Bạn có để ý các bảng biểu hình ảnh có mặt thường xuyên tại công trường không ? Những phương pháp truyền đạt thông tin quan trọng bằng những công cụ trực quan này giúp công nhân làm việc nắm bắt nhanh hơn và dễ hiểu hơn. Trong bài viết này chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về việc quản lý trực quan – Visual Management và những lợi ích của chúng trong sản xuất và kinh doanh.
Nội dung
QUẢN LÝ TRỰC QUAN – VISUAL MANAGEMENT LÀ GÌ ?
Quản lý trực quan hay tiếng anh có tên gọi là Visual Management. Đây là một trong những phương pháp được áp dụng khá nhiều trong bộ sản xuất tinh gọn. Bạn có thể đọc thêm bài viết này: Những công cụ sản xuất tinh gọn trong LEAN.
Việc quản lý trực quan chính là một trong những kĩ thuật quản lý doanh nghiệp trong đó việc truyền đạt thông tin quan trọng tại nơi làm việc bằng các công cụ trực quan thay vì những thông tin dạng văn bản dài và khó nhớ. Việc nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng với việc truyền tải dễ hiểu trực quan luôn được ưu tiên tại nơi làm việc.
“Mọi thứ cần thiết phải dễ thấy – mọi điều bất thường phải dễ nhận biết – mọi hành động cần thiết phải rõ ràng.”
Nói rộng ra việc quản lý trực quan là tất cả việc truyền tải và giao tiếp. Sử dụng việc quản lý bằng hình ảnh là cách truyền đạt thông tin quan trọng về nơi làm việc trong nháy mắt. Những thông điệp truyền tải thường ngắn gọn xúc tích cô đọng nhất không cần phải diễn giải nhiều khiến người tiếp nhận khó nhớ khó nắm bắt.
MỤC TIÊU CỦA QUẢN LÝ TRỰC QUAN
Mục tiêu chính của Quản lý trực quan (Visual Management) trong môi trường sản xuất hoặc doanh nghiệp:
Tạo sự minh bạch trong công việc
Mọi người đều có thể “nhìn thấy và hiểu” tình trạng hiện tại một cách trực tiếp.
- Giúp cả nhân viên và quản lý dễ dàng nắm bắt tiến độ, hiệu suất, sự cố hoặc mức tồn kho mà không cần hỏi hoặc tra cứu phức tạp.
- Ví dụ: Một bảng hiển thị sản lượng thực tế – mục tiêu giúp tất cả nhân viên thấy được năng suất ca làm.
Phát hiện sớm bất thường, lỗi và lãng phí
Những điều bất thường phải lộ rõ ngay khi nó xảy ra.
- Thay vì đợi đến khi có hậu quả lớn, các vấn đề (như sai lệch quy trình, hỏng hóc máy móc, vật tư không đủ…) sẽ được nhìn thấy ngay lập tức.
- Ví dụ: Bảng hiệu màu đỏ hoặc đèn cảnh báo tại máy bị lỗi sẽ báo ngay khi có sự cố.
Hướng dẫn hành vi đúng một cách rõ ràng
Cung cấp tín hiệu trực quan để nhân viên biết nên làm gì, làm ở đâu và khi nào.
- Giúp giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và tránh nhầm lẫn trong công việc.
- Ví dụ: Biển báo “Cấm hút thuốc” trong khu vực dễ cháy, hoặc nhãn màu phân biệt nguyên vật liệu.
Tăng tính tự chủ và phản ứng nhanh của nhân viên
Nhân viên có thể tự phát hiện và xử lý vấn đề ngay mà không cần chờ quản lý.
- Khi thông tin hiển thị rõ ràng, nhân viên sẽ chủ động kiểm soát chất lượng, quy trình và an toàn.
- Ví dụ: Khi thấy chỉ số hiệu suất máy giảm, người vận hành có thể nhanh chóng kiểm tra và khắc phục mà không cần đợi lệnh.
NHỮNG HÌNH THỨC CÔNG CỤ TRỰC QUAN THƯỜNG GẶP
Hiện nay các doanh nghiệp đang tiến hành triển khai bốn phương pháp quản lý trực quan (Visual Control) như sau:
1. Quản lý trực quan thông qua việc hiển thị dữ liệu
Việc quản lý trực quan thông qua hiển thị dữ liệu chính là cách mà nhiều doanh nghiệp Việt hiện nay đang thực hiện. Với cách trình bày thông tin liên quan đến sản lượng, chất lượng sản phẩm hoặc trạng thái hoạt động của máy móc ngay tại khu vực làm việc, thường thông qua các bảng hiển thị hoặc màn hình dashboard.
Thông tin được thể hiện dưới dạng biểu đồ, bảng số hoặc con số kèm theo màu sắc nổi bật để dễ dàng phân biệt.
Mục tiêu là đưa dữ liệu ra trực tiếp tại hiện trường, đặc biệt hữu ích trong trường hợp không có phương pháp nào khác để theo dõi hệ thống một cách trực quan và tức thời.
2. Quản lý trực quan bằng nhãn dán
Phương pháp này sử dụng các nhãn để truyền đạt thông tin tại những vị trí cụ thể – bao gồm cảnh báo an toàn, hướng dẫn thao tác, khuyến cáo sử dụng, hoặc các quy định nghiêm cấm.
Nhãn có thể được dán trên thiết bị, vật dụng hoặc khu vực làm việc nhằm cung cấp thông tin rõ ràng và nhanh chóng cho người lao động.
3. Quản lý trực quan thông qua công cụ và bộ phận
Tủ đựng dụng cụ được thiết kế theo dạng tạo hình (shadow board), trong đó vị trí của từng dụng cụ được vẽ sẵn hoặc cắt hình.
Nhờ đó, người dùng có thể dễ dàng nhận biết dụng cụ nào còn thiếu hoặc đặt sai vị trí, giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm và tăng tính ngăn nắp.
4. Quản lý trực quan qua bố cục và sơ đồ
Áp dụng phổ biến trong kho nguyên vật liệu, bố cục trực quan như mũi tên định hướng giúp chỉ dẫn hướng lấy hàng theo nguyên tắc FIFO (nhập trước – xuất trước).
Cách bố trí này hỗ trợ hiệu quả trong việc quản lý tồn kho, vị trí vật tư và luồng di chuyển trong kho.
ÁP DỤNG QUẢN LÝ TRỰC QUAN VÀ 5S
Việc áp dụng phương pháp quản lý trực quan sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Do việc áp dụng các phương pháp tiên tiến khoa học. Khi kết hợp với 5S sẽ giúp các nhà quản lý tạo ra được một môi trường lý tưởng và hoạt động tốt hơn một cách đáng kể.
Xem thêm: 5S – công cụ nền tảng giúp tổ chức, doanh nghiệp cải tiến năng suất, giảm thiểu lãng phí
LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG QUẢN LÝ TRỰC QUAN
Việc áp dụng quản lý trực quan có nhiều ưu điểm vượt trội nhất là khi bạn áp dụng kết hợp với phương pháp 5S. Một khi doanh nghiệp áp dụng thường xuyên và nhất quán thì công cụ quản lý trực quan sẽ có thẻ cải thiện một cách đáng kể hiệu quả của hoạt động sản xuất. Cụ thể những lợi ích đó có thể kể đến như:
- Cải thiện hiệu quả của quy trình
- Giảm chất thải trong quá trình sản xuất trong doanh nghiệp
- Quy trình làm việc được hiệu quả chuyên nghiệp và an toàn hơn
- Việc quản lý hàng tồn kho phù hợp hơn với nhu cầu sản xuất
Có thể nói việc quản lý trực quan là một phương pháp hiệu quả giúp cung cấp một giải pháp đơn giản và hiệu quả để giúp tăng cường luồng thông tin trong nhiều tầng của cửa hàng sản xuất. Do sự trực quan và dễ hiểu mà giúp cho người quản lý cùng người lao động có thể kiểm soát quá trình hoạt động sản xuất một cách tốt hơn.
Admin tổng hợp
Hotline
Messenger
Zalo
