Xây dựng thẻ điểm cân bằng BSC trong Doanh Nghiệp

Thẻ điểm cân bằng BSC là phương pháp được khoảng 80% các Doanh Nghiệp tại Việt Nam biết, và nhiều doanh nghiệp áp dụng phương pháp này cực kì thành công. Tuy nhiên với những doanh nghiệp mới tiếp cận thường sẽ khá lúng túng triển khai đúng và hiệu quả phương pháp này. Hiểu được thực tế đó thì các chuyên gia của chúng tôi xin phép chia sẻ cho bạn được cách xây dựng thẻ điểm cân bằng BSC trong doanh nghiệp vừa và nhỏ một cách hiệu quả nhất.

NHỮNG BƯỚC XÂY DỰNG THẺ ĐIỂM CÂN BẰNG BSC HIỆU QUẢ

Chúng tôi xin chia sẻ đến bạn những bước cơ bản và cụ thể để xây dựng áp dụng hệ thống thẻ điểm cân bằng BSC một cách hiệu quả nhất.

1: Lập nhóm BSC và xây dựng kế hoạch:

Việc xây dựng nhóm BSC là điều khá quan trọng của một doanh nghiệp. Thực tế thì việc triển khai chiến lược của doanh nghiệp không thể chỉ riêng nhà quản lý thực hiện một mình. Việc cùng tham gia của nhiều người xây dựng BSC sẽ tạo thêm được nhiều sứ giả thẻ điểm cân bằng cho doanh nghiệp và việc này sẽ giúp ích rất nhiều cho tổ chức cả bạn.

Nhóm BSC có thể được chia ra làm nhiều nhóm:

Người bảo trợ điều hành: Đây là người đứng đầu và chịu trách nhiệm thực thi BSC trong Doanh Nghiệp. Thành viên này chính là đầu mối duy trì liên lạc với các ban quản lý cấp cao và thực hiện việc đóng góp các tài nguyên như nhân lực và tài chính cho nhóm.

Quán quân thẻ điểm cân bằng: Nhân vật này có thể lên kế hoạch để theo dõi cũng như báo cáo kết quả của nhóm cho các cấp quản lý và người bảo trợ. Nhiệm vụ của quán quân thẻ điểm cân bằng chính là hướng dẫn và hỗ trợ các thành viên trong nhóm và tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của nhóm.

Các thành viên của nhóm BSC: Nhóm nhân vật này giúp cung cấp các hiểu biết về chuyên môn về các đơn vị kinh doanh của mình và báo cáo kịp thời cho nhà điều hành cấp cao của đơn vị kinh doanh.

Nhóm BSC được thành lập thì sẽ thực hiện việc lên kế hoạch một cách chi tiết cho những gì mà doanh nghiệp của bạn sẽ cần làm trong doanh nghiệp. Lập tiến độ dự án thời gian và biểu đồ cho những dự  kế hoạch đó.

2: Xem xét sứ mệnh, giá trị cốt lõi, tầm nhìn và chiến lược

Mỗi doanh nghiệp đều có những sứ mệnh, giá trị cốt lõi và tầm nhìn khác nhau. Việc sử dụng các thẻ điểm cân bằng chính là một trong những công cụ hữu hiệu để giải mã việc này. Chính vì vậy, sử dụng thẻ điểm cân bằng BSC có thể giúp truyền tải rõ nét và chính xác được các tưởng tượng trong tương lại cả doanh nghiệp bạn.

3: Xây dựng bản đồ chiến lược (Strategy Map)

Việc sử dụng bản đồ chiến lực bằng việc trình bày sơ đồ có thể cho ta biết được về một trang giấy và về những điều mà doanh nghiệp của bạn cần phải làm tốt trong các khía cạnh nhằm thực hiện thành công chiến lược của mình. Bản đồ chiến lược có thể giúp doanh nghiệp của bạn xác định được mối quan hệ nhân quả giữa các mục tiêu mà doanh nghiệp của bạn đã đề ra trước đó.

Thu thập và xem lại thông tin nền tảng: Một số nguồn thông tin nền tảng cần xem đó là các báo cáo thường niên, tuyên bố sứ mệnh, các giá trị cốt lõi, tầm nhìn, kế hoạch chiến lược, kế hoạch các dự án, các nghiên cứu tư vấn, các báo cáo kết quả, lịch sử doanh nghiệp, các báo cáo phân tích chuyên sâu và cả dữ liệu về đối thủ cạnh tranh.

Phát triển mục tiêu cho khía cạnh tài chính: Việc này cần thiết giúp doanh nghiệp của bạn tập trung vào sự phát triển doanh thu và năng suất cũng như lợi nhuận hiện có. Sự tăng trưởng được thực hiện bằng cách bán các sản phẩm dịch vụ của mình sản xuất ra thị trường càng nhiều càng tốt.  Áp dụng các phương pháp nâng cao năng suất của doanh nghiệp bằng cách giảm các chi phí hiện tại như nhân sự, hành chính và đồng thời giúp cải thiện việc áp dụng hệ thống sản xuất tinh gọn như JUST IN TIME.

• Phát triển mục tiêu khía cạnh khách hàng: Lúc này tổ chức của bạn cần phải trả lời rõ một số câu hỏi đơn giản đó chính là khách hàng mục tiêu của tổ chức là ai ? giá trị mà tổ chức mang lại cho khách hàng là gì ?
• Các mục tiêu về dẫn đầu sản phẩm: Mục tiêu dẫn đầu sản phẩm sẽ luôn luôn giúp thúc đẩy sự phát triển sản phẩm của công ty. Luôn luôn đưa ra thị trường những sản phẩm tốt nhất và không ngừng cải tiến vì mục tiêu làm hài lòng khách hàng.
• Các mục tiêu về sự xuất sắc trong hoạt động: Doanh nghiệp theo đuổi nguyên tắc cung ứng xuất sắc sẽ tập trung vào giá cả thấp, sự tiện lợi và thường không rườm rà. Để dẫn đầu thị trường, doanh nghiệp thường đưa ra các lựa chọn nghiêm khắc như đa dạng hóa sản phẩm ít, tập trung vào phân khúc khách hàng mục tiêu thúc đẩy mảng sản xuất và phân phối của công ty thành công cụ tập trung duy nhất.

Doanh nghiệp của bạn lúc này có theo đuổi nguyên tắc cung cấp sản phẩm dẫn đầu thị trường. Các mục tiêu mà doanh nghiệp có thể sử dụng là mục tiêu về giá, đảm bảo mức giá thấp, đưa ra các mức giá thấp hơn đối thủ cạnh tranh, mang lại giá trị tốt nhất cho người tiêu dùng; mục tiêu về sự lựa chọn, tối đa hóa tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho, đảm bảo sự sẵn có của sản phẩm, giảm thiểu cháy hàng; mục tiêu về sự tiện lợi, giảm thiểu những phàn nàn từ khách hàng; mục tiêu hàng không lỗi, giảm tỷ lệ sản xuất hàng lỗi, loại bỏ các lỗi dịch vụ.

Xem thêm: Những giải pháp để giảm hàng tồn kho sản xuất

4: Xác định các chỉ số đo lường hiệu suất (KPI)

Chỉ số đo lường KPI chính là một trong những chỉ số đo lường hiệu suất công việc của tổ chức và các bộ phận chức năng thông qua các chỉ tiêu định lượng. KPI chính là thước đo của tổ chức để đánh giá hiệu suất giữa kết quả của hoạt động với mục tiêu của nó.

Việc thiết lập các chỉ số KPI diễn giải các định lượng của mục tiêu trong bản đồ chiến lược thông qua các thước đo cụ thể. Với những thước đo này chính là một trong những cầu nối giữa chiến lược với những hoạt động rõ ràng cụ thể hàng ngày của doanh nghiệp. Đây là phần quan trọng và khó khăn nhất trong quy trình Thẻ điểm cân bằng. Việc lựa chọn này phụ thuộc rất nhiều vào sự hiểu biết chiến lược và kỹ năng cũng như kiến thức của các thành viên trong nhóm BSC.

5: Thiết lập các chỉ tiêu

Cần thiết lập các chỉ tiêu làm kết quả cho các chỉ số đo lường và có ý nghĩa rõ rệt. Để có thể khai thác được tính hiệu quả của các chỉ tiêu thì nhóm BSC cần xác định các chỉ tiêu dài hạn và trung hạn và ngắn hạn.

• Nhóm chỉ tiêu dài hạn: Thời gian dài và khá mạo hiểm. Chỉ tiêu này cần đòi hỏi doanh nghiệp phải hoạt động nỗ lực rất lớn. Thời gian cho những chỉ tiêu dài hạn này thường là kế hoạch  từ 3 đến mười năm để hoàn thành. Khung thời gian dài đảm bảo cho nhà điều hành doanh nghiệp không hi sinh những kết quả dài hạn cho việc đạt được một chỉ tiêu ngắn hạn.
• Nhóm chỉ tiêu trung hạn: Nhóm chỉ tiêu này được thiết lập từ 3 đến 5 năm. Những chỉ tiêu này thường đại diện cho các hoạt động gián đoạn. Nhằm chứng minh sự hiệu quả thì mục tiêu co giãn cần phải đại diện cho các thách thức lớn hơn nhung phải xuất phát từ thực tế.
• Nhóm chỉ tiêu ngắn hạn: Đây là những chỉ tiêu có thời gian ngắn từ hàng tháng cho đến hàng quý. Đây là bước đầu của việc đạt được các mục tiêu trung hạn và dài hạn. Những chỉ tiêu gia tăng hoạt động như là một hệ thống cảnh báo sớm, cung cấp nhanh chóng phản hồi giúp nhà điều hành thay đổi kịp thời để doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu dài hạn như mong muốn.

6: Phân bổ ngân sách cho các chương trình hành động

Việc phân bổ ngân sách cho từng hành động chính là một trong những việc cần làm để đảm bảo mục tiêu được triển khai tốt nhất. Các thẻ điểm cấp cao cũng như các thẻ điểm phân tầng của các cấp đều có các KPA. vì vậy mô hình Thẻ điểm Cân bằng chung có chức năng phân bổ các tài nguyên và là cơ sở cho các bản đệ trình ngân sách.

7: Theo dõi và duy trì Thẻ điểm cân bằng

Với những doanh nghiệp đang thực hiện việc triển khai thẻ điểm cân bằng lần đầu tiên thì cũng sẽ gặp những khó khăn nhất dịnh do chưa quen với các công cụ quản lý mới. Hơn nữa những tiêu chí đánh giá cụ thể mà doanh nghiệp đang áp dụng đã bị lỗi thời và không đánh giá chính xác các quy trình vận hành. Chính vì vậy, doanh nghiệp phải chú ý đến ban hành, giám sát, điều chỉnh thực hiện một cách chặt chẽ. Có như thế doanh nghiệp sẽ kịp thời điều chỉnh những nhầm lẫn phát sinh trong quá trình triển khai xây dựng Thẻ điểm cân bằng.