Chắc hẳn bạn đã từng nghe thấy cụm từ SOP một lần trong đời. Đây là thuật ngữ khá quen thuộc được sử dụng phổ biến trong các ngành như y tế, khách san, du lịch. vv. Tuy nhiên nhiều người vẫn còn chưa hiểu rõ về khái niệm này và những chú ý khi áp dụng chúng trong sản xuất kinh doanh sao cho hiệu quả. Bài viết này Diendaniso.com sẽ chia sẻ cho bạn tất cả những hiểu biết về SOP.
Nội dung
ĐỊNH NGHĨ SOP LÀ GÌ ?
Thuật ngữ SOP được viết tắt bởi cụm từ tiếng anh có nghĩa là Standard Operating Procedure hay quy trình hoạt động chuẩn. Thuật ngữ này dùng để chia sẻ và nói về một hệ thống những quy trình nào đó được viết ra nhằm hướng dẫn và duy trì chất lượng công việc nhằm tránh khỏi các sai sót khi xảy ra.
Trong doanh nghiệp SOP được các nhân viên sử dụng như một công cụ giúp làm việc hiệu quả hơn. Những nhân viên mới sẽ giúp họ có thể làm quen nhanh chóng hơn với công việc mới cũng như môi trường mới. Đây là một trong những yếu tố được xem là tiên quyết trong mọi hoạt động phát triển doanh nghiệp.
MỤC ĐÍCH CỦA SOP TRONG DOANH NGHIỆP
Thuật ngữ SOP này có thể được áp dụng trong khá nhiều lĩnh vực và ngành nghề khác nhau với mục đích như:
- Giúp người lao động của doanh nghiệp đó nhanh chóng tiếp thu công việc và làm việc hiệu quả
- Tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất lao động
- Hạn chế tình trạng lãng phí tài nguyên
- Ổn định chất lượng, năng suất làm việc nhờ quy trình thực hiện công việc giống nhau được lặp đi lặp lại
NHỮNG CHÚ Ý KHI XÂY DỰNG QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN SOP
Có thể nói việc xây dựng một quy trình thao tác chuẩn chỉ và hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp đỡ tốn công sức và chi phí phát sinh sau này. Một quy trình khoa học, bài bản và hoàn thiện có thể giúp cho hoạt động của doanh nghiệp được vận hành một cách tốt nhất. Chúng tôi xin chia sẻ cho bạn một số lưu ý khi xây dựng quy trình thao tác chuẩn SOP cho bạn:
Xây dựng trình tự, thủ tục chặt chẽ
Việc xây dựng quy trình, thủ tục một cách chặt chẽ sẽ giúp cho người lao động sau này có được một hướng dẫn cụ thể về quy trình làm việc để họ nhanh chóng bắt kịp với các công việc. Một quy trình làm việc khoa học và hợp lý sẽ giúp cho người lao động hiểu đúng công việc của mình và không bị sa đà vào những tiểu tiết và mất thời gian làm những công việc không hiệu quả.
Nhấn mạnh đến Deadline
Một quy trình làm việc và thao tác chuẩn sẽ có những thời hạn cần hoàn thành. Đó chính là những Deadline công việc. Bên cạnh đó sẽ có những thay đổi có thể điều chỉnh được trong quy trình làm việc cho phù hợp với thời hạn đã định sẵn.
Đảm bảo phân công đúng người, đúng việc
Quy trình làm việc cần được tạo ra phù hợp với vị trí công việc của họ đồng thời phải đảm bảo họ có thể sử dụng được một cách hiệu quả nhất.
Bổ sung, giảm tải các bước
Trong quy trình thao tác chuẩn SOP thì định kì cần rà soát lại xem còn thiếu sót gì không để kịp thời bổ sung cho hiệu quả. Cần tiến hành bổ sung ngay để giúp hoàn thiện được quy trình và cải tiến tinh giảm gọn nhẹ hệ thống quy trình này cho việc sử dụng lần sau đó.
Ngôn ngữ dùng trong quy trình
Việc sử dụng quy trình cần khoa học và bài bản giúp ai khi sử dụng cũng có thể hiểu được một cách nhanh chóng và kịp thời. Bạn có thể sử dụng kết hợp với biểu đồ dạng lưu đồ (flow chart) để sử dụng sẽ cho một hiệu quả bất ngờ. Các thao tác được sắp xếp một cách liên hoàn, giúp cho quy trình trở nên rõ ràng, lôgic và hợp lý.
SOP TRONG MỘT SỐ LĨNH VỰC CỤ THỂ HIỆN NAY
Có thể nói quy trình chuẩn SOP được ứng dụng vào khá nhiều lĩnh vực trong đời sống hiện nay. Hầu như nhiều ngành nghề khi sử dụng quy trình thao tác chuẩn đã mang lại hiệu quả đáng bất ngờ giúp cung cấp dịch vụ đúng tiêu chuẩn kỹ thuật đảm bảo chất lượng. Chúng ta cùng điểm mặt một số quy trình được áp dụng trong các lĩnh vực đó như sau:
-
SOP cho nhà thuốc:
Nhà thuốc hiện nay có áp dụng quy trình thao tác chuẩn khá nhiều. SOP được thực hiện dưới dạng các văn bản, trình tự thao tác của hoạt động trong nhà thuốc giúp kiểm soát một cách chặt chẽ quy trình mua bán dược phẩn và chất lượng thuốc đến tay người tiêu dùng.
Sau khi được sự đồng thuận của các thành viên trong nhà thuốc về các quy trình. Lúc này chủ nhà thuốc sẽ cho ban hành và chúng trở nên có hiệu lực giúp hoạt động của nhà thuốc đạt hiệu quả cao nhất.
-
Sop là gì trong sản xuất?
SOP có trong sản xuất sản phẩm, hàng hóa khá nhiều hiện nay. Chúng chính là mộ hệ thống đảm bảo quá trình sản xuất cũng như cung cấp dịch vụ cho khách hàng được diễn ra đúng theo quy trình chuẩn giúp hạn chế sai sót nếu có.
Bên cạnh đó người lao động cũng sẽ có thể làm việc theo một chuẩn mực chung nhất định nhằm nâng cao năng suất lao động và đảm bảo hoạt động sản xuất đạt được hiệu quả.
-
Sop là gì trong Logistics?
Trong lĩnh vực logistics thì việc sử dụng cũng như áp dụng SOP vào là một cách cực kì hiệu quả nhằm giải quyết được khối lượng công việc một cách hiệu quả nhất. Nhờ quy trình chuẩn việc giao nhận, vận chuyển cũng như đóng gói hàng hóa sẽ được thuận lợi hơn.
SOP trong Logistics là vô cùng quan trọng và cần thiết bởi phải xây dựng được chiến lược – quy trình hoạt động chuẩn SOP sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm kinh phí, thời gian và công một cách hiệu quả.
-
SOP nhà hàng, khách sạn là gì?
Ngành sách sạn là một trong những ngành được áp dụng SOP khá nhiều hiện nay. Chúng được thể hiện ở chỗ tạo ra một quy trình chung cho từng bộ phận khác nhau như nhà hàng, lễ tân, buồng phòng vv một quy trình chuẩn giúp vận hành khách sạn được hiệu quả nhất.
Mục đích hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc của mình. làm việc và duy trì chất lượng công việc đạt hiệu quả cao nhất. Đồng thời giúp khách sạn tiết kiệm nguồn lực.
>> Xem thêm: Tiêu chuẩn SSOP là gì? So sánh giữa SSOP, GMP và HACCP
5 NGUYÊN TẮC CƠ BẢN KHI XÂY DỰNG SOP
Để việc xây dựng quy trình thao tác chuẩn SOP được hiệu quả thì những doanh nghiệp, tổ chức nên bám sát theo mục đích để triển khai sao cho hợp lý. Mục đích chung có thể kể đến đó chính là tiết kiệm được thời gian, cải thiện được hiệu suất cũng như ngăn ngừa được lãng phí tài nguyên và giúp ổn định chất lượng sản phẩm.
Nguyên tắc 1: Tất cả các công việc đều phải có quy trình thao tác chuẩn (SOP)
Để vận hành hoạt động một cách hiệu quả nhất thì bạn cần phải có quy trình bài bản và phù hợp. Từ những quy định, hệ thống kiểm soát tài liệu, hồ sơ biểu mẫu đều cần phải được biên soạn quy trình thao tác chuẩn SOP.
Nguyên tắc 2: Nội dung quy trình rõ ràng, dễ hiểu
Nội dung của chương trình thao tác chuẩn khi được biên soạn cần phải rõ ràng mục đích, súc tích và phải thật dễ hiểu để mọi người đều có thể hiểu được và áp dụng đúng. Thông thường việc tạo thao tác chuẩn thường sẽ là quy trình dài và quy trình ngắn.
- Quy trình dài: là những quy trình chi tiết và được viết ra rõ ràng để đào tạo nhân viên cũng như đánh giá năng lực của họ.
- Quy trình ngắn: Là những quy trình rút gọn với những trình bày vắn tắt mục đích và nhằm nhắc nhở nhân viên áp dụng đúng quy trình dài trước đó.
Nguyên tắc 3: Quy trình thao tác chuẩn (SOP) phải được phê duyệt và ban hành
Để quy trình được đi vào hoạt động đúng và hiệu quả thì cần được cấp lãnh đạo cao nhất xem xét, đồng ý phê duyệt và ban hành. Từ những cấp nhỏ nhất sẽ tiến hành làm và phê duyệt sau đó sẽ được chuyển dần lên các cấp cao hơn. Quy trình tổng được phê duyệt sẽ được thông báo ban hành đến toàn bộ nhân viên trong tổ chức của bạn.
Nguyên tắc 4: Quy trình thao tác chuẩn (SOP) phải luôn luôn được xem xét lại và cập nhật mới
Sau khi được ban hành lần đầu và đi vào áp dụng lần đầu chắc chắn sẽ gặp những vưỡng mắc, những điểm chưa phù hợp. Lúc này sẽ cần được xem xét lại để cải tiến và cập nhật mới cho phù hợp với từng thời điểm. Việc cải tiến quy trình sẽ khiến cho quy trình tinh gọn, khoa học và hiệu quả hơn sau mỗi lần cập nhật.
Chú ý sau mỗi lần cập nhật mới sẽ cần lưu lại bằng văn bản hồ sơ xem xét đó. Tức là nếu như không có gì thay đổi thì vẫn cần ghi chép lại tài liệu và lưu lại.
Nguyên tắc 5: Nội dung và hình thức có thể thay đổi để phù hợp cho từng đơn vị
Có rất nhiều loại hình đơn vị vì vậy nội dung và hình thức trình bày quy trình thao tác chuẩn của mỗi cơ sở có thể được điều chỉnh cho phù hợp với đơn vị của mình
NHỮNG NGUYÊN NHÂN KHIẾN HỆ THỐNG SOP KHÔNG HIỆU QUẢ
Hệ thống SOP chính là một trong những cơ sở cho việc đảm bảo thực hiện công việc được thực thi đúng và đồng bộ. Chúng cho biết được các kết quả cần đạt được chất lượng gần giống nhau. Dưới đây là những lý do khiến hệ thống quy trình chuẩn không hiệu quả:
1. Process not defined – Quy trình chuẩn không được định nghĩa:
2. Process not owned – Quy trình không được sở hữu:
3. Process not understood – Quy trình không hiểu đúng:
4. Process not followed – Quy trình không được tuân thủ:
5. Customer not understood – Khách hàng không hiểu quy trình chuẩn:
6. Supplier not understood – Nhà cung cấp không hiểu:
7. Cumbersome to execute – Quy trình rườm rà để thực hiện:
8. Full of waste – Quy trình có nhiều bước thừa thải:
9. Performance not measured – Hiệu xuất không được đo lường:
10. Not linked to Strategy – Không liên kết đến chiến lược:
CÁCH XÂY DỰNG QUY TRÌNH CHUẨN SOP
Như đã chia sẻ ở trên thì việc vận hành một quy trình SOP cần phải được thực hiện một cách hiệu quả và cần giải thích rõ ràng các bước và nhiệm vụ.
Trước khi viết SOP, các nhà quản trị nên thực hiện đánh giá rủi ro tất cả các bước trong quy trình. Nhằm xác định bất kỳ trở ngại nào có thể phát sinh. Các vấn đề cần được làm rõ trong quy trình thao tác chuẩn SOP bao gồm:
- Ai thực hiện vai trò gì?
- Mỗi vai trò cần làm những gì?
- Mục tiêu hoặc kết quả công việc phải đạt được của từng người là gì?
- Những gì cần thực hiện đã được giải thích rõ ràng hay chưa?
Các bước thực hiện quy trình SOP một cách hiệu quả nhất:
- Bước 1: Xác định mục tiêu của SOP
Việc xác định mục tiêu chính là một bước quan trọng đầu tiên mà bạn cần làm để thực hiện được những quy trình chuẩn SOP sau này.
- Bước 2: Xác định hình dạng SOP
Cần xem định dạng mẫu SOP phù hợp mà doanh nghiệp của bạn cần hướng tới. Một số mẫu SOP hiện nay thường được sử dụng. Có thể lấy ví dụ như:
Flowchart or workflow diagram: Được sử dụng để hiển thị các quy trình với các kết quả không thể đoán trước được.
Simple steps: Thường được viết dưới dạng danh sách gạch đầu dòng hoặc đánh số, bao gồm các tài liệu như hướng dẫn an toàn. Mẫu SOP này khá đơn giản, ngắn gọn và dễ làm theo.
Hierarchical steps: Cũng được viết dưới dạng danh sách viên gạch đầu dòng hoặc được đánh số. Nhưng sẽ phức tạp hơn. Mẫu SOP này bao gồm một danh sách được đánh số các bước chính theo sau đó tài liệu/ nội dung cụ thể hơn.
- Bước 3: Xác định các yếu tố phụ thuộc trong SOP
Bước này bạn cần xác định những yếu tố cần phụ thuộc vào các bước quyết định để có thể kết hợp chúng vào với SOP một cách cụ thể nhất. Hoặc để tối ưu hơn bạn có thể thêm quy trình vận hành tiêu chuẩn mới vào một quy trình hiện có.
Tiếp theo, cần xác định đối tượng đang hướng đến để có cách viết SOP phù hợp. Ví dụ, một SOP được viết cho nhân viên cũ sẽ khác với SOP đào tạo nhân viên mới. Một khi tất cả các yếu tố kể trên được xác định rõ ràng, các nhà quản trị có thể bắt đầu viết SOP.
>>> Xem thêm: Chương trình tiên quyết (PRPs) là gì ?
Hy vọng với những kiến thức của chúng tôi chia sẻ trên đây đã giúp cho bạn có được cái nhìn cặn kẽ về hệ thống quy trình hoạt động chuẩn SOP. Những nguyên tắc của hệ thống quy trình hoạt động chuẩn và quy trình xây dựng SOP hiệu quả cao nhất. Đón đọc hơn nữa các bài viết của chúng tôi để tích lũy được thêm những kiến thức bổ ích khác.
