Trong kinh doanh sản xuất bạn thường khá quen thuộc với mô hình 5W1H. Đây có thể nói là kim chỉ nam cho việc phân tích, đưa ra quyết định đúng đắn cho dự án của bạn. Tuy nhiên trong thời kì hiện tại đòi hỏi cần phải tính đến nhiều vấn đề hơn cho việc đưa ra kế hoạch cho dự án. Việc này đã nâng cấp lên trở thành mô hình 5W2H như hiện nay. Bài viết này diendaniso.com sẽ chia sẻ cho bạn Mô hình 5W2H là gì? Vai trò và Ý nghĩa của 5W2H trong việc hoạch định dự án và ứng dụng vào cuộc sống.
Nội dung
5W2H LÀ GÌ ?
Trước khi tìm hiểu về mô hình 5W2H này thì chúng ta cùng điểm xem xét lại mô hình 5W1H gốc. Mô hình 5W1H viết tắt bởi cụm từ What – When – Where – Why – Who và How. Khi dịch ra tiếng việt chúng sẽ là cái gì khi nào ở đâu tại sao ai và như thế nào. Việc cho thêm 1H vào chính là How much để giúp xác định được tài nguyên và chi phí có thể đạt được dự án đúng tiến độ. Để cụ thể chi tiết chúng ta cùng điểm mặt lại những yếu tố này bên dưới đây một cách cụ thể.
5W là gì?
Why
Đầu tiên hơi khác với 5W1H bạn cần làm chính là xác định được “Vì sao bạn lại muốn làm điều đó và thực hiện điều này sẽ giúp mang lại những gì cho bạn ? Chính điều này bạn cần làm cái này mà không phải cái khác ?” Yếu tố đầu này và cũng là một yếu tố khá quan trọng giúp bạn đưa ra được những quyết định rằng có nên làm dự án này không. Tại sao bạn lại làm dự án này vv. Khi xác định được tại sao bạn lại có thể làm được thì bạn có thể phấn đấu và quyết tâm thực hiện được công việc này mà bạn mong muốn.
What
Chữ W thứ 2 bạn nên quan tâm ở đây chính là What. Đây là lúc bạn cần xác định được bạn đã có được những thứ gì trong tay và sẽ cần được làm những gì để thực hiện được việc này. Bạn sẽ cần làm những công việc đó như thế nào ? Công việc tiếp theo đó chính là gì ? Những câu hỏi này sẽ có thể giúp bạn có được định hướng đúng đắn để thực hiện được công việc của bạn.
Who
Chữ cái thứ 3 trong W chính là Who. Đây là việc xác định đối tượng bạn sẽ làm. Đối tượng ở đây có thể là những khách hàng của bạn trong tương lai hay có thể là những nhân sự bạn sẽ làm việc với họ trong dự án này ? họ có hợp với bạn trong dự án này không ? Việc có thể xác định được đúng nguồn nhân lực phù hợp vào dự án sẽ chính là bước thành công cho bạn trong việc lập kế hoạch làm việc một cách hợp lý nhất.
When
Công việc hay dự án này bắt đầu thực hiện vào lúc nào ? Dự kiến khi nào chúng sẽ hoàn thành ? Đây chính là những mốc thời gian mà doanh nghiệp của bạn có thể xác định dự định sẽ cần phải xong để kiểm soát được kế hoạch công việc. Bạn nên cân nhắc mốc thời gian bạn có thể làm chính xác để thực hiện công việc này giúp bạn có được một dự thảo chiến lược thời gian để có thể giúp phát triển dự án một cách hợp lý nhất.
Where
Where chính là địa điểm mà sẽ thực hiện công việc, dự án đó. W này đề cập đến không gian, địa điểm mà dự án của bạn hướng đến để có thể xác định được kế hoạch sẽ diễn ra. Một kế hoạch tốt sẽ được thiết lập ở những nơi có địa điểm thuận lợi nhất.
2H là gì?
How
How chính là chữ H đầu tiên trong 5W2H mà mô hình này đề cập. How có nghĩa là như thế nào, làm chúng như thế nào ? Bạn nên trả lời một số câu hỏi như sau: Có những cách thức hay phương pháp nào để thực hiện công việc? Phương pháp nào sẽ đem lại kết quả tốt nhất? Những câu hỏi này sẽ giúp bạn xác định được kế hoạch cụ thể nhất cho công việc mà bạn muốn làm và những ý định và hướng làm dự án này như nào.
How much
Cuối cùng là bạn cần xác định tài nguyên, chi phí để thực hiện công việc này. Bạn sẽ cần xác định số vốn sẽ bỏ ra bao nhiêu để thực hiện công việc. Hoặc những tài nguyên nào sẽ được sử dụng trong kế hoạch công việc này. Đây là chữ H cuối cùng, cũng rất quan trọng để xác định khả năng thực hiện công việc như thế nào.
Ý NGHĨA CỦA MÔ HÌNH 5W2H LÀ GÌ ?
Có thể nói mô hình 5W2H hiện nay được khá nhiều người sử dụng cho công việc cũng như cuộc sống. Chúng mang lại nhiều ý nghĩa to lớn không chỉ về mặt công việc mà còn mang lại nhiều ý nghĩa cho mọi mặt cuộc sống của chúng ta. Chúng được thể hiện như sau:
Xác định mình sẽ làm gì
Việc xác định được chúng ta sẽ làm gì là điều khá quan trọng để dẫn đến thành công. Trong danh sách thứ tự ưu tiên này thì việc xác định đúng những thứ bạn sẽ làm để từ đó xắp xếp công việc kế hoạch sao cho đúng nhất.
Xác định mục đích của công việc
Việc nắm được mục đích và kết quả công việc mình sẽ làm chính là một trong những việc sẽ giúp cho bạn hiểu được tổng thể dự án bạn đang đeo đuổi để có thể tiếp thêm động lực cho việc sớm hoàn thành dự án của mình.
Tuy nhiên, mục đích lại không cầu kỳ bị nhầm lẫn với nhiều mục tiêu khác. Vì vậy mà bạn phải đưa ra mục đích thật cụ thể, tránh sơ sài, chung chung.
Xác định người tiến hành công việc
Việc xác định được nhân tố nhân sự làm việc chính là một trong những yếu tố quan trọng trong việc xây dựng thành công một dự án. Việc xác định những key person, người chủ chốt thực hiện sẽ giúp gia tăng thành công của dự án này rất nhiều.
Xác định cần bao nhiêu tiền
khi tiến hành bất cứ một vấn đề gì thì việc kiểm soát quản lý tài chính và chi phí là cực kì quan trọng. Chúng sẽ giúp cho việc phân bổ hợp lý nguồn lực được hiệu quả và tránh lãng phí chi phí không đáng có khi thực hiện dự án.
VAI TRÒ CỦA 5W2H ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP
5w2h là mô hình cơ bản có thể áp dụng cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Vậy vai trò của 5w2h được thể hiện qua những khía cạnh như sau:
- Xác định mục tiêu công việc, dự án rõ ràng
- Đưa ra phương án thực hiện công việc hiệu suất rất chất lượng
- Tối ưu thời gian hoàn thành công việc
- Tối ưu tài chính phải chi cho công việc.
Có thể nói mô hình 5W2H chính là công thức khá đơn giản và mang lại nhiều hiệu quả cho bạn để tiến hành thực hiện tốt dự án. Những vấn đề sẽ được làm sáng tỏ và trực quan hơn nếu như bạn thực hiện tốt từng khía cạnh của vấn đề. Mọi thứ sẽ được xem xét kĩ càng và công cụ này hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản lý ra phương án chính xác cho dự án của mình. Hãy theo dõi các nội dung bài viết tiếp theo của diendaniso.com để sở hữu thật nhiều thông tin có lợi nhé!
