Trong công việc và học tập chắc hẳn bạn đã từng nghe đến cụm từ To do list. Đây là một công cụ khá phổ biến giúp bạn tăng năng suất làm việc bằng cách liệt kê ra những danh sách những việc cần thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. To do list là gì? Vai trò của To do list cũng như các ứng dụng quản lý hiệu quả, bạn hãy theo dõi bài viết dưới đây để có thể có được câu trả lời nhé.
Nội dung
TO DO LIST LÀ GÌ ?
To-do-list là một cụm từ tiếng anh chỉ một danh sách các công việc mà bạn cần làm trong một thời gian nhất định. Thông thường những công việc này sẽ là những nhiệm vụ được xắp xếp theo trình tự ưu tiên.
Thông thường trước đây mọi người thường sử dụng giấy ghi chú như một công cụ để ghi nhớ. Tuy nhiên theo sự phát triển của công nghệ hiện đại thì to-do-list trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn với bảng tính Excel, Word, danh sách email, các ứng dụng to-do-list, Microsoft to-do- list, Google to-do-list,… Bạn có thể sử dụng to-do-list cho các công việc nhà, cuộc sống cá nhân hay ở nơi làm việc.
Với việc sắp xếp các nhiệm vụ trong danh sách theo thứ tự ưu tiên, bạn có thể nhanh chóng biết được những công việc nào bạn cần phải làm ngay lập tức, những công việc nào bạn có thể hoàn thành sau đó.
LỢI ÍCH CỦA TO DO LIST MANG LẠI
Có thể nói to do list đã được nhìn nhận đúng tầm ảnh hưởng của mình nên được mọi người yêu thích áp dụng vì những lợi ích mang lại. Chúng ta cùng điểm mặt thêm những lợi ích thiết thực của to do list mang lại cho công việc cũng như học tập bên dưới đây.
- Xác định rõ ràng công việc cần thực hiện
Khi bạn làm to do list một cách rõ ràng theo trình tự mức độ quan trọng. Bạn sẽ có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất. Với to do list bạn có thể hoàn thành công việc một cách rõ ràng và hiệu quả hơn. Từ đó công việc của bạn sẽ được hoàn thành một cách nhanh chóng đúng theo deadline bạn đã đề ra.
- Thể hiện rõ mức độ ưu tiên công việc quan trọng
Với một danh sách được list ra bạn sẽ có thể đánh trọng số tức mức độ quan trọng của công việc cần thực hiện. Với mỗi một đầu mục công việc đó thì sẽ ưu tiên mức độ công việc quan trọng trước.
Việc này có ảnh hưởng đến kế hoạch và deadline mà bạn làm. Việc to do list rõ ràng rành mạch ưu tiên các mức độ quan trọng của công việc sẽ giúp bạn không sa đà vào những công việc không cần thiết và khiến hoàn thành nhanh chóng công việc theo deadline đã giao.
- Hỗ trợ cải thiện trí nhớ
Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng với việc chia nhỏ danh sách đầu mục công việc một cách khoa học và nhất quán sẽ giúp bộ não dễ tiếp thi thông tin và ghi nhớ lâu hơn. Việc to do list hiệu quả sẽ giúp bạn kiểm soát và không quên được những công việc quan trọng.
- Tạo động lực cho con người
Với một danh sách các công việc cần phải hoàn thành mục tiêu bài bản và rõ ràng bạn sẽ có thêm động lực thúc đẩy phát triển bản thân với công việc được đặt ra. Bên cạnh đó để hoàn thành tốt các mục tiêu dài hạn hiệu quả bạn cần hoàn thành tốt các mục tiêu ngắn hạn đã được rao. Việc này sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng quan và từ đó có động lực làm việc lớn hơn.
- Quản lý thời gian hiệu quả
Một khi bạn có được một công cụ làm việc hiệu quả và đắc lực. Khi đó bạn sẽ có được cách quản lý thời gian một cách hiệu quả nhất. Khi có bất kì sự thay đổi nào diễn ra sẽ giúp cho bạn có thể xắp xếp các nhiệm vụ cải tiến hơn và giúp đảm bảo các tiến độ và các đầu mục công việc một cách cụ thể.
- Đảm bảo sự cam kết cao
Khi bạn tự tay lên cho mình một to do list, tức là bạn đang thể hiện trách nhiệm và cam kết với công việc. Bạn đã hiểu ra những việc cần làm và những điều cần ưu tiên. Nếu như người lên to do list chỉ tùy hứng lên một list công việc, không có sự ưu tiên, logic, trình tự, .. thì điều này như mang thêm gánh nặng cho họ trong quá trình hoàn thành nhiệm vụ.
CÁCH SỬ DỤNG TO DO LIST MANG LẠI HIỆU QUẢ CAO HƠN
Như trên chúng ta tôi đã chia sẻ cho bạn về những lợi ích to lớn khi bạn dùng to do list. Tuy nhiên lợi ích chỉ xuất hiện khi bạn sử dụng chúng một cách bài bản và hiệu quả. Chính vì thế mà chúng tôi xin chia sẻ cho bạn cách sử dụng một cách hiệu quả nhất.
Liệt kê công việc cụ thể, theo định kỳ
Việc bạn cần làm chính là lên danh sách các công việc bạn sẽ cần làm trong một khoảng thời gian một cách tuần tự. Từng tháng, từng năm. Việc phân chia những nhóm nhiệm vụ này theo thời gian cụ thể giúp bạn thực hiện đầu mục công việc một cách khoa học hơn. Việc này giúp chi tiết hơn và cho bạn nắm được một cách hiệu quả nhất các công việc cần xử lý cho bạn.
Sắp xếp thứ tự ưu tiên
Bước tiếp theo của bạn trong quá trình này chính là sắp xếp các thứ tự công việc một cách trình tự theo thứ tự ưu tiên. Bạn sẽ biết được những công việc nào sẽ làm trước và công việc nào sẽ làm sau để xắp xếp chúng thành một thứ tự ưu tiên phù hợp nhất.
Thứ tự ưu tiên này được định nghĩa là những công việc
- Gấp nhưng chưa quan trọng.
- Quan trọng nhưng chưa gấp
- Chưa quan trọng cũng chưa gấp
Theo trình tự này bạn sẽ có thể tạo thành được một thứ tự ưu tiên phù hợp nhất.
Chi tiết hóa từng đầu mục công việc
Với nhiều quy trình có nhiều đầu mục công việc nhỏ bạn sẽ cần phải diễn giải chúng một cách chi tiết nhất. Chúng sẽ giúp cho bạn có được một định hướng tốt và rõ ràng về các nhiệm vụ một. Điều này khiến bạn làm việc hiệu quả và tiết kiệm được thời gian làm việc hơn.
Hơn nữa đồng thời bạn có thể đưa ra được khoảng thời gian thực hiện xong các đầu mục công việc đó. Tùy từng độ khó phức tạp của mỗi đầu mục công việc mà bạn có thể dự trù một khoảng thời gian thực hiện chúng một cách thật hiệu quả. Điều này sẽ giúp cho bạn có được một cách triển khai hợp lý và hiệu quả hơn không bị sa đà vào những việc làm không cần thiết.
Chuẩn bị gối đầu công việc từ hôm trước
Để cho việc thực hiện to do list hiệu quả hơn thì bạn nên lưu lại danh sách các công việc của ngày hôm trước. Việc này sẽ giúp cho bạn có thêm được động lực cũng như niềm tin để hoàn thành công việc đó một cách hiệu quả nhất. Một khi bạn nhìn thấy được các công việc đã được hoàn thành thì bạn sẽ không muốn bị bở lỡ chúng và sẽ tạo động lực cho việc thực hiện chúng nhanh và hiệu quả hơn.
Bên cạnh đó, đôi khi bạn sẽ quên danh sách các việc mình đã làm. Lưu danh sách lại sẽ giúp bạn gợi nhớ các đầu mục công việc đã hoàn thành.
Phương án giải quyết công việc chưa hoàn thành
Khi bản chất to do list là lên danh sách hoàn thành những công việc mà bạn mong muốn, bạn hoàn toàn có thể đưa các đầu việc còn tồn đọng vào. Qua đó, bạn sẽ có động lực để giải quyết công việc tồn lại.
NHỮNG LƯU Ý KHI THỰC HIỆN TO DO LIST
Có thể nói việc đảm bảo được tối đa được những lợi ích khi sử dụng to do list bạn cần hiểu và thực hiện chúng thường xuyên. Một số lưu ý khi bạn sử dụng to do list chúng tôi xin được chia sẻ bên dưới đây:
Cân đối đầu mục công việc với thời gian thực hiện
Việc này muốn lưu ý bạn về việc xắp xếp một cách hiệu quả nhất các đầu mục công việc sao cho thật sự hiệu quả. Tránh dồn nén nhiều công việc nặng vào cùng một lúc khiến cho bạn bị quá tải và không thể thực hiện chúng một cách hiệu quả được.
Tốt nhất là bạn nên xem khả năng của bản thân như thế nào, sau đó đưa ra một to do list phù hợp. Lên danh sách cho tập thể cũng tương tự như vậy.
Xác định khoảng thời gian hoàn thành đúng
Khi thực hiện danh sách các công việc bạn cần phải thực hiện và thời gian dự kiến hoàn thành công việc đó như thế nào cho hiệu quả.
Việc này chính là các deadline mà bạn cần thực hiện. Việc xác định thời gian này hiệu quả hơn sẽ giúp quản lý thời gian hiệu quả và tránh tối ưu thời gian của mình.
Chia nhỏ, cụ thể hóa các công việc dài hạn
Với những dự án thực hiện trong thời gian dài bạn cần phải chia nhỏ các quá trình thành các mục nhỏ hơn để làm. Đừng quá nhiều ôm đồm và hãy chia nhỏ và chi tiết hóa các đầu mục công việc và kèm với thời gian như tiến độ hoàn thành đầu mục công việc đó.
Dự phòng cho các tình huống phát sinh
Có thể nói mỗi dự án đều có sự phát sinh ngoài ý muốn. Dù có muốn tránh hay không thì bạn vẫn sẽ cần chỉnh sửa, bổ sung danh mục công việc đó cho phù hợp hơn với từng thời điểm. Điều quan trọng là bạn cần dự phòng trước các tình huống phát sinh để từ đó các kế hoạch điều chỉnh sao cho phù hợp nhất.
Liên kết chặt chẽ với các bộ phận
Một dự án được thực hiện không chỉ bạn cần làm việc với một bộ phận riêng lẻ mà sẽ cần phối hợp với nhiều bộ phận trong doanh nghiệp để thực hiện. Chính vì thế mà cần trao đổi liên kết với các phòng ban, bộ phận khác nhau về tiến độ, thời hạn, hiệu quả công việc để từ đó thực hiện chúng sao cho hiệu quả nhất.
Áp dụng các ứng dụng lập to do list hiệu quả
Với sự phát triển của công nghệ tiên tiến thì việc áp dụng các ứng dụng tạo to do list là xu hướng nên áp dụng. Bạn sẽ cần ghi chú được các danh mục công việc vào để áp dụng chúng sao cho thật sự hiệu quả. Bên cạnh đó, app tích hợp với điện thoại nên bạn có thể dễ dàng mang theo.
Có thể nói việc tạo to do list để thực hiện công việc một cách khoa học và hiệu quả là điều mà mọi người nên làm. Với một to do list được thành lập rõ ràng rành mạch sẽ giúp cấp quản lý hình dung được tổng quát vấn đề và giúp người thực hiện nắm được những đầu mục cần được thực hiệu. Hy vọng với những chia sẻ trên đây mà diendaniso.com chia sẻ đã giúp bạn hiểu hơn về to do list là gì và cách lập to do list một cách hiệu quả nhất.
