Quy tắc 4M là gì? Vai trò của 4m trong sản xuất

Trong vấn đề sản xuất hàng hóa nói chung thì các yếu tố hình thành nên bao gồm con người, máy móc, vật liệu và phương pháp luôn được quan tâm sâu sắc. Đó cũng chính là quy tắc 4M trong sản xuất được áp dụng hầu hết mọi doanh nghiệp hiện nay. Cùng diendaniso.com đi tìm hiểu về nguyên tắc 4M và những lợi ích của chúng trong bài viết ngày hôm nay.

QUY TẮC 4M LÀ GÌ ?

Như tên gọi thì quy tắc 4M được tạo nên từ chữ viết tắt của 4 cụm từ Man-Method-Material-Machine hay tiếng việt là con người, phương pháp, vật liệu và máy móc. Cụ thể phân tích từng yếu tố riêng biệt sẽ như sau:

• MAN – Con người (lực lượng lao động)

Trong mỗi doanh nghiệp thì nhân tố con người luôn luôn là một lực lượng quan trọng cốt lõi dẫn đến thành công của mỗi doanh nghiệp. Dù công nghệ có phát triển đên bao lâu đi nữa thì việc con người quản lý vẫn là yếu tố cốt lõi.

Yếu tố con người có liên quan đến trình độ chuyên môn, tay nghề kinh doanh, kinh nghiệm, ý thức và trách nhiệm cũng như tinh thần hợp tác phối hợp giữa các bộ phận thành viên. Trong yếu tố con người thì có tầng lớp cán bộ lãnh đạo cấp cao và lực lượng lao động công nhân.

Đối với các cán bộ lãnh đạo cấp cao thì cần có kĩ năng, kiến thức quản lý bên cạnh kĩ năng chuyên môn thành thạo thì việc có kĩ năng quản lý và lên kế hoạch là điều cần thiết của cán bộ cấp này.

• MACHINE – (Máy móc)

Đây là chữ M thứ 2 nói về Khả năng về máy móc thiết bị, công nghệ hiện có của doanh nghiệp.

Vấn đề máy móc công nghệ luôn luôn là vấn đề của các doanh nghiêp. Trình độ hiện đại của máy móc thiết bị cùng với quy trình công nghệ của doanh nghiệp có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản phẩm.

Doanh nghiệp của bạn cần phải có hướng đầu tư hệ thống máy móc sản phẩm mới hoặc cải tiến máy móc đã có để giúp chúng hoạt động hiệu quả hơn nữa.

• MATERIALS (Nguyên vật liệu)

Yếu tố đầu tiên của quá trình sản xuất chính là việc có các nguyên vật liệu đầu vào. Nhóm nhân tố này có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Chính vì thế mà để thực hiện tốt các mục tiêu chất lượng đề ra thì bạn cần phải tổ chức, lập kế hoạch cung ứng nguồn nguyên vật liệu sao cho được tốt nhất.

• METHODS (Trình độ tổ chức quản lý của doanh nghiệp)

Vấn đề thứ 4 của quy trình 4M chính là phương pháp. Tùy vào mỗi doanh nghiệp và ngành khác nhau sẽ có những phương pháp hoạt động khác nhau. Với phương pháp công nghệ thích hợp, với trình độ tổ chức quản lý sản xuất tốt sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp có thể khai thác tốt nhất các nguồn lực hiện có, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm.

ÁP DỤNG 4M TRONG SẢN XUẤT

Việc áp dụng phương pháp 4M vào trong sản xuất đã được thực hiện từ nhiều năm nay. Xác định được 4 nhân tố cốt lõi cho mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp chính là một trong số những bí quyết thành công của doanh nghiệp. Việc áp dụng 4M hiệu quả cần căn cứ vào một số vấn đề chính như sau:

• Trình độ quản trị và đặc biệt chính là vấn đề quản trị chất lượng. Chất lượng luôn là một nhân tố cơ bản giúp góp phần đẩy nhanh tốc độ cải tiến và hoàn thiện chất lượng sản phẩm trong nhà máy.
• Năng lực chuyên môn cũng chính là một trong những vấn đề cần quan tâm. Nếu năng lực chuyên môn của các nhà quản lý tốt sẽ có thể giúp có hướng chỉ đạo thực hiện một cách tốt hơn những kế hoạch đề ra.
• Doanh nghiệp cần thực hiện mục tiêu quản lý chất lượng đồng bộ trên toàn nhà máy, phải coi đây là nhiệm vụ chung cần có sự tham gia của mọi đối tượng bao gồm cả nhóm công nhân.

CÁC PHƯƠNG PHÁP ÁP DỤNG 4M TRONG SẢN XUẤT

Doanh nghiệp có thể đưa ra các khía cạnh như:

• Nội dung tiêu chuẩn công việc có đảm bảo nhu cầu sản xuất không?
• Quy trình vận hành có hợp lý không?
• Phương pháp đang áp dụng hiện nay có tạo ra sản phẩm đạt yêu cầu không?
• Năng suất trong nhà máy có đảm bảo yêu cầu tiêu thụ không?
• Phương pháp tiến hành có an toàn không?
• Biểu đồ theo dõi kế hoạch thực hiện như thế nào?
• Lịch trình công việc và mức độ hoàn thành của nhân  sự được theo dõi ra sao?
• Có sách hướng dẫn thao tác không?

Có thể thấy, để quản trị sản xuất tốt cần có phương hướng, mục tiêu cũng như chiến lược rõ ràng. Trong đó việc ứng dụng các phương pháp hay quy tắc sản xuất được coi là bí quyết hàng đầu giúp doanh nghiệp sản xuất cải tiến hoạt động kinh doanh hiện nay.

PHƯƠNG PHÁP KIỂM SOÁT SẢN XUẤT VỚI 4M

Với 4 thành tố cấu thành 4M thì việc giám sát, kiểm soát cũng như phân tích 4M sẽ giúp giảm thiểu tối đa lượng hàng hóa phế phẩm đồng thời giúp nâng cao năng suất từ đó gia tăng được lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Kiểm soát nguyên vật liệu:

Thông thường việc kiểm soát chi phí và chất lượng nguyên vật liệu giúp cho doanh nghiệp hoạch định được kế hoạch sản xuất. Cần kiểm tra việc bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu theo những tiêu chuẩn, định mức đã quy định.

Giám sát và kiểm soát các quá trình

Quá trình từ lúc sản xuất đến tay người tiêu dùng cuối thường sẽ thông qua một số những bước như: thiết kế – sản xuất – đóng gói – giao nhận – bốc xếp và vận chuyển – tồn trữ.

• Nguyên vật liệu đầu vào

Yếu tố nguyên vật liệu đầu vào chính là một trong những yếu tố khá quan trọng để quyết định chất lượng của sản phẩm. Chính vì thế mà trước khi sản xuất các nhà quản lý cần phải kiểm tra nguồn nguyên vật liệu đầu vào bằng các bước như: Kiểm tra việc sử dụng các phương tiện, thời gian vận chuyển cũng như bốc dỡ sao cho dược hợp lý hơn.

Máy móc, trang thiết bị

Viêc máy móc trang thiết bị luôn luô hoạt động tốt cũng giúp sản lượng và chất lượng thành phẩm được đảm bảo. Mọi hỏng hóc sẽ dẫn đến gián đoạn cả quy trình và tiến độ.

Những câu hỏi bạn nên đặt ra ở thời điểm này có thể bao gồm như: kiểm tra máy móc như thế nào ? Có thể kiểm tra bằng cách nào ? thiết bị này nhân viên có biết cách vận hành hay không ? Năng lượng sử dụng của chúng như thế nào? Định mức tiêu hao ra sao? Vv

Nguồn nhân lực:

Có thể nói lực lượng lao động chính là một trong số những yếu tố mang tính cốt lõi vô cùng quan trọng và quyết định đến sự phát triển của tất cả hoạt động sản xuất. Bạn cần xác định đúng và đủ các yếu tố của  nguồn nhân lực để có kế hoạch sử dụng sao cho hiệu quả nhất

Những câu hỏi có thể đặt ra được ở đây có thể kể đến như: Nhân viên đó đã làm đúng, thao tác đúng máy móc chưa ? có cần phải đào tạo thêm hay không với những công việc mới. Năng suất của nhân viên đã đạt đúng chỉ tiêu hay chưa ? ý thức làm việc, tác phong của nhân viên đã đúng mực hay chưa ?

Các phương pháp:

Trình độ quản trị nói chung và trình độ quản trị chất lượng nói riêng là một trong những nhân tố cơ bản góp phần đẩy nhanh tốc độ cải tiến, hoàn thiện chất lượng sản phẩm của các doanh nghiệp. Một doanh nghiệp nếu nhận thức được rõ vai trò của chất lượng trong cuộc chiến cạnh tranh thì doanh nghiệp đó sẽ có đường lối, chiến lược kinh doanh đúng đắn quan tâm đến vấn đề chất lượng. Trên cơ sở đó, các cán bộ quản lý tạo ra sự phối hợp đồng bộ nhịp nhàng giữa các khâu, các yếu tố của quá trình sản xuất nhằm mục đích cao nhất là hoàn thiện chất lượng sản phẩm. Trình độ của cán bộ quản lý sẽ ảnh hưởng đến khả năng xác định chính sách, mục tiêu chất lượng và cách thức tổ chức chỉ đạo thực hiện chương trình kế hoạch chất lượng.

Cán bộ quản lý phải biết cách làm cho mọi công nhân hiểu được việc đảm bảo và nâng cao chất lượng không phải là riêng của bộ phận KCS hay của một tổ công nhân sản xuất mà nó phải là nhiệm vụ chung của toàn doanh nghiệp. Đồng thời công tác quản lý chất lượng tác động mạnh mẽ đến công nhân sản xuất thông qua chế độ khen thưởng hay phạt hành chính để từ đó nâng cao ý thức lao động và tinh thần cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Vì vậy, chất lượng của hoạt động quản lý chính là sự phản ánh chất lượng hoạt động của doanh nghiệp.