Xây dựng và Chứng nhận Hệ thống Quản lý Môi trường theo ISO 14001:2015

Bất kì hoạt động nào của tổ chức/ doanh nghiệp đều có tác động ít nhiều đến môi trường. Chính vì thế để kiểm soát tốt vấn đề bảo vệ môi trường tổ chức Tiêu chuẩn Hóa quốc tế đã ban hành bộ tiêu chuẩn ISO 14001 nhằm xây dựng hệ thống quản lý môi trường chuyên nghiệp và bền vững. Tuy nhiên với tổ chức mới bắt đầu áp dụng hệ thống ISO nói chung và ISO 14001 nói riêng còn nhiều bỡ ngỡ. Bài viết này diendaniso.com sẽ chia sẻ các bước xây dựng hệ thống quản lý môi trường theo ISO 14001:2015.

Tùy vào từng loại hình, quy mô doanh nghiệp sẽ có những mức độ tác động ít hay nhiều đến Môi trường. Do đó các bước xây dựng Hệ thống EMS sẽ có sự khác nhau đôi chút tuy nhiên thông thường việc xây dựng hệ thống Quản lý môi trường theo ISO 14001 sẽ bao gồm 8 bước chính.

1: Cam kết của lãnh đạo

Việc xây dựng HTQL ISO 14001 đòi hỏi sự cam kết của ban lãnh đạo vì đây là nhân tố quyết định trong việc xây dựng thành công hệ thống quản lý môi trường.

Lãnh đạo doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu của HTQLMT được tích hợp vào các quá trình của doanh nghiệp, được thực hiện đầy đủ và có hiệu lực

Sự cam kết của ban lãnh đạo đối với việc xây dựng HTQLMT được thể hiện thông qua một số hoạt động sau:

• Thường xuyên truyền đạt cho mọi nhân viên trong doanh nghiệp về tầm quan trọng của việc triển khai, áp dụng HTQLMT
• Ban lãnh đạo cần đảm bảo sẵn có các nguồn lực cần thiết cho HTQLMT
• Đưa ra những chính sách, mục tiêu chất lượng và duy trì chúng đều đặn.
• Theo dõi tiến trình thực hiện HTQLMT, có thể họp Ban lãnh đạo thường kì hoặc đột xuất để đánh giá kết quả thực hiện Hệ thống quản lý môi trường theo ISO 14000 EMS và xem xét các cơ hội cải tiến của hệ thống

2: Chuẩn bị và lập kế hoạch tiến hành dự án

Việc chuẩn bị và lập kế hoạch dự án là bước đầu tiên và là quan trọng nhất. Càng chuẩn bị kế hoạch rõ ràng cụ thể bao nhiêu thì càng thành công bấy nhiêu.

Doanh Nghiệp cần tiến hành thành lập ban chỉ đạo dự án ISO 14001:2015 (ban ISO). Những thành viên nằm trong ban chỉ đạo cần phải có đủ kiến thức và kinh nghiệm về hệ thống Quản lý Chất lượng theo ISO 14001:2015 và cần phải bổ nhiệm đại diện lãnh đạo về môi trường.

Ban ISO cần tiến hành phân tích bối cảnh tổ chức/ doanh nghiệp. Các vấn đề nội tại của doanh nghiệp và các vấn đề bên ngoài cùng các bên liên quan. Những vấn đề này có ảnh hưởng và tác động như thế nào đến môi trường. Tiến hành so sánh với các điều khoản luật hiện hành cùng những yêu cầu khác có liên quan.

Việc tiếp theo doanh nghiệp cần xác định những rủi ro và mối nguy có ảnh hưởng đến môi trường từ hoạt động sản xuất/ kinh doanh. Một số phương pháp sau đây nhằm kiểm tra các thủ tục và thực tế quản lý môi trường hiện đang có:

• Ban ISO tiến hành phỏng vấn những người đã hay đang làm việc cho hoặc trên danh nghĩa của doanh nghiệp để quyết định phạm vi các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ trước đây hiện tại của doanh nghiệp;
• Ban ISO tiến hành đánh giá các nguồn thông tin trong và ngoài đã có giữa các bên hữu quan của doanh nghiệp. Những nguồn thông tin trên có thể bao gồm những thông báo, khiếu nại, đề xuất hoặc các vấn đề liên quan đến yêu cầu pháp luật được áp dụng và các yêu cầu khác mà doanh nghiệp tán thành tuân thủ các vấn đề về môi trường hoặc liên quan môi trường đã xảy ra trong quá khứ;
• Ban ISO tiến hành thu thập thông tin liên quan đến thực tiễn quản lý hiện tại, như:

+ kiểm soát nguồn khí thải;

+ kiểm soát quá trình mua các hoá chất độc hại;

+ các phương pháp xử lý chất thải;

+ bảo vệ hệ thực vật và các loài cư trú trong quá trình xây dựng

+ các chương trình đào tạo về môi trường;

+ lưu kho và bảo quản các hoá chất (ví dụ các dụng cụ chứa đựng đã dùng, kho, lưu trữ những hoá chất không thể chứa đựng chung một chỗ);

+ sự chuẩn bị cho tình huống khẩn cấp và các thiết bị ứng phó ;

+ sử dụng tài nguyên (ví dụ, sử dụng đèn chiếu sáng văn phòng sau giờ làm việc);

+ những thay đổi nhất thời trong quá trình thực hiện (ví dụ các thay đổi khi luân chuyển thời vụ do ảnh hưởng của phân hoá học lẫn vào nước);

Trong quá trình xem xét này Ban ISO mà cụ thể là người làm ông tác môi trường có thể áp dụng những công cụ như các biểu đồ dòng chảy quá trình, danh mục kiểm tra, phỏng vấn hoặc kiểm tra trực tiếp cùng việc xem xét các kết quả đo lường trong quá khứ. Kết quả của việc xem xét phải được lập thành văn bản sao cho có thể sử dụng nhằm xác định phạm vi và thiết lập hoặc thúc đẩy HTQLMT của doanh nghiệp, bao gồm chính sách môi trường của nó.

Từ các phân tích trên, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ xây dựng, ban hành chính sách môi trường. Chính sách môi trường là các ý định và phương hướng chung của doanh nghiệp liên quan đến kết quả hoạt động môi trường do lãnh đạo cao nhất chính thức tuyên bố. Những chính sách này thường được viết và lưu tại sổ tay môi trường iso 14001:2015. Chính sách môi trường tạo ra khuôn khổ cho hành động và việc thiếp lập các mục tiêu và chỉ tiêu môi trường. Chính sách môi trường cần đủ rõ ràng để các bên hữu quan trong và ngoài tổ chức có thể hiểu được. Chính sách môi trường cũng cần được định kỳ xem xét nhằm phản ánh các điều kiện và thông tin thay đổi. Chính sách môi trường phải:

Tổ chức của bạn cần có những cam kết bảo vệ môi trường và ngăn ngừa ô nhiễm cùng các  cam kết cụ thể khác liên quan đến bối cảnh của Doanh Nghiệp.

• Có những cam kết đáp ứng các nghĩa vụ phải tuân thủ.
• Có những cam kết để cải tiến liên tục HTQL mộ trường của tổ chức.

Ví dụ về việc thực hiện chính sách môi trường của công ty.

Chính sách môi trường của công th ABC . 

Công ty ABC cam kết thực hiện các hoạt động bảo vệ môi trường nhằm giảm thiểu các tác động của môi trường liedn quan đến hoạt động sản phẩm, dịch vụ của công ty:

• Tuân thủ các yêu cầu pháp lý có liên quan đến các khía cạnh của môi trường.
• Ngăn chặn phòng ngừa những rủi ro ảnh hưởng đến môi trường.
• Tiến hành đào tạo huấn luyện giúp nhân viê  công ty hiểu rõ tầm quan trọng của việc bảo vệ môi trường.
• Khuyến khích các nhà cung cấp và nhà thầu phụ của tổ chức doanh nghiệp bảo vệ môi trường. Công ty tiến hành ký cam kết tiếp tục cải tiến các biện pháp môi trường.
• Tất cả các chính sách này đã được thông báo với toàn thể nhân viên và nhà thầu phụ và công chúng.

3 Tiến hành đào tạo nhận thức về Hệ thống Quản lý Môi trường. 

Doanh nghiệp của mình cần tiến hành đào tạo cho nhân viên về hệ thống ISO 1400 và đặc biệt là nhóm thực hiện dự án và các cán bộ quản lý. Doanh nghiệp của bạn cần đảm bảo những người làm việc dưới sự kiểm soát của doanh nghiệp có nhận thức về:

• Các chính sách môi trường

• Các khía cạnh môi trường có ý nghĩa và tác động môi trường thực tế hoặc tiềm ẩn có liên quan với công việc của họ.
• Tất cả các việc không phù hợp với các yêu cầu của HTQLMT, bao gồm cả việc không đáp ứng đủ các nghĩa vụ phải tuân thủ của doanh nghiệp.

Nội dung đào tạo ISO 14001:  

• Giới thiệu ISO
• Giới thiệu các phiên bản ISO 14001:2015.
• Các yêu cầu về quy định của pháp luật và các văn bản quy phạm pháp luật về môi trường của Việt Nam.
• Các nội dung của HTQLMT
• Phương pháp triển khai hệ thống quản lý môi trường theo ISO 14001 trong tổ chức.

4 Xây dựng và lập văn bản hệ thống quản lý môi trường.   

Công việc xây dựng Hệ thống quản lý môi trường và các yêu cầu kèm hướng dẫn sử dụng cần lập kế hoạch cụ thể và phân công những cán bộ chuyên trách từng phần công việc cụ thể.

Tổ chức cần xác định các khía cạnh môi trường có ý nghĩa, xác định các thông số tiêu chí chỉ tiêu môi trường cụ thể. các khía cạnh môi trường có ý nghĩa là các khía cạnh/ vấn đề và những nguy cơ nảy sinh từ hoạt động sản xuất, kinh foanh của tổ chức mà có tác động tới môi trường. Những thông số và tiêu chí /chỉ tiêu môi trường cụ thể là các chỉ tiêu và tiêu chí cụ thể cần tổ chức của bạn phải kiểm soát nhằm đảm bảo không phát sinh các vấn đề và nguy cơ có ảnh hưởng tới môi trường.

Một số cách tiếp cận để xác định khía cạnh môi trường.  

• Việc sử dụng nguyên liệu thô và tài nguyên thiên nhiên.
• Sự phát thải vào nước.
• Sự phát thải vào không khí
• Sự phát thải vào đất
• Sử dụng năng lượng
• Các thuộc tính về vật lý có liên quan như kích thước, hình dạng , màu sắc

Bên cạnh những khía cạnh môi trường mà tổ chức có thể kiểm soát được thì cũng cần tính đến những khía cạnh có thể gây ảnh hưởng gián tiếp cho tổ chức như: Qúa trình sản xuất, công việc đóng gói và vận chuyển, việc thiết kế và phát triển, nhà cung cấp, quản lý chất thải, phân phối và sử dụng cũng như kết thúc vòng đời sản phẩm, đa dạng sinh học vv.

Bước tiếp theo cần làm sau khi xác định được các khía cạnh của môi trường là đánh giá được tác động của chúng. Công việc này bao gồm:

• Đánh giá các tác động môi trường thực tại và tiềm ẩn.
• Các đặc điểm của khu vực có thể gây ảnh hưởng đến tổ chức như điều kiện thời tiết địa phương, mực nước ngầm, loại hình đất vv
• Bản chất của những sự thay đổi đối với môi trường (như các vấn đề toàn cầu và khu vực, chu kì thời gian mà tác động xảy ra, xu thế tăng dân của tác động khi tích lũy theo thời gian).
• Các tác động môi trường tích cực (có lợi) cũng như tiêu cực (bất lợi)
• Các  thành phần môi trường có thể bị tác động như không khí, nước, đất, hệ động vật, di sản văn hóa…

Sau khi đã phân tích được hết tất cả các khía cạnh trên thì bạn tiến hành xây dựng các quy trình và hướng dẫn đi kèm biểu mẫu giám sát môi trường. Những quy định cần phân rõ ra ai sẽ làm, ai sẽ chịu trách nhiệm cùng các bước, thao tác thực hiện. Việc cần tập trung vào các thông số / chỉ tiêu/ tiêu chí môi trường chính cần phải kiểm soát trong quá trình sản xuất/ cung cấp dịch vụ. Giệc này cần đi kèm với những thủ tục cơ bản được xây dựng theo yêu cầu của ISO 14001:2015. Thông thường sẽ bao gồm có:

• Đánh giá khía cạnh và tác động của môi trường
• Đánh giá sự tuân thủ yêu cầu luật pháp cùng các yêu cầu khác của tổ chức
• Có những chính sách về môi trường
• Những mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình quản lý môi trường
• Những văn bản xác định phạm vi của hệ thống
• Biên bản năng lực, đào tạo và nhận thức của tổ chức
• Sự chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó với tình trạng khẩn cấp
• Giám sát và đo lường

• Sự không phù hợp, hành động khắc phục
• Kiểm soát rủi ro và cơ hội
• Đánh giá nội bộ
• Xem xét của lãnh đạo
• Kiểm soát chất thải

Sau khi xây dựng, chỉnh sửa, hệ thống văn bản sẽ được phê duyệt và đưa vào vận hành.

• Hệ thống văn bản phải được kiểm soát để đảm bảo:
• Nhận biết và mô tả (ví dụ: tiêu đề, thời gian, tác giả, hoặc số tham chiếu);
• Định dạng (ví dụ: ngôn ngữ, phiên bản phần mềm, đồ họa) và phương tiện trao đổi thông tin (ví dụ: giấy, điện tử);
• Xem xét và phê duyệt sự phù hợp và thỏa đáng Sẵn có và thích hợp cho sử dụng , tại vị trí và thời điểm cần đến;
• Được bảo vệ một cách thỏa đáng (ví dụ như mất tính bảo mật , sử dụng không đúng mục đích hoặc mất tính trung thực).

Đối với việc kiểm soát hệ thống tài liệu , doanh nghiệp phải giải quyết các hoạt động sau :

• Phân phối, truy cập, thu hồi và sử dụng: Lưu trữ và bảo quản, đảm bảo dễ đọc;
• Kiểm soát các thay đổi (ví dụ như kiểm soát phiên bản);
• Lưu trữ và hủy bỏ.

Văn bản có nguồn gốc từ bên ngoài được xác định bởi doanh nghiệp là cần thiết cho việc hoạch định và thực hiện HTQLMT phải được nhận biết một cách thích hợp và kiểm soát.

5 Thực viện và theo dõi Hệ thống Quản lý Môi trường

Việc triển khai áp dụng các quy trình và hướng dẫn đi kèm với biểu mẫu đã thiết lập. Tổ chức cần thực hiện và lưu trữ các quy trình hướng dẫn biểu mẫu đã lập để làm căn cứ bằng chứng thực hiện các hồ sơ giám sát các chỉ tiêu/ thông số môi trường – sổ tay ghi chép hay nhật ký ghi chép giám sát môi trường định kì. Thời gian vận hành cần phải phù hợp với đặc thù sản xuất, kinh doanh và vòng đời của sản phẩm.

Ban ISO cần đảm bảo việc nhận thức và thông tin liên lạc cho mọi thành viên trong doanh nghiệp nhằm thực hiện Hệ thống Quản lý môi trường theo ISO 14001 một cách hiệu quả.

Cần theo dõi và kiểm tra việc thực hiện Hệ thống Quản lý môi trường và các yêu cầu hướng dẫn sử dụng, đồng thời đi kèm với đó là những hành động nhằm đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn đề ra.

Hiện nay các nhân viên quản lý ISO có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý môi trường như: GP, GHK, MFCA vvv

6: Đánh giá nội bộ

Công việc đánh giá nội bộ là việc làm cần thiết trong việc xây dựng HTQLMT. Tổ chức cần tổ chức các khóa đào tạo về đánh giá nội bộ giúp trang bị kiến thức về đánh giá nội bộ HTQLMT cho lãnh đạo và các cán bộ chủ chốt của tổ chức.

Định kì tổ chức đánh giá nội bộ và họp xem xét của lãnh đạo để đánh giá được tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống.

Bên cạnh việc đó cần đánh giá hệ thống quản lý môi trường nội bộ có đáp ứng được các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 14001:2015 và đúng với các yêu cầu luật pháp của các quy trình, quy định đã được thiết lập tại doanh nghiệp.

Trong khi đánh giá nếu phát hiện một số điểm không phù hợp thì doanh nghiệp của bạn cần thực hiện các hành động khắc phục sự không phù hợp đó như:

– Thực hiện các hành động để kiểm soát và khắc phục nó;

– Xử lý các hậu quả, bao gồm cả việc giảm thiểu các tác động tiêu cực đến môi trường;

Đánh giá sự cần thiết phải hành động để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp, để không tái phát hay xảy ra ở những nơi khác, bằng cách:

– Xem xét sự không phù hợp;

– Xác định nguyên nhân của sự không phù hợp;

– Xác định xem liệu những sự không phù hợp tương tự có hiện hữu, hoặc có khả năng có thể xảy ra;

– Thực hiện mọi hành động cần thiết ;

– Xem xét hiệu lực của mọi hành động khắc phục đã thực hiện;

– Thực hiện thay đổi đối với hệ thống quản lý môi trường, nếu cần.

Hành động khắc phục phải phù hợp với mức độ của các tác động của sự không phù hợp gặp phải, bao gồm các tác động môi trường.

Doanh nghiệp phải lưu lại thông tin dạng văn bản là bằng chứng về:

– Bản chất của sự không phù hợp và mọi hành động tiếp theo được thực hiện;

– Kết quả của mọi hành động khắc phục.

7: Đánh giá, xem xét và chứng nhận hệ thống

Sau khi đã chuẩn bị hết các yếu tố cần thiết để xây dựng hệ thống ISO 14001:2015 lúc này doanh nghiệp đã tự tin cho việc đánh giá và cấp chứng nhận. Tổ chức cần chọn lựa một cơ quan chứng nhận phù hợp và đăng kí đánh giá chứng nhận. Doanh Nghiệp tiến hành đánh giá trước chứng nhận nếu thấy cần thiết.

Tổ chức cần chuẩn bị đầy đủ các quy trình cho ngày tiếp đoàn đánh giá và chuẩn bị các biện pháp khắc phục sau đó với những điểm không phù hợp.

8: Duy trì chứng chỉ

Sau khi nhận được chứng nhận ISO 14001:2015 tổ chức cần thực hiện việc áp dụng cũng như duy trì chứng chỉ trong vòng 3 năm. Một số việc cần làm như:

• Tổ chức cần thực hiện đánh giá nội bộ định kì
• Tổ chức thực hiện các hành động khắc phục
• Tiến hành thực hiện đánh giá giám sát
• Không ngừng cải tiến liên tục hệ thống và chịu sự giám sát của tổ chức chứng nhận. Đây là bước quan trọng cuối cùng trong HTQLMT theo ISO 14001:2015.

Hy vọng với những chia sẻ của diendaniso.com trên đây về các bước xây dựng hệ thống quản lý môi trường theo ISO 14001 sẽ giúp các doanh nghiệp/ tổ chức có cái nhìn tổng thể hơn để áp dụng đúng và đầy đủ theo tiêu chuẩn ISO 14001.

• Mọi thắc mắc về việc thực hiện áp dụng ISO 14001 xin liên hệ chúng tôi …