Sơ đồ SIPOC (SIPOC Diagram) là gì? Cách xây dựng sơ đồ SIPOC

Được ra đời từ năm 1980, sơ đồ SIPOC là một trong những công cụ hữu ích giúp thể hiện rõ mối quan hệ của các yếu tố từ đầu vào đến đầu ra của một hay nhiều công việc trong một biểu mẫu dạng bảng. Cùng diendaniso.com đi tìm hiểu rõ hơn về bộ công cụ hữu ích này trong bài viết dưới đây.

SƠ ĐỒ SIPOC LÀ GÌ ?

Sơ đồ SIPOC hay SIPOC Digram là một công cụ được sử dụng nhiều trong hệ thống Six Sigma, Lean manufacturing, quản lý tác vụ doanh nghiệp. Sơ đồ SIPOC giúp quản lý và cải tiến quá trình đồng thời giúp cho việc nhận biết luồng công việc một cách nhanh chóng.

Hiểu một cách đơn giản là khi bạn làm việc thường sẽ lên danh sách các việc nhỏ cần làm và các công việc liên quan khác. Với các công việc sản xuất hàng hóa cũng như vậy tuy nhiên sẽ sử dụng công cụ chuyên nghiệp hơn với sơ đồ SIPOC.

Tên gọi của sơ đồ này được hình thành từ năm yếu tố của sơ đồ:

1. Supplier – Nhà cung cấp: để chỉ người cung cấp thông tin quan trọng, nguyên liệu và các nguồn lực khác cho quá trình;
2. Input – Đầu vào: là những thứ được cung cấp;
3. Process – Quá trình: là tập hợp các bước chuyển đổi và tăng giá trị cho yếu tố đầu vào;
4. Ouput – Đầu ra: là sản phẩm cuối cùng của quá trình;
5. Customer – Khách hàng: là người, nhóm hoặc quá trình tiếp nhận sản phẩm đầu ra.

Công cụ SIPOC đặc biệt hữu ích khi nó không rõ ràng:

• Ai cung cấp đầu vào cho quá trình?
• Những thông số kỹ thuật nào được đặt trên các đầu vào?
• Khách hàng thực sự của quy trình là ai?
• Các yêu cầu của khách hàng là gì?

MỤC ĐÍCH CỦA SƠ ĐỒ SIPOC

Như trên đã nói công cụ này được sử dụng khá nhiều trong hệ thống Six Sigma, Lean manufacturing, quản lý tác vụ doanh nghiệp. Một số mục dích được sử dụng có thể kể đến như:

• Sơ đồ SIPOC giúp xác định các ranh giới của một dự án. Sơ đồ này giúp cung cấp một cách nhìn tổng quan về quy trình cấu trúc cũng như phạm vi áp dụng trong một hệ thống phức tạp.
• Giúp nhận diện được các nhà cung cấp và khách hàng.
• Giúp chọn lựa ra thành viên phù hợp cho dự án đó.
• Đánh dấu các vấn đề tiềm ẩn hay những hạn chế của hệ thống.

Về tổng thể sơ đồ SIPOC cho bạn một cái nhìn về quá trình hiện tại và xác định rõ tất cả các yếu tố có ảnh hưởng và bị ảnh hưởng bởi quá trình. Sơ đồ SIPOC giúp bạn xem xét một cách hợp lý và hiểu được rõ quá trình đang diễn ra và những ai được hưởng lợi trong quy trình đó và ở mức độ như thế nào.

Sơ đồ SIPOC muốn thành công đòi hỏi sự cộng tác của tất cả thành viên trong nhóm. Các thành viên trong team cần phải hiểu về vấn đề và quy trình thì mới hoàn thành tốt sơ đồ SIPOC này.

Chúng tôi xin chia sẻ 5 bước xây dựng sơ đồ SIPOC

Bước 1: Thiết lập quy trình

Việc xây dựng một sơ đồ SIPOC hiệu quả cần bám sát vào quá trình bao gồm cách hành động và làm biến đổi đầu vào thành đầu ra. Sử dụng hành động, động từ, mô tả những công việc cần làm và trong bao nhiêu thời gian. Xác định điểm bắt đầu và kết thúc.

Bước 2: Xác định đầu ra

Bước này bạn cần xác định các yêu cầu của khách hàng, các sản phẩm và dịch vụ mà quá trình này sản xuất ra cùng các điều mà khách hàng họ mong muốn trong hiện tại và tương lai.

Bước 3: Nhận diện khách hàng

Xác định người nhận (khách hàng) của các kết quả đầu ra theo tên, chức vụ, hệ thống, hoặc thực thể tổ chức, hoặc các quy trình sau tiếp nhận đầu ra của quy trình trước.

Bước 4: Xác định đầu vào

Đầu vào là tài liệu, thông tin và các nguồn lực khác mà nhà cung cấp cung cấp được tiêu thụ hoặc chuyển đổi trong quy trình.

Bước 5: Xác định nhà cung cấp

Bước này bạn cần xác định các nhà cung cấp họ có thể là các hệ thống, con người, tổ chức, hoặc các nguồn tài liệu, thông tin khác được tiêu thụ hoặc chuyển đổi trong quy trình.

Sau khi thực hiện các bước, bạn sẽ có 1 sơ đồ SIPOC như thế này:

Có thể nói sơ đồ SIPOC mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp giúp quản lý và có kế hoạch tiết kiệm nguyên vật liệu và loại bỏ lãng phí hiệu quả. Đọc thêm những bài viết của diedaniso.com để có những kiến thức bổ ích hơn.