Trong việc quản lý chất lượng bạn đã từng nghe đến chuẩn đối sánh Benchmarking. Một trong những chỉ số quan trọng nhằm so sánh các khóa cạnh của tổ chức với các bên đối thủ. Trong bài viết này diendaniso.com sẽ giới thiệu cho bạn về benchmarking và những lợi ích của chúng trong việc quản lý chất lượng trong doanh nghiệp.
Nội dung
BENCHMARKING LÀ GÌ ?
Chuẩn đối sánh hay Benchmarking là một trong những kỹ thuật quản trị được sử dụng nhiều trong việc quản lý chất lượng. Benchmarking là quá trình so sánh hiệu xuất của các sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình của công ty đối với nhiều doanh nghiệp khác được coi là tốt nhất trong ngành.
Là một trong những kỹ thuật quản trị nhằm cải thiện hoạt động kinh doanh. Kỹ thuật này được sử dụng để so sánh hoạt động giữa các tổ chức khác nhau nhưng hoạt động trong lĩnh vực tương tự nhau hoặc giữa nhiều bộ phận trong cùng một tổ chức.
3 CẤP ĐỘ CƠ BẢN CỦA BENCHMARKING
Benchmarking có thể được chia ra làm 3 cấp độ cơ bản như sau:
- Cấp độ hoạt động: Điều này được áp dụng trong từng đơn vị kinh doanh riêng lẻ.
- Cấp độ chức năng: Điều này được xem xét ở toàn bộ tổ chức, cấp độ này có thể sẽ giúp ích cho chúng ta khá nhiều cho tất cả các bộ phận bên trong tổ chức.
Cấp độ chiến lược: Ở cấp độ này có sức mạnh ảnh hưởng khá mạnh mẽ tới hệ thống và quá trình được thực hiện việc lập kế hoạch chiến lược của một tổ chức. Benchmarking giúp bạn có được lợi ích trong ngắn hạn và cả dài hạn.
TẦM QUAN TRỌNG CỦA BENCHMARKING
Benchmarking đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực kinh tế nói chung và quản lý chất lượng nói riêng. Một số yếu tố khiến benchmarking trở nên quan trọng có thể được kể ra như sau:
- Giúp ích cho các doanh nghiệp có thể cải thiện khả năng cạnh tranh thông qua việc xác định và cải thiện các hoạt động của chuỗi giá trị mà công ty đối thủ trội hơn về các khía cạnh giá, dịch vụ, uy tín vv.
- Với chuẩn đối sánh benchmarking giúp đo lường chi phí hoạt động của chuỗi giá trị trong ngành nhằm xác minh các trường hợp tốt nhất trong các công ty nhằm cải tiến theo hướng tốt nhất có thể.
- Với các nguồn thông tin tiêu biểu của benchmarking bao gồm các báo cáo đã được công bố và các ấn phẩm thương mại, nhà phân phối cùng các đơn vị cung cấp và đối tác cũng như chủ nợ. Chính vì thế từ những công ty của đối thủ.
NHỮNG BÊN LIÊN QUAN ĐẾN BENCHMARKING
Khi triển khai hệ thống benchmarking sẽ có 3 tổ chức có liên quan đến benchmarking đó chính là:
- Bộ phận Kinh Doanh: Người đứng đầu phòng kinh doanh cần phân tích và tìm ra được dịch vụ phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Lúc này Benchmarking có thể giúp cải thiện được tình hình hoạt động của doanh nghiệp và các nhà cung cấp dịch vụ.
- Các đơn vị cung cấp dịch vụ: Những đơn vị cung cấp sẽ tiến hành cải tiến dịch vụ cung cấp cho khách hàng một cách hiệu quả về chi phí.
- Những người sử dụng cuối cùng bên ngoài: Đây là những người sử dụng các dịch vụ của doanh nghiệp. Mối quan hệ của họ trong benchmarking sẽ là dịch vụ được cải thiện và đáp ứng như thế nào đối với người dùng.
QUY TRÌNH THỰC HIỆN BENCHMARKING
Với 5 bước được thực hiện theo trình tự bên dưới đây sẽ giúp thực hiện benchmarking một cách hiệu quả nhất.
- Bước 1: Lập kế hoạch
Ở giai đoạn này việc lập kế hoạch là việc làm cần thiết. Những công việc này sẽ bao gồm có đưa ra những gì doanh nghiệp của bạn muốn cải thiện, đối thủ cạnh tranh cần so sánh và mục tiêu đạt được.
- Bước 2: Thu thập thông tin
Qua bước lập kế hoạch thì bước tiếp theo chính là thu thập thông tin về các quy trình mà đối thủ cạnh tranh đang thực hiện. Trong quy trình này nếu như bạn đang tìm kiếm cách cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng về dịch vụ của mình thì bạn nên hiểu về các quy trình có liên quan đến bộ phận cũng như cách xử lý sao cho hiệu quả hơn.
- Bước 3: Phân tích dữ liệu
Những thông tin sau khi được thu thập xong thì bạn tiến hành phân tích những điểm hạn chế mà doanh nghiệp của bạn đang vướng mắc. Tuy nhiên bạn nên hiểu là không có một tổ chức nào thực sự hoàn hảo và cần phải phân tích một cách sát sao và khách quan nhất. Việc làm này giúp phát hiện ra được những điểm yếu của doanh nghiệp để có một giải pháp cải thiện chúng một cách hiệu quả.
- Bước 4: Thực hiện
Một khi bạn trình bày được những điểm yếu sẽ không phải là một việc đơn giản và đặc biệt. Khi mà bạn đang đề xuất những thay đổi nhằm cải thiện hiệu suất hoạt động của công ty cũng như đạt được mục tiêu ban đầu.
- Bước 5: giám sát hoạt động
Mục tiêu của bước này nhằm xác định mức độ thành công của kế hoạch. Với giai đoạn thực hiện này sẽ giúp cho những chỉ số cũng như mục tiêu để thành công trong một khung thời gian nhất định. Chính vì thế mà việc giám sát chính là cách duy nhất để nắm rõ được hiệu quả của những thay đổi. Thời gian giám sát tùy thuộc vào những kết quả mà bạn mong muốn.
Có thể nói quy trình Benchmarking chính là một quy trình rất cần thiết để các doanh nghiệp cải tiến hoạt động kinh doanh. Bài viết trên đã cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về Benchmarking, hy vọng bạn có thể áp dụng quy trình này thành công nhé!
LỢI ÍCH CỦA BENCHMARKING
Theo đánh giá của các doanh nghiệp đã áp dụng benchmark thì đều có phản hổi tốt giúp mang lại nhiều lợi ích hơn nhiều lần so với chi phí bỏ ra. Nhờ phương pháp khoa học giúp các tổ chức có thể xác định được các quy trình nào cần phải cải thiện và các phương án ưu tiên các mục tiêu quan trọng,
Ngoài ra còn có nhiều lợi ích khác có thể kể đến như sau:
- Giúp cho doanh nghiệp nâng cao hiểu biết về cấu trúc chi phí và các qui trình nội bộ.
- Giúp nhân viên thiết lập được các mục tiêu một cách tối ưu và các khoảng cách giữa các quy trình kinh doanh hiện tại trong tổ chức và hoạt động thực tiễn.
- Benchmark giúp tăng cường sự quen thuộc đối với các chỉ số hiệu suất chính cùng cơ hội cải tiến trong toàn công ty.
- Khuyến khích xây dựng nhóm và hợp tác vì lợi ích cạnh tranh.
Hy vọng với những nội dung thông tin trong bài mà chúng tôi cung cấp sẽ giúp bạn hiểu thêm hơn nữa về thuật ngữ benchmarking và những lợi ích của chúng mang lại cho doanh nghiệp của bạn và tác động đến ngành quản lý chất lượng. Đón đọc hơn nữa những bài tiếp theo của diendaniso.com để có nhièu kiến thức hay và thú vị.
