Trong hệ thống quản lý An toàn Sức khỏe Nghề nghiệp thì sổ tay ISO 45001 chính là một phần cực kì quan trọng của tổ chức. Loại tài liệu này đóng vai trò định hướng và giúp cho doanh nghiệp bạn xây dựng cũng như duy trì môi trường làm việc được an toàn, lành mạnh hơn. Để tìm hiểu rõ hơn về sổ tay ISO 45001 và hướng dẫn viết sổ tay ISO 45001 cùng diendaniso.com đi khám phá trong bài viết ngày hôm nay.
Nội dung
- 1 Sổ tay ISO 45001 là gì?
- 2 Tại sao doanh nghiệp cần có Sổ tay ISO 45001?
- 3 Cấu trúc cơ bản của Sổ tay ISO 45001
- 4 Nguyên tắc khi viết Sổ tay ISO 45001
- 5 Hướng dẫn xây dựng Sổ tay ISO 45001
- 5.1 Bước 1: Hiểu rõ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001
- 5.2 Bước 2: Phân tích bối cảnh bên trong và bên ngoài của tổ chức
- 5.3 Bước 3: Xác định mục tiêu an toàn và sức khỏe nghề nghiệp
- 5.4 Bước 4: Thiết lập chính sách an toàn và sức khỏe nghề nghiệp
- 5.5 Bước 5: Lập kế hoạch thực hiện
- 5.6 Bước 6: Xây dựng các biểu mẫu cần thiết
- 5.7 Bước 7: Soạn thảo nội dung Sổ tay ISO 45001
- 5.8 Bước 8: Kiểm tra, phê duyệt và ban hành
- 6 Kết luận:
Sổ tay ISO 45001 là gì?
Sổ tay ISO 45001 là một loại tài liệu được xem như là một bản hướng dẫn tổng hợp giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn công tác an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Trong cuốn sổ tay ISO 45001 này có trình bày một cách chi tiết toàn bộ hệ thống quản lý cũng như các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 45001:2018 cũng như các cách áp dụng sao cho phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp. Với cuốn sổ tay ISO 45001 này thì tổ chức của bạn có thể dễ dàng triển khai tốt các biện pháp an toàn đồng thời giảm thiểu tốt các rủi ro và tạo ra một môi trường làm việc an toàn và lành mạnh.
Sổ tay ISO 45001 có thể hiện:
- Cam kết của lãnh đạo về an toàn – sức khỏe nghề nghiệp.
- Cấu trúc hệ thống quản lý (chính sách, mục tiêu, quy trình, trách nhiệm, nguồn lực…).
- Cách thức tổ chức áp dụng, kiểm soát và cải tiến hệ thống theo tiêu chuẩn ISO 45001.
Dù ISO 45001 không bắt buộc doanh nghiệp phải có “Sổ tay”, nhưng trong thực tế đa số tổ chức vẫn duy trì sổ tay để dễ quản lý, đào tạo nội bộ và chứng minh sự tuân thủ khi đánh giá.
Tại sao doanh nghiệp cần có Sổ tay ISO 45001?
1. Hướng dẫn chi tiết:
Sổ tay ISO 45001 có thể đóng một vai trò như một bản hướng dẫn một cách toàn diện nhất giúp các tổ chức của bạn có thể nắm vững với các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 45001 cũng có thể áp dụng cho phù hợp với thực tế hoạt động. Nhờ đó các quy trình về An toàn và sức khỏe nghề nghiệp sẽ được triển khia một cách nhất quán và khoa học nhất sai cót.
2. Đảm bảo tính thống nhất:
Tài liệu sổ tay ISO 45001 này có thể giúp cho mọi bộ phận trong tổ chức cùng tuân thủ một tiêu chuẩn chung về an toàn – sức khỏe nghề nghiệp, tránh tình trạng mâu thuẫn, chồng chéo trong quá trình thực hiện các biện pháp an toàn.
3. Nâng cao hiệu quả quản lý:
Với loại sổ tay ISO 45001 này thì có thể giúp cho các nhà quản lý có thể giám sát, đánh giá cũng như cải thiện tốt hệ thống An toàn sức khỏe nghề nghiệp một cách hiệu quả nhất. Thông qua việc nhận diện điểm yếu và đề xuất biện pháp khắc phục, doanh nghiệp có thể liên tục nâng cao hiệu quả của hệ thống OHS.
4. Tuân thủ pháp luật:
Việc áp dụng sổ tay ISO 45001 giúp tổ chức chủ động tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành về an toàn lao động, hạn chế nguy cơ vi phạm, xử phạt hoặc tranh chấp pháp lý.
5. Cải thiện môi trường làm việc:
Nhờ quản lý chặt chẽ và phòng ngừa rủi ro hiệu quả, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và xây dựng môi trường làm việc an toàn, lành mạnh cho người lao động.
Cấu trúc cơ bản của Sổ tay ISO 45001
Một cuốn sổ tay ISO 45001 thường gồm từ 8 đến 10 chương, tương ứng hoặc dựa trên cấu trúc tiêu chuẩn ISO 45001:2018. Cấu trúc đó có thể được kể đến như sau:
| Phần / Chương | Nội dung chính |
|---|---|
| 1. Giới thiệu chung | Mục đích, phạm vi áp dụng, thông tin tổ chức, cơ cấu hệ thống. |
| 2. Tài liệu viện dẫn & thuật ngữ | Danh sách tiêu chuẩn, văn bản pháp lý, định nghĩa dùng trong sổ tay. |
| 3. Bối cảnh của tổ chức (Điều 4) | Các vấn đề nội bộ/ngoại bộ, bên quan tâm, phạm vi OHSMS. |
| 4. Lãnh đạo (Điều 5) | Chính sách an toàn – sức khỏe nghề nghiệp, vai trò và trách nhiệm, cam kết lãnh đạo. |
| 5. Hoạch định (Điều 6) | Đánh giá rủi ro – cơ hội, nhận diện mối nguy, kế hoạch hành động, mục tiêu OH&S. |
| 6. Hỗ trợ (Điều 7) | Nguồn lực, năng lực, nhận thức, thông tin và truyền thông, kiểm soát tài liệu. |
| 7. Vận hành (Điều 8) | Kiểm soát vận hành, chuẩn bị ứng phó khẩn cấp, thuê ngoài, nhà thầu. |
| 8. Đánh giá kết quả hoạt động (Điều 9) | Theo dõi, đo lường, đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo. |
| 9. Cải tiến (Điều 10) | Hành động khắc phục, cải tiến liên tục, xử lý sự không phù hợp. |
| Phụ lục | Biểu mẫu, quy trình, sơ đồ tổ chức, danh mục tài liệu… |
Nguyên tắc khi viết Sổ tay ISO 45001
Ngắn gọn – rõ ràng – thực tế: Không nên chép nguyên văn tiêu chuẩn, mà cần mô tả cách tổ chức bạn thực hiện yêu cầu đó.
Phản ánh đúng thực tế vận hành: Các quy trình, biểu mẫu, trách nhiệm… phải phù hợp với doanh nghiệp bạn.
Dễ hiểu cho nhân viên: Dùng ngôn ngữ đơn giản, tránh thuật ngữ phức tạp.
Liên kết với tài liệu khác: Ghi rõ tài liệu tham chiếu (quy trình, hướng dẫn công việc, biểu mẫu…).
>>> 3 thách thức khi triển khai ISO 45001 tại doanh nghiệp vừa và nhỏ
Hướng dẫn xây dựng Sổ tay ISO 45001
Bước 1: Hiểu rõ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001
Trước khi bắt đầu xây dựng sổ tay, Tổ chức, doanh nghiệp của bạn cần phải nghiên cứu thật kỹ nội dung của bộ tiêu chuẩn ISO 45001 nhằm nắm vững một cách tốt nhất các yêu cầu về việc thiết lập, triển khai, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OH&S).
Bạn hãy tiến hành xác định một cách rõ nét tất các yêu cầu bắt buộc của tiêu chuẩn, đồng thời hiểu sâu các khái niệm quan trọng như rủi ro, mối nguy, kiểm soát rủi ro, sự cố hay tai nạn lao động… Việc tổ chức, doanh nghiệp của bạn có thể nắm vững những nội dung này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng vào thực tế.
Bước 2: Phân tích bối cảnh bên trong và bên ngoài của tổ chức
Bối cảnh bên trong: Tổ chức của bạn cần xem xét lại tất cả các yếu tố nội bộ thật tốt: như cơ cấu tổ chức, quy trình làm việc, văn hóa doanh nghiệp, nguồn lực nhân sự và cơ sở vật chất.
Bối cảnh bên ngoài: Tổ chức của bạn cần phải phân tích các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống, bao gồm yêu cầu từ khách hàng, cơ quan quản lý, đối tác, điều kiện kinh tế – xã hội, cũng như quy định pháp luật hiện hành.
Bước 3: Xác định mục tiêu an toàn và sức khỏe nghề nghiệp
Tổ chức, doanh nghiệp của bạn cần xây dựng các mục tiêu cụ thể, đo lường được và phù hợp với thực tế hoạt động.
Các mục tiêu này phải được liên kết chặt chẽ với chính sách an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, thể hiện rõ định hướng và cam kết của tổ chức trong việc bảo vệ người lao động.
Bước 4: Thiết lập chính sách an toàn và sức khỏe nghề nghiệp
Tại bước 4 này bạn cần thiết lập chính sách an toàn – sức khỏe nghề nghiệp là tuyên bố chính thức của lãnh đạo về cam kết bảo đảm an toàn và sức khỏe cho người lao động.
Khi xây dựng chính sách, cần:
Xác định phạm vi áp dụng rõ ràng, bao quát toàn bộ hoạt động của tổ chức.
Đưa ra nguyên tắc cơ bản trong quản lý an toàn, thể hiện tinh thần phòng ngừa và cải tiến liên tục.
Bước 5: Lập kế hoạch thực hiện
Kế hoạch an toàn và sức khỏe nghề nghiệp cần thể hiện rõ:
Các hoạt động cụ thể để đạt được mục tiêu đã đề ra.
Trách nhiệm của từng cá nhân, phòng ban trong quá trình triển khai.
Nguồn lực cần thiết, bao gồm nhân lực, tài chính, thiết bị và thời gian thực hiện.
Một kế hoạch chi tiết, khả thi sẽ giúp quá trình áp dụng sổ tay ISO 45001 đạt hiệu quả cao.
Bước 6: Xây dựng các biểu mẫu cần thiết
Các biểu mẫu là công cụ hỗ trợ không thể thiếu trong hệ thống ISO 45001, bao gồm:
Biểu mẫu đánh giá rủi ro: Dùng để nhận diện và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn.
Biểu mẫu báo cáo sự cố: Ghi nhận và theo dõi các sự cố, tai nạn xảy ra.
Biểu mẫu kiểm tra định kỳ: Phục vụ công tác kiểm tra thiết bị, hệ thống an toàn.
Biểu mẫu kiểm tra nội bộ: Dùng trong các đợt đánh giá nội bộ định kỳ.
Bước 7: Soạn thảo nội dung Sổ tay ISO 45001
Cấu trúc của Sổ tay ISO 45001 thường bao gồm:
Trang bìa: Tên sổ tay, tên doanh nghiệp, mã hiệu và ngày ban hành.
Lời nói đầu: Giới thiệu tổng quan về hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.
Chính sách và phạm vi áp dụng.
Các quy trình chính: Nhận diện mối nguy, đánh giá rủi ro, ứng phó sự cố, đào tạo, kiểm tra nội bộ,…
Các biểu mẫu và tài liệu tham khảo.
Phần nội dung chi tiết cần mô tả rõ ràng quy trình, thủ tục, trách nhiệm và cách thức kiểm soát, đảm bảo mọi hoạt động được thực hiện nhất quán và hiệu quả.
Bước 8: Kiểm tra, phê duyệt và ban hành
Sau khi hoàn thiện bản thảo sổ tay ISO 45001 có thể giúp tổ chức cần tiến hành:
Kiểm tra nội dung: Đảm bảo sổ tay đáp ứng đầy đủ yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001 và phản ánh đúng thực tế vận hành.
Phê duyệt: Ban lãnh đạo xem xét, ký duyệt và chịu trách nhiệm về tính chính xác của tài liệu.
Phát hành: Sổ tay được phân phối đến các bộ phận liên quan để áp dụng thống nhất trong toàn hệ thống.
Kết luận:
Việc xây dựng và duy trì Sổ tay ISO 45001 không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt công tác an toàn – sức khỏe nghề nghiệp mà còn thể hiện cam kết mạnh mẽ của lãnh đạo trong việc bảo vệ con người và phát triển bền vững.
Hotline
Messenger
Zalo
