Được ra đời từ năm 1980, sơ đồ SIPOC là một trong những công cụ hữu ích giúp thể hiện rõ mối quan hệ của các yếu tố từ đầu vào đến đầu ra của một hay nhiều công việc trong một biểu mẫu dạng bảng. Cùng diendaniso.com đi tìm hiểu rõ hơn về bộ công cụ hữu ích này trong bài viết dưới đây.
Nội dung
SƠ ĐỒ SIPOC LÀ GÌ ?
Sơ đồ SIPOC hay SIPOC Digram được viết từ của Suppliers (Nhà cung cấp), Inputs (Đầu vào), Process (Quy trình), Output (Đầu ra) và Customers (Khách hàng). SIPOC là một phương pháp sử dụng sơ đồ để tóm tắt các đầu vào, đầu ra của một hoặc nhiều quy trình. Từ đó, doanh nghiệp có thể dựa vào sơ đồ này để cải tiến quy trình.
SIPOC là một công cụ được sử dụng nhiều trong hệ thống Six Sigma, Lean manufacturing, quản lý tác vụ doanh nghiệp. Sơ đồ SIPOC giúp quản lý và cải tiến quá trình đồng thời giúp cho việc nhận biết luồng công việc một cách nhanh chóng.
Hiểu một cách đơn giản là khi bạn làm việc thường sẽ lên danh sách các việc nhỏ cần làm và các công việc liên quan khác. Với các công việc sản xuất hàng hóa cũng như vậy tuy nhiên sẽ sử dụng công cụ chuyên nghiệp hơn với sơ đồ SIPOC.
5 YẾU TỐ CỦA SƠ ĐỒ SIPOC
Tên gọi của sơ đồ này được hình thành từ năm yếu tố của sơ đồ:
- Supplier – Nhà cung cấp: để chỉ người cung cấp thông tin quan trọng, nguyên liệu và các nguồn lực khác cho quá trình;
- Input – Đầu vào: là những thứ được cung cấp;
- Process – Quá trình: là tập hợp các bước chuyển đổi và tăng giá trị cho yếu tố đầu vào;
- Ouput – Đầu ra: là sản phẩm cuối cùng của quá trình;
- Customer – Khách hàng: là người, nhóm hoặc quá trình tiếp nhận sản phẩm đầu ra.
>>> Đánh giá nhà cung cấp là gì ? Vai trò và mục đích đánh giá nhà cung cấp
KHI NÀO NÊN ÁP DỤNG MÔ HÌNH SIPOC
Khi nào nên áp dụng mô hình SIPOC? Đây có lẽ là một trong những câu hỏi được nhiều nhà quản lý doanh nghiệp băn khoăn. Theo đó thì công cụ Sipoc này đặc biệt hữu hiệu trong việc trả lời những câu hỏi chưa rõ ràng như:
- Ai cung cấp đầu vào cho quá trình?
- Những thông số kỹ thuật nào được đặt trên các đầu vào?
- Khách hàng thực sự của quy trình là ai?
- Các yêu cầu của khách hàng là gì?
Sơ đồ SIPOC được sử dụng trong trường hợp nào?
Hiện nay mô hình SIPOC được sử dụng bởi nhiều công ty trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Chẳng hạn như: quản lý chuỗi cung ứng, sản xuất, chế tạo, dịch vụ, thương mại,…
-
Tổ chức muốn phát triển sản phẩm:
Mô hình SIPOC này chính là cánh tay đắc lực trong việc phát triển sản phẩm, dịch vụ bằng việc xác định các đầu vào, quy trình để sản xuất đầu ra cuối cùng.
-
Tăng sự hài lòng của khách hàng
Những doanh nghiệp mong muốn gia tăng sự hài lòng của khách hàng của họ thì sơ đồ SIPOC đóng vai trò như một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp xác định tất cả các quy trình liên quan đến việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng. Từ đó tối ưu hóa và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.
-
Cải thiện quy trình kinh doanh
Để tinh gọn hóa quy trình kinh doanh, việc hiểu rõ cách thức hoạt động của quy trình là cần thiết. SIPOC có thể giúp doanh nghiệp tìm ra các điểm nghẽn tiềm ẩn, cho phép cải thiện quy trình một cách có mục tiêu.
-
Kiểm soát chất lượng
Doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt chất lượng sản phẩm bằng SIPOC. Bắt đầu từ quy trình cung cấp sản phẩm và dịch vụ, điều này đóng góp đáng kể vào nỗ lực kiểm soát chất lượng.
-
Tối ưu dòng chảy công việc
Khi tối ưu hóa quy trình làm việc, việc xác định đầu vào, nhà cung cấp và quy trình mấu chốt để đạt được đầu ra mong muốn là điều tối quan trọng. SIPOC cung cấp cái nhìn tổng quan rõ ràng về cách thức mọi yếu tố phối hợp với nhau và có thể tồn tại những điểm kém hiệu quả ở đâu.
MỤC ĐÍCH CỦA SƠ ĐỒ SIPOC
Như trên đã nói công cụ này được sử dụng khá nhiều trong hệ thống Six Sigma, Lean manufacturing, quản lý tác vụ doanh nghiệp. Một số mục dích được sử dụng có thể kể đến như:
- Sơ đồ SIPOC giúp xác định các ranh giới của một dự án. Sơ đồ này giúp cung cấp một cách nhìn tổng quan về quy trình cấu trúc cũng như phạm vi áp dụng trong một hệ thống phức tạp.
- Giúp nhận diện được các nhà cung cấp và khách hàng.
- Giúp chọn lựa ra thành viên phù hợp cho dự án đó.
- Đánh dấu các vấn đề tiềm ẩn hay những hạn chế của hệ thống.
Về tổng thể sơ đồ SIPOC cho bạn một cái nhìn về quá trình hiện tại và xác định rõ tất cả các yếu tố có ảnh hưởng và bị ảnh hưởng bởi quá trình. Sơ đồ SIPOC giúp bạn xem xét một cách hợp lý và hiểu được rõ quá trình đang diễn ra và những ai được hưởng lợi trong quy trình đó và ở mức độ như thế nào.
Sơ đồ SIPOC muốn thành công đòi hỏi sự cộng tác của tất cả thành viên trong nhóm. Các thành viên trong team cần phải hiểu về vấn đề và quy trình thì mới hoàn thành tốt sơ đồ SIPOC này.
5 BƯỚC XÂY DỰNG SƠ ĐỒ SIPOC HIỆU QUẢ
Chúng tôi xin chia sẻ 5 bước xây dựng sơ đồ SIPOC
Bước 1: Thiết lập quy trình
Việc xây dựng một sơ đồ SIPOC hiệu quả cần bám sát vào quá trình bao gồm cách hành động và làm biến đổi đầu vào thành đầu ra. Sử dụng hành động, động từ, mô tả những công việc cần làm và trong bao nhiêu thời gian. Xác định điểm bắt đầu và kết thúc.
Bước 2: Xác định đầu ra
Bước này bạn cần xác định các yêu cầu của khách hàng, các sản phẩm và dịch vụ mà quá trình này sản xuất ra cùng các điều mà khách hàng họ mong muốn trong hiện tại và tương lai.
Bước 3: Nhận diện khách hàng
Xác định người nhận (khách hàng) của các kết quả đầu ra theo tên, chức vụ, hệ thống, hoặc thực thể tổ chức, hoặc các quy trình sau tiếp nhận đầu ra của quy trình trước.
Bước 4: Xác định đầu vào
Đầu vào là tài liệu, thông tin và các nguồn lực khác mà nhà cung cấp cung cấp được tiêu thụ hoặc chuyển đổi trong quy trình.
Bước 5: Xác định nhà cung cấp
Bước này bạn cần xác định các nhà cung cấp họ có thể là các hệ thống, con người, tổ chức, hoặc các nguồn tài liệu, thông tin khác được tiêu thụ hoặc chuyển đổi trong quy trình.
Sau khi thực hiện các bước, bạn sẽ có 1 sơ đồ SIPOC như thế này:
| Ví dụ SIPOC: Sửa chữa ô tô | ||||
|
Nhà cung cấp |
Đầu vào | Quá trình | Đầu ra |
khách hàng |
| · Chủ phương tiện
· Đại Diện bộ phận dịch vụ khách hàng · Quản lý cơ sở · Bộ phận cửa sổ |
· Yêu cầu sửa chữa
· Xe sửa chữa · Quyền được tiến hành với các khuyến nghị cá nhân · Vịnh mở · Bộ phận sửa chữa đã được phê duyệt · Quan sát |
· Lịch trình thăm
· Chẩn đoán vấn đề · Chuẩn bị trật tự công việc · Bộ phận nguồn ·Thực hiện sửa chữa · Thông báo rằng dịch vụ đã hoàn tất |
· Ngày và giờ hẹn
· Đề xuất sửa chữa và dự toán · Trình tự công việc · Bộ phận sửa chữa đã được phê duyệt · Điện thoại / e-mail / thông báo tin nhắn văn bản · Xe đã sửa chữa |
· Chủ phương tiện · Thợ cơ khí · Đại Diện bộ phận dịch vụ khách hàng |
LỢI ÍCH KHI DOANH NGHIỆP SỬ DỤNG SIPOC
Thuật ngữ SIPOC xuất hiện từ những năm 1980 và hiện đang được sử dụng như một phần của hệ thống Six Sigma, quản lý chất lượng toàn diện (TQM), Sản xuất tinh gọn (Lean manufacturing), quản lý sản xuất và quản lý quy trình kinh doanh. Sơ đồ SIPOC là một công cụ có giá trị để cải thiện quy trình và hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp của bạn. Những lợi ích này chúng tôi sẽ liệt kê cho bạn như sau:
- Rõ ràng và dễ hiểu: Sơ đồ SIPOC cung cấp cho doanh nghiệp của bạn một cái nhìn tổng quan rõ ràng về một quy trình bằng cách chia quy trình đó thành các thành phần thiết yếu để bạn dễ hiểu hơn về cách các yếu tố tương tác với nhau.
- Giao tiếp tốt hơn: Sơ đồ SIPOC chính là công cụ giao tiếp hiệu quả cho mọi người tham gia. Sự rõ ràng mà hình ảnh đại diện của quy trình cung cấp giúp giảm thiểu sự hiểu lầm.
- Xác định ranh giới: Sơ đồ SIPOC giúp xác định các yếu tố của một quy trình để doanh nghiệp của bạn có thể xác định nơi bắt đầu và kết thúc.
- Xác định vấn đề và cải tiến quy trình: Biểu đồ SIPOC có thể giúp bạn tìm ra vấn đề khi quy trình không mang lại kết quả như mong đợi. Phân tích các yếu tố chính của quy trình cho phép bạn xác định chính xác nguyên nhân gốc rễ của vấn đề để bạn có thể triển khai cải tiến thực tế.
- Đánh giá rủi ro: Xác định các vấn đề tiềm ẩn giúp bạn chủ động giải quyết và giảm thiểu rủi ro có thể làm gián đoạn quy trình làm việc và ảnh hưởng đến chất lượng đầu ra.
- Chuẩn hóa quy trình: Xác định các thành phần quan trọng trong quy trình giúp bạn chuẩn hóa quy trình đó để duy trì tính nhất quán của quy trình làm việc và chất lượng đầu ra.
- Tập trung vào khách hàng: SIPOC tập trung vào khách hàng và nhu cầu của họ, nâng cao sự hài lòng.
NHỮNG KHÓ KHĂN KHI SỬ DỤNG SIPOC
Biểu đồ SIPOC là một công cụ cải tiến quy trình mạnh mẽ, tuy nhiên với những doanh nghiệp mới áp dụng thường sẽ gặp phải một số thách thức như sau:
- Biểu đồ quy trình phức tạp: Thời gian đầu khi doanh nghiệp tiến hành áp dụng có thể sẽ thấy việc tạo quy trình mở rộng và có thể tốn thời gian và gây nhầm lẫn. Chính vì thế doanh nghiệp bạn cần cố gắng chia các quy trình phức tạp thành các phần nhỏ hơn để giữ cho sơ đồ ngắn gọn và rõ ràng.
- Duy trì độ chính xác của sơ đồ SIPOC: Sơ đồ SIPOC chỉ chính xác khi được cập nhật thường xuyên. Bất kỳ thay đổi nào đối với các yếu tố (nhà cung cấp, đầu vào, quy trình, v.v.) đều cần được cập nhật trong sơ đồ ngay lập tức.
- Chống lại sự thay đổi: Với nhiều doanh nghiệp thường gặp khó khăn khi giai đoạn đầu thay đổi vì tính tư duy cố hữu ngại thay đổi. Doanh nghiệp bạn cần biết rằng cần phải thay đổi nếu bạn muốn cải thiện quy trình và đầu ra.
Kết luận
Có thể thấy được trong hoạt động quản lý sản xuất việc áp dụng sơ đồ SIPOC cực kì hữu ích cho doanh nghiệp. Với SIPOC giúp đơn giản hóa vấn đề và cung cấp thông tin hỗ trợ người sử dụng hiểu được các quy trình kinh doanh ở cấp độ cao và ra quyết định chính xác hơn. Đọc thêm những bài viết của diendaniso.com để có những kiến thức bổ ích hơn.
Hotline
Messenger
Zalo
