Benchmarking là gì? Chuẩn đối sánh Benchmarking trong quản lý chất lượng

Trong việc quản lý chất lượng bạn đã từng nghe đến chuẩn đối sánh Benchmarking. Đây là một trong những chỉ số quan trọng nhằm so sánh các khóa cạnh của tổ chức với các bên đối thủ. Bài viết này, diendaniso.com sẽ giới thiệu cho bạn về benchmarking và những lợi ích của chúng trong việc quản lý chất lượng trong doanh nghiệp.

BENCHMARKING LÀ GÌ ?

Chuẩn đối sánh hay Benchmarking là một trong những kỹ thuật quản trị được sử dụng nhiều trong việc quản lý chất lượng. Benchmarking là quá trình so sánh hiệu xuất của các sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình của công ty đối với nhiều doanh nghiệp khác được coi là tốt nhất trong ngành.

Là một trong những kỹ thuật quản trị nhằm cải thiện hoạt động kinh doanh. Kỹ thuật này được sử dụng để so sánh hoạt động giữa các tổ chức khác nhau nhưng hoạt động trong lĩnh vực tương tự nhau hoặc giữa nhiều bộ phận trong cùng một tổ chức.

Đối tượng mục tiêu của Benchmarking

Đối tượng mục tiêu của Benchmarking bao gồm các cá nhân, tổ chức, hoặc hệ thống mà doanh nghiệp muốn sử dụng làm tiêu chuẩn để so sánh và học hỏi.

• Đối thủ cạnh tranh
• Các doanh nghiệp dẫn đầu ngành
• Các bộ phận nội bộ trong doanh nghiệp
• Đối tác hoặc nhà cung cấp
• Các tổ chức ngoài ngành

3 CẤP ĐỘ CƠ BẢN CỦA BENCHMARKING

Benchmarking có thể được chia ra làm 3 cấp độ cơ bản như sau:

1. Cấp độ hoạt động

Trong cấp độ này, benchmarking tập trung vào việc đối chiếu các quy trình vận hành cụ thể giữa doanh nghiệp và các đối thủ cạnh tranh. Benchmarking giúp phát hiện ra phương pháp làm việc hiệu quả nhất để từ đó tối ưu các hoạt động sản xuất, hậu cần hay quản lý tồn kho.

2. Cấp độ chức năng

Benchmarking ở cấp độ chức năng tập trung vào các bộ phận riêng lẻ trong doanh nghiệp như Hành chính, Marketing hay Tài chính. Tại mỗi một bộ phận chức năng thì doanh nghiệp sẽ tiến hành so sánh tốt các hiệu suất hoạt động của từng phòng ban đối với các đối thủ hoặc với những công ty cùng lĩnh vực để tìm ra được một mô hình đúng hiệu quả nhất.

Ví dụ, benchmarking phân tích phòng nhân sự có thể tìm ra được chiến lược tuyển dụng hoặc chương trình đào tạo của các công ty hàng đầu có thể giúp nâng cao chất lượng đội ngũ và tăng sức cạnh tranh trên thị trường.

3. Cấp độ chiến lược

Ở cấp độ chiến lược, benchmarking hướng đến việc so sánh các định hướng dài hạn và chiến lược kinh doanh tổng thể với những doanh nghiệp khác, đặc biệt là các “ông lớn” trong ngành. Đây không chỉ là quá trình học hỏi từ thành công của người khác mà còn là cơ hội để phát hiện những cách tiếp cận mới, mang tính đột phá.

TẦM QUAN TRỌNG CỦA BENCHMARKING

Benchmarking đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực kinh tế nói chung và quản lý chất lượng nói riêng. Một số yếu tố khiến benchmarking trở nên quan trọng có thể được kể ra như sau:

• Giúp ích cho các doanh nghiệp có thể cải thiện khả năng cạnh tranh thông qua việc xác định và cải thiện các hoạt động của chuỗi giá trị mà công ty đối thủ trội hơn về các khía cạnh giá, dịch vụ, uy tín vv.
• Với chuẩn đối sánh benchmarking giúp đo lường chi phí hoạt động của chuỗi giá trị trong ngành nhằm xác minh các trường hợp tốt nhất trong các công ty nhằm cải tiến theo hướng tốt nhất có thể.
• Với các nguồn thông tin tiêu biểu của benchmarking bao gồm các báo cáo đã được công bố và các ấn phẩm thương mại, nhà phân phối cùng các đơn vị cung cấp và đối tác cũng như chủ nợ. Chính vì thế từ những công ty của đối thủ.

NHỮNG BÊN LIÊN QUAN ĐẾN BENCHMARKING

Khi triển khai hệ thống benchmarking sẽ có 3 tổ chức có liên quan đến benchmarking đó chính là:

• Bộ phận Kinh Doanh: Người đứng đầu phòng kinh doanh cần phân tích và tìm ra được dịch vụ phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Lúc này Benchmarking có thể giúp cải thiện được tình hình hoạt động của doanh nghiệp và các nhà cung cấp dịch vụ.
• Các đơn vị cung cấp dịch vụ: Những đơn vị cung cấp sẽ tiến hành cải tiến dịch vụ cung cấp cho khách hàng một cách hiệu quả về chi phí.
• Những người sử dụng cuối cùng bên ngoài: Đây là những người sử dụng các dịch vụ của doanh nghiệp. Mối quan hệ của họ trong benchmarking sẽ là dịch vụ được cải thiện và đáp ứng như thế nào đối với người dùng.

NHỮNG DẠNG BENCHMARKING PHỔ BIẾN 

1. Benchmarking kỹ thuật

Hình thức này sẽ chủ yếu tập trung vào các yếu tố về công nghệ và kỹ thuật giữa các doanh nghiệp với các đối thủ trong cùng ngành. Mục đích chính là khám phá những giải pháp công nghệ hiện đại nhằm nâng cao hiệu quả kỹ thuật, từ đó cải tiến sản phẩm và tối ưu quy trình.

Ví dụ, một hãng sản xuất lốp xe có thể nghiên cứu công nghệ phát triển loại lốp chống chịu lực và nhiệt tốt hơn các loại lốp cũ. Benchmarking kỹ thuật không chỉ là bước đệm cho cải tiến sản phẩm mà còn giúp doanh nghiệp cập nhật và ứng dụng nhanh chóng các xu hướng công nghệ mới.

2. Benchmarking hiệu suất

Với loại hình benchmarking này chủ yếu tập trung vào việc đo lường cũng như so sánh tốt các chỉ số hoạt động như năng suất lao động, chi phí vận hành, thời gian hoàn thành công việc hoặc mức độ hài lòng của khách hàng. Mục tiêu là xác định khoảng cách hiệu suất với các đối thủ, từ đó đưa ra các biện pháp cải thiện.

3. Benchmarking cạnh tranh

Trong phương pháp này thì benchmarking sẽ tiến hành đối chiếu trực tiếp với các đối thủ trong cùng lĩnh vực. Doanh nghiệp sử dụng hình thức này để phân tích các yếu tố giúp đối thủ thành công như chiến lược giá, cách thức phân phối hoặc các hoạt động Marketing hiệu quả.

4. Benchmarking chiến lược

Khác với các hình thức trên, benchmarking chiến lược nhắm đến việc học hỏi các định hướng phát triển dài hạn của những doanh nghiệp hàng đầu. Qua đó, doanh nghiệp có thể rút ra bài học trong việc xây dựng mô hình kinh doanh, mở rộng quy mô hoặc định vị thương hiệu trên thị trường.

Ví dụ, một startup có thể tham khảo chiến lược gia nhập thị trường quốc tế của một tập đoàn lớn để điều chỉnh mục tiêu và phương pháp tiếp cận phù hợp với nguồn lực hiện có. Đây là cách để doanh nghiệp vạch ra chiến lược bền vững và thích ứng tốt với thay đổi của thị trường.

5. Benchmarking nội bộ

Khác với việc so sánh bên ngoài, benchmarking nội bộ diễn ra trong phạm vi nội bộ tổ chức – giữa các phòng ban, chi nhánh hoặc quy trình. Mục tiêu là phát hiện và nhân rộng các thực tiễn tốt nhất trong nội bộ doanh nghiệp.

QUY TRÌNH THỰC HIỆN BENCHMARKING

Với 5 bước được thực hiện theo trình tự bên dưới đây sẽ giúp thực hiện benchmarking một cách hiệu quả nhất.

• Bước 1: Lập kế hoạch

Ở giai đoạn này việc lập kế hoạch là việc làm cần thiết. Những công việc này sẽ bao gồm có đưa ra những gì doanh nghiệp của bạn muốn cải thiện, đối thủ cạnh tranh cần so sánh và mục tiêu đạt được.

• Bước 2: Thu thập thông tin

Qua bước lập kế hoạch thì bước tiếp theo chính là thu thập thông tin về các quy trình mà đối thủ cạnh tranh đang thực hiện. Trong quy trình này nếu như bạn đang tìm kiếm cách cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng về dịch vụ của mình thì bạn nên hiểu về các quy trình có liên quan đến bộ phận cũng như cách xử lý sao cho hiệu quả hơn.

• Bước 3: Phân tích dữ liệu

Những thông tin sau khi được thu thập xong thì bạn tiến hành phân tích những điểm hạn chế mà doanh nghiệp của bạn đang vướng mắc. Tuy nhiên bạn nên hiểu là không có một tổ chức nào thực sự hoàn hảo và cần phải phân tích một cách sát sao và khách quan nhất. Việc làm này giúp phát hiện ra được những điểm yếu của doanh nghiệp để có một giải pháp cải thiện chúng một cách hiệu quả.

• Bước 4: Thực hiện

Một khi bạn trình bày được những điểm yếu sẽ không phải là một việc đơn giản và đặc biệt. Khi mà bạn đang đề xuất những thay đổi nhằm cải thiện hiệu suất hoạt động của công ty cũng như đạt được mục tiêu ban đầu.

• Bước 5: giám sát hoạt động

Mục tiêu của bước này nhằm xác định mức độ thành công của kế hoạch. Với giai đoạn thực hiện này sẽ giúp cho những chỉ số cũng như mục tiêu để thành công trong một khung thời gian nhất định. Chính vì thế mà việc giám sát chính là cách duy nhất để nắm rõ được hiệu quả của những thay đổi. Thời gian giám sát tùy thuộc vào những kết quả mà bạn mong muốn.

Có thể nói quy trình Benchmarking chính là một quy trình rất cần thiết để các doanh nghiệp cải tiến hoạt động kinh doanh. Bài viết trên đã cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về Benchmarking, hy vọng bạn có thể áp dụng quy trình này thành công nhé!

LỢI ÍCH CỦA BENCHMARKING

Theo đánh giá của các doanh nghiệp đã áp dụng benchmark thì đều có phản hổi tốt giúp mang lại nhiều lợi ích hơn nhiều lần so với chi phí bỏ ra. Nhờ phương pháp khoa học giúp các tổ chức có thể xác định được các quy trình nào cần phải cải thiện và các phương án ưu tiên các mục tiêu quan trọng,

Ngoài ra còn có nhiều lợi ích khác có thể kể đến như sau:

• Giúp cho doanh nghiệp nâng cao hiểu biết về cấu trúc chi phí và các qui trình nội bộ.
• Giúp nhân viên thiết lập được các mục tiêu một cách tối ưu và các khoảng cách giữa các quy trình kinh doanh hiện tại trong tổ chức và hoạt động thực tiễn.
• Benchmark giúp tăng cường sự quen thuộc đối với các chỉ số hiệu suất chính cùng cơ hội cải tiến trong toàn công ty.
• Khuyến khích xây dựng nhóm và hợp tác vì lợi ích cạnh tranh.

ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA PHƯƠNG PHÁP BENCHMARKING

Ưu điểm của Benchmarking

• Dễ tiếp cận và triển khai

Benchmarking được đánh giá là một phương pháp đơn giản, dễ hiểu và dễ áp dụng. Nhờ vậy, các tổ chức có thể nhanh chóng thực hiện việc so sánh hiệu suất và nhận diện những điểm cần cải thiện một cách rõ ràng.

• Chi phí đầu tư thấp – hiệu quả cao

Benchmarking có thể giúp giảm chi phí vận hành đồng thời mang lại lợi ích lớn về hiệu suất, doanh thu hoặc năng lực cạnh tranh.

• Khơi nguồn ý tưởng sáng tạo

Thông qua việc học hỏi từ những đơn vị đi đầu, doanh nghiệp có thể tiếp cận nhiều ý tưởng mới mẻ và sáng tạo, từ đó tạo đà đổi mới và phát triển các hoạt động kinh doanh.

• Hiểu rõ cách người khác vận hành

Benchmarking mang lại cái nhìn sâu sắc về cách các doanh nghiệp khác tổ chức công việc và thực hiện quy trình. Việc này giúp tổ chức học hỏi được những phương pháp quản trị hiệu quả hơn.

• Gia tăng nhận thức về chi phí và hiệu quả

Phân tích so sánh hiệu suất với các đối thủ giúp doanh nghiệp hiểu rõ mình đang đứng ở đâu, từ đó nâng cao ý thức cải tiến hiệu quả và quản lý chi phí hợp lý hơn.

• Thúc đẩy tinh thần hợp tác nội bộ

Quá trình benchmarking thường đòi hỏi sự phối hợp giữa các bộ phận trong tổ chức, từ đó tạo ra môi trường làm việc hợp tác và chia sẻ kinh nghiệm lẫn nhau.

Nhược điểm của Benchmarking

• Khó khăn trong việc tìm đối tác phù hợp

Việc tìm được một đơn vị để so sánh – có quy mô, mục tiêu hoặc mô hình tương đương – không phải lúc nào cũng dễ dàng. Đây có thể là trở ngại đầu tiên đối với nhiều tổ chức.

• Thiếu dữ liệu đo lường chính xác

Không phải lúc nào cũng có đầy đủ dữ liệu hoặc thông tin cần thiết để thực hiện việc đối sánh. Điều này có thể ảnh hưởng đến độ chính xác và tính hiệu quả của toàn bộ quá trình benchmarking.

• Có thể phải thuê chuyên gia tư vấn

Để đảm bảo benchmarking được thực hiện bài bản, doanh nghiệp đôi khi cần thuê ngoài chuyên gia, điều này làm gia tăng chi phí tổng thể.

• Chi phí khởi đầu có thể cao

Nếu tổ chức chưa có kinh nghiệm với benchmarking, việc đầu tư vào các nguồn lực, công cụ, hoặc đào tạo ban đầu có thể tốn kém đáng kể.

• Cản trở từ sự bảo thủ nội bộ

Việc thay đổi để cải tiến không phải lúc nào cũng được đón nhận tích cực. Một số nhà quản lý hoặc nhân sự có thể phản ứng tiêu cực với những thay đổi cần thiết, làm chậm tiến trình đổi mới.

• Không phải cái gì cũng áp dụng được

Những chiến lược hay phương pháp hiệu quả từ các công ty khác không phải lúc nào cũng phù hợp với doanh nghiệp của bạn – bởi sự khác biệt về văn hóa, ngành nghề hoặc mục tiêu chiến lược.

Hy vọng với những nội dung thông tin trong bài mà chúng tôi cung cấp sẽ giúp bạn hiểu thêm hơn nữa về thuật ngữ benchmarking và những lợi ích của chúng mang lại cho doanh nghiệp của bạn và tác động đến ngành quản lý chất lượng. Đón đọc hơn nữa những bài tiếp theo của diendaniso.com để có nhièu kiến thức hay và thú vị.