chúng ta không làm vậy?
Trả lời: Bởi vì chúng ta đang phải chạy các dự án khác.
5 WHYS VÀ NHỮNG QUAN ĐIỂM TRÁI CHIỀU
Tuy nhiều chuyên gia khuyến khích áp dụng 5whys trong việc phân tích các nguyên nhân vấn đề. Tuy nhiên theo nhiều ý kiến trái chiều rằng kĩ thuật này không phải là một công cụ phân tích toàn diện. Quan điểm của cựu giám đốc mua hàng toàn cầu của Toyota ông Teruyuki Minoura cho rằng việc 5 why không đảm bảo rằng việc phân tích nguyên nhân gốc rễ sẽ được thành công.
Theo ông thì nhược điểm của kĩ thuật 5 Whys này là các nhà nghiên cứu não bộ có xu hướng nhầm các triệu chứng của nguyên nhân gốc rễ với nguyên nhân gốc rễ thực sự. Một khi điều này xảy ra thì những người tham gia có xu hướng ngừng điều tra và nghĩ rằng họ đã tìm ra được vấn đề. Một khi họ nên truy tìm các triệu chứng trở lại nguyên nhân gốc rễ ở cấp độ thấp hơn.
5 whys chỉ giới hạn với những người tham gia đã biết. Chính vì thế nếu bất kì người nào mới tham gia hoặc không biết được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề thì họ sẽ không thể nào có thể tìm ra được.
Hơn thế nữa với những quá trình này không bao gồm có bất kì hỗ trợ nào để hướng dẫn người tham gia đi đến câu trả lời chính xác. Điều này có thể dẫn đến những kết quá không nhất quán vì các nhóm khác nhau có thể nghĩ ra 5 lý do khác nhau.
CÁCH SỬ DỤNG 5 WHY SAO CHO HIỆU QUẢ
Việc sử dụng 5 why để phân tích tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề thì điều quan trọng chính là phải thực hiện được các bước nhất định:
Bước đầu cần thành lập một nhóm động não đa chức năng và đa ngành. Những thành viên tham gia được nên cố gắng bao gồm được các cá nhan từ các vị trí và phòng ban cùng mức độ thâm niên khác nhau. Trong nhóm đó nên có một trưởng nhóm hoặc người điều hành khác.
Cùng nhau xác định các vấn đề. Một tuyên bố vấn đề rõ ràng nên được đề xuất và truyền đạt cho nhóm tham gia phân tích nguyên nhân gốc rễ. Các báo cáo vấn đề nên ngắn gọn và tập trung nhất có thể; một tuyên bố vấn đề rộng, không tập trung có thể tốn thời gian và không hiệu quả.
Để có được một kết quả hữu ích nên giữ cho cuộc thảo luận tập trung và khuyến khích mọi người đưa ra những ý tưởng mới. Với những quan điểm khác nhau được đưa ra khi trả lời từng câu hỏi tại sao và không chỉ dừng lại ở câu hỏi tại sao thứ 5 vì nếu được trả lời nhiều lần sẽ giúp tạo ra được một kết quả hữu ích hơn.
Các cân nhắc khác để tiến hành phân tích nguyên nhân gốc rễ với kỹ thuật 5 Whys bao gồm những điều sau:
- Phân biệt nguyên nhân gốc rễ với các triệu chứng của chúng.
- Đánh giá quá trình, thay vì đánh giá con người; lỗi của con người không nên được gắn nhãn vấn đề.
- Khuyến khích những câu trả lời tập trung và chính xác.
- Sử dụng bảng trắng, giấy tờ hoặc các công cụ khác có thể giúp người tham gia hình dung từng điểm.
- Phân tích nguyên nhân và ảnh hưởng từng bước, thay vì đi đến kết luận sớm.
- Làm việc để tạo ra một không gian nơi những người tham gia có thể chân thành và cảm thấy được tin cậy.
Mỗi khi suy luận và trả lời các câu hỏi 5 whys sẽ nên sử dụng một sơ đồ để giúp nhóm theo dõi các mối quan hệ giữa các triệu chứng và nguyên nhân gốc rễ. Những vấn đề phức tạp lại càng cho thấy được hiệu quả và các dạng sơ đồ phổ biến cho bài tập này chính là sơ đồ Ishikawa và sơ đồ cây. Biểu đồ Ishikawa, còn được gọi là biểu đồ xương cá, vạch ra các nhánh của các nguyên nhân có thể xảy ra và các nguyên nhân phụ giao nhau như một vấn đề phổ biến, cần được giải quyết trong phân tích nguyên nhân gốc rễ.
Có thể nói phương pháp 5 Whys chính là một công cụ hỗ trợ đắc lực giúp sử dụng để tìm ra được gốc rễ của vấn đề. Bởi chúng rất cơ bản nên khá dễ áp dụng cho hầu hết mọi vấn đề. Cùng đón đọc các thông tin cơ bản của chúng tôi để tìm hiểu thêm nhiều kiến thức hơn nữa.
