Phần mềm ERP là gì? Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp

Phần mềm ERP hiện nay được ứng dụng khá nhiều trong các doanh nghiệp. Chúng giúp cho các doanh nghiệp quản lý và hoạch định nguồn lực một cách hiệu quả. Nhiều doanh nghiệp coi ERP như một công cụ hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản lý giúp đội nhóm hoạt động hiệu quả từ đó gia tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp về lâu dài. Bài viết này diendaniso.com sẽ chia sẻ cho bạn về ERP là gì, các loại hệ thống ERP, mô hình ERP,

ERP LÀ GÌ ? PHẦN MỀM ERP LÀ GÌ ?

Chắc hẳn các doanh nghiệp đã từng nghe về hệ thống ERP và đặt ra câu hỏi phần mềm ERP là gì. Theo đó thì ERP viết tắt của từ Enterprise Resource Planning có nghĩa là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hiểu một cách đơn giản chính là một phần mềm giúp bạn quản lý hoạt động của doanh nghiệp một cách hiệu quả và chuyên nghiệp nhất.

Do đó thì phần mềm ERP chính là một trong những giải pháp công nghệ tích hợp đa năng có sự kết hợp của nhiều chức năng khác nhau đưa vào từng module của một hệ thống phần mềm thống nhất. ERP giúp tự động hóa toàn bộ quy trình vận hành từ việc quản lý tài chính cho đến việc quản lý cả một chuỗi cung ứng. Đây chính là mấu chốt để tối ưu hóa hiệu suất và giúp tăng cường được sự liên kết giữa các bộ phận trong tổ chức.

Có thể thấy được thì hệ thống ERP có thể giúp cung cấp cho doanh nghiệp một cái nhìn toàn diện về tất cả các khía cạnh quản lý như quản lý nguồn lực, tài chính, kho, sản xuất, khách hàng vv

LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA ERP

Không phải biết đến từ mới đây mà các phần mềm ERP đã được biết đến từ lâu dưới dạng nhiều cách thức khác nhau. Chúng ta có thể tóm tắt được lịch sử phát triển của giải pháp ERP như sau:

• Giai đoạn 1 (1960): Năm này các tổ chức, doanh nghiệp sản xuất hàng loạt sử dụng phương pháp ROP để giúp dự báo đơn hàng và tiết kiệm chi phí. Với hệ thống MRP này ra đời có đặt nền tảng cho MRP II và ERP sau này.
• Giai đoạn 2 (Cuối 1970): Sau đó 10 năm thì các doanh nghiệp có chú trọng đặc biệt vào Marketing và do đó mà MRP đã trở nên phổ biến hơn với các tính năng như dự báo cũng như kiểm soát hàng hóa. COPICS và MMAS được phát triển, đánh dấu bước đầu tiên của ERP.
• Giai đoạn 3 (1980): Sau đó nhà khoa học J.D Edwards nổi tiếng đã cho ra đời phần mèm IBM 38 có thể cho phép lưu trữ được một lượng lớn các thông tin. MRP II ra đời, mở đường cho CIM và ERP tiếp theo sau đó phát triển hơn.
• Giai đoạn 4 (1990): Garner định nghĩa ERP, nhấn mạnh sự tích hợp chức năng ERP vào quản trị doanh nghiệp. ERP sau đó tiếp tục phát triển và mở rộng sang nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau

ĐẶC ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG ERP

Theo nghiên cứu thì một hệ thống ERP hoàn chỉnh cũng sẽ có những đặc điểm cơ bản như sau:

• ERP có tính “phân hệ” và tính “tích hợp”

Một phần mềm Quản lý Doanh Nghiệp ERP hiện nay sẽ được chia ra làm nhiều phân hệ khác nhau. Thuật ngữ chuyên môn gọi đó là module. Các Module này sẽ làm nhiệm vụ xử lý các mảng chuyên môn trong doanh nghiệp như tài chính, nhân sự, sản xuất và kho vận, mua hàng bán hàng vv.

Với các phân hệ trao đổi thông tin và dữ liệu có thông qua một nền tảng chung được gọi là database.

Tất cả các dữ liệu của các module được quản lý và tổ chức tập trung bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu (database management system). Đồng thời, ở mỗi giao diện và cách vận hành của mỗi phân hệ đều có những thiết kế riêng, đặc thù và phù hợp với tính chất của bộ phận tương ứng.

• Tính tích hợp:

Với sự tích hợp ERP vào các ứng dụng khác giúp tạo ra được một hệ thống hoàn chỉnh. Điều này có thể giúp hoạch định toàn bộ nguồn lực của doanh nghiệp. Chính vì ERP có thể xử lý tốt các hoạt động kinh doanh theo quy trình. Theo đó từng module sẽ có những chức năng riêng và thứ tự cũng như nhiệm vụ riêng trong cách vận hành mà khi muốn có hiệu quả thì chính quy trình này cần phải hoạt động một cách nhịp nhàng và trơn tru hơn. Đây chính là tính “tích hợp” của ERP.

Chúng ta cũng cần có một lưu ý chính là với nền tảng ERP này sẽ chỉ là một hệ thống phần mềm hỗ trợ quản lý hiệu quả cho doanh nghiệp chứ không phải là một dây chuyền sản xuất tự động có thể thay thế sức người.

>>> Xem thêm: So sánh CRM và ERP: Nên chọn hệ thống nào

CÁC TÍNH NĂNG CƠ BẢN TRONG PHẦN MỀM ERP

Hiện nay trên thị trường có khá nhiều phần mềm ERP. Tuy nhiên về cơ bản thì phần mềm ERP cũng sẽ có những tính năng cơ bản như sau:

Tính năng kế toán: Đây chính là tính năng cơ bản đầu tiên trong một phân hệ phần mềm ERP hiện nay. Chúng sẽ giúp theo dõi, lưu trữ cũng như phân tích các số liệu tài chính cũng như các khoản phải chi, phải thu đi cùng với ngân sách vv. Với một phần mềm ERP sẽ còn có thể được thực hiện với các tác vụ nâng cao hơn như việc quản lý thuế, tài sản cố định vv.

Quản lý tài chính: Với tính năng này thì các nhà quản lý có thể theo dõi, đọc báo cáo cũng như từ các bộ phận nhằm đưa ra được các quyết định cho các dự án và nguồn lực tài trợ, quản lý tiền mặt cũng như kiểm soát được tài chính vv. Với tính năng Quản lý tài chính này trong ERP thì có thể hỗ trợ lập kế hoạch cho một tổ chức, hoạch định việc sử dụng tốt các nguồn vốn có hiệu quả cho các doanh nghiệp.

Hệ thống ERP sẽ theo dõi, phân tích và báo cáo các dữ liệu kinh doanh quan trọng. Trong các doanh nghiệp lớn, phức tạp ERP chính là công cụ đắc lực trong hoạt động quản lý tài chính.

Quản lý quan hệ khách hàng CRM: Với phần mềm ERP này sẽ bao gồm toàn bộ các tính năng như của một phần mềm CRM nhằm giúp quản lý tốt hoạt động bán hàng cũng như việc tiếp thị: Với ERP thì cũng sẽ giúp cung cấp thông tin về toàn bộ một quy trình bán hàng và giúp hỗ trợ tốt những hoạt động tiếp thị. Từ đó giúp quản lý đơn đặt hàng, dự báo, theo dõi các chi tiết tỷ suất và lợi nhuận.

Quản lý quan hệ khách hàng CRM: Với phần mềm ERP này sẽ bao gồm toàn bộ các tính năng như của một phần mềm CRM nhằm giúp quản lý tốt hoạt động bán hàng cũng như việc tiếp thị: Với ERP thì cũng sẽ giúp cung cấp thông tin về toàn bộ một quy trình bán hàng và giúp hỗ trợ tốt những hoạt động tiếp thị. Từ đó giúp quản lý đơn đặt hàng, dự báo, theo dõi các chi tiết tỷ suất và lợi nhuận.

Quản lý nguồn nhân lực: Trong các hệ thống ERP hiện nay thì có tích hợp với việc quản lý nguồn nhân lực. Từ việc quản lý hoạt động tuyển dụng, lương thưởng cho đến chấm công. Với các chức năng nhân sự phức tạp như hiện nay như thuế, phúc lợi, bảo hiểm, vv sẽ được tự động hóa khấu trừ trên phàn mềm ERP giúp tiết kiệm được thời gian, chi phí cũng như giúp giảm thiểu tốt sai sót.

Quản lý chuỗi cung ứng: Phần mềm sẽ theo dõi nhu cầu, hàng tồn kho, quy trình sản xuất và phân phối. ERP sẽ cung cấp chuỗi cung ứng hoàn toàn tự động và tích hợp.

Với những hệ thống ERP đó sẽ được tự động hóa, phân tích các dữ liệu cũng như cung cấp các báo cáo tốt nhất hiện nay. Phần mềm này cũng sẽ tiến hành thực hiện việc phân tích dữ liệu hoạt động bán hàng, kinh doanh vv một cách chi tiết.

Với việc ựa vào thông tin đó thì doanh nghiệp có những dự đoán, kết luận về các hoạt động trong doanh nghiệp để có sự điều chỉnh phù hợp.

Với việc thể hiện thông qua biểu đồ trực quan nhất thì hệ thống ERP cũng sẽ được cung cấp tốt các báo cáo theo dạng biểu đồ, đồ thị cũng như dash tổng quan dựa trên dữ liệu cũng đã tiến hành phân tích.

Một số ERP sẽ có những tính năng chuyên sâu cho doanh nghiệp theo lĩnh vực. Ngoài ra, trên thị trường hiện nay, phần mềm ERP gồm 2 loại ERP mã nguồn đóng (có bản quyền) và ERP mã nguồn mở miễn phí bản quyền.

Chú ý: hiện nay các phần mềm ERP được thực hiện với mã nguồn mở cũng sẽ mang những đặc trưng với tính linh hoạt và dễ dàng tùy biến theo các nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.

LỢI ÍCH CỦA PHẦN MỀM ERP CHO DOANH NGHIỆP

Với những phần mềm ERP ra đời được áp dụng vào trong doanh nghiệp có thể mang lại được khá nhiều lợi ích cho doanh nghiệp bằng cách tạo ra một hệ thống làm việc nhất quán và giúp tạo ra được hệ thống cơ sở dữ liệu trung tâm cho mọi hoạt động của doanh nghiệp. Vớ ERP có thể giúp tạo nên được một nền tảng khá quan trọng trong việc đưa ra những quyết định kinh doanh hiệu quả nhất.

• Kiểm soát tốt thông tin tài chính

Các thông tin tài chính được tổng hợp từ khá nhiều bộ phận khác nhau. Với việc áp dụng nhất quán hệ thống ERP sẽ giúp thống nhất nhất quán hơn dữ liệu và thông tin khi có sự thay đổi. Với việc cải tiến từ thủ công sang tự động giúp giảm thiểu tốt những sai sót cũng như tăng cường tính mình bạch trong hoạt động quản lý tài chính cho các tổ chức, doanh nghiệp.

• Khả năng đồng bộ hóa

Một lợi ích của ERP được cho là có thể giúp các doanh nghiệp lớn và có tính chất phức tạp có thể được báo cáo tài chính chính xác và thống nhất với nhau. Có khá nhiều tổ chức, doanh nghiệp hiện nay đang cung cấp thông tin trên sàn chứng khoán.

• Tăng năng suất công việc

Với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thì với các doanh nghiệp lớn thường sẽ khá phức tạp. ERP có thể giúp gia tăng tốc độ trong luồng công việc bằng cách xác định chính xác nơi cần chuyển dữ liệu cũng như loại bỏ các sai sót trong công việc

• Tối ưu hóa các quy trình

Với việc tạo ra được một hệ thống trung tâm giúp tối ưu hóa các quá trình làm việc. Các chứng từ được hoạt động một cách tự động. Các quyết định về việc xuất nhập khẩu hàng hóa sẽ được đồng bộ và giúp các khâu vận hành một cách tốt nhất.

• Hạn chế sai sót trong dữ liệu

Việc làm việc giữa các dữ liệu từ các bộ phận chắc chắn sẽ phát sinh sự sai sót. Đây là vấn đề cần phải được giải quyết một cách hiệu quả nhất. Với việc áp dụng hệ thống ERP này có thể giúp hạn chế tối đa những sai sót trong doanh nghiệp ở tất cả mọi khâu. Việc nhất quán dữ liệu cũng sẽ được phân tích dữ liệu hiệu quả và chính xác hơn.

• Quản lý tốt quá trình làm việc của nhân viên

Với một hệ thống ERP có thể giúp cho doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tốt một hệ thống quá trình làm việc của nhân viên nhờ một cơ sở dữ liệu tập trung. Với chức năng Audit track của ERP có thể cho phép tìm ra được nguồn gốc của các bút toán và các hệ thống nhân viên có liên quan một cách nhanh chóng nhất.

• Cải thiện giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp

Hệ thống ERP sẽ thường được tích hợp tính năng có liên lạc giữa nội bộ người dùng trong một hệ thống. Nhiều hệ thống ERP có tích hợp việc chat riêng tư và có cập nhật như một mạng xã hội thực thụ. Điều này có thể giúp cải thiện tốt sự giao tiếp và kết nối giữa các nhân viên trong doanh nghiệp.

MỘT SỐ NHƯỢC ĐIỂM CỦA PHẦN MỀM ERP

Phần mềm ERP mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp thuộc mọi quy mô khác nhau. Tuy nhiên bên cạnh đó chúng cũng còn có một số nhược điểm không thể tránh khỏi được. Trước khi triển khai ERP, doanh nghiệp nên lưu tâm đến những vấn đề sau:

• Chi phí triển khai cao

Điều đầu tiên cần phải kể đến chính là việc triển khai xây dựng hệ thống phần mềm ERP đòi hỏi mức chi phí khá cao và điều này cần đảm bảo doanh nghiệp phải có tiền lực và có nhân lực đủ để xây dựng. Các giải pháp ERP nước ngoài có chi phí rất cao, thậm chí lên tới hàng ngàn đôla. Ngoài ra, các phần mềm nước ngoài cũng khó phù hợp với các doanh nghiệp trong nước.

Hiện nay các doanh nghiệp Việt Nam cũng đã cho tiến hành áp dụng và xây dựng được các hệ thống ERP hoàn chỉnh do đó mà chi phí được giảm đi khá nhiều. Tuy nhiên hiện nay mà các chi phí đầu tư ban đầu cũng là rào cản chính mà nhiều doanh nghiệp hiện nay còn ngần ngại thực hiện.

• Tốn nhiều thời gian và công sức

Vì đây là một hệ thống vận hành trung tâm liên quan đến hầu hết mọi phòng ban trong cơ thể. Chính vì thế mà khi tiến hành thực hiện với một hệ thống quy mô lớn cũng sẽ mất khá nhiều thời gian từ vài tháng cho đến cả năm trời. Điều này đồng nghĩa với việc kéo theo công sức xây dựng của tất cả các phòng ban.

• Thay đổi văn hóa và quy trình kinh doanh

Việc đang quen với hoạt động kinh doanh cũ của nhân viên. Khi tiến hành áp dụng vào sẽ gặp khá nhiều bỡ ngỡ cũng như khó khăn giai đoạn đầu. Việc thay đổi trong văn hóa cũng như quy trình làm việc chính là điều tất yếu. Nhằm đáp ứng với hệ thống phần mềm ERP một cách hiệu quả thì doanh nghiệp của bạn cần phải đào tạo tất cả các nhân viên trong công ty.

• Cần một khoảng thời gian để ERP phát huy lợi ích

Trong khoảng thời gian đầu thì hệ thống ERP cũng chưa thể nào phát huy được lợi nhuận ngay tức thì. Một trong những giải pháp ERP chính là việc tập trung vào việc cải thiện từ cốt lõi bên trong doanh nghiệp đó. Chúng đòi hỏi cần thời gian, sự thích ứng của mọi người và sự quyết tâm chuyển đổi lên hệ thống mới hiệu quả hơn.

• Dễ dàng thất bại nếu không có chiến lược phù hợp

Triển khai hệ thống ERP đòi hỏi thời gian dài và cần có kế hoạch triển khai cẩn thận để tránh thất bại. Việc dừng hoặc hủy bỏ quá trình triển khai sẽ gây lãng phí nguồn lực đáng kể.

NHỮNG LÝ DO KHIẾN CẦN TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP

Hiệu quả trong việc triển khai với mô hình trả tiền theo việc sử dụng cũng như loại bỏ các như cầu mua hay duy trì phần cứng vv

Có thể dễ dàng mở rộng cũng như điều chỉnh tốt các năng lực của hệ thống theo từng nhu cầu cần đầu tư lớn.
Nhờ hệ thống điện tử nên có thể được linh hoạt truy cập ở bất cứ nơi nào.

Bằng việc bảo mật dữ liệu tốt nhất. Hệ thống ERP có thể giúp tăng cường việc bảo mật dữ liệu cũng như Tuân thủ các quy định thông qua các biện pháp an ninh cao cấp được quản lý bởi nhà cung cấp dịch vụ.

Hệ thống này có thể tích hợp khá dễ dàng với các ứng dụng và dịch vụ khác nhằm tạo ra được một hệ sinh thái công nghệ đa dạng và phong phú.

Tăng cường được khả năng đổi mới cũng như linh hoạt trong hoạt động kinh doanh. Đồng thời giúp doanh nghiệp có thể tiếp tục phát triển cũng như thích nghi trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.

KHI NÀO DOANH NGHIỆP CẦN ĐẦU TƯ CHO ERP

Bạn là lãnh đạo và bạn đang có thắc mắc liệu rằng doanh nghiệp của mình đã cần đến phương pháp ERP hay chưa. Chúng tôi xin chia sẻ cho bạn cách nhận định cách thức doanh nghiệp của bạn đã đến thời điểm cần xây dựng ERP.

• Doanh nghiệp của bạn bắt đầu bước vào một khối lượng giao dịch kinh doanh lớn và tăng nhanh. Mức độ phức tạp đã khiến cho sai sót tăng lên đáng kể và khiến đối tác và khách hàng phàn nàn.
• Doanh nghiệp bị cạnh tranh gay gắt đồng thời lợi nhuận giảm sút và các yêu cầu về tiết kiệm chi phí tăng lên cao.
• Doanh nghiệp đang phát triển tốt đồng thời muốn mở rộng quy mô hơn nữa.
• Doanh nghiệp có bộ máy quản lý cồng kềnh và hiệu quả kém cũng như đang thực hiện tái cấu trúc.
• Hệ thống ERP một khi được đầu tư có thể mang lại hiệu quả tối ưu nhất cho doanh nghiệp. Đồng thời giúp vận hành quy mô một cách hiệu quả nhất trong tương lai.

>>> So sánh CRM và ERP: Nên chọn hệ thống nào để quản trị doanh nghiệp?

Hy vọng với những thông tin mà diendaniso.com sẽ giúp cho doanh nghiệp bạn hiểu hơn về phần mềm ERP là gì và những lợi ích của chúng đến doanh nghiệp. Không chỉ giúp tối ưu hóa quá trình kinh doanh. ERP còn giúp tạo ra được một nền tảng quản lý hiệu quả đóng vai trò gia tăng năng suất cũng như giúp hạn chế được sai sót trong dữ liệu làm việc.