Tư vấn ISO 45001:2018 Hệ thống An toàn Sức khỏe Nghề nghiệp

Các doanh nghiệp xây dựng hệ thống An toàn Sức khỏe Nghề nghiệp thường khá khó khăn khi tiếp cận lần đầu tiên với ISO 45001. Đây là thời điểm tốt để tìm kiếm một đơn vị tư vấn ISO 45001 chuyên nghiệp nhằm giúp doanh nghiệp nhanh chóng đạt chứng nhận ISO 45001. Trong bài viết này diendaniso.com sẽ chia sẻ cho bạn về ISO 45001 và cách tìm kiếm đơn vị uy tín chuyên nghiệp.

Tại các quốc gia trên thế giới hàng năm có khoảng 2.8 triệu ca tử vong có liên quan đến các vụ tai nạn lao động. Đây là một con số báo động cần phải có biện pháp ngăn chặn phòng ngừa thích hợp giúp giảm thiểu tối đa tai nạn ảnh hưởng đến sức khỏe người lao động.

Nhận thức được vấn đề này. Tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế ISO đã cho ban hành bộ tiêu chuẩn ISO 45001 – hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp.

TIÊU CHUẨN ISO 45001 LÀ GÌ

Bộ tiêu chuẩn ISO 45001 là được ban hành năm 2018 để thay thế cho hệ thống OHSAS 18001:2007 trước đó. Hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp ISO 45001 có quy định các yêu cầu đối với hệ thống Quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp (OH &S). Hệ thống này giúp các tổ chức cải thiện hiệu suất OH & S của mình trong việc ngăn ngừa thương tích và tổn hại sức khỏe.

CHUYỂN ĐỔI TỪ OHSAS 18001 SANG ISO 45001

Từ khi áp dụng bộ tiêu chuẩn mới ISO 45001:2018 này thay thế OHSAS 18001 sẽ có thời gian chuyển đổi 3 năm bắt đầu từ ngày 12 tháng 3 năm 2018. Nếu doanh nghiệp nào đã được chứng nhận trước ngày 12 tháng 3 năm 2018 thì việc đánh giá giám sát theo tiêu chuẩn cũ. Tuy nhiên khi chứng nhận thì bắt buộc phải chứng nhận ISO 45001.

Theo tổ chức ISO, thời gian chuyển đổi từ OHSAS 18001 sang ISO 45001 là 03 năm. Các tổ chức vẫn có thể được chứng nhận theo OHSAS 18001 hoặc giám sát theo tiêu chuẩn cũ cho đến ngày 12 tháng 3 năm 2021.

ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 45001:2018

Như đã nói ở trên thì bộ tiêu chuẩn ISO 45001 được sử dụng nhằm kiểm soát và đảm bảo an toàn sức khỏe cho người lao động. Chính vì thế hầu như mọi loại hình tổ chức đều có thể được áp dụng bộ tiêu chuẩn này được. Các tổ chức, doanh nghiệp quy mô nhỏ vừa cho đến lớn trong hầu hết mọi ngành nghề đều có thể xây dựng bài bản hệ thống an toàn sức khỏe nghề nghiệp theo ISO 45001

MỐI LIÊN HỆ GIỮA ISO 45001 VỚI CÁC TIÊU CHUẨN KHÁC

Cũng được thực hiện theo cấu trúc cấp cao giống như các tiêu chuẩn ISO khác là ISO 9001 hay ISO 14001. Bộ tiêu chuẩn ISO 45001 khi được xây dựng có thể cho phép chuyển đổi hệ thống quản lý OH&S hiện có đang sử dụng ISO 45001 và có thể được tích hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn hệ thống ISO khác giúp giảm tải số lần đánh giá cho doanh nghiệp.

CẤU TRÚC CỦA TIÊU CHUẨN ISO 45001: 2018

Với những doanh nghiệp lần đầu tiếp cận đến hệ thống ISO 45001 cần chú ý đến cấu trúc của bộ tiêu chuẩn ISO 45001:2018 này. Theo đó tiêu chuẩn ISO 45001 được chia làm 10 điều khoản yêu cầu các tổ chức cần đáp ứng được khi áp dụng hệ thống quản lý OH&S.

Trong bộ tiêu chuẩn này từ điều khoản 1 đến 3 là các thông tin về phạn vi, giải thích thuật ngữ giúp tổ chức tiếp cận hơn đến hệ thống ISO 45001. Các yêu cầu cụ thể được nêu từ Điều khoản 4 đến Điều khoản 10.

Điều khoản 4: Bối cảnh của Tổ chức

Điều khoản 4 yêu cầu mỗi tổ chức phân tích và hiểu bối cảnh hoạt động của mình. Bao gồm bên ngoài lẫn bên trong và hiểu nhu cầu của các bên quan tâm. Yêu cầu này cũng sẽ bao gồm hiểu biết về pháp luật, nhân viên, các bên liên quan và các yêu cầu của cổ đông. Ngoài ra tổ chức cần xác định phạm vi của hệ thống quản lý OH&S

Điều khoản 5: Lãnh đạo và tham gia của mọi người

Trong điều khoản 5 này có sự cam kết của lãnh đạo và các thành viên của tổ chức. Vấn đề an toàn sức khỏe nghề nghiệp sẽ là trọng tâm chính của tổ chức.

Điều khoản 6: Lập kế hoạch cho hệ thống OH & S

Trong điều khoản 6 này cần thiết phải lập kế hoạch cho hệ thống OH&S. Những kế hoạch này cần tránh các kết quả không mong muốn như không đáp ứng được các luật pháp hoặc nguy cơ làm tổn thương cho nhân viên. Cần thiết lập mục tiêu cho hệ thống quản lý OH & S. Các kế hoạch và mục tiêu này bắt buộc phải có bằng chứng bằng văn bản.

Điều khoản 7: Hỗ trợ

Điều khoản 7 bao gồm các yếu tố hỗ trợ như  năng lực và nhận thức và thông tin  cũng như các  nguồn lực. Khác với OHSAS 18001. ISO 45001 yêu cầu tổ chức phải cung cấp nguồn lực phù hợp để thực hiện ISO 45001.

ISO 45001 cũng khuyến nghị, Doanh nghiệp nên xây dựng mục tiêu về ISO 45001 phải phù hợp theo mục tiêu kinh doanh của Doanh nghiệp.

Điều khoản 8:  Hoạt động

Kiểm soát hoạt động và chuẩn bị ứng phó khẩn cấp được đề cập trong Điều khoản 8. Điều khoản náy cũng yêu cầu về quản lý gia công, mua hàng. Nghĩa là các tổ chức phải đảm bảo rằng trách nhiệm đối với quản lý rủi ro. Không được chuyển giao cho các nhà thầu phụ. Kiểm soát hoạt động hiệu quả là một yếu tố quan trọng trong bất kỳ hệ thống quản lý an toàn & sức khỏe nào. Đặc biệt là về mặt quản lý nhà thầu. Thực hiện tốt điều này sẽ rất có lợi cho tổ chức.

Điều khoản 9: Đánh giá hiệu suất

Giám sát và đo lường hiệu suất bao gồm tuân thủ pháp luật và đánh giá nội bộ. Phần này cũng nhấn mạnh rằng lãnh đạo phải xem xét hiệu quả hệ thống quản lý OH & S.

Điều khoản 10: Cải tiến

Tổ chức phải đảm bảo rằng cải tiến liên tục hệ thống quản lý. Điều này có thể bao gồm xử lý hiệu quả với việc không tuân thủ và quy trình hành động khắc phục. Trong các tình huống thực tế, nhân viên thực hiện sẽ luôn phải tham gia vào quy trình này. Vì không ai sẽ hiệu quả hơn trong việc xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề so với những người trực tiếp tham gia vào quy trình.

LỢI ÍCH CỦA CHỨNG NHẬN ISO 45001:2018

Dưới đây là những lợi ích mà hệ thống quản lý có thể mang lại và lý do tại sao nên áp dụng và đạt được chứng nhận ISO 45001.

• Giúp tuân thủ các yêu cầu pháp lý.
• Cải thiện uy tín và hình ảnh công ty.
• Giảm chi phí nhân sự.
• Cải tiến quy trình.
• Cải thiện sức khỏe & sự an toàn của người lao động

QUY TRÌNH TƯ VẤN ISO 45001:2018 CHO DOANH NGHIỆP

Việc các doanh nghiệp xây dựng hệ thống An toàn Sức khỏe Nghề nghiệp thường khá khó khăn khi tiếp cận lần đầu tiên với ISO 45001. Đây là thời điểm tốt để tìm kiếm một đơn vị tư vấn ISO 45001 chuyên nghiệp nhằm giúp doanh nghiệp nhanh chóng đạt chứng nhận ISO 45001.  Để giúp Doanh nghiệp có thể thực hiện đơn giản hơn, 12 bước sau đây sẽ chỉ ra các bước bạn cần làm để đạt được chứng nhận ISO 45001

1) Kế hoạch và sự đồng ý của ban lãnh đạo

Bước đầu tiên trong việc xây dựng và thực hiện hệ thống ISO 45001 cần sự đồng thuận và hỗ trợ ban lãnh đạo. Lãnh đạo sẽ là người đưa ra quyết định; chiến lược và các hỗ trợ để thực hiện. Việc có sự đồng thuận và hưởng ứng từ tất cả các nhân viên sẽ giúp việc xây dựng vận hành và duy trì hệ thống ISO 45001 được tốt hơn.

2) Nhận biết các quy định pháp luật cho Doanh nghiệp

Việc tổ chức, doanh nghiệp của bạn am hiểu các yêu cầu về an toàn, sức khỏe, nghề nghiệp là một phần quan trọng của ISO 45001. Đơn vị tư vấn ISO 45001 sẽ giúp bạn tìm hiểu các quy định của pháp luật liên quan tới công ty mình. Sau đó xây dựng kế hoạch và tuân thủ thực hiện chúng.

3) Xác định phạm vi của hệ thống quản lý OH & S

Tổ chức của bạn và đơn vị tư vấn cần làm rõ phạm vi áp dụng của mình khi xây dựng hệ thống quản lý OH&S Điều này sẽ rất quan trọng để viết Chính sách OH & S và các mục tiêu. Nó cũng giúp bạn xây dựng kế hoạch thực hiện hệ thống quản lý OH & S tốt nhất.

4) Xác định, xây dựng các quy trình và thủ tục

Đơn vị tư vấn ISO 45001:2018 cùng doanh nghiệp sẽ tiến hành thực hiện những công việc như sau:

• Xác định những quy định và thủ tục cần được xác định để kiểm soát mối nguy OH&S
• Đánh giá những rủi ro của các mối nguy OH&S đến doanh nghiệp của bạn.
• Các danh mục tài liệu; hồ sơ bắt buộc cần phải có. Doanh nghiệp có thể tham khảo bài viết dưới đây của chúng tôi:

Tài liệu và hồ sơ bắt buộc theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 45001:2018

5) Thực hiện các quy trình và quy trình OH&S

Bước tiếp theo của quy trình xây dựng chính là cần áp dụng các quy trình đó vào thực tế. Những quy trình được thực hiện trong toàn bộ công ty cũng như việc phân công trách nhiệm phải được nêu ra cụ thể.

Vận dụng chúng bao gồm: thực hiện; kiểm tra; kiểm soát và đánh giá thường xuyên.

6) Đào kiến thức và hướng dẫn thực hành cho nhân viên

Tổ chức tư vấn ISO 45001:2018 sẽ tiến hành đào tạo cho nhân viên của bạn giúp họ nhận thức được rõ về bộ tiêu chuẩn ISO 45001:2018. Cách hệ thống ISO 45001 hoạt động; Các quy trình, biểu mẫu, thủ tục trong Công ty. Việc đào tạo cũng thực sự quan trọng.

7) Vận hành hệ thống quản lý OH & S và lưu giữ hồ sơ

Đơn vị tư vấn ISO 45001:2018 sẽ giúp xây dựng hệ thống tài liệu và lưu trữ hồ sơ cho doanh nghiệp của bạn. Hồ sơ này sẽ chứng minh hệ thống có hoạt động tốt hay không. Từ đó sẽ biết các vấn đề cần sửa đổi, các điểm chưa phù hợp.

8) Đánh giá nội bộ

Để hệ thống được vận hành tốt thì việc bản thân doanh nghiệp phải đánh giá được mức độ hoàn thiện khi xây dựng. Việc đánh giá nội bộ là công cụ mà bạn sử dụng để kiểm tra từng quá trình của bạn. Việc đánh giá nội bộ sẽ giúp bạn biết được Hệ thống mình đang thiếu cái gì. Những yêu cầu nào của tiêu chuẩn ISO 45001 chưa được thực hiện ?

Tổ chức tư vấn ISO 45001:2018 sẽ giúp tổ chức của bạn thực hiện các cuộc đánh giá nội bộ và quả đánh giá nội bộ là hồ sơ phải có để được đánh giá chứng nhận.

9) Xem xét lãnh đạo

Bước tiếp theo chính là xem xét lãnh đạo để giúp Hệ thống quản lý OH & S của bạn có hoạt động như mong đợi không? Hệ thống có được thực hiện đúng và hiệu quả ?

Kết quả xem xét lãnh đạo được coi là  hồ sơ phải có để được đánh giá chứng nhận.

10) Hành động khắc phục

Sau khi thực hiện hết các bước như trên lúc này bạn và doanh nghiệp của mình cũng đã có thể hình dung ra được những vấn đề mà hệ thống quản lý OH&S của bạn đang gặp phải để tìm kiếm giải pháp khắc phục và cải tiến các vấn đề chưa phù hợp.

Bạn nên sử dụng quy trình hành động khắc phục của bạn để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Sau đó giải quyết nguyên nhân này bằng hành động khắc phục.

11) Lựa chọn tổ chức chứng nhận ISO 45001

Doanh nghiệp cần chọn một tổ chức chứng nhận phù hợp với công ty của mình. Tiêu chí để lựa chọn tổ chức chứng nhận là phải tốt nhất cho doanh nghiệp.

12) Đánh giá chứng nhận ISO 45001:2018

Doanh Nghiệp của bạn đã sẵn sàng cho việc thực hiện đánh giá hệ thống. Việc đánh giá sẽ là xem xét hệ thống quản lý OH & S của bạn so với các yêu cầu của ISO 45001. Nếu hệ thống quản lý của bạn đáp ứng nhu cầu của các yêu cầu ISO 45001. Tổ chức chứng nhận sẽ cấp giấy chứng nhận ISO 45001.

MỘT SỐ TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ LỰA CHỌN ĐƠN VỊ TƯ VẤN

Có thể nói việc xây dựng thành công hệ thống OH&S cho Doanh Nghiệp thời điểm ban đầu là một trong những thành công ban đầu giúp tổ chức đạt được chứng nhận ISO 45001 có giá trị Quốc tế. Việc chọn lựa đơn vị tư vấn là rất quan trọng. Một số tiêu chí mà diendaniso.com muốn đưa ra cho bạn để tổ chức bạn tham khảo:

1- Năng lực của đơn vị tư vấn: Hồ sơ năng lực của đơn vị tư vấn ISO 45001 chính là bước đầu tiên để giúp cho doanh nghiệp của bạn xác định được mức độ uy tín của đơn vị bạn đang muốn tìm kiếm. Thông thường sẽ dựa vào bản profile năng lực và các khách hàng mà đơn vị đó đã thực hiện thành công.

2- Kinh nghiệm của đơn vị tư vấn: Như đã nói ở trên thì doanh nghiệp bạn cần xem danh sách khách hàng mà họ đã tư vấn, đối tượng khách hàng lớn hay nhỏ tập trung là khách hàng nước ngoài hay trong nước…

3- Thành lập ban đánh giá: Để thực hiện việc đánh giá trực tiếp chuyên gia tư vấn thông qua buổi gặp mặt / thuyết trình của chuyên gia tư vấn (Bạn sẽ đánh giá khả năng thuyết trình, mức độ chuyên nghiệp….etc)

4- Giá cả cũng là một vấn đề cần xem xét nhưng giá thấp quá bạn sẽ không chọn được chuyên gia có nhiều kinh nghiệm được. Nếu kinh phí của bạn có hạn bạn có thể chọn dịch vụ đào tạo sau đó bạn tự xây dựng hệ thống cũng là một lựa chọn

5- Hình thức thanh toán: các đơn vị tư vấn thông thường yêu cầu tạm ứng/ thanh toán sau khi ký kết hợp đồng nhưng bạn cũng có thể thương lượng yêu cầu đợt 1 sau khi đã thực hiện thử dịch vụ & phần còn lại sau khi nhận chứng nhận khoảng 30%

6- Các yêu cầu khác sau khi đạt chứng nhận ISO 45001:2018 như hỗ trợ đánh giá nội bộ định kỳ hàng năm để nâng cao hệ thống bạn cũng cần xem xét đến

Trên đây là những chia sẻ mà diendaniso.com muốn gửi tới các tổ chức/ doanh nghiệp những kiến thức về bộ tiêu chuẩn ISO 45001:2018 cùng quy trình tư vấn ISO 45001:2018 chuyên nghiệp nhất. Hy vọng bạn và tổ chức của mình có thể áp dụng và xây dựng được một Hệ thống An toàn Sức khỏe Nghề nghiệp một cách hiệu quả nhất.