Trong quá trình Doanh Nghiệp của bạn xây dựng và áp dụng Hệ thống Quản lý Chất lượng theo ISO 9001:2015 thì quá trình đánh giá nội bộ được xem như là hoạt động quan trọng cần được thực hiện định kì. Trong điều khoản 9.2 của bộ tiêu chuẩn ISO 9001 có đề cập đến và được coi như là yêu cầu bắt buộc khi áp dụng hệ thống QMS của Doanh Nghiệp.
Bài viết này Diendaniso.com sẽ giới thiệu đến bạn quy trình đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO cho doanh nghiệp của bạn nắm rõ.
Nội dung
Đánh giá nội bộ theo quy định của ISO 9001:2015
Trong bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 có đề cập đến việc doanh nghiệp/ tổ chức cần phải thực hiện đánh giá nội bộ định kì. Cụ thể Theo điều 9.2 ghi rõ “Doanh nghiệp phải tiến hành các cuộc đánh giá nội bộ theo những khoảng thời gian được hoạch định để cung cấp thông tin về việc hệ thống quản lý chất lượng có hay không:
- a) phù hợp với:
- i) các yêu cầu của chính doanh nghiệp đối với hệ thống quản lý chất lượng của mình;
- ii) các yêu cầu của tiêu chuẩn này;
- b) được thực hiện và duy trì một cách hiệu lực.
Theo đó trong quá trình áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng (QLCL) Theo ISO 9001:2015 thì doanh nghiệp cần định kì họp đánh giá nội bộ.
Tầm quan trọng của việc đánh giá nội bộ
Việc Doanh Nghiệp duy trì hệ thống ISO 9001:2015 có hiệu quả và hiệu lưc thì quy trình đánh giá nội bộ là việc làm không thể thiếu. Công việc đánh giá nội bộ định kì hàng năm này sẽ giúp cho tổ chức đạt được những mục đích sau:
- Đánh giá nội bộ giúp doanh nghiệp xác định mức độ phù hợp của hệ thống hoặc một phần của hệ thống quản lý so với chuẩn mực đánh giá.
- Đánh giá năng lực của hệ thống quản lý chất lượng iso nhằm đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu của pháp luật, các yêu cầu khác…
- Đánh giá được những hiệu quả của HTQL trong việc đáp ứng các mục tiêu đã xây dựng trước đó.
- Giúp Doanh Nghiệp của bạn chuẩn bị sẵn sàng cho bên đánh giá thứ ba
- Duy trì nhận thức về hệ thống quản lý chất lượng
- Đáp ứng yêu cầu của các tổ chức hoặc bên thứ 3 có liên quan.
Quy trình đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Doanh Nghiệp cần hiểu quá trình đánh giá nội bộ là một hoạt động định kì và cần sự chung tay của cả hệ thống các phòng ban. Tùy từng quy mô và tính chất công việc mà có những bước đặc thù tuy nhiên nhìn chung hoạt động đánh giá nội bộ trải qua bước lập kế hoạch, xác định, thực hiện một cách nhất quán và được kiểm soát. Nếu thiếu đi các yếu tố này; hoạt động đánh giá chỉ là một sự lãng phí về thời gian và nguồn lực.
Bước 1: Lập kế hoạch đánh giá nội bộ
Bước đầu tiên và là bước then chốt để hoạt động đánh giá nội bộ thực sự phát huy được hiệu quả sau này. Tổ chức/ doanh nghiệp cần cân nhắc và xác định đầy đủ 3 yếu tố như sau:
- Doanh Nghiệp cần xác định các yêu cầu của tổ chức và những thông tin chính xác cho đầu vào của quá trình.
- Xác định tính khả thi của cuộc đánh giá đến hiện trạng thực tế của Doanh Nghiệp.
- Xác định các nguồn lực có liên quan cung cấp cho quá trình đánh giá.
Bên cạnh 3 yếu tố cơ bản quan trọng trên thì cần phải xác định thêm những yếu tố khách quan khác như lịch đánh giá/ tần xuất đánh giá, những khu vực đánh giá và các vấn đề về nhân sự thay đổi và các lỗi sai sau khi đánh giá.
Thiết lập một kế hoạch đầy đủ và cụ thể là tiền đề cho chương trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 diễn ra được nhanh gọn và hiệu quả. Việc này sẽ giúp thuận lợi cho đoàn đánh giá xắp xếp thời gian đi theo lịch trình cụ thể được lập sẵn nhằm đảm bảo quá trình đánh giá diễn ra một cách suôn sẻ.
Bước 2: Chuẩn bị cho cuộc đánh giá
Việc chuẩn bị kĩ càng cho cuộc đánh giá là tiền đề cho sự thành công của cả hệ thống QMS. Với mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có những đặc thù riêng tuy nhiên thường có 3 mục mà doanh nghiệp cần chuẩn bị cho cuộc đánh giá nội bộ hệ thống QLCL theo ISO 9001
a/ Thông báo cho bộ phận/ phòng ban được đánh giá về thời gian đánh giá viên sẽ đến làm việc:
Đây là việc cần làm của ban ISO trong Doanh Nghiệp. Trước khi làm việc với từng phòng ban thì trưởng đoàn đánh giá cần thông báo trước nhằm tránh việc kiểm tra bất chợt gây tâm lý thụ động và sẽ mang lại hậu quả tiêu cực cho buổi làm việc với bên được đánh giá.
Hoạt động đánh giá ở đây là hoạt động thực tế nhằm hình thành một văn hóa cải tiến. Phòng ban được đánh giá có quá trình chủ động xắp xếp công việc sẽ có sự chuẩn bị chu đáo và không hình thành thái độ chống chế hay lấp liếm hoạt động đánh giá.
b/ Xem xét trước tài liệu mô tả những quá trình được phân công đánh giá
Mỗi phòng ban/ bộ phận khác nhau sẽ có những phong cách làm việc và quy trình khác nhau. Do đó nên xem xét các tài liệu mô tả quá trình của phòng ban sẽ giúp đánh giá viên xác định được những câu hỏi dành cho bên được đánh giá và hỗ trợ việc tiếp nhận hiểu các câu trả lời. Đọc trước các tài liệu còn giúp đánh giá viên phân biệt được các yêu cầu quan trọng; những điểm có thay đổi về bộ phận/nhân sự phụ trách đối với sản phẩm và quá trình.
c/ Chuẩn bị bảng câu hỏi đánh giá hệ thống quản lý chất lượng
Đoàn đánh giá mà cụ thể là đánh giá viên cần chuẩn bị trước các bảng câu hỏi đánh giá và chỉnh sửa chúng sao cho phù hợp với các tài liệu đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 và các đánh giá viên sẽ xem xét được lập ra một cách đầy đủ. Công việc này giúp các đánh giá viên có thể xác định được các câu hỏi nhằm tránh mát thời gian đồng thời giúp đảm bảo việc đánh giá được thực hiện trong phạm vi được xác định. Thông thường chuẩn bị câu hỏi sẽ có một bảng checklist đánh giá nội bộ iso 9001:2015 đi kèm.
Bước 3: Thực hiện hoạt động đánh giá
Thông thường hoạt động đánh giá sẽ diễn ra theo một trình tự như sau:
- Họp mở đầu
- Xem xét tài liệu khi thực hiện đánh giá
- Thông tin trong lúc đánh giá
- Phân công vai trò, trách nhiệm của người quan sát
- Thu thập và xác nhận thông tin
- Chuẩn bị kết quả đánh giá
- Họp kết thúc
Cuộc họp khai mạc: Đây là quá trình ban đầu nhưng cũng không kém phần quan trọng cho toàn bộ cuộc đánh giá. Khi họp khai mạc đánh giá nội bộ sẽ nhằm làm rõ các quá trình sẽ được đánh giá, thời gian đánh giá và các cá nhân mà đánh giá viên muốn phỏng vấn và làm việc. Việc đến một bộ phận và bắt đầu đánh giá; mà không có một vài điểm nhận xét ban đầu và thủ tục chào hỏi; chỉ làm tăng sự căng thẳng và khả năng tạo khoảng cách với những người có thể hỗ trợ một cuộc đánh giá hiệu quả.
Bước 4: Đoàn đánh giá cần lập báo cáo kết quả đánh giá nội bộ ISO 9001:2015
Việc lập báo cáo đánh giá là đầu ra quan trọng của quá trình đánh giá nội bộ. Báo cáo đánh giá cần thể hiện một cách đầy đủ, tổng quát và khách quan về tình trạng của tổ chức được đánh giá. Báo cáo cần đề cập đến các thông lệ tốt được ghi nhận; các rủi ro nhận thấy được và các vấn đề đã được phát hiện. Một báo cáo đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng nên bao gồm các nội dung sau:
- Ngày đánh giá
- Liệt kê các khu vực được đánh giá:điều này đặc biệt quan trọng trong trường hợp tổ chức có nhiều địa điểm hoạt động.
- Tiêu chuẩn sử dụng:với đánh giá bên thứ ba, tiêu chuẩn sử dụng thường là tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, ISO/TS 16949, ISO 13485 … Trong đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng; tiêu chuẩn đánh giá thường là một danh mục các tài liệu nội bộ liên quan để hoạt động được đánh giá như thủ tục, hướng dẫn và các biểu mẫu….
- Trưởng đoàn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng và thành viên:nếu chỉ có một đánh giá viên thực hiện thì người này đồng thời là trưởng đoàn.
- Danh sách các cá nhân được phỏng vấn: giúp đánh giá viên cung cấp bằng chứng khách quan rằng mình đã đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của quá trình đánh giá.
- Liệt kê các điểm không phù hợp của các phòng ban: khi báo cáo những gì không phù hợp; điều quan trọng là phải đảm bảo nội dung đầy đủ và rõ ràng như: sự không phù hợp thực tế là gì?, các bằng chứng nào được sử dụng để kết luận đó là một điểm không phù hợp?… Một báo cáo sự không phù hợp được liên kết tốt cần cung cấp đủ sự rõ ràng và định hướng để người phụ trách quá trình có thể sử dụng để tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ và lập được một phương án hành động khắc phục thích hợp.
- Nhận xét và đưa ra cơ hội cải tiến: cũng như với các điểm không phù hợp; các điểm nhận xét cũng nên được gắn với những yêu cầu cụ thể; để giảm thiểu sự hiểu lầm rằng đó chỉ đơn gian là ý tưởng mà đánh giá viên nghĩ ra.
Cho dù thế nào đi nữa thì công việc đánh giá nội bộ được thực hiện theo các kinh nghiệm của đánh giá viên. Cần đảm bảo các thông tin mà lãnh đạo nhận được là chính xác và phản ánh đúng tình trạng đang có của tổ chức.
Bước 5: Hoàn tất đánh giá
Bước 6: Hoạt động theo dõi sau đánh giá
Sau buổi đánh giá thì đoàn đánh giá (ban ISO) sẽ cần có những theo dõi những thay đổi, cải tiến của từng phòng ban được đánh giá để kịp thời đưa ra được những đề xuất, thông báo kịp thời hơn.
6 Nguyên tắc đánh giá nội bộ
- Nguyên tắc 1: Tính toàn vẹn: nền tảng của tính chuyên nghiệp
- Nguyên tắc 2: Trình bày trung thực: Nghĩa vụ báo cáo trung thực và chính xác
- Nguyên tắc 3: Đánh giá chuyên nghiệp: Có trách nhiệm và có suy xét trong đánh giá
- Nguyên tắc 4: Bảo mật: Bảo mật thông tin có được trong quá trình đánh giá
- Nguyên tắc 5: Độc lập: Cơ sở cho tính công bằng của cuộc đánh giá và tính khách quan của kết luận đánh giá
- Nguyên tắc 6: Tiếp cận dựa trên bằng chứng: Phương pháp hợp lý để đạt được kết luận đánh giá đáng tin cậy.
Chính sách đánh giá nội bộ
Thông thường, cấp lãnh đạo sẽ xây dựng chính sách đánh giá nội bộ, hướng dẫn lập kế hoạch, tổ chức, phối hợp và thực hiện các hoạt động đánh giá nội bộ một cách hiệu quả để đạt được các mục tiêu đã đặt ra cho đánh giá nội bộ
- Trưởng nhóm tiến hành họp khai mạc và họp kết thúc trước và sau khi đánh giá nội bộ.
- Trưởng phòng ban bên được đánh giá có trách nhiệm tham dự cuộc họp khai mạc và kết thúc.
- Đánh giá viên lập kế hoạch đánh giá căn cứ vào tình trạng và tầm quan trọng của quá trình và khu vực được đánh giá cũng như kết quả đánh giá lần trước.
- Các đánh giá viên phải được đào tạo và độc lập với hoạt động được đánh giá.
- Đại diễn lãnh đạo theo dõi, giám sát việc lập kế hoạch, thực hiện đánh giá nội bộ.
Đào tạo đánh giá viên nội bộ
Việc đào tạo đánh giá viên nội bộ là một quá trình cần và nên làm trong công việc đánh giá nội bộ định kì của tổ chức. Có nhiều giai đoạn khác nhau trong đào tạo, cụ thể:
- Giai đoạn 1: Hiểu các nguyên tắc về quản lý
Hiểu và diễn giải các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001
- Giai đoạn 2: Hiểu được các hoạt động của hệ thống quản lý trong tổ chức
- Giai đoạn 3: Đào tạo đánh giá nội bộ
Hướng dẫn, quan sát hoặc giám sát
Việc đào tạo đánh giá viên nội bộ là việc làm quan trọng giúp hệ thống QLCL đang áp dụng tại Doanh Nghiệp được đi vào nề nếp và hiệu quả hơn. Người được đào tạo sẽ có đầy đủ kĩ năng, kiến thức và là người kiểm soát và thông báo cho ban lãnh đạo về sức khỏe hệ thống ISO 9001 mà doanh nghiệp đang vận hành.
Hy vọng những thông tin về quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 mà chúng tôi chia sẻ sẽ giup cho Ban lãnh đạo và nhân viên trong ban ISO nắm được về tầm quan trọng của công việc này đến kết quả hệ thống mà doanh nghiệp đang áp dụng.
