Trong môi trường kinh doanh luôn luôn biến động đòi hỏi các tổ chức/doanh nghiệp của bạn cần phải chủ động có kế hoạch quản trị sự thay đổi một cách phù hợp. Việc quản trị sự thay đổi giúp khảng định vị thế, nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường đầy rủi ro. Tuy nhiên không phải tổ chức nào cũng hiểu rõ về quản trị sự thay đổi và thực sự việc này không phải đơn giản. Bài viết này diendaniso.com sẽ chia sẻ cho bạn quản trị sự thay đổi là gì ? Chúng có tác động như thế nào tới sự phát triển của doanh nghiệp.
Nội dung
QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI LÀ GÌ ?
Quản trị thay đổi (Change Management-CM) là một thuật ngữ chỉ quy trình, phương pháp chuẩn bị, lên kế hoạch cho các tổ chức, cá nhân trước sự thay đổi từ trong lẫn ngoài một cách có hệ thống. Chúng bao gồm các phương pháp tái định hướng hay định nghĩa lại việc sử dụng các nguồn lực, thay đổi trong quy trình kinh doanh, phân bổ ngân sách hay các chế độ vận hành khác nhằm tiến tới thay đổi công ty hoặc tổ chức.
Việc chủ động quản trị sự thay đổi sẽ giúp tổ chức chủ động xem xét lại toàn bộ doanh nghiệp của mình có phù hợp với thị trường và kế hoạch hiện tại hay không từ đó có kế hoạch điều chỉnh sao cho phù hợp. Hiện nay việc quản trị sự thay đổi càng ngày càng được coi trọng khi mà diễn biến thị trường luôn luôn thay đổi cùng nhiều yếu tố bất chắc có thể xảy ra ảnh hưởng đến tổ chức.
NGUYÊN NHÂN THÚC ĐẨY QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI
Hiện nay trong bối cảnh thế giới biến động khó lường nhất là đại dịch Covid vừa qua đã khiến các doanh nghiệp bị ảnh hưởng nặng nề. Điều này đòi hỏi cần phải đối diện với nhiều lý do để tiến hành đầu tư vào các chiến lược dự phòng trong đó có quản trị sự thay đổi. Có thể nói đến 3 nguyên nhân chính giúp thúc đẩy việc quản trị sự thay đổi đó chính là:
- Thay đổi tổ chức xảy ra ở từng cá nhân
- Giảm bớt đi tình trạng tốn kém chi phí
- Nâng cao cơ hội thành công cho doanh nghiệp
Thay đổi tổ chức xảy ra ở từng cá nhân một
Mỗi cá nhân trong doanh nghiệp đều có sự phát triển và thay đổi theo qua từng năm. Chính vì thế mà sự chuyển đổi của mỗi thành viên trong doanh nghiệp sẽ tạo nền móng vững chắc giúp thay đổi doanh nghiệp phát triển thay. Việc thay đổi này đến từ cả nhận thức, tư duy lẫn kinh nghiệp nghề nghiệp của họ.
Giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
Việc quản trị sự thay đổi sẽ khiến cho mỗi doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa những hậu quả gây hao hụt tài chính nghiêm trọng khi chủ động đưa ra phương pháp tiếp cận có trọng tâm là thay đổi con người. Vì yếu tố con người là cốt lõi khi quản trị tốt yếu tố này sẽ giúp giảm được rất nhiều chi phí đi kèm theo đó.
Tăng cơ hội thành công cho doanh nghiệp
Theo nhiều nghiên cứu và báo cáo chỉ ra rằng nhiều doanh nghiệp áp dụng việc quản trị sự thay đổi có thể sẽ giúp giúp doanh nghiệp gia tăng cơ hội thành công lên gấp 6 lần. Đặc biệt với những biến động liên tục xảy ra trong môi trường kinh doanh hiện nay, quản lý sự thay đổi – Change Management đã trở thành một trong những chức năng kinh doanh quan trọng nhất – đặc biệt trong các trường hợp sau:
- Áp dụng công nghệ mới
- Sáp nhập & mua lại.
- Thay đổi trong ban lãnh đạo (nhân sự, phong cách…)
- Chuyển đổi văn hóa doanh nghiệp.
- Trong thời kỳ khủng hoảng kinh tế.
CÁC BƯỚC QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI
Chúng tôi xin được chia sẻ đến bạn 5 bước chính trong tiến trình quản trị sự thay đổi một cách có hiệu quả nhất hiện nay. Chỉ với 5 bước này áp dụng đúng sẽ có thể giúp cho doanh nghiệp của bạn có được một tập thể vững mạnh nhất.
1: Đảm bảo sãn sàng cho việc thay đổi
Có thể nói để sự thay đổi thật thành công và họ cần phải sẵn sàng về mặt văn hóa lẫn tâm lý và hậu cần của nhân viên trong doanh nghiệp. Ở giai đoạn này bạn cần chuẩn bị chú trọng vào việc giúp nhân viên của mình thật sự hiểu được lợi ích khi thay đổi. Bạn cần phải nhận thức được những khó khăn và thách thức mà tổ chức đang phải đối mặt thì cần phải thay đổi.
Việc thu hút được sự ủng hộ từ nhân viên sẽ giúp nhà quản trị có thể thực hiện những thay đổi một cách suôn sẻ nhất, tránh những phản kháng về sau.
2: Xây dựng tầm nhìn và lập kế hoạch cho sự thay đổi
Tại bước này khi các nhân viên của bạn đã hiểu và sẵn sàng cho sự thay đổi thì bạn – nhà quản lý cần xây dựng một kế hoạch chi tiết, lộ trình để áp dụng vào thực tế. Một kế hoạch cho sự thay đổi này cần đảm bảo như sau:
- Mục tiêu chiến lược: Những mục tiêu chiến lược nào cần được hướng đến khi áp dụng sự thay đổi.
Các chỉ số đo lường hiệu suất: Các thành công và tính hiệu quả đó cũng sẽ cần được đo lường và đánh giá như thế nào ? Điểm mặt hơn nữa những chỉ số và tiêu chí để có thể linh hoạt điều chỉnh theo. - Các bên liên quan: Về mặt con người cần xác định những nhân viên nào và đi kèm nhiệm vụ theo đó. Ai sẽ chịu trách nhiệm triển khai và thực hiện?
- Phạm vi dự án: Dự án đó sẽ bao gồm những phạm vi nào
Note: Để thiết lập các mục tiêu về chiến lược hiệu quả bạn có thể sử dụng phương pháp OKRs. Đây là viết tắt từ cụm từ Objectives and Key Results có nghĩa là mục tiêu và kết quả then chốt hay kết quả chính. Đây là một phương pháp quản trị doanh nghiệp có mục đích thiết lập các mục tiêu ở các cấp trong doanh nghiệp. Khi áp dụng OKR doanh nghiệp sẽ có thể tính toán được các kết quả then chốt sẽ đạt được nhằm thực hiện hóa được mục tiêu trong thời gian nhất định theo quý hoặc năm.
>> Xem thêm: Tìm Hiểu OKR là gì? Cách áp dụng công cụ OKRs
3: Triển khai các thay đổi
Khi mọi thứ ở 2 bước trên đã được rà soát và thực hiện thì lúc này là bước triển khai các thay đổi. Việc tốt nhất bạn nên làm chính là trao quyền cho nhân viên và khuyến khích họ hoàn thành đúng mục tiêu đã được đề ra. Hãy cho nhân viên cơ hội để dự phòng và giảm thiểu các rủi ro có thể xả ra. Việc thường xuyên nhấn mạnh về tầm nhìn và sứ mệnh của Doanh nghiệp sẽ giúp các thành viên trong nhóm thấu hiểu tại sao cần phải thích ứng và theo đuổi với những sự thay đổi.
4: Dự phòng các rủi ro
Sau khi đã thực hiện các sự thay đổi đồng bộ thì lúc này cần rà soát, đánh giá và dự phòng các rủi ro khi đã thay đổi tại Doanh Nghiệp của bạn. Công việc này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng khi thực hiện những thay đổi liên quan đến quy trình, văn hóa và chiến lược. Cần tránh tình trạng trở về trạng thái cũ sau khi đã thay đổi.
5: Đánh giá tiến độ và phân tích kết quả
Bước cuối cùng trong Quản trị sự thay đổi chính là lúc đánh giá lại kết quả và tiến độ đã thực hiện xem có đúng với mục tiêu đã đề ra hay không. Bạn cần thường xuyên phối hợp với các cấp lãnh đạo bậc trung để rà soát, đánh giá, phân tích tính hiệu quả của dự án. Xem đã hoàn thành được bao nhiêu % kế hoạch và mục tiêu đề ra.
NHỮNG MÔ HÌNH QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI
Một số doanh nghiệp hiện nay đã và đang sử dụng áp dụng một số những mô hình Quản trị sự thay đổi và mang lại những hiệu quả nhất định. Dưới đây chính là một số mô hình Change Management (quản trị sự thay đổi) trong doanh nghiệp tương đối hiệu quả:
Quy trình quản trị sự thay đổi 8 bước của John Kotter
Mô hình 8 bước của John Kotter bước để dẫn dắt sự thay đổi cụ thể được thực hiện như sau:
- Thiết lập một cảm giác cấp bách cần thiết để tạo ra thay đổi: Theo John Kotter thì cần có động lực mọi người sẽ không nhận thức được sự cấp bách cho sự chuyển đổi.
- Tạo ra nhóm liên minh mạnh: Bởi sự đoàn kết trong tổ chức sẽ giúp đẩy nhanh quá trình thích nghi với thay đổi
-
Xây dựng tầm nhìn và chiến lược phù hợp: Điều này sẽ giúp cho sự thay đổi trở nên cụ thể hơn từ đó giúp thúc đẩy nhanh chóng sự thành công của chiến lược
- Truyền đạt tầm nhìn về sự thay đổi: sẽ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về những lợi ích khi tiến hành thay đổi.
- Loại bỏ trở ngại: Có thể có được sự thay đổi một cách đồng bộ hơn ở các cấp độ tổ chức thì cần tiến hành loại bỏ hơn nữa những trở ngại làm suy yếu của tất cả các nhân viên. Đồng thời qua đó thì ý tưởng của nhân viên sẽ được kết hợp thực thi trong quá trình tiến hành sự thay đổi.
- Tạo ra các chiến thắng ngắn hạn: Việc liên tưởng đến những kết quả có lợi khiến nhân viên của bạn có thể liên tưởng được trước. Việc này có thể giúp tạo thêm được động lực cho nhân viên có những thay đổi lớn hơn.
- Củng cố thành quả và tạo ra nhiều sự thay đổi hơn
- Nắm bắt sự thay đổi vào văn hoá công ty
Phương pháp PDCA của Deming
Phương pháp quản trị sự thay đổi này do W. Edwards Deming khởi sướng và có bao gồm PDCA (Kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động)
Phương pháp PDCA này nhằm quản lý và cải thiện phương pháp kinh doanh để hướng đến việc kiểm soát cũng như cải tiến một cách liên tục những quy trình và chất lượng sản phẩm. Nó bao gồm bốn giai đoạn:
- Lên kế hoạch – xây dựng các mục tiêu và quy trình
- Thực hiện – thực hiện các kế hoạch, tiến hành quy trình, tạo ra sản phẩm hay sự thay đổi trong doanh nghiệp
- Kiểm tra – nghiên cứu kết quả thu được trong thực tế và so sánh với mục tiêu thay đổi đã đề ra trước đó
- Hành động – ban hành các tiêu chuẩn mới, cải tiến các hạng mục không phù hợp
- quản trị sự thay đổi
NGUYÊN NHÂN KHIẾN DOANH NGHIỆP GẶP KHÓ KHĂN TRONG QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI.
Sâu đây là một số lý do khiến cho Doanh Nghiệp của bạn gặp khó khăn khi tiến hành áp dụng quản trị sự thay đổi.
Thiếu năng lực. Khi có sự thay đổi trong mô hình mới và môi trường mới thì nhân viên của bạn bị thiếu các kỹ năng hoặc kiến thức cần thiết. Từ đó tâm lý của họ không thoải mái và ngại tham gia nâng cao và đào tạo các khóa học.
Không có thiện chí. Việc thiếu kiến thức sẽ khiến bạn không thoải mái và sẽ khiến phản ứng chống lại sự thay đổi. Họ tin rằng sự thay đổi là quá khó hoặc quá rủi ro nên sẽ không thiện chí tham gia vào.
Vấn đề cá nhân. Việc quản trị nhân sự là điều cực kì khó. Mỗi cá nhân sẽ có một cuộc sống riêng không ai giống ai. Họ sẽ có những mối quan tâm riêng. Những người sắp nghỉ hưu, ly hôn, bị bệnh hiểm nghèo, v.v… thường kháng cự lại thay đổi – với mong muốn là giữ được phần nào quyền kiểm soát cuộc sống của mình.
Về lý trí, họ có thể hiểu lý do cần thay đổi; nhưng về phương diện cảm xúc, họ thường cảm thấy khó khăn hoặc không thể chấp nhận điều đó.
>> Xem thêm: Quản trị nguồn nhân lực là gì ?
Có thể nói trong thời đại thế giới nhiều biến động như hiện nay thì các nhà quản trị hiện đại cần có kế hoạch quản trị sự thay đổi đẻ giúp tổ chức của mình thích ứng kịp thời với diễn biến thị trường. Hy vọng với những chia sẻ của chúng tôi trên đây đã giúp bạn hiểu hơn về quản trị sự thay đổi, vai trò và ảnh hưởng của chúng đến sự phát triển của doanh nghiệp.
